Учет рабочего времени сотрудников

Сегодня предлагаем ознакомиться с темой: "учет рабочего времени сотрудников". Мы постарались полностью раскрыть тему. Если у вас возникнут вопросы, то вы можете задать их в комментариях после статьи или нашему дежурному юристу.

Учет рабочего времени сотрудников — важная часть организации трудового процесса на предприятии. От того, насколько грамотно ведется учет рабочего времени, зависит не только дисциплина в коллективе, но и, что важно, оплата за трудовой вклад, а не просто за пребывание в штате. Об учете рабочего времени трудящихся пойдет речь в нашей статье.

Рабочему времени посвящен целый раздел 4 Трудового кодекса РФ. Согласно определению, данному в ст. 91 ТК РФ, рабочее (трудовое) время — это временной промежуток, когда член коллектива должен исполнять свои трудовые обязанности с учетом правил внутреннего трудового распорядка и требований трудового договора. Также к трудовому времени относятся иные периоды, о которых в российском законодательстве говорится как о рабочем времени.

Изображение - Учет рабочего времени сотрудников proxy?url=https%3A%2F%2Fnsovetnik.ru%2Ffiles%2Flori-0005082240-smallwww

Установлена стандартная длительность рабочего времени, которая не должна превышать 40 часов в неделю. А нормативы продолжительности работы за отдельные временные отрезки (месяц, квартал, год) устанавливаются в соответствии с приказом Минздравсоцразвития от 13.08.2009 № 588н. Исходя из него, при 40-часовой трудовой неделе рабочий день сотрудника должен длиться не дольше 8 часов.

Между тем для некоторых групп трудящихся устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени и неполное рабочее время.

Сокращенная продолжительность трудового времени применима для таких категорий трудящихся, как:

  • дети младше 16 лет — 24 часов в неделю;
  • подростки от 16 до 18 лет — 35 часов в неделю;
  • трудящиеся с инвалидностью 1-й и 2-й группы — 35 часов в неделю;
  • лица, занятые во вредных (3–4-й степени) или опасных условиях труда, — 36 часов в неделю.

Неполное же трудовое время устанавливается по договоренности между руководством организации и сотрудником в каждом случае индивидуально. Обязанность ввести режим неполного рабочего времени лежит на нанимателе только в отношении следующих трудящихся:

  • женщины, ожидающей ребенка;
  • матери или отца ребенка младше 14 лет;
  • матери или отца несовершеннолетнего инвалида;
  • ухаживающих за заболевшим родственником (в соответствии с медзаключением).

Неполное трудовое время может быть в виде неполной трудовой недели (несколько дней в неделю трудовые, а остальные выходные) или неполного рабочего дня (каждый трудовой день недели короче, чем у других членов коллектива). При этом распорядок неполного трудового времени не влияет на длительность отпуска сотрудника и не накладывает других лимитов на трудовые права.

Видео (кликните для воспроизведения).

Оплачивается же труд в условиях неполного трудового времени пропорционально отработанному периоду или выработанному объему продукции.

Как ведется учет рабочего времени в России: суммарный, недельный и поденный способы (данные на 2017-2018 годы)

Ответственный подход к учету рабочего времени сотрудников обеспечивает решение следующих задач:

  1. Рост дисциплины среди членов коллектива.
  2. Справедливый расчет зарплаты исходя из реально отработанного времени.
  3. Анализ трудового вклада каждого сотрудника в деятельность организации.

В России практикуются такие способы учета рабочего времени сотрудников, как:

Поденный метод предполагает, что длительность каждого трудового дня равна законодательно определенной (как правило, 8 часам). Начало, конец и длительность трудового дня ежедневно одинаковы.

Похож на поденный недельный способ, который подразумевает одинаковую продолжительность трудовой недели, хотя длительность рабочего дня на неделе может быть разной.

При суммированном способе в качестве отчетного периода используется месяц, квартал, полугодие и т. д. Суммированный метод учета отработанного времени применяется тогда и на тех предприятиях, когда и где невозможно установить для членов коллектива ежедневный или еженедельный норматив трудового времени.

При этом методе учета ежедневная или еженедельная длительность работы может быть разной у каждого и у одного и того же сотрудника. Но по итогам отчетного периода (месяца, квартала и т. д.) норматив выработки должен быть одинаковым. Достигается это за счет уменьшения трудового времени в определенные смены в качестве компенсации за дни переработки.

Суммированный учет рабочего времени: примеры расчета

Выплаты за труд при суммированном учете трудового времени производятся из расчета по часам.

Должностной оклад сотрудника — 30 000 руб. в месяц.

При этом на предприятии используется суммированный учет трудового времени. Отчетный период — квартал. Установленная длительность трудовой недели равна 40 часам.

Допустим, норма рабочих часов в необходимом периоде (2-м квартале 2018 года) составит 528 часов. Из них в апреле — 168 часов. Однако работник отработал 13 вместо 14 смен по 12 часов, то есть 156 часов.

Таким образом, для определения зарплаты работника за апрель потребуется найти размер часовой тарифной ставки, разделив оклад 30 000 руб. на 168 часов рабочей нормы в месяц. Часовой тариф будет равен 178,57 руб.

Следовательно, зарплата этого работника за апрель составит: 156 отработанных часов × 178,57 = 27 856,92 руб.

Еще 1 способ расчета зарплаты при суммированном учете трудового времени предполагает учет среднемесячного числа рабочих часов за год. В этом случае размер часовой тарифной ставки составит:

30 000 руб. (ежемесячный оклад) × 12 месяцев года / 1 974 часа

(норма рабочих часов в 2016 году) = 182,37 руб.

Значит, оплата труда в апреле будет равна: 156 отработанных часов × 182,37 = 28 449,72 руб.

Кроме того, при расчете оплаты труда необходимо учитывать правила оплаты праздничных дней и сверхурочного времени.

Читайте так же:  Стратегия дифференциации и ее применение в бизнесе

График учета рабочего времени сотрудников (таблица Еxcel)

Изображение - Учет рабочего времени сотрудников proxy?url=https%3A%2F%2Fnsovetnik.ru%2Ffiles%2F20160419uchetrabochegovremeni

Учет трудового времени работников осуществляется при помощи заполнения графиков учета (табеля учета рабочего времени). Делать это можно как вручную, заполняя специальные таблицы, так и в автоматическом режиме, используя разработанные для этой цели компьютерные программы.

Форма табеля учета рабочего времени (форма 13) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 и выглядит как таблица, которую для удобства заполнения и подсчетов можно сформировать при помощи редактора Еxcel.

Табель учета рабочего времени состоит из следующих модулей:

  1. Вверху указывается наименование организации.
  2. Ниже идут графы «Дата составления» и «Номер документа».
  3. В ячейку «Отчетный период» заносятся даты с первого по последнее число месяца.
  4. В столбце 1 приводятся порядковые номера.
  5. Столбцы 2 и 3 содержат информацию о работниках (Ф. И. О., должность, табельный номер).
  6. В столбце 4 заполняются данные о неявке сотрудника на работу (разбит на числа месяца).
  7. В столбцы 5 и 6 вводятся данные о количестве отработанный дней и часов за половину месяца и месяц.
  8. Столбцы с 7 по 9 содержат данные для начисления зарплаты (код вида оплаты, корсчет и т. д.).
  9. Столбцы 10–13 используются для отметок о причинах неявок на работу.

Документ подписывается работником, составившим его, кадровым работником и начальником структурного подразделения.

Таким образом, ведение графика учета трудового времени — ответственная и кропотливая работа, не терпящая ошибок и неточностей, поскольку от отработанного времени зависит оплата труда сотрудников.

Изображение - Учет рабочего времени сотрудников proxy?url=https%3A%2F%2Fnaim.guru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F04%2Fpravila_etiketa_v_ofise-400x280

Ни один рабочий процесс не будет налаженным и продуктивным, если не уделить достаточно внимания организации рабочего времени сотрудников.

Тем более, что такая организация необходима как работодателю, так и самим работникам, которые при грамотной системе учёта своего рабочего времени в целом становятся более собранными и дисциплинированными.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – просто позвоните, это быстро и бесплатно !

Учёт рабочего времени – это мониторинг деятельности работников в соответствии с установленным распорядком труда в конкретной организации. Он необходим для поддержания трудовой дисциплины, так как в противном случае со стороны работников возможно злоупотребление доверием работодателя.

В статье 91 ТК РФ говорится о том, что следует считать рабочим временем. Внутренний трудовой распорядок в каждой организации не должен входить в противоречие с этой статьёй.

Учёт рабочего времени необходим для того, чтобы:

  • Изображение - Учет рабочего времени сотрудников proxy?url=https%3A%2F%2Fnaim.guru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F04%2Fzavod_gorizont_televizory-400x268контролировать явку сотрудников в положенное время и обнаруживать задерживающихся и отсутствующих;
  • проверять присутствие работников на местах на протяжении всего периода рабочего времени, возвращение их с обеденного перерыва без опозданий;
  • соблюдение времени окончания рабочего дня;
  • регистрация оплаченного рабочего времени с разделением на фактически отработанное, вынужденные простои в работе, ежегодные отпуска и отпуска по болезни, а также другие разновидности оплаченного рабочего времени.
Видео (кликните для воспроизведения).

Нормативный акт о распределении рабочего времени сотрудников в каждой отдельно взятой организации называется положением об учёте рабочего времени.

Всё изложенное в таком положении не должно входить в противоречие с ТК РФ и действующим законодательством. Данный документ состоит из отдельных пунктов, описывающих каждое из возможных нарушений трудового распорядка.

Из числа сотрудников подразделений в каждой организации должны быть назначены лица, ответственные за ведение табеля.

В обязанность этих лиц входит:

  • Изображение - Учет рабочего времени сотрудников proxy?url=https%3A%2F%2Fnaim.guru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F04%2Fwork-400x280составлять рабочие графики;
  • отмечать время прибытия и ухода сотрудников, соблюдение ими времен нахождения на рабочих местах согласно регламенту;
  • доводить до сведения руководителя подразделения информацию о неявках, прогулах и опозданиях;
  • проверять документы, обосновывающие право работников отсутствовать на рабочем месте (больничные листы, увольнительные и др.)

В ходе рабочего процесса могут возникать ситуации, требующие особого подхода к распределению рабочего времени сотрудников:

  1. Выходные и праздники. По ТК РФ работа в выходные и праздничные дни запрещена. Однако правила трудового распорядка внутри организации могут предусматривать выход сотрудниках на рабочие места на особых условиях (двойная оплата, предоставление отгулов).
  2. Изображение - Учет рабочего времени сотрудников proxy?url=https%3A%2F%2Fnaim.guru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F04%2FDETAIL_PICTURE__16025016-400x280Сверхурочная работа. Вписывается в табель отдельной графой.
  3. Вынужденный прогул – это отсутствие работника на рабочем месте по вине нанимателя. После выяснения всех обстоятельств пропущенное рабочее время оплачивается так, как будто работник присутствовал и участвовал в рабочем процессе.
  4. Простои. Они могут возникать по разным причинам, в том числе и по вине работника. В этом случае работник не получает никакой оплаты за время простоя, а если простой произошёл не по его вине, то получает полную оплату за пропущенное время.
  5. Нетрудоспособность по болезни. В этом случае работнику производят частичную оплату труда.
  6. День окончания командировки. В этот день сотрудник не обязан выходить на работу, но подучает командировочные деньги.

Существует три основных разновидности учёта рабочего времени: поденный, понедельный и суммированный.

Разновидность учёта рабочего времени, при которой длительность рабочей смены всегда одинаковая. Это самый распространённый график – 40 рабочих часов в неделю и всегда одинаковый 8-часовой рабочий день – так называемая «пятидневка».

Если работник для завершения всех дел вынужден задерживаться на рабочем месте, либо появляться там в выходные дни, то это учитывается как сверхурочная работа.

Изображение - Учет рабочего времени сотрудников proxy?url=https%3A%2F%2Fnaim.guru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F04%2Fimg-20141110172012-600-400x280

При таком виде учёта длительность рабочей недели всегда одинаковая (как правило, 40 часов), однако длина рабочего дня может значительно варьировать.

При этом суммарно в неделю всегда должно получаться одно и то же количество рабочих часов.

Читайте так же:  Трудовой кодекс медицинские работники

С понедельным учётом соотносятся сменный и гибкий рабочие графики.

Некоторые виды работ требуют такой организации рабочего процесса, который по времени невозможно распределить на равные рабочие смены или недели.

Например, при вахтовом методе работы, гибком графике, сезонных работах, непрерывном производстве или круглосуточной работе может возникнуть необходимость в суммированном учёте рабочего времени.

Такой способ заключается в создании некоторого учётного периода длительностью более одной недели (например, месяц, квартал или полугодие, максимум год).

Длительность учётного периода более 1 года не допускается по ТК РФ (часть 1 статьи 104).

Если определить фактически отработанное время в пересчёте на неделю, то усреднённое значение не должно выходить за рамки установленной нормы.

Существует несколько методов учёта рабочего времени, которые необходимы для повышения трудовой дисциплины:

Документ, содержащий данные о том, сколько времени фактически отработал каждый сотрудник, сколько раз пропускал работу и по какой причине, называется табелем учёта рабочего времени.

На его основе производится расчёт заработной платы сотрудникам. В зависимости от метода учёта рабочего времени, табель может заполняться как вручную, так и автоматически.

Изображение - Учет рабочего времени сотрудников proxy?url=https%3A%2F%2Fnaim.guru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F04%2F12299241-400x280

Главным правилом, касающимся учёта рабочего времени, является обязательное формирование табеля на бумажной основе. Это делается даже в том случае, если изначально табель заполняется электронными устройствами автоматически.

Ведение табеля должно производиться по форме, на специальных бланках. Первого числа каждого месяца производится открытие табеля.

Передача табеля в бухгалтерию предприятия производится перед каждой денежной выплатой работникам, например, перед выдачей аванса и подсчёта:

  • у каждого сотрудника должен быть индивидуальный табельный номер;
  • в конце месяца подводится итог по каждому работнику и подсчитывается фактически отработанное время.

Ведение учёта рабочего времени определено законом. Отсутствие такого учёта в учреждении является прямым нарушением прав работников.

Также обязательным является установление режима работы:

  • Изображение - Учет рабочего времени сотрудников proxy?url=https%3A%2F%2Fnaim.guru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F03%2Fnenar-400x280продолжительность рабочего дня или смены;
  • соглашение о работе по ненормированному графику;
  • утверждение времени начала и окончания работы;
  • перерывы в работе для отдыха.

При составлении табелей и осуществлении контроля над рабочим процессом работодатель должен руководствоваться не только Трудовым кодексом и своим удобством, но и подбирать оптимальные для сотрудников временные рамки и методы слежения, так как это напрямую скажется на качестве работы каждого отдельно взятого сотрудника, а в конце концов и на предприятии в целом.

Учет рабочего времени сотрудников: понятие, виды и методы

Изображение - Учет рабочего времени сотрудников proxy?url=https%3A%2F%2Fwww.kickidler.com%2Fassets%2Fimage-cache%2Fimages%2Ftickets%2F563.56a72ded

Все графики работы, утверждаемые разнообразными работодателями, не должны противоречить требованиям Трудового кодекса РФ: как по вопросам выбора режима рабочего времени, так и в контексте организации его наглядного учета. Учет рабочего времени – это непреложная обязанность каждой организации и естественная часть ее работы, позволяющая формировать корректные платежные ведомости, адекватно оценивать производительность и КПД работы сотрудников, а также своевременно узнавать о случаях, когда они не соблюдают режим рабочего дня.

В соответствии с действующими нормативными актами нашей страны, под рабочим временем понимается то время, на протяжении которого работник занимается осуществлением своих трудовых обязанностей в соответствии с положениями, очерченными в трудовом договоре, и инструкциями внутреннего распорядка организации.

Теоретически сотрудник может по каким-то причинам прозаниматься время, не совпадающее с условиями подписанного трудового договора или постановлениями внутреннего распорядка. Если речь в этом случае будет идти о работе сверх нормы, то она все равно будет считаться официально потраченным на труд временем. При этом если сверхурочная работа окажется произведенной в нарушение законодательства по требованию нанимателя, то последний может быть привлечен к правовой ответственности.

Продолжительность рабочего времени также предопределена ТК России и, по состоянию на данный момент, равняется 40 часам в неделю.

Каждый работодатель в числе своих обязанностей имеет учет времени, отработанного сотрудником, а также должен прописывать режим рабочего времени и временные возможности для отдыха в строчках трудового договора. Этот режим может не конкретизироваться в составе договора только в том случае, если для сотрудника он будет полностью отвечать коллективным правилам, которые применяются в организации.

Режим рабочего времени – это комплексное, составное понятие, которое включает в себя сразу несколько аспектов упорядочения трудовой деятельности работника:

  • Продолжительность рабочей недели. Вариантом может быть несколько: неполный формат, пять рабочих дней и два свободных, шесть трудовых будней и один выходной, а также распределение дней отдыха по скользящему графику.
  • Продолжительность ежедневной смены (включая вариант для рабочего дня неполного формата).
  • Время, когда сотрудник должен начать производство своих трудовых обязанностей, и когда он должен это закончить.
  • Время начала и завершения перерывов в течение трудового дня.
  • Количество смен, в рамках которых работают сотрудники организации, в сутки.
  • График чередования рабочих и освобожденных от работы дней.
  • Категории работников, для которых учреждается ненормированный рабочий день.

Все эти параметры указываются в составе правил внутреннего трудового распорядка. Но, как уже было отмечено выше, если для какого-то сотрудника режим рабочего времени разнится с корпоративными правилами, которые действуют в организации, то все это должно быть указано в его трудовом договоре.

Важно также понимать, что эти параметры хоть и устанавливаются работодателем, однако должны соответствовать детерминированным требованиям, предусмотренным 110-ой статьей ТК РФ. В частности, вне зависимости от длительности рабочей недели каждый служащий должен отдыхать на протяжении не менее чем 42 часов подряд. Исключение из этого правила составляет только вахтовый метод, и то он предполагает наличие хотя бы одного выходного дня в неделю.

Читайте так же:  Отпуск по трудовому кодексу

С понятием рабочего времени и его режима очень тесно связан вопрос учета времени, отработанного персоналом. Такой учет может быть отнесен к одному из следующих основных двух видов:

  • Поденный. При таком графике рабочее время каждого работающего по найму должно в точности соответствовать закрепленной в правилах норме, и любое дополнительно потраченное время считается сверхурочным.
  • Недельный. Он предполагает расширение предопределенного графика работы и, соответственно, учета отслуженного времени до одной рабочей недели.
  • Суммированный. При суммированном учете рабочего времени длительность отрезка, за который он рассчитывается, может составлять от одного месяца до одного года. В таком случае необходимо, чтобы средняя продолжительность подлинно затраченного на труд времени за выбранный отрезок соответствовала декретированной норме рабочего дня.

Суммированный шаблон учета рабочего времени часто фиксируется на организациях с вахтовым принципом координации труда, а также на любых других предприятиях, где достаточно часто приключаются переработки или недоработки по времени. Расчет средней продолжительности рабочего дня позволяет привести ее к норме, нивелировав эти отклонения от нужного уровня.

При предпочтении суммированного учета возможны две вариации рабочего графика:

  • с неодинаковым количеством затраченных часов в разные дни учетного периода;
  • со строго зафиксированной длительностью работы для одного рабочего дня.

В рамках координирования трудового процесса каждое предприятие должно формировать определенные документы: это табель учета рабочего времени, графики сменности, кадровые приказы и т.п. Еще несколько лет назад абсолютно все эти документы должны были создаваться по стандартизированным формам, однако с начала 2013-го года компаниям, фирмам и предприятиям разрешено разрабатывать их самостоятельно.

Тем не менее, большинство организаций все же прибегают к формам, которые предлагает Госкомстат, поскольку они наиболее удобны, просты и функциональны. В частности, табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда создается по форме Т-12 (поля этой формы прописывают вручную), а табель учета рабочего времени – по форме Т-13 (этот документ создают посредством автоматизированных систем учета). Оба варианта ведутся в единичном экземпляре тем сотрудником, который несет ответственность за учет рабочего времени, после чего комплектуются подписями работника службы кадров, менеджера структурного подразделения организации, и направляются в бухгалтерский отдел.

Табель учета рабочего времени должен храниться на протяжении 5 лет с момента завершения того года, для которого он был разработан. Однако это правило действует лишь в том случае, если все сотрудники, сведения о рабочих часах которых содержатся в табеле, трудились в нормальных условиях. Если же хотя бы один из них был занят на работах, причисляемых к опасным или вредным, то срок хранения табеля возрастает до 50 лет.

При формировании рабочего режима предприятия должны учитывать особенности производственного календаря на текущий год. Это единый документ для всей страны, в котором:

  • Содержатся нормы рабочего времени на месяцы, кварталы и весь год при 24-, 36- и 40-часовой трудовой неделе.
  • Приводятся нормы количества рабочих дней и дней отдыха для пятидневной рабочей недели.
  • Содержатся сведения о дополнительных выходных днях (обусловленных отмечанием государственных праздников) и особенностях переноса рабочих и свободных дней в дни, предшествующие или следующие за праздничными.

Методы осуществления контроля и учета времени труда

Для того чтобы выполнять непосредственный контроль того времени, которое было в действительности отработано сотрудниками, могут быть использованы различные методы и средства:

Кто должен вести учет рабочего времени в организации

То лицо, которое будет непосредственно заниматься ведением табеля учета рабочего времени, назначает руководство организации. Однако в общем и целом обычно это назначение выполняется по следующим правилам:

  • Если речь идет о небольшой организации, то заполнение такого табеля может стать дополнительной обязанностью сотрудника кадрового отдела или, например, секретаря.
  • Если организация имеет более крупный штат, имеет смысл создать специальную должность (так называемого «табельщика»). Основной задачей человека, занимающего эту должность, будет учет рабочего времени, допущенных опозданий, сверхурочно затраченных часов, прогулов и отработок других сотрудников.
  • В еще более крупных организациях можно ввести специальную должность в каждом подразделении. Это может быть, опять же, табельщик, который займется учетом рабочего времени тех людей, что трудятся в пределах подразделения. Либо это может быть начальник, замначальника отделения, к обязанностям которого будет добавлено ведение табеля учета рабочего времени.

Какой бы вариант ни выбрал руководитель организации: должность табельщика или добавление его функций к уже существующим для сотрудника на другом посту – необходимо закрепить это в трудовом договоре. Также соответствующая информация должна быть размещена в должностной инструкции этого работника. Возложить на сотрудника подобные обязанности можно и посредством приказа, подтвержденного подписью директора предприятия.

Поскольку организации имеют прерогативу по самостоятельному управлению процессом ведения учета рабочего времени, однозначных требований по оформлению и подписанию табеля нет. Однако в большинстве случаев подписи на этом документе ставят:

  • тот сотрудник, который отвечает за его оформление;
  • начальник структурного подразделения организации, для работников которого был составлен табель;
  • сотрудник кадровой службы.

После сбора необходимых подписей документ направляют в бухгалтерию.

Штрафы за несоблюдение требований ТК РФ касательно учета рабочего времени

Конкретизация режима рабочего времени и его контроль – необходимость для каждой организации. Все соответствующие документы должны быть составлены правильно и подтверждать, что организация не нарушает требования Трудового кодекса России.

Читайте так же:  Госпошлина при подаче на алименты

В противном случае возможно наложение следующих штрафов по статье 5.27 КоАП РФ:

  • За нарушение правовых норм о труде и его охране с должностных лиц могут взыскать административный штраф в размере от 1000 до 5000 рублей.
  • За нарушение правовых норм о труде и его охране при производстве предпринимательской деятельности в обход регистрации юридического лица может быть объявлен штраф в размере от 1000 до 5000 рублей. Также возможно принудительное приостановление работы организации на период до 90 суток.
  • За нарушение правовых норм о труде и его охране с юридического лица могут взыскать штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей, либо заменить его принудительным приостановлением работы на период до 90 суток.

Таким образом, организации имеют право на некоторые вольности в установлении режима рабочего времени и предпочтении способов его учета, однако все это должно вписываться в рамки установленных законом требований.

Учет рабочего времени
с помощью TimeInformer

Изображение - Учет рабочего времени сотрудников proxy?url=https%3A%2F%2Fsearchinform.ru%2Fuploads%2Fsites%2F1%2F2018%2F05%2Fknopka-timeinformer-white

У читывать отработанное время – обязательная часть рабочего процесса, влияющая на многие факторы, в том числе на начисление сотрудникам заработной платы. Грамотный учет рабочего времени способствует поддержанию трудовой дисциплины, рациональному перераспределению рабочих заданий, повышению производительности труда, что приводит к увеличению доходов всего предприятия и отдельных сотрудников.

Распределение должностных обязанностей осуществляется работодателем или руководителем, исходя из объемов заданий, которые возможно выполнить в установленный период времени с учетом специфики функционирования предприятия.

Продолжительность рабочего времени регламентируется Трудовым кодексом (статьей 91) и составляет 40 часов в неделю. А ориентировочный перечень рабочих обязанностей прописан в квалификационном справочнике.

Кроме норм законодательства и специфики работы предприятия при составлении рабочей инструкции рекомендуется учитывать:

Конечно, склонность сотрудника к регулярным перекурам или систематическим опозданиям в инструкции не предусмотрена. Однако затор или авария на дороге, внезапная болезнь работника могут существенно изменить распланированный объем задач.

Кроме персональных проблем сотрудников возможны объективные обстоятельства, срывающие рабочий график. К ним относят:

  • аварии на предприятии;
  • недопоставку деталей или комплектующих;
  • стихийные бедствия.

Перечисленные объективные факторы также сказываются на количестве реализованных задач, что приводит к дисбалансу между материальными затратами (оплата труда) и объемом выполненных работ.

С этой целью проводится учет отработанных часов, позволяющий достичь нескольких целей:

  1. Усиление рабочей дисциплины: минимизация опозданий, досрочного ухода с работы, игр на рабочем месте, переписки в соцсетях, перекуров и кофе-брейков в течение дня.
  2. Увеличение качества и результативности труда.
  3. Уменьшение ресурсов на заработную плату сотрудникам. Из оплачиваемого периода исключается время, на протяжении которого сотрудники не исполняют свои обязанности, даже если простой вызван технологическим сбоем или связан с нарушением соглашения третьими лицами.

Работодатель, который ведет учет рабочего времени, оплачивает исключительно время, когда работники предприятия производят продукцию, а не отсиживают смену в ожидании поставки деталей или починки оборудования.

Трудовое законодательство России обязывает организацию, вне зависимости от формы собственности, вести тщательный документальный учет отработанных сотрудниками часов. Порядок оформления учета закрепляется внутренними документами компании:

  • Правила трудового распорядка.
  • Коллективное соглашение.
  • Контракт о выполнении работ (оказании услуг).

Указанные документы регламентируют распорядок рабочего времени: продолжительность смены, количество перерывов, их длительность, время начала и окончания смены, количество выходных, длительность отпуска.

Это предполагаемый рабочий график. А ежедневный учет рабочего времени оформляется в виде табеля выхода сотрудников. Его задача – зафиксировать отработанное время с учетом:

  • сверхурочного труда;
  • нахождения в командировке;
  • болезни, подтвержденной листком нетрудоспособности;
  • выхода в ночь;
  • выходных, праздничных, нерабочих дней.

На отдельных предприятиях учетная документация ведется по упрощенной схеме или разрабатывается внутренняя кодировка рабочего времени сотрудников. Это связано с особенностью функционирования организации или спецификой труда отдельных сотрудников.

Трудовое законодательство предусматривает три разновидности учета отработанных часов:

Выбор разновидности учета осуществляется исходя из специфики работы организации.

Ведение ежедневного учета характерно для организаций с одинаковой продолжительностью рабочих смен. Ежедневный учет позволяет зафиксировать отработанное время, избежать переработок.

Контроль переработанного времени осуществляется во избежание превышения фонда заработной платы организации. Ежедневный учет помогает фиксировать рабочее время персонала, относящегося к льготникам. Длительность рабочего времени таких сотрудников регламентируется 94 статьей ТК РФ и составляет:

  • Для сотрудника младше шестнадцати лет – не более пяти часов в день, от шестнадцати до восемнадцати – семь часов в день. Если несовершеннолетний сотрудник совмещает работу с учебой в вузе, норма рабочего времени сокращается в два раза.
  • Длительность рабочего времени для инвалидов зависит от восстановительной программы и возможной нагрузки.
  • Сотрудникам, занимающимся творческой работой, или спортсменам предлагают гибкий график.

Трудовой кодекс (статья 92) предусматривает возможность уменьшения рабочего времени по личному заявлению сотрудника, обусловленному семейными или личными обстоятельствами.

Кадровики ведут недельные табели учета, если на протяжении недели продолжительность рабочего времени варьируется вследствие специфики функционирования организации.

Если сотрудники работают по гибкому графику с нерегламентированным рабочим временем, без ведения недельного учета не обойтись. Он помогает скорректировать длительность рабочего времени для соблюдения норм, предусмотренных ТК РФ, и избежать переработок.

В отдельных организациях практикуются раздробленные смены. Это связано со спецификой функционирования компании. В недельном учете рабочего времени отражают отработанные по факту часы, что позволяет вложиться в предусмотренную законодателем норму рабочего времени, избежать недоработок или сверхурочного труда.

Читайте так же:  Что делать если отпуск выпадает на праздничные дни

Применение обобщенного учета регламентировано статьей 104 Трудового кодекса федерации. Такая форма контроля рабочего времени предусмотрена для компаний, где другие формы учета вестись не могут вследствие особенностей производственного процесса предприятия. Таким компаниям законодатель предоставляет возможность суммировать отработанное время за длительный период с целью соблюдения предусмотренной ТК РФ нормы рабочих часов.

Примером использования обобщенного расчета рабочего времени является предприятие с круглосуточным производственным процессом. Работа на таком предприятии предусматривает дневные и ночные смены. Соответственно, подсчитать рабочее время отдельных сотрудников за день или неделю невозможно. Поэтому учитываются рабочие часы за квартал или полугодие. При этом важно отработать установленную норму часов.

Применяется обобщенный учет для скользящего графика работы. Такой график предполагает разную рабочую нагрузку в разные дни недели. Отработанное время при скользящем графике распределяется на учетный период, установленный внутренними актами компании, и соотносится с сорокачасовой нормой, предусмотренной законодателем.

Способы контроля рабочего времени зависят от таких факторов:

  • специфика функционирования предприятия;
  • уровень трудовой дисциплины работников;
  • финансовое положение компании;
  • соотношение затраченных ресурсов и полученного дохода;
  • корпоративная политика компании.

В зависимости от дисциплинированности работников, уровня доходов, администрация контролирует отработанное время при помощи:

  • организации пропускного пункта на предприятии с персональной картой доступа, охранником либо вахтером, ответственным за фиксацию в журнале времени прихода/ ухода сотрудника;
  • контроля руководителя над соблюдением рабочего графика его подчиненными;
  • самоконтроля персонала компании – оставление ежедневной отчетности о выполненных задачах;
  • автоматизированного контроля времени прибытия (ухода) сотрудника с применением сканера;
  • установки камер видеонаблюдения за использованием сотрудниками рабочего времени: выполнение рабочих задач или решение личных вопросов.

Трудовое законодательство предусматривает контроль рабочего времени посредством ведения табеля. Унифицированная форма табеля учета для компаний всех форм собственности закреплена Постановлением Госкомстата №1.

Трудовое законодательство предусматривает ежедневное заполнение табеля вне зависимости от выбранной разновидности учета рабочего времени. Такое положение обосновано форс-мажорными ситуациями, предусмотреть которые заранее невозможно.

Необходимость устранения последствий аварии может стать причиной сверхурочной работы отдельных сотрудников. Болезнь работника, внеочередная командировка, стихийное бедствие – все эти факторы могут изменить период рабочего времени.

Существует две методики фиксации отработанных часов:

  1. Методика полной фиксации выхода и невыхода работника.
  2. Методика фиксации отсутствия сотрудника на рабочем месте: вследствие невыхода, опоздания, отгула, отпуска, больничного, командировки.

Ежедневный табель учета предусматривает проставление кодов условных обозначений в верхних частях граф при отсутствии сотрудника по причине болезни, прохождения обучения, задействования в общественно полезных работах, отпуска или отгула. Нижняя часть граф не заполняется.

Если штат компании невелик, табель заполняется вручную ответственным за его ведение сотрудником. В крупных корпорациях используется электронная программа контроля рабочего времени персонала. Подсчет результатов осуществляется администратором программы в автоматическом режиме и сдается в сроки, установленные внутренними документами.

Заполненный табель направляется в бухгалтерию. Заработная плата начисляется, исходя из данных про отработанное время. Для усиления контроля табель заполняется и автоматически, и вручную. Это позволяет исключить «человеческий фактор», а также технический сбой и является наиболее объективной методикой учета отработанных часов.

Должностные обязанности предусматриваются в трудовом контракте, а также вменяются на основании распоряжения руководителя. Это правило распространяется и на ведение учета отработанных часов.

В крупных корпорациях изначально предусмотрена должность «табельщик», главной обязанностью которого является заполнение табеля об отработанных часах сотрудников и правильность указанных сведений.

В небольших компаниях контроль количества отработанных часов возлагается на начальников отделов (секторов) по приказу директора.

Вне зависимости от того, кто из сотрудников отвечает за заполнение табеля, контролирует учет кадровик или менеджер по персоналу. Именно на этих работников возлагается обязанность составления приказов об отпусках, заполнения командировочных листов, распоряжений о сверхурочной работе. Поэтому кадровик контролирует отражение указанных периодов в табеле.

Начальник подразделения (отдела, сектора) подписывает учетные табели, поэтому ответственность за достоверность информации лежит и на нем.

Взыскания за нарушения

Контролировать время работы персонала – не право работодателя, а его обязанность. Отсутствие учета или существенные нарушения в заполнении табеля – причина привлечения ответственных за его ведение сотрудников к административной ответственности.

Компания, допустившая нарушения в заполнении учетной документации, привлекается к административной ответственности по статье 5.27 КоАП России, предусматривающей штраф от пятидесяти тысяч рублей.

IT-решение «Табель учета отработанных часов» разработано для автоматизированного контроля работы сотрудников. С его помощью можно:

  1. Облегчить ведение учета.
  2. Заполнить табели с использованием законодательно утвержденных кодов и условных знаков формы Т-13.
  3. Сохранить информацию в форматах: XLS, DOC, OpenOffice.
  4. Автоматически архивировать сохраненные данные.

Подобные программы предлагают российские и иностранные вендеры. Воспользовавшись услугой бесплатного тестирования продукта, можно оценить удобство интерфейса, качество, функциональность и простоту использования программы.

Учет отработанных часов – неотъемлемая часть функционирования предприятия. С его помощью облегчается начисление заработной платы и повышается трудовая дисциплина в коллективе. Поэтому ведение учета требует ответственного подхода.

Изображение - Учет рабочего времени сотрудников 2699956
Автор статьи: Павел Кудинов

Здравствуйте! Меня зовут Павел. Я уже более 6 лет работаю в сфере юридических консультаций. Считая себя профессионалом, хочу научить всех посетителей сайта решать возникающие вопросы. Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны с целью донести в доступном виде всю требуемую информацию. Однако чтобы применить все, описанное на сайте всегда необходима  консультация с профессионалами.

Обо мнеОбратная связь
Оцените статью:
Оценка 4.4 проголосовавших: 7

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here