Удержание из заработной платы подотчетных сумм

Сегодня предлагаем ознакомиться с темой: "удержание из заработной платы подотчетных сумм". Мы постарались полностью раскрыть тему. Если у вас возникнут вопросы, то вы можете задать их в комментариях после статьи или нашему дежурному юристу.

Работодатель может выдавать денежные средства под отчет на административно-хозяйственные и прочие нужды своим работникам, а также иным лицам (к примеру, исполнителям по ГПД). Скажем, на приобретение ТМЦ или на командировочные расходы.

Для определения перечня лиц, которые могут получать деньги под отчет, работодатель может издать приказ о назначении подотчетных лиц.

Деньги могут выдаваться наличными из кассы или путем перечисления на карту работника. О том, как составить заявление на получение подотчетных сумм на карту, мы рассказывали здесь.

Получив деньги под отчет, работник в дальнейшем должен будет отчитаться за них. То есть предоставить работодателю документы, подтверждающие понесенные за его счет расходы, и вернуть остаток.

По полученным наличным деньгам срок для отчета – 3 рабочих дня после истечения срока, на который они были выданы, или со дня выхода на работу (к примеру, при возвращении из командировки) (п. 6.3 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У ). Срок выдачи денег под отчет работодатель утверждает сам и закрепляет в локальном нормативном акте (к пример, в Положении о расчетах с подотчетными лицами). Для выдачи денег в безналичном порядке работодателю необходимо утвердить не только срок, на который они выдаются, но и срок, который дается работникам на то, чтобы отчитаться по полученным суммам.

Если работник не отчитался по выданным ему деньгам, может ли работодатель удержать задолженность из причитающейся такому работнику заработной платы? И нужно ли брать от работника заявление на удержание подотчетных сумм?

К слову, напомним, что закон не запрещает выдавать наличные деньги под отчет лицам, которые не отчитались за ранее полученные средства и имеют долг перед работодателем. Это же касается и безналичной выдачи денег под отчет.

Видео (кликните для воспроизведения).

Когда работодатель решает удержать невозвращенные подотчетные суммы у работника, он издает соответствующий приказ. Но нужно иметь в виду, что на издание такого приказа у работодателя есть только месяц со дня окончания срока на возврат подотчетной суммы. Если этот срок будет пропущен, за взысканием долга придется обращаться в суд.

Также нужно учитывать, что сам работник должен быть согласен с удерживаемой суммой. В противном случае дорога по взысканию долга вновь будет лежать исключительно через суд (ст. 137 ТК РФ, Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0 ).

Даже если есть приказ на удержание и согласие работника, не всегда удастся удержать невозвращенную подотчетную сумму единовременно. Ведь ТК РФ ограничивает размер удержаний из доходов работника. Удерживаемый долг подотчетника при конкретной выплате не может превышать 20% зарплаты после вычета из нее НДФЛ (ст. 138 ТК РФ, Письмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852 ). Поэтому если долг подотчетника превышает указанные 20%, удержание придется «растянуть» на несколько месяцев.

Как было указано выше, согласие работника на удержание подотчетных сумм должно быть обязательно. Выражаться это может в виде подписи работника в приказе на удержание, где будет указано, что работник не оспаривает основание и размер удержания. А можно предварительно получить заявление работника на удержание. Соответственно, уже на основании такого заявления издается приказ. Повторно согласовывать с работником удержание уже не придется.

И даже если срок на удержание пропущен, работник может написать заявление о том, чтобы подотчетные суммы были с него удержаны.

Составляем заявление на удержание подотчетных сумм из зарплаты

Работник составляет заявление на удержание подотчетных сумм в произвольной форме. Заявление адресуется руководителю организации, содержит сведения о работнике, о дате получения денег под отчет, сумме, которую работник разрешает удерживать, а также дату, с которой может производиться удержание.

Приведем образец заполнения заявления на удержание подотчетных сумм из заработной платы работника.

Как по закону оформить удержание подотчетных сумм из заработной платы – образец приказа, заявления

Изображение - Удержание из заработной платы подотчетных сумм proxy?url=https%3A%2F%2Fazbukaprav.com%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F04%2Foriginal-1

По закону работник, получивший средства в подотчет обязан отчитаться о них не позже 3 дней. Это происходит после истечения срока, на который выданы деньги или после выхода на работу, если дата возврата пришлась на больничный, отпуск или командировку.

Зачастую на практике можно встретить ситуации, когда работники отчитываются на меньшую сумму, в результате у них образовывается задолженность перед организацией.

Читайте так же:  Отражение больничного в 6 ндфл пример

Если человек имеет возможность, он вносит сумму долга в кассу предприятия. В противном случае работодатель взыскивает ее с зарплаты.

Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – воспользуйтесь формой онлайн-консультанта в правом нижнем углу сайта или позвоните по прямым телефонам:

Изображение - Удержание из заработной платы подотчетных сумм proxy?url=https%3A%2F%2Fazbukaprav.com%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F06%2F1178_telephone-1+7 (499) 653-60-72 доб.445 – Москва – ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬ

+7 (800) 500-27-29 доб.849 – Другие регионы – ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Ст. 137 ТК РФ дает право работодателю взыскать задолженность по неиспользованным подотчетным суммам.

Однако, для этого он должен совершить ряд последовательных манипуляций:

Удержать долг из заработной платы компания может.

Правда не всегда это получается сделать мирным путем, поэтому дело может закончиться и принудительным взысканием.

Читайте также:

Изображение - Удержание из заработной платы подотчетных сумм proxy?url=https%3A%2F%2Fazbukaprav.com%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F04%2F5913014568_a1f3148bf7_b

Работодатель устанавливает для своего персонала срок, на который выдаются подотчетные суммы.

В течение 3 дней после его окончания работники должны представить в бухгалтерию авансовый отчет, подтверждающий фактическое расходование средств по назначению.

Если сотрудник в это время находился на больничном листе, в отпуске или командировке, авансовый отчет и возврат оставшихся средств он вправе осуществить по выходу на место труда.

Если у сотрудника остались неизрасходованные деньги, он просто вносит их в кассу предприятия. Однако не всегда все получается так гладко.

Иногда работник просто не в состоянии совершить возврат.

Тогда на основании согласия сотрудника и изданного приказа об удержании, бухгалтер может удержать подотчетную сумму с заработной платы в размере, не превышающем 20% от зарплаты за месяц. Данное ограничение устанавливает ст. 138 ТК РФ.

Изображение - Удержание из заработной платы подотчетных сумм proxy?url=https%3A%2F%2Fazbukaprav.com%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F12%2Fcircle

Разберем, как это выглядит на конкретном примере.

Исходные данные:

Кузин Иван Петрович поехал в командировку, ему в подотчет было выдано 10 тыс. руб.

Он вернулся раньше и отчитался с помощью авансового отчета только на сумму в 2 тыс. руб.

Соответственно, перед организацией у него образовалась задолженность по подотчетной сумме = 10000 – 2000 = 8000.

У работника не оказалось возможности вернуть деньги в кассу. Но он письменно согласился на ежемесячные удержания из зарплаты в размере 20%.

Начисленная заработная плата сотрудника за месяц составляет 25 тыс. руб.

Расчет:

Чтобы удержать долг, бухгалтер должен совершить следующие манипуляции:

  • Удерживает с заработной платы НДФЛ: 25000 – 25000 * 13% = 21750.
  • Рассчитывает максимальную сумму, которую можно взыскать с работника = 20% от зарплаты получается: 21750 * 20% = 4350.
  • После удержания части долга по подотчетной сумме на руки человек получит сумму = 21750 – 4350 = 17400.

Получается за 2 месяца с такой зарплатой бухгалтер взыщет всю задолженность.

Изображение - Удержание из заработной платы подотчетных сумм proxy?url=https%3A%2F%2Fazbukaprav.com%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F04%2Fdokumenty

Первичным документом, по которому выявляется задолженность работника по подотчетным суммам перед предприятием, является авансовый отчет формы № АО – 1, утвержденный работодателем.

Именно в нем отражаются выданные сотруднику суммы и подтвержденные документально расходы.

Однако нельзя только на основании авансового отчета взыскать с работника долг.

С этой целью, на основании письменного согласия работника издается приказ об удержании из зарплаты неизрасходованных подотчетных сумм.

Он и будет являться основанием для взыскания суммы долга.

Тогда документом – основанием будет выступать исполнительный документ: постановление суда или исполнительный лист.

Однако до момента получения такого документа пройдет как минимума месяца полтора, за это время сотрудник может успеть уволиться.

Тогда взысканием будет заниматься уже не работодатель, а судебный пристав-исполнитель — порядок удержания по постановлению судебных приставов.

По статье 137 ТК РФ удержания работодатель может производить из зарплаты работника, если последний не оспаривает основания и размеры удержаний. Поэтому, чтобы избежать проблем в дальнейшем рекомендуется заручиться письменным согласием работника.

Только при наличии заявления от сотрудника можно издавать приказ и производить взыскание.

Видео (кликните для воспроизведения).

Специальной формы письменного согласия законодательством не предусмотрено, он оформляется в свободной форме, но должно содержать всю значимую информацию.

Если согласие сотрудник не дает, работодателю придется обращаться в судебную инстанцию с требованием взыскать задолженность в принудительном порядке.

Изображение - Удержание из заработной платы подотчетных сумм proxy?url=https%3A%2F%2Fazbukaprav.com%2Fwp-content%2Fplugins%2Fwp-special-textboxes%2Fthemes%2Fstb-light%2Fdownload

Изображение - Удержание из заработной платы подотчетных сумм proxy?url=https%3A%2F%2Fazbukaprav.com%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F04%2FBezymyannyj-18

Решение работодателя оформляется в виде приказа или распоряжения.

Изображение - Удержание из заработной платы подотчетных сумм proxy?url=https%3A%2F%2Fazbukaprav.com%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F04%2F12350458

Конкретная форма приказа не утверждена на законодательном уровне, но в документ рекомендуется включить обязательные пункты:
  • название компании;
  • наименование бланка, в связи с чем составлен;
  • номер документа;
  • дата составления;
  • требование о взыскании задолженности по подотчетной сумме с обозначением размера удержания и личных данных должника;
  • с какой даты и в каком размере производить удержания с заработной платы;
  • на кого возлагается контроль за исполнением приказа;
  • подпись руководителя и работника, с которого будут производиться удержания;
  • указывается документ основание для оформления приказа: согласие работника.
Читайте так же:  Как насчитываются алименты

Приказ составляется на листе формата А–4 без ошибок. Если документ содержит недостоверную информацию, работодатель рискует оказаться привлеченным к ответственности за взыскание без оснований.

Изображение - Удержание из заработной платы подотчетных сумм proxy?url=https%3A%2F%2Fazbukaprav.com%2Fwp-content%2Fplugins%2Fwp-special-textboxes%2Fthemes%2Fstb-light%2Fdownload

Изображение - Удержание из заработной платы подотчетных сумм proxy?url=https%3A%2F%2Fazbukaprav.com%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F04%2FBezymyannyj-24

Изображение - Удержание из заработной платы подотчетных сумм proxy?url=https%3A%2F%2Fazbukaprav.com%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F04%2Fa60f95e6048a6076bc6ca88177633fab_XL

Иногда на момент увольнения у сотрудника присутствует сумма задолженности по подотчетным суммам.

Если согласие с работника об удержании уже было взято, и приказ по предприятию издан, с расчетных сумм также производится взыскание в размере не более 20%.

Остаток задолженности работник может добровольно внести в кассу предприятия при получении расчета при увольнении.

Для этого бухгалтер печатает расходный и приходный кассовый ордер одновременно.

Когда сумма задолженности выявлена непосредственно в момент увольнения, работодателю необходимо придерживаться той же схемы действий, что с работающим сотрудником.

Изображение - Удержание из заработной платы подотчетных сумм proxy?url=https%3A%2F%2Fazbukaprav.com%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F12%2Fcircle

Сумму долга он может взыскать уже после его расчета.

Для этого необходимо обратиться сначала с исковым заявлением в суд, потом с постановлением суда к судебным приставам исполнителям.

По теме удержания из зарплаты неизрасходованных подотчетных сумм сделаем несколько основных выводов:

  • Работник может внести сумму задолженности добровольно через кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.
  • Удержать долг можно в размере не более 20% с зарплаты за месяц. Процент удерживается с начисленной заработной платы за минусом НДФЛ.
  • Для удержания подотчета необходимо заручиться согласием работника и издать соответствующий приказ.
  • При отсутствии желания платить долг, работодатель вправе взыскать его через судебный орган. Тогда удержания будут производиться уже на основании исполнительного документа.

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

Изображение - Удержание из заработной платы подотчетных сумм proxy?url=https%3A%2F%2Fazbukaprav.com%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F06%2F1178_telephone-1+7 (499) 653-60-72 доб.445 – Москва – ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬ

+7 (800) 500-27-29 доб.849 – Другие регионы – ПОЗВОНИТЬ

Согласно Указанию ЦБ № 3210-У сотрудник, получивший деньги в подотчет, должен отчитаться по ним в течение трех рабочих дней после:

  • дня истечения срока, на который выдан подотчет;
  • возвращения на работу, если дата возврата пришлась на время отсутствия работника по причине командировки, болезни, отпуска.

В практике работы с подотчетниками нередки ситуации, когда работник, получив подотчетный аванс, отчитывается на меньшую сумму, либо не представляет авансовый отчет. В этой ситуации сотрудник должен вернуть неизрасходованный аванс.

Если сотрудник вовремя не вернул неиспользованный подотчет, у работодателя имеется возможность удержать из зарплаты подотчетную сумму. Порядок удержания описан в статье 137 ТК РФ.

На принятие решение о взыскании из зарплаты отводится один месяц после окончания срока возврата аванса. Поскольку списание из зарплаты возможно только в случае, если работник согласен с размером и самим фактом удержания, целесообразно получить его согласие в письменном виде. Решение работодателя оформляется в виде приказа или распоряжения. В нем же можно отвести место, где работник выразит свое согласие на списание из заработной платы.

Изображение - Удержание из заработной платы подотчетных сумм proxy?url=https%3A%2F%2Fclubtk.ru%2Ffls%2F4597%2Fprikaz-na-uderzhaniye-podotchetnykh-summ

Объем удержаний с сотрудника не должен превышать 20% начисленной заработной платы.

Взыскание задолженности по подотчету в судебном порядке и прощение долга

Если прошел отведенный месячный срок либо если работник не согласен с взысканием из заработной платы, организация может взыскать задолженность через суд. Сделать это необходимо в течение обычного срока исковой давности, регламентированного статьей 196 ГК РФ. Обратиться в суд компания может в течение трех лет с даты, когда работник должен был вернуть подотчетные деньги.

Удержание подотчетных сумм из заработной платы: проводки

Согласно Плану счетов бухучета и инструкции к нему, не возвращенные вовремя подотчетные средства списываются с кредита счета 71 в дебет счета 94, а в дальнейшем с кредита 94 либо в дебет 70 (если долг удерживается из зарплаты), либо в дебет 73 (при невозможности списания из зарплаты).

Удержание из заработной платы подотчетных сумм – проводки

Изображение - Удержание из заработной платы подотчетных сумм proxy?url=https%3A%2F%2Fspmag.ru%2Fsites%2Fspmag.ru%2Fthemes%2Fsp%2Fimages%2Fsp-zen

uderzhanie_iz_zarabotnoy_platy_podotchetnyh_summ_-_provodki.jpg

Изображение - Удержание из заработной платы подотчетных сумм proxy?url=https%3A%2F%2Fspmag.ru%2Fsites%2Fspmag.ru%2Ffiles%2Fstyles%2Fout%2Fpublic%2Ffield%2Fimage%2Fuderzhanie_iz_zarabotnoy_platy_podotchetnyh_summ_-_provodki

Подотчетные деньги могут выдаваться работникам на различные производственные нужды, командировки и т.п. Основанием для признания подотчетных средств израсходованными выступает авансовый отчет сотрудника с документальными подтверждениями затрат (подается в трехдневный срок после окончания срока, на который выданы деньги). Неиспользованные ресурсы подлежат внесению в кассу или на расчетный счет работодателя. Удержание из зарплаты подотчетных сумм допускается в ситуациях, когда сотрудник не отчитался о подотчетных деньгах в установленный срок или не возвратил остаток работодателю.

Порядок удержания подотчетных сумм из заработной платы

Сроки, в которые работники должны представить нанимателю отчетность по расходованию выданных авансом подотчетных денег, фиксируются в приказе работодателя о выдаче денег, либо в заявлении подотчетника. Авансовый отчет в бухгалтерию нужно предоставить не позже 3-х дней по истечении этого срока, либо после выхода на работу по окончании командировки (Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У, п. 6.3). На основании авансового отчета может быть произведена доплата сотруднику (если выданных авансовых средств оказалось недостаточно, и он потратил часть своих денег) или возврат денег работодателю (если подотчетные деньги потрачены не полностью, либо использованы не по назначению и сотрудник не предоставил по ним авансовый отчет).

Читайте так же:  Сроки действия трудового договора

Возмещение неизрасходованных подотчетных сумм работодателю может осуществляться несколькими способами:

работник добровольно погашает сформировавшийся долг путем внесения денег в кассу или переводом средств на банковский счет нанимателя;

сотрудник дает письменное согласие на удержание неизрасходованных подотчетных сумм из заработной платы;

если подотчетное лицо не дает согласия на возврат денег, или прошло более месяца после установленного для возврата срока, работодатель обращается в суд для взыскания долга в принудительном порядке на основании исполнительного листа.

Документально оформить приказ на удержание средств работодатель должен в течение месяца после истечения срока возврата полученных денег (предварительно получив согласие работника). Возможность осуществления удержаний и их максимальный размер зафиксированы в ст. 137, 138 ТК РФ. Нельзя взыскать из месячного заработка за один раз сумму, превышающую 20% от его размера (после вычета НДФЛ). Это ограничение касается всех удержаний с работника в сумме.

Альтернативный вариант – работодатель прощает подотчетнику весь долг или его часть. Для этого руководитель издает внутренний приказ, а бухгалтерия относит сумму списываемых средств в доходы работника и начисляет на них НДФЛ и страховые взносы (письмо УФНС по Московской области от 14.09.2018 № 16-10/[email protected]).

Удержание из заработной платы подотчетных сумм – проводки

Информация по выданным в подотчет средствам аккумулируется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в аналитике расчеты привязаны к конкретным сотрудникам. При образовании задолженности за сотрудниками они должны ее погашать, если этого не происходит, долг переводится в недостачи на счет 94. Списание прощеной задолженности осуществляется путем переноса ее суммы в прочие расходы с одновременным отражением на забалансовом счете 007.

Работнику в подотчет было выдано 14 500 руб. По авансовому отчету объем подтвержденных расходов составил 7300 руб., возврату подлежит 7200 руб. Сотрудник согласился на вариант возмещения долга по подотчетным средствам через удержание их из заработной платы. В учете будут сделаны следующие записи:

Д71 – К50 – 14 500 руб., выданы денежные средства в подотчет;

Д20 – К71 – 7300 руб., часть подотчетных средств признана подтвержденным расходом;

Д94 – К71 – 7200 руб., остаток подотчетных денег преобразован в долг работника и считается недостачей;

Д20 – К70 – 33 800 руб., работнику, не возместившему подотчетные средства, начислена зарплата;

Д70 – К68/НДФЛ – 4394 руб. (33 800 х 13%), из заработной платы удержан подоходный налог;

определяется максимальный размер долга, который бухгалтер может удержать из начислений по зарплате за истекший месяц – 5881,20 руб. ((33 800 – 4394) х 20%);

Д70 – К94 – 5881,20 руб., из зарплаты подотчетного лица с его согласия частично удержана задолженность по подотчетным средствам;

Д70 – К50 – 23 524,80 руб. (33 800 – 4394 – 5881,20), выплачена через кассу зарплата.

Так как удержание неиспользованных подотчетных сумм из заработной платы было произведено не в полном объеме, работник решил добровольно вернуть остаток долга в кассу. Как это отразить в учете:

Д73 – К94 – 1318,80 руб., оставшаяся часть долга, которую не удалось удержать из зарплаты;

Д50 – К73 – 1318,80 руб., сотрудник добровольно внес остаток подотчетных средств в кассу.

Уволившийся работник не вернул подотчетные средства в размере 550 руб. Приказом руководителя этот долг решено простить. В учете будут составлены следующие корреспонденции:

Д91 – К73 – 550 руб., на прочие расходы списана задолженность;

Д007 – 550 руб., в забалансовом учете отражен прощеный долг, который должен учитываться за балансом на протяжении 5 лет с момента списания;

Д73 – К68/НДФЛ – 72 руб. (550 х 13%), с суммы прощеного долга удержан подоходный налог;

Д91 – К69 – 165 руб., начислены страхвзносы.

Размер и срок, на который выдаются деньги под отчет, определяет руководитель организации. Причем нет никакой разницы, выдаются средства наличными из кассы учреждения или перечисляются сразу на банковскую карту сотрудника. Поэтому если работник не отчитался за выделенные денежные средства в установленный срок, можно вычесть сумму из зарплаты должника.

По истечению срока выдачи денег под отчет, сотрудник обязан отчитаться (предоставить авансовый отчет и подтверждающие документы) в течение трех рабочих дней, согласно п. 6.3 Указаний ЦБР № 3210-У от 11.03.2014. Срок сдачи авансового отчета также следует утвердить распоряжением руководителя организации.

Читайте так же:  Популярные вопросы о расчетном счете ооо

Для этого следует издать распоряжение руководителя о принудительном взыскании из зарплаты должника. Приказ составляется в произвольной форме не позднее одного месяца со дня, установленного для сдачи авансового отчета.

Взыскать задолженность без проблем можно, только если должник полностью согласен с ее размером и основаниями. Поэтому чтобы исключить спорные ситуации, возьмите с должника расписку или письменное согласие в произвольной форме, в которой он отказывается от претензий и указывает свое согласие на удержание из его зарплаты. Если он отказался писать расписку, взыскать задолженность можно исключительно через судебные инстанции. Такие правила прописаны в ст. 137 и 248 ТК РФ, а также приведены в письме Роструда № 3044-6-0 от 09.08.2007.

Унифицированного порядка нет, так как каждая ситуация уникальна. Рассмотрим актуальные примеры удержания из зарплаты подотчетных сумм, проводки для бюджетников.

1 октября заведующий хозяйством Завхозова Н.С. получила в подотчет 20 000 рублей на приобретение канцелярских товаров и бумаги для печати. По предоставленному 12 октября авансовому отчету и чекам, расходы составили 14 000 рублей. Завхозова Н.С. должна вернуть в кассу учреждения 6000 руб. В связи с тяжелым финансовым положением завхоз отказалась вернуть средства, написав заявление с просьбой удержать долг из зарплаты за октябрь.

Руководитель издал приказ об удержании подотчетных сумм из заработной платы, проводки бухгалтер составил следующие:

Как оформляется удержание подотчетных сумм из зарплаты сотрудника

При получении денег в подотчет работник предприятия обязуется представить документы, подтверждающие факт расходования денег, и вернуть неиспользованные суммы. На составление отчета и передачу его в бухгалтерию отводится 3 рабочих дня после возвращения из командировки или окончания периода пользования подотчетными средствами. Если ответственное лицо не отчиталось в срок при помощи авансового отчета или не вернуло остаток авансовых средств, работодатель может взыскать выданные деньги несколькими способами.

Порядок удержания подотчетных сумм в случае их невозврата сотрудником

Возврат неизрасходованных авансовых подотчетных сумм может быть осуществлен одним из методов:

  1. Работник подает заполненный авансовый отчет и на его основании вносит в кассу требуемую сумму.
  2. У сотрудника нет возможности вернуть в установленные сроки деньги, он обращается к работодателю с письменной просьбой о произведении удержаний из заработной платы.
  3. Руководитель компании издает распоряжение или приказ на удержание суммы задолженности из зарплаты (при условии, что сотрудник не имеет возражений).
  4. При наличии разногласий между подотчетным лицом и руководством фирмы вопрос решается в судебном порядке.
  5. Директор компании решил простить долг и признать его в качестве дохода работника.

Удержание невозвращенного вовремя аванса можно произвести из суммы ежемесячного заработка работника. Осуществляется эта процедура в соответствии с нормами ст. 137 ТК РФ. Для появления полномочий у бухгалтерии по удержанию из доходов подотчетного лица невозвращенных им средств:

  • руководитель компании в течение месяца с момента окончания срока представления отчета и внесения денег в кассу издает приказ об удержаниях;
  • в приказе или на отдельном бланке должник расписывается и дает согласие на произведение удержаний.

При несоблюдении указанных требований возврат средств возможен только в судебном порядке.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Для долгов, возникших по причине невозврата подотчетных средств, действует обычная продолжительность срока исковой давности (3 года), на протяжении которого работодатель может обратиться в суд для принудительного взыскания задолженности работника перед предприятием.

Если руководство компании не инициирует возврат средств через удержание из зарплаты или принудительный возврат по судебному решению, то для должника невозвращенные подотчетные средства становятся доходом. В этой ситуации работодатель выступает в роли налогового агента: у него появляется обязательство по начислению и удержанию НДФЛ с общей величины неиспользованных и подлежащих возврату подотчетных средств. При отсутствии возможности удержать подоходный налог работодатель уведомляет в письменной форме налоговые органы. Такая последовательность действий оговорена в Письме Минфина от 24.09.09 г. №03-03-06/1/610.

ВАЖНО! При наличии заявления от подотчетного лица об удержании из его заработка долга по авансовому отчету разрешается направлять на возмещение сразу всю сумму задолженности.

Роструд в Письме от 26.09.2012 г. под №ПГ/7156-6-1 указал, что работодатель может произвести единоразовое удержание долга по подотчетным средствам, если это действие согласовано с работником. Сотруднику дается право прописать в заявлении процент удержаний или фиксированную ежемесячную сумму, в рамках которой можно осуществлять погашение долга из зарплаты.

При удержании задолженности из ежемесячных доходов работника на основании приказа руководителя необходимо руководствоваться максимальными ограничениями из ст. 138 ТК РФ. Общая величина всех видов удержаний из начисляемой заработной платы не может превышать уровень 20% от дохода, в некоторых ситуациях допускается увеличение лимита до 50 или 70%.

Читайте так же:  Исковое заявление о разделе совместно нажитого имущества. образец заявления

При инициировании судебного разбирательства между подотчетным лицом и работодателем алгоритм действий такой:

  • до истечения срока исковой давности предприятие подает иск в судебные органы;
  • по окончании месячного срока, отводимого для урегулирования вопроса путем добровольного исполнения обязательств или издания распоряжения руководства об удержаниях, бухгалтерия должна показать в учете доначисление страховых взносов на сумму задолженности по подотчетным средствам;
  • при вступлении в силу судебного решения в пользу работодателя из суммы долга удерживается подоходный налог.

ЗАМЕТЬТЕ! Прощение долга оформляется приказом по предприятию.

Чтобы простить задолженность по подотчетным средствам, руководитель компании издает приказ. Альтернативный вариант: должник обращается с просьбой об аннулировании задолженности в форме заявления на имя директора предприятия, руководитель своей резолюцией на заявлении фиксирует решение о прощении долга. Дата списания обязательств с должника будет совпадать с датой резолюции или днем регистрации приказа. Этой датой должны быть произведены начисления по НДФЛ, налог перечисляется в бюджет в день фактического удержания сумм или на следующие сутки.

При наличии задолженности по подотчетным средствам за уволенным работником после окончания периода исковой давности организация вправе перевести сумму долга в разряд безнадежных задолженностей. После этого можно произвести списание в затраты по правилам п. 14.3 ПБУ 10/99.

Задолженность сотрудника по подотчетным средствам является его обязательством перед работодателем. В категорию доходов сумма может перейти, если руководством компании будет принято решение простить долг. По истечении периода досудебного урегулирования проблемы (1 месяц) на размер задолженности начисляются страховые взносы. Сумму взносов можно зачесть или произвести ее возврат при выполнении одного из условий:

  • сотрудником добровольно были возвращены средства;
  • сумма долга была засчитана в расходы на основании авансового отчета и документов, подтверждающих целевой характер затрат.

Списание задолженности с уволенных сотрудников реализуется двумя путями:

  • через расходование части резерва сомнительных долгов;
  • через отнесение суммы долга на финансовые результаты.

В первом случае составляется проводка между дебетом 63 и кредитом 71 счета, во втором — дебетовый оборот записывается по 91 счету, а кредитовая запись — по 71 счету. Одновременно с этими корреспонденциями сумма отражается в забалансовом учете на счете 007. В данных забалансового учета информация о списанных безнадежных долгах такого типа должна отображаться на протяжении 5 лет с даты закрытия задолженности.

Факт выдачи денежных ресурсов наемному работнику в подотчет не является основанием для возникновения в учете расходной операции. Возвращаемые сотрудником остатки неиспользованных средств не могу быть отнесены к доходам предприятия. Величина подотчетных сумм не учитывается в расчете налога на прибыль, ее надо показывать в составе дебиторской задолженности.

Долги, признанные безнадежными, списываются в налоговом учете на расходы внереализационного типа. Для перевода задолженности в разряд безнадежной необходимо документально обосновать факт окончания срока исковой давности. При применении УСН (с любым видом объекта налогообложения) или ЕНВД списанные безнадежные дебиторские задолженности не могут уменьшать налоговую базу.

Учет подотчетных сумм ведется на 71 счете. При несвоевременном возврате остатка средств, выданных работнику авансом, величина долга в учете причисляется к недостачам. Удержания подотчетных сумм проводятся как уменьшение суммы недостачи, числящейся за конкретным ответственным лицом. Типовые корреспонденции в этом сегменте учета такие:

  • Д71 – К50 или 51 – отражена выдача денег в подотчет;
  • Д94 – К71 — неизрасходованная подотчетная сумма, не внесенная в срок в кассу, отнесена на недостачи;
  • Д70 – К94 – произведено удержание остатка подотчетных средств из заработной платы (при наличии письменного согласия должника);
  • Д73 – К94 – обозначен долг по подотчетным средствам, который невозможно погасить за счет ежемесячного заработка физического лица;
  • Д50 или 51 – К73 – запись составляется в ситуациях добровольного закрытия задолженности сотрудником и при погашении требуемой суммы в принудительном порядке по решению суда;
  • Д91 – К73 – фиксация факта прощения долга;
  • Д70 – К68 – по прощенной сумме задолженности осуществлено начисление подоходного налога;
  • Д91 – К69 – показано начисление страховых взносов на подотчетные суммы, которые перешли из группы долгов в категорию доходов сотрудника.
Изображение - Удержание из заработной платы подотчетных сумм 2699956
Автор статьи: Павел Кудинов

Здравствуйте! Меня зовут Павел. Я уже более 6 лет работаю в сфере юридических консультаций. Считая себя профессионалом, хочу научить всех посетителей сайта решать возникающие вопросы. Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны с целью донести в доступном виде всю требуемую информацию. Однако чтобы применить все, описанное на сайте всегда необходима  консультация с профессионалами.

Обо мнеОбратная связь
Оцените статью:
Оценка 5 проголосовавших: 5

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here