Уведомления и заявления об отпуске по графику

Сегодня предлагаем ознакомиться с темой: "уведомления и заявления об отпуске по графику". Мы постарались полностью раскрыть тему. Если у вас возникнут вопросы, то вы можете задать их в комментариях после статьи или нашему дежурному юристу.

Изображение - Уведомления и заявления об отпуске по графику proxy?url=https%3A%2F%2Fglavkniga.ru%2Fimages%2Fconsultations%2Fpreview_250_X%2F04_02_19_uvedom_nachal_otpu

Уведомление о времени начала отпуска (образец)

Согласно ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться сотрудникам ежегодно. Очередность предоставления работнику ежегодного оплачиваемого отпуска определяется на основании графика отпусков (ст. 123 ТК РФ).

О правилах оформления графика отпусков на год можно прочитать в статье «График отпусков».

Согласно ст. 114 ТК РФ во время ежегодного отпуска за сотрудником сохраняется его рабочее место и средний заработок. В общем случае продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

Подробнее об ежегодных оплачиваемых отпусках читайте в статье «Ежегодный оплачиваемый отпуск».

О начале предстоящего ежегодного оплачиваемого отпуска, согласно утвержденному графику отпусков на год, необходимо известить работника заранее. Согласно ст. 123 ТК РФ работодатель выдает сотруднику уведомление об отпуске за 2 недели, образец которого можно будет скачать в конце данной консультации.

Если ежегодный оплачиваемый отпуск по письменному заявлению работника был перенесен на другой более ранний или поздний срок (сотрудник идет в отпуск по заявлению), то уведомлять работника о начале отпуска не обязательно. В этом случае будет достаточно подписи сотрудника в приказе о предоставлении ему отпуска на основании написанного им заявления.

За нарушение трудового законодательства (а именно за неуведомление работника о начале отпуска) может грозить штраф (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):

  • на индивидуального предпринимателя в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
  • на должностное лицо в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
  • на юридическое лицо в размере от 30 000 рублей до 50 000 рублей.

Бланк уведомления о времени начала отпуска законодательством РФ не установлен, поэтому уведомление об отпуске производится по форме, разработанной компанией самостоятельно. В уведомлении указываются:

Видео (кликните для воспроизведения).
  • реквизиты организации (наименование, адрес, ОГРН, ИНН);
  • название, дата, номер документа;
  • должность и Ф.И.О. работника;
  • дата начала и окончания отпуска;
  • общее количество дней отпуска;
  • подпись уполномоченного сотрудника работодателя;
  • должность и Ф.И.О. уполномоченного сотрудника работодателя, подписавшего уведомление об отпуске (образец см. ниже).

Уведомление об отпуске по графику (образец) скачать можно по ссылке.

Согласно требованиям, изложенным в ст. 123 ТК РФ, за 2 недели до даты предполагаемого отпуска работника обязательно нужно о таковом извещать. Необходимость в составлении уведомления о начале отпуска обусловлена наличием графика отпусков. Указанный график оформляется за 2 недели до окончания календарного года и утверждается руководителем. На основании содержащихся в нем данных работник кадровой службы или иное уполномоченное на то лицо составляет извещение о начале отпуска.

Если предоставление отпуска происходит по заявлению работника, иными словами вне утвержденного графика (например, для вновь принятого после утверждения графика сотрудника), необходимости в составлении уведомления нет.

Извещение работника в соответствии со ст. 123 ТК РФ оформляется следующим образом:

  1. Извещение направляется не менее чем за 2 недели до даты начала отпуска.
  2. Уведомление подписывается работником в подтверждение ознакомления с ним.

Унифицированной формы действующим законодательством не предусмотрено, поэтому работники кадровой службы вправе самостоятельно разработать образец уведомления о начале отпуска.

Оформлять его необходимо в 2 экземплярах, на каждом из которых ставится подпись работника об ознакомлении. Впоследствии 1 экземпляр остается у работника, а другой хранится на предприятии.

Неоформление указанного документа может повлечь за собой следующие негативные последствия:

  1. Административную ответственность в виде наложения штрафа согласно ст. 5.27 КоАП РФ.
  2. Перенос отпуска работника (право на это закреплено в ч. 2 ст. 124 ТК РФ).

Журнал регистрации уведомлений, срок хранения уведомлений

С целью учета и оптимизации хранения на предприятии может быть оформлен журнал учета выданных уведомлений. Поскольку утвержденной формы указанного журнала нет, администрация вправе самостоятельно разработать образец журнала регистрации уведомлений о начале отпуска, а также определить список информации, подлежащей внесению в него.

Основные правила оформления журнала можно определить следующим образом:

  1. На титульном листе отражается такая информация:
    • наименование организации, оформившей документ;
    • название документа;
    • даты начала и окончания журнала.
  2. В табличной части приводятся следующие сведения:
    • название составляемого документа;
    • номер по порядку;
    • дата его оформления;
    • смысл выданного извещения;
    • должность и персональные данные работника, на имя которого выдается уведомление;
    • информация о вручении;
    • сведения об ответе на извещение.

Срок хранения уведомлений о начале отпуска определяется приказом Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов…» от 25.08.2010 № 558 и составляет 5 лет.

Поскольку нет утвержденной формы уведомления, допускается его составление на фирменном бланке (см. письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1). Примерный перечень информации, подлежащей включению в него:

  1. Ф. И. О. работника, которому оформляется извещение.
  2. Название документа.
  3. Текст уведомления:
    • с реквизитами графика отпусков;
    • ссылками на правовые акты;
    • датами начала и окончания предоставляемого отпуска;
    • общей продолжительностью выходных в календарных днях.
  4. Подпись лица, оформившего документ.
  5. Подпись работника об ознакомлении с извещением.
Читайте так же:  Налог на наследство по закону в россии. какого размера налог

При необходимости в указанный документ может быть добавлена иная информация на усмотрение руководителя или работника кадровой службы. В любом случае уведомление считается правильно составленным, если в нем содержится подпись работника об ознакомлении, а также даты начала и окончания отпуска.

Скачать образец извещения о начале отпуска можно, пройдя по ссылке: Уведомление о начале отпуска по графику отпусков.

Уведомление о начале отпуска — это документ, которые информирует о датах начала и окончания отпуска. Оформляется он в свободной форме и доводится до сведения работника не позднее чем за 2 недели до даты начала предполагаемого отпуска.

Уведомление об отпуске: в каком случае составляется, в какие сроки, как оформить, скачать бланк

Законодательством предусматривается право трудящегося по контракту после определенного периода работы получить оплачиваемый период отпуска. Так как в компании работает некоторое количество работников, то необходимо регулировать, когда сотрудники будут уходить в отпуск. С этой целью разрабатывается график отпусков. Помимо этого, от руководства требуется проведение обязательного уведомление об отпуске работника за 2 недели.

В каком случае необходимо уведомлять работника об отпуске?

Изображение - Уведомления и заявления об отпуске по графику proxy?url=https%3A%2F%2Fi1.wp.com%2Flitebuh.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F12%2Fuvedomlenie-ob-otpuskeРаботникам компании могут предоставляться самые различные отпуска, к ним относятся:

  • Ежегодный оплачиваемый отпуск.
  • Дополнительный оплачиваемый отпуск — предоставляется в случаях предусмотренных законодательством и когда в оформленном с работником соглашение, существует условие о предоставлении ему дополнительно периода отдыха.
  • Иные виды отпусков, предоставляемых в соответствии с законодательством или положениями нормативных актов компании. Например, ученический, отпуск по беременности и родам, по уходу за детьми и т.д.

Нормы права устанавливают обязанность информировать работника о начале его отпуска только в отношение основного и дополнительного отпуска. Причем сделать это руководство компании должно не менее чем за две недели до начала данного периода.

Когда работающий человек отсутствует по каким-либо причинам в этот период, то уведомление можно отправить ему на его почтовый адрес, где этот человек фактически проживает.

Однако, следует отправление оформлять в виде письма с уведомлением о вручении. А датой уведомления будет считаться дата, проставленная почтой в момент вручения письма на уведомлении.

Когда работником принимается такое решение, то он должен составить заявление, в котором укажет желаемую дату начала отпуска. После этого инспектор кадровой службы подготавливает приказ о внесении изменения в график отпусков и о переносе отпуска на указанное время.

Видео (кликните для воспроизведения).

На предприятие, допустившее такое правонарушение, может быть наложен штраф в соответствии с КоАП. Кроме этого при проведении проверки контролирующие органы к ответственности могут привлечь всех лиц, чью вину они установят.

Законодательством предусматривается обязанность руководства компании проводить ознакомление работников с датами начала их отпусков, но не регулируется способ, каким образом это осуществлять.

Практика определяет, что организации могут использовать следующие варианты уведомлений:

Может возникнуть ситуация, что работник не хочет идти в отпуск по графику, а потому отказывается подписать уведомление. Тогда необходимо пригласить двух независимых людей и в их присутствии оформить акт об отказе. После этого акт подкалывается к уведомлению, и храниться все время вместе с ним.

Типовой формы журнала нет, а потому можно использовать свою, оформленную исходя из потребностей. Оформленные уведомления об отпусках хранятся в архиве компании не менее 5 лет.

Файлы для скачивания:

В законе прописано обязательно работодателя предупредить своего сотрудника о том, что скоро у него наступит отпуск. Однако нигде не указывается, какую именно форму должен иметь такой документ, если предупреждение выдается в письменной форме.

Изображение - Уведомления и заявления об отпуске по графику proxy?url=https%3A%2F%2Fi1.wp.com%2Flitebuh.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F12%2Fuvedomlenie-ob-otpuske1

Как правило, компании используют для этих целей фирменный бланк, а текст составляется исходя из особенностей работы организации.

Текст уведомления допускается полностью набрать и распечатать на компьютере. Либо заранее создать шаблон с пустыми полями, в который от руки кадровый сотрудник будет вносить сведения об отпускнике, периоде отпуска, днях начала и завершения и т. д.

В верхней части бланка указывается наименование организации, а также ее реквизиты. Далее, на следующей строке проставляется дата и место составления документа.Изображение - Уведомления и заявления об отпуске по графику proxy?url=https%3A%2F%2Fi1.wp.com%2Flitebuh.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F12%2Fuvedomlenie-ob-otpuske2

В правой части бланка необходимо записать кому направляется это уведомление — Ф.И.О. работника и его должность.

На следующей строке посередине указывается наименование – «Уведомление» и проставляется порядковый номер. Под ним производится регистрация бланка в журнале учета уведомлений.

Текст документа оформляется в деловой форме в виде письма. В нем необходимо сообщить следующие данные:

  • Статью из ТК, согласно которой работодатель обязан выдать уведомление работнику;
  • Информацию, когда по графику должен начаться и закончится отпуск;
  • Общая длительность отпуска в днях;
  • Реквизиты графика отпусков, в котором было закреплено предоставление отпуска в указанный период;
  • Информацию о том, что работник должен ознакомиться с документом, проставить подтверждающую подпись и вернуть назад в кадровую службу.
Читайте так же:  Предоставление дополнительного отпуска

Изображение - Уведомления и заявления об отпуске по графику proxy?url=https%3A%2F%2Fi1.wp.com%2Flitebuh.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F12%2Fuvedomlenie-ob-otpuske3

Уведомление работника об отпуске по графику отпусков подписывает ответственное за составление лицо либо начальник кадровой службы. Снизу документа необходимо обязательно предусмотреть графу, в которой сотрудник проставит подтверждающую подпись и дату.

Написание заявления работником выступает в роли просьбы предоставить период отдыха. Если такой период предоставляется на основании ранее оформленного и утвержденного графика отпусков, то в составлении заявления нет необходимости.

Тем не менее, может возникнуть ситуация, при которой информация в графике хоть и есть, но составлять заявление все же необходимо:

  • Работник идет в отпуск в иной день, чем это указано в графике отпусков;
  • В графике проставлен только месяц предоставления отдыха, а точная дата не указана;
  • В отпуск идет новый работник, которого на момент оформления графика отпусков еще не было на предприятии.

В таким случаях заявление, на котором проставлена виза с согласованием руководителя является подтверждением представления отпуска и служит основанием для составления приказа и расчета отпускных выплат.

Однако кадровики в которых организациях все равно требуют предоставить заявление, даже если работник все равно идет на отдых по графику. Данная просьба обосновывается тем, что составление приказа производится только на основании письменного запроса.

На законодательном уровне каждому трудящемуся предоставляется право на ежегодный отпуск. Такое право возникает, как только работник прослужит на данном предприятии от полугода и больше. Компания формирует график, где отмечается очерёдность отдыха сотрудников. Чтобы потом не возникали неприятные ситуации, нужно правильно оформить отпуск. Это касается оповещения работника о предстоящем отдыхе.

В Трудовом законе прописано о нескольких видах отдыха, предоставляемых работникам:

  1. Основной отпуск. Каждый год трудящийся может взять оплачиваемый отдых.
  2. Отпуск, являющийся дополнительным и оплачиваемым. Это ученический, декретный, в результате вредных условий труда.
  3. Иные виды отдыха, прописанные в законе или в распоряжениях по предприятию.

Нормы и правила оповещения прописаны в законе о труде статья 123. В частности, там сказано, что сотруднику нужно выслать уведомление о предстоящем отпуске минимум за 14 календарных дней до планируемого выходного периода. Уведомление об отпуске происходит из составленного графика. Данный документ оформляется в середине декабря. Предварительно подготавливается приказ об утверждении графика отпусков. Бумага с указанием периодов отдыха каждого работающего визируется руководителем и становится официальной бумагой предприятия. Опираясь на даты в графике, ответственное лицо уведомляет очередного сотрудника о том, что через 2 недели у последнего ежегодный оплачиваемый отпуск.

Отсутствие сотрудника на рабочем месте не должно стать препятствием для его уведомления. Для этого предусмотрена почтовая отправка по месту проживания. Письмо отправляется с описью вложения и бланком, где будет указана дата получения бумаги. Прописанные день, месяц и год будут началом двухнедельного отсчёта.

Изображение - Уведомления и заявления об отпуске по графику proxy?url=https%3A%2F%2Ftvoeip.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F10%2Fa-7-e1540221212268

В случае отсутствия оповещения сотрудник имеет полное право написать заявление на перенос регулярного отпуска по соответствующему графику. Для осуществления данного процесса нужно подать новую заявку, где и будет указана другая дата очередного отдыха. Документ визируется руководителем и передаётся в отдел, отвечающий за кадры. Здесь готовится приказ на внесение изменений в график очередных отпусков. Только потом в документе меняются даты.

Отсутствие оповещения работника об отдыхе может привести должностных лиц к административной ответственности. В случае обращения сотрудника в трудовую инспекцию и выявлении данного факта, виновные оплачивают штраф в соответствии с кодексом административных правонарушений (ст. 5.27).

У кадровиков есть возможность заблаговременно оформить приказ, подписать у директора. Таким образом, задержки с использованием длительных выходных не должно быть, поскольку документы подготавливаются заранее. Как правила, оповещение составляется двумя экземплярами. Одно отдаётся сотруднику, а на втором, предупреждённый работник ставит дату и подпись собственной рукой.

Служащий может лично прийти в кадровую службу, получить на руки уведомление о начале отпуска, при этом нужно расписаться в журнале и поставить отметку о дате получения.

Но случается так, что работник, при получении оповещения, категорически отказывается подписывать извещающую бумагу. Тогда приглашаются свидетели, подтверждающие отказ, и составляется внутренний акт, где будут указаны причины отказа, а при отсутствии причин – делается соответствующая запись. В дальнейшем оформленные документы подкалываются под график и сохраняются столько, сколько требует закон.

Изображение - Уведомления и заявления об отпуске по графику proxy?url=https%3A%2F%2Ftvoeip.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F10%2Fya-5-e1540221246803

Документ, информирующий служащего о наступлении ежегодного отпуска, составляется на основании внутренних актов, используемых в жизни компании. Разрешено составление бланка как на простой бумаге, так и на бланке, используемом для написания официальных писем. Также не запрещено оформление в рукописном варианте и в электронном виде с последующей распечаткой на принтере.

На сегодня не существует единого и унифицированного вида оповещения. Потому кадровики могут оформить бумагу произвольно, соблюдая общие правила и требования к составлению. Разъяснения даны в официальном письме от Роструда под номером 1693-6-1.

Письмо оформляется на бланке предприятия, где указаны реквизиты и полное наименование. Обязательные данные в уведомлении:

  • номер исходящего документа и дата его составления;
  • ФИО, должность сотрудника, отправляющегося в отпуск;
  • в основной части оповещения указывается документ, содержащий сведения об отпуске, дата начала предполагаемого отдыха, продолжительность, дата окончания. Прописывается статья закона о труде, являющаяся основанием для предоставления ежегодного отпуска на фирме;
  • завершает уведомление подпись руководителя и лица, ответственного за составление бумаги.
Читайте так же:  Заявление на отправку трудовой книжки по почте - образец

Работник ознакамливается с содержанием оповещения и, в случае согласия, ставит подпись.

Каждое оформленное и выданное уведомление отмечается в журнале, предназначенном для регистрации подобных документов. Книга регистрации утверждается внутренними приказами по предприятию, где определяется регламент ведения и хранения.

На 2019 год в законодательном порядке формат и содержание журнала, где проставляются отметки об отпускных оповещениях, не установлены. Но в тетради должны быть отражены следующие сведения.

Титульный лист документа: Изображение - Уведомления и заявления об отпуске по графику proxy?url=https%3A%2F%2Ftvoeip.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F10%2Fs-16-e1540221280642

  1. Полное название предприятия.
  2. Наименование журнала, для чего был оформлен.
  3. Число, месяц и год, когда тетрадь была заведена. Также после того, как сделана последняя запись ставится дата окончания журнала.
  4. Журнал прошивается, ставится отметка о количестве листов, используемых для записей.

Внутренняя часть состоит из таблицы со следующими данными:

  • документ: уведомление или оповещение;
  • порядковый номер записи;
  • число, месяц и год, когда был составлен отмечаемый документ;
  • причина выдачи уведомления, внутреннее содержание. Указывается информация, содержащаяся в списке отпусков коллектива предприятия;
  • инициалы и должность работника, для которого оформляется оповещение;
  • ставится отметка о том, что документ получен: дата и подпись;
  • примечания. Как правило, здесь отмечается информация об отказе или согласии принять уведомление.

Впоследствии журнал послужит доказательством получения служащим оповещения, в случае судебных споров.

Образец журнала учёта уведомлений:

Приказ об утверждении списка документов, подлежащих обязательному хранению и архивизации, подписанный и вступивший в силу в 2010 году, под номером 558, гласит, что уведомления и оповещения должны храниться не меньше 5 лет на территории предприятия.

Если организация закрылась, а пять лет хранения не истекли, то документы сдаются в городской архив.

Уведомление работника о том, что ему через две недели предстоит отпуск, должно происходить только в письменном виде. В противном случае служащий имеет полное право перенести даты начала и окончания отдыха на другой период или обратиться в трудовую инспекцию по защите нарушенных прав.

Первоначально происходит ознакомление с графиком отпусков. Сотрудник ставит подпись и дату. Затем следует оповещение и уход на плановый отдых. Но это всё касается случаев, когда начало длительных выходных совпадает с установленным планом.

Однако, нередко можно встретить предоставление отпуска по инициативе наёмного рабочего, а не по графику отпусков.

Стоит рассмотреть некоторые случаи, когда оповещение не требуется: Изображение - Уведомления и заявления об отпуске по графику proxy?url=https%3A%2F%2Ftvoeip.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F10%2F-16-e1540221316689

При наличии у индивидуального предпринимателя наёмных рабочих, предоставление отдыха производится на общих основаниях. В законодательстве нет разделения между ИП и юридическим лицом в плане уведомления сотрудников о ежегодном отпуске. Об этом сказано в Трудовом Кодексе, ст. 20.

Современное ведение предприятия не представляется без применения компьютерных технологий. Бухгалтерский, кадровый, управленческий учёт ведётся в электронном виде, что удобно. В частности, существование отдельной конфигурации программы 1С «Зарплата и управление персоналом» (сокращённо ЗУП) значительно облегчило труд кадрового работника. Благодаря ЗУП в электронном режиме создаётся график отпусков, впоследствии формируются уведомления для каждого сотрудника.

В конфигурации существуют настройки, позволяющие отправлять оповещение не только будущему отпускнику, но и его начальнику, руководителю отдела, в кадровую службу и работодателю. Действие осуществляется согласно графику отпусков.

Как выглядит уведомление, созданное в конфигурации 1С:

Рассылка производится путём указания параметров для программы поиска нужных данных. В конфигурацию вводят график отпусков и ставят отбор, для поиска работников, отправляющихся через 2 недели на отдых. В личную карточку служащего заблаговременно внесён личный или рабочий адрес электронной почты. На данный е-мейл и отправляется оповещение. Шаблон документа присутствует в программе, заполняются инициалы, должность работника и период его отпуска.

В графу «дополнительный е-мейл» вносятся электронные адреса ответственных лиц, которые должны знать о предстоящих отгулах служащих.

Отпускная пора, в большинстве организаций, приходящаяся на летнее время, является настоящей «катастрофой» для кадровых специалистов. Ведь им приходится составлять огромное количество бумаг, причем большая доля из них создается заблаговременно, еще до того, как сотрудник уйдет на заслуженный ежегодный отдых. В частности, речь идет об уведомлении по отпуску.

Изображение - Уведомления и заявления об отпуске по графику proxy?url=http%3A%2F%2Fznaybiz.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F12%2Fuvedomlenie-ob-otpuske-e1513857948463

Изображение - Уведомления и заявления об отпуске по графику proxy?url=http%3A%2F%2Fznaybiz.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F12%2Fkak-proishodit-izveshhenie-o-nachale-e1513858074852

Со стороны нанимателя существует обязательство по уведомлению работника о начале трудового отпуска, не зависимо от того, имеется ли определенная дата его начала или она отсутствует. Срок этого уведомления составляет не позже, чем 15 дней по календарю до предполагаемой даты начала отдыха.

Способ, в котором происходит извещение, выбирается нанимателем в индивидуальном порядке, но специалисты считают, что лучше всего сделать это в письменном виде. Ведь если впоследствии возникнут разногласия между сторонами, работодатель сможет доказать исполнение данного обязательства.

Если в рамках графика имеется конкретная дата по началу отпуска, то требование от работника заявления о предоставлении уведомления – необязательный аспект. Ведь в такой ситуации в заявлении, по сути, будет дублироваться ситуация, которая уже обсуждалась.

Читайте так же:  Увольнение по соглашению сторон и получение компенсации

Если же в графике имеет место быть исключительно месяц предоставления отпуска, а дата начала неизвестна, необходима своевременная подача работником заявления, в котором указывается дата начала. Целесообразно, чтобы этот специалист составил письменное заявление при предоставлении отпуска в другое время.

Есть несколько вариантов, посредством которых наниматель может уведомить своего рядового сотрудника о том, что отпуск начинается:

  • направление персонального документа, который именуется уведомлением;
  • ознакомление с приказом и прочим распорядительным документом о предоставлении отпуска или записки.

Изображение - Уведомления и заявления об отпуске по графику proxy?url=http%3A%2F%2Fznaybiz.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F12%2Fpravila-oformlenija-i-trebovanija-e1513858100578

В рамках законодательства не имеется единой утвержденной формы, в которой составляется данный документ. Поэтому каждая организация вправе заняться самостоятельной разработкой типового шаблона.

Чтобы придать бумаге юридическую значимость, в ее форму следует включить несколько основополагающих материалов:

  • ключевые реквизиты предприятия;
  • исходящий номер и точную дату регистрации этой бумаги;
  • должностные обязательства, фамилия, инициалы отпускника;
  • информативная часть, в которой присутствуют сведения о будущем отпускном периоде;
  • подпись со стороны нанимателя.

Оформление данного отдыха осуществляется на основании соответствующего приказа, который также называется распоряжением, решением или запиской. Их подписание осуществляется от имени нанимателя, но занимается этим должностное лицо.

Чтобы создать качественный приказ, необходимо заблаговременно подготовить его основание. В качестве этого пункта выступает соответствующий график отпусков, уведомление или заявление. Очередность, в которой сотрудникам предоставляются трудовые отпуска, устанавливается согласно общему графику, утвержденному со стороны нанимателя по согласованию с профсоюзом, если таковой имеется.

Изображение - Уведомления и заявления об отпуске по графику proxy?url=http%3A%2F%2Fznaybiz.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F12%2Fizdanie-dokumenta

Сам по себе график выступает в качестве локального нормативного акта, который считается обязательным для всех сторон. Его составление осуществляется на год не позже 5 января или прочего срока, который устанавливается на базе коллективного договора.

В рамках каждого предприятия ведется учетный журнал, который содержит все регистрации уведомлений, выданных сотрудникам фирмы:

  • о подаче объяснений;
  • о реорганизации компании;
  • о переводе;
  • об изменении трудовых условий;
  • об отпуске.

В соответствующие строки полностью заносятся все материалы из оформленного документа о начале отпуска. Если постоянно вносить в журнал какие-то данные, это гарантирует оперативный поиск необходимого набора сведений. Титульная страница этого документа содержит следующие материалы:

  • название организации;
  • наименование самого документа;
  • время начала его ведения.

Что касается следующего листа, то в нем содержатся материалы об ответственных лицах, которые занимаются ведением журнала. Не существует единой формы регистрации уведомлений. О том, нужно ли включать в книгу какие-то дополнительные сведения или без них можно обойтись, решает непосредственно организация. Традиционно в таблицу журнала включаются следующие данные:

  • название документации;
  • дата ее оформления;
  • номер регистрации;
  • суть содержания бумаги;
  • данные о сотруднике;
  • дата вручения извещения;
  • сведения об ответе работника.

Уведомление такого плана – элемент нормативных актов предприятия, которые применяются в повседневном обороте документации. Специалисты отдела по кадрам могут составить такой образец самостоятельно.

  1. По центру в первой строке прописывается наименование документа – «Уведомление».
  2. Далее следует основная часть с приведенными нормами законодательства. Пишется основание, на котором организация сообщает о своем решении (ст. 123 ТК РФ).
  3. Во втором абзаце содержится просьба о письменном подтверждении того факта, что сотрудник получил данное уведомление.
  4. Нижние строки содержат ФИО начальника кадровой службы, а также сотрудника, который уходит в отпуск. Обязательным атрибутом является подпись каждой стороны и дата составления документа.

В качестве ключевого условия персонального ознакомления каждого сотрудника с этим документом выступает его предоставление в письменном виде.

Изображение - Уведомления и заявления об отпуске по графику proxy?url=http%3A%2F%2Fznaybiz.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F12%2Foznakomlenie-s-dokumentom-e1513858168798

Есть несколько вариантов ознакомления сотрудников с предстоящим отпускным периодом:

  • персональное уведомление;
  • приказ на предоставление оплачиваемого отпускного периода;
  • ведомость, которая прилагается к отпускному графику;
  • графа, имеющаяся в самом документе;
  • рабочий журнал директора подразделения.

Если отпуск оформляется для данной категории сотрудников, он имеет несколько особенностей и нюансов.

  1. Отпуск совместителям должен выдаваться в тот же период, что и основной категории работников. Чтобы данное условие было соблюдено, сотрудникам следует предоставить сведения, связанные со сроками предоставления отпуска на основном месте работы.
  2. Если сотрудник по совместительству не отработал положенное количество времени для того, чтобы рассчитывать на очередной отпуск, на недостающие дни происходит оформление отпуска без содержания.
  3. По факту уведомление, свидетельствующее о начале отпуска, является строго информативным, так как сотрудник имеет персональный интерес в своевременном оформлении отдыха по месту работы.
  4. Если сотрудник, принадлежащий данной категории, не предоставил данные о сроках отдыха по основному рабочему месту, он включается в общий график на обычном основании.

Таким образом, уведомление об отпуске – обязательный документ, форма которого составляется индивидуально для каждого предприятия. Грамотный подход к его оформлению позволит избежать многочисленных трудностей и добиться взаимного понимания между сторонами.

Формирование уведомления о начале отпуска – часть процедуры письменного документального оформления ухода человека на законный запланированный отдых.

Во многих организациях, особенно крупных, перед началом нового года составляется предварительный график отпусков. В нем прописывается, в какой период времени тот или иной сотрудник может отдохнуть от своей работы.

Читайте так же:  Работодатель как субъект трудового права

В графике отпусков есть определенная очередность, которая разрабатывается с учетом интересов работодателя и его подчиненных. Особенно этот документ актуален в производственных компаниях с непрерывным циклом работы.

За две недели до отпуска специалист кадрового отдела обязан проинформировать работника о намечающемся событии (в соответствии с ранее утвержденным графиком отпусков).

Таким образом будет достигнуто сразу две цели: сотруднику напомнят об отпуске, а работодатель соблюдет все необходимые формальности.

В обязательном порядке уведомлять нужно в случае наступления одного из двух видов отпуска: планового оплачиваемого или же дополнительного.

Если работник уходит в отпуск по своему личному заявлению (например, в неоплачиваемый), то на его имя уведомление писать не надо.

Уведомление обязательно должно доводиться до сведения сотрудника организации под роспись.

В противном случае, он получит полное право на перенесение своего отдыха на то время, которое ему будет удобно – и для этого ему достаточно будет всего лишь написать соответствующее заявление с указанием того, что он не был предупрежден о начале запланированного отпуска.

Также отсутствие уведомления может послужить поводом для «разборок» в трудовой инспекции или даже суде, поэтому пренебрегать формированием данного уведомления не стоит.

Что делать, если работник не хочет ставить подпись о получении уведомления

Вручая уведомление, представителю работодателя нужно заручится подписью того, для кого оно предназначено. Но бывает так, что в силу различных обстоятельств работник отказывается ставить свою подпись под извещающим документом.

В этом случае нужно обязательно в присутствии свидетелей составить соответствующий акт, с указанием пояснений протестующего сотрудника (если их нет, значит так и написать «отказался ставить подпись без объяснения причин»).

Общие сведения об уведомлении, особенности составления

Если вам понадобилось составить уведомление о начале отпуска сотруднику организации, а вы не имеет достаточного опыта, прочитайте наши советы – они помогут вам справиться с поставленной задачей. Обратите также внимание и на пример бланка – на его основе вы легко составите нужное уведомление.

Первым делом дадим общую информацию, свойственную для всех таких документов. Начнем с того, что уведомление можно формировать в свободном виде, или, если в компании есть утвержденный в учетной политике образец документа – по его типу. Способ составления уведомления, как и его шаблон (при наличии) должен быть утвержден в локальных актах предприятия.

Уведомление следует составить в двух идентичных экземплярах, каждый из которых должен быть подписан представителем работодателя (лучше директором, но допустимо, если будет стоять автограф начальника структурного подразделения, например, руководителя отдела кадров).

  1. Один из этих экземпляров впоследствии передается работнику,
  2. второй подшивается в специальную папку и остается в архиве компании (как подтверждение того, что со стороны работодателя все условия ухода работника в отпуск выполнены).

Проштамповывать формуляр не обязательно – печать нужна только тогда, когда требование о ее применение указано во внутренних нормативных документах фирмы.

Отметку об уведомлении обязательно надо внести в специальный журнал учета исходящей документации – такие должны вестись в каждой организации.

Уведомление разрешается формировать на простом обычном листе бумаги или на фирменном бланке предприятия, писать его можно как от руки, так и в компьютере (обязательно затем распечатывая)

Составляя уведомление, мысленно поделите его на три части.

В начале документа — так называемой «шапке», — нужно указать:

  • данные об отправителе (предприятии-работодателе);
  • данные об адресате – сотруднике, которому оно направляется;
  • сведения о самом документе: его название, номер, дата составления.

После этого идет основной блок, куда вносится текст извещения. В него нужно включить:

  • дату, с которой человек уходит в отпуск;
  • продолжительность отпуска (в календарных днях – чаще всего это 14 дней или 28);
  • день выхода на работу (указать точное число).

Изображение - Уведомления и заявления об отпуске по графику proxy?url=https%3A%2F%2Fassistentus.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F05%2Fuvedomlenie-o-nachale-otpuska

До сотрудника уведомление о начале отпуска можно довести разными путями:

  • Если он находится при исполнении служебных обязанностей непосредственно на рабочем месте – то лучше всего лично, из рук в руки (под роспись).
  • Если по каким-либо причинам будущий отпускник отсутствует (например, он на больничном или в командировке), то — или заказным письмом через Почту России, или через доверенное лицо доставить по адресу его места нахождения (в этом случае следует также озаботиться получением отметки об ознакомлении с документом).
Изображение - Уведомления и заявления об отпуске по графику 2699956
Автор статьи: Павел Кудинов

Здравствуйте! Меня зовут Павел. Я уже более 6 лет работаю в сфере юридических консультаций. Считая себя профессионалом, хочу научить всех посетителей сайта решать возникающие вопросы. Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны с целью донести в доступном виде всю требуемую информацию. Однако чтобы применить все, описанное на сайте всегда необходима  консультация с профессионалами.

Обо мнеОбратная связь
Оцените статью:
Оценка 5 проголосовавших: 6

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here