Учет отпусков в организации

Сегодня предлагаем ознакомиться с темой: "учет отпусков в организации". Мы постарались полностью раскрыть тему. Если у вас возникнут вопросы, то вы можете задать их в комментариях после статьи или нашему дежурному юристу.

“Кадровик. Кадровое делопроизводство”, 2010, N 9

Учет отпусков в отделе кадров

В статье подробно описаны действия работника отдела кадров по учету отпусков сотрудников. Как учесть пересечение отпусков, дни, взятые заранее в счет отпуска, накопившиеся отгулы, переносы с прошлого года и многое другое.

Полный спектр действий по учету отпусков

Сотрудник отдела кадров на практике сталкивается с различными сложностями при учете отпусков работников организации. Во-первых, он должен как следует представлять себе процесс документооборота при уходе работников в отпуск и своевременно составить и заполнить необходимые документы. Во-вторых, даже не в очень большой организации сотрудники не только уходят в отпуск, как часы, в соответствии с графиком, но и разбивают отпуск на части, их отзывают, они пишут заявления с просьбами предоставить им свободные дни в счет отпуска. И все это совершенно законно, и все это надо учесть, чтобы не нарушить права работников и соблюсти интересы работодателя.

Попробуем составить список, что должен делать отдел кадров в этом направлении:

– составление графика отпусков;

– напоминание об уходе в отпуск сотрудников по графику;

– учет отпусков произвольных типов и видов;

– учет периодов, за которые сотруднику полагается отпуск;

– учет дополнительных отпусков по штатному расписанию (ненормированный рабочий день, вредные условия труда);

– учет остатков отпуска;

– учет отзывов из отпуска;

– контроль за пересечением отпусков между собой;

– отслеживание равномерности ухода сотрудников в отпуск;

– контроль за пересечением отпусков, командировок и больничных;

– возможность продления отпусков;

– учет компенсаций за отпуск.

Нет видео.
Видео (кликните для воспроизведения).

График отпусков приведен в журнале в разделе “Документы к теме номера”, форма уведомления сотрудника тоже там есть, а мы рассмотрим подробно далее главный документ, в котором ведутся все записи по учету отпусков.

Личная карточка сотрудника. Раздел VIII “Отпуск”

Основной учет отпусков на каждого сотрудника ведется в его личной карточке – форма N Т-2, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. На 4-й странице этой формы есть разд. VIII “Отпуск”. В этот раздел надо вносить все отпуска: ежегодный, учебный, за свой счет (без сохранения заработной платы).

Унифицированная форма. Образец заполнения

4-я страница формы N Т-2

Вид отпуска
(ежегодный,
учебный, без
сохранения
заработной платы
и др.)

Количество
календарных
дней отпуска

Приказ N 67 от
14.05.2009

Приказ N 91 от
29.07.2009;
приказ об отзыве
от 22.08.2009

Отпуск без
сохранения
заработной платы

Приказ N 104 от
14.09.2009

Ежегодный
(неиспользованная
в связи с отзывом
из отпуска часть)

Приказ N 152 от
08.12.2009,
листок
нетрудоспособности

Отпуск без
сохранения
заработной платы

Приказ N 3 от
22.01.2010

Отпуск без
сохранения
заработной платы

Приказ N 27 от
15.03.2010

Приказ N 91 от
30.08.2010

Периоды работы, дающие право на ежегодный отпуск

Не надо забывать, что вовсе не все периоды работы в организации дают право на ежегодный отпуск. В этом вопросе надо опираться на ст. 121 ТК РФ.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:

– время фактической работы;

– время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в т. ч. время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;

– время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

– период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;

– время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:

– время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ;

– время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время.

Мы видим, что существует целый ряд периодов, которые нужно вычитать из стажа работы, дающего право на ежегодный основной отпуск. Например, в приведенном образце заполнения личной карточки мы видим, что при отпуске за второй год работы из стажа было вычтено 5 дней, поскольку именно на такое количество была превышена норма в 14 дней отпуска без сохранения заработной платы.

Интересно также, на какие документы должен опираться сотрудник отдела кадров, если ему надо исключить из стажа периоды отсутствия работника на работе без уважительных причин, например, вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ.

В случае непрохождения в установленном порядке обучения и проверки знаний и навыков в области охраны труда надо ориентироваться на протокол и предписание инспекции об отстранении сотрудника от работы. На основании этих документов должен быть издан приказ об отстранении от работы. Аналогичными документами оформляется факт отстранения от работы в связи с непрохождением обязательного предварительного или периодического медицинского осмотра. В случае выявления в соответствии с медицинским заключением противопоказаний для выполнения работы, обусловленной трудовым договором, руководитель должен издать приказ.

Читайте так же:  Тесты при приеме на работу как их грамотно составить

Внесение правок и изменений

Записи в таблицу вносятся каждый раз при уходе работника в отпуск и возвращении из него. Не рекомендуется сразу при уходе проставлять и дату начала и дату окончания отпуска, так как сотрудника могут отозвать из отпуска, он может заболеть. Некоторые специалисты предлагают все же заполнять сразу всю строку, а в случае изменения зачеркивать неправильную запись, вписывая затем правильную [2]. Личная карточка – не трудовая книжка и запрета на зачеркивание записей в нормативных документах нет, так что такая рекомендация вполне легитимна. Но все же автору представляется, что лишние зачеркивания не нужны никакому документу и лучше их избегать. С другой стороны, если изменение все же произошло, например, изменилось количество дней отдыха работника в связи с отзывом его из отпуска, то придется зачеркнуть первоначальную цифру.

Возникают проблемы с тем, что быстро заканчивается 4-я стр. формы N Т-2; действительно, если работник берет ежегодный отпуск в разбивку, учится, то разд. VIII “Отпуск” очень быстро оказывается заполненным. В этом случае можно просто напечатать дополнительную страницу рассматриваемого раздела с таблицей, озаглавить ее “Вкладной лист к личной карточке Иванова И. И.” и спокойно продолжать заполнение. В случае если этот вкладной лист закончится, то можно делать вкладной лист N 2 и т. д.

Журнал регистрации приказов на отпуск

Если личная карточка полностью решает вопрос учета отпусков в отношении конкретного сотрудника, то не стоит забывать, что необходимо еще и совместить все эти пересечения, учесть заранее, чтобы в связи с переносами и отзывами сотрудников не пересекались отпуска значимых для производства работников. Для этой цели следует использовать журнал регистрации приказов на отпуск. Хотелось бы обратить внимание, что если в личную карточку в графу “Основание” заносятся основания для отпуска, то есть приказы руководителя, то в данном журнале в такой графе пишется основание для приказа. Такими основаниями будут графики отпусков, заявления работников, справки-вызовы из учебных заведений.

Изображение - Учет отпусков в организации proxy?url=http%3A%2F%2Fwww.avtomat.biz%2Fsites%2Fdefault%2Ffiles%2Fstyles%2Fblog_head%2Fpublic%2Fblog%2Finline%2F4_0

76 ТК РФ; — время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста. В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время. Внесение правок и изменений Журнал регистрации приказов на отпуск Если отпуск предоставляется в период, отличный от закрепленного в графике, то достаточно только заявления работника. Оформлением приказов о предоставлении отпускных периодов занимается сотрудник, у которого в обязанностях прописана данная функция.

Нет видео.
Видео (кликните для воспроизведения).

Обычно это сотрудник кадровой или иной службы, отвечающей за взаимосвязь с персоналом.

Здесь в виде таблицы Вы увидите выставленные нами параметры учета в разрезе организаций.

Изображение - Учет отпусков в организации proxy?url=http%3A%2F%2Fcredit-helper.ru%2Fwp-content%2Fplugins%2Fwp-special-textboxes%2Fthemes%2Fstb-metro%2Finfo

Двойным кликом в поле «Организация» попадаем в окно редактирования настроек.

Изображение - Учет отпусков в организации proxy?url=http%3A%2F%2Fcredit-helper.ru%2Fwp-content%2Fplugins%2Fwp-special-textboxes%2Fthemes%2Fstb-metro%2Falert

— напоминание об уходе в отпуск сотрудников по графику; — учет отпусков произвольных типов и видов; — учет периодов, за которые сотруднику полагается отпуск; — учет дополнительных отпусков по штатному расписанию (ненормированный рабочий день, вредные условия труда); — контроль за пересечением отпусков между собой; — отслеживание равномерности ухода сотрудников в отпуск; — контроль за пересечением отпусков, командировок и больничных; — возможность продления отпусков; — учет компенсаций за отпуск. — время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе; — период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине; — время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

— время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

УЧЕТ БЕЗ СОЗДАНИЯ РЕЗЕРВА НА ПРЕДСТОЯЩУЮ ОПЛАТУ ОТПУСКОВ Андрееву О.И.

предоставляется ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 18 ноября по 15 декабря 2005 года включительно.

Изображение - Учет отпусков в организации proxy?url=http%3A%2F%2Fcredit-helper.ru%2Fwp-content%2Fplugins%2Fwp-special-textboxes%2Fthemes%2Fstb-metro%2Fwarning

УЧЕТ РЕЗЕРВОВ НА ПРЕДСТОЯЩУЮ ОПЛАТУ ОТПУСКОВ Если к моменту начисления отпускных резерв сформирован не полностью и сумма начисленных отпускных превышает сумму резерва, то разницу отражают на счете 97 «Расходы будущих периодов» и списывают за счет отчислений в резерв в последующие месяцы.

Как отразить в бухгалтерском учете начисление и выплату отпускных

За это нарушение трудовая инспекция может оштрафовать организацию или ее должностных лиц. Ответственность предусмотрена такая:

  1. для должностных лиц организации (например, руководителя) – предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб.;
  1. для предпринимателей – штраф от 1000 до 5000 руб.;
  1. для организации – штраф от 30 000 до 50 000 руб.

Повторное нарушение влечет:

    для должностных лиц организации (например, руководителя) – штраф от 10 000 до 20 000 руб.

или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет);

  1. для предпринимателей – штраф от 10 000 до 20 000 руб.;
  1. для организации – штраф от 50 000 до 70 000 руб.

Такие меры ответственности установлены в частях 1 и 4 статьи 5.

Начнем вести учет отпусков работников организации Зададим график отпусков организации

На экран будет выведена заполненная форма Т-7, которую можно распечатать для дальнейшего ознакомления всех сотрудников с утвержденным графиком отпусков.

Изображение - Учет отпусков в организации proxy?url=http%3A%2F%2Fcredit-helper.ru%2Fwp-content%2Fplugins%2Fwp-special-textboxes%2Fthemes%2Fstb-metro%2Falert

Для этого пользователь должен самостоятельно подобрать сотрудника в таблицу документа и указать периоды фактического отпуска. Рисунок 3.67 Заполненный документ «Отпуска организаций» Нажмем на

Такой график утвержден постановлением Госкомстата. Этот график должен быть утвержден работодателем.

Изображение - Учет отпусков в организации proxy?url=http%3A%2F%2Fcredit-helper.ru%2Fwp-content%2Fplugins%2Fwp-special-textboxes%2Fthemes%2Fstb-metro%2Finfo

Кроме того, составляя график, необходимо учитывать, что некоторым категориям работников дано право на отпуск в летнее или любое удобное для них время.

Читайте так же:  Как уволиться одним днем по собственному желанию

К таким категориям относятся: — работники моложе восемнадцати лет; — женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до двенадцати лет, а также мужчины, воспитывающие таких детей без матери; — участники инвалиды Великой Отечественной войны; Среднедневной заработок при расчете отпускных исчисляется за последние три месяца.

Право работника на ежегодные основной и дополнительные отпуска полной продолжительности в первый год работы наступает после окончания шести месяцев беспрерывной работы на данном предприятии. Социальный отпуск. Отпуск в связи с беременностью и родами.

На основании медицинского заключения женщинам предоставится оплачиваемый отпуск в связи с беременностью и родами продолжительностью: 1) до родов — 70 календарных дней; 2) после родов — 56 календарных дней (70 календарных дней — в случае рождения двух и больше детей и в случае осложнения родов), начиная со дня родов.

До отпуска в связи с беременностью и родами собственник или уполномоченный им орган обязан по заявлению женщины добавить ежегодный отпуск независимо от продолжительности ее работы в текущем рабочем году.

Отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста.

После окончания отпуска в связи с беременностью и родами по желанию женщины ей предоставляется отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста. Предприятие за счет собственных средств может предоставлять женщинам частично оплачиваемый отпуск и отпуск без сохранения заработной платы для ухода за ребенком большей продолжительности.

График предоставления отпусков работникам предприятия Наименование структурного подразделения

Раздел VIII «Отпуск» Унифицированная форма.

Образец заполнения Периоды работы, дающие право на ежегодный отпуск Не надо забывать, что вовсе не все периоды работы в организации дают право на ежегодный отпуск.

В этом вопросе надо опираться на ст. 121 ТК РФ. В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются: — время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе; — период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине; — время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

Журнал учета отпусков, фактически использованных сотрудниками

Обложка: золотистый картон Cъемная обложка из прозрачного ПВХ Отверстия для шнуровки и архивации позволяет иметь информацию об отпусках сотрудников всегда под рукой.

  1. Отпуск по беременности и родам
  2. Отпуск без сохранения заработной платы
  3. Дополнительный оплачиваемый отпуск
  4. Отпуск по уходу за ребенком
  5. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск
  6. Учебный отпуск

Ежегодный оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней.

Попробуем составить список, что должен делать отдел кадров в этом направлении: График отпусков приведен в журнале в разделе «Документы к теме номера», форма уведомления сотрудника тоже там есть, а мы рассмотрим подробно далее главный документ, в котором ведутся все записи по учету отпусков.

Изображение - Учет отпусков в организации proxy?url=http%3A%2F%2F152-zakon.ru%2Fwp-content%2Fplugins%2Fwp-special-textboxes%2Fthemes%2Fstb-metro%2Falert

Изображение - Учет отпусков в организации proxy?url=http%3A%2F%2F152-zakon.ru%2Fwp-content%2Fplugins%2Fwp-special-textboxes%2Fthemes%2Fstb-metro%2Finfo

Начнем вести учет отпусков работников организации Зададим график отпусков организации

В предыдущем разделе мы планировали отпуска в управленческом учете.

Ниже мы рассмотрим, как выполняется аналогичная задача в регламентированном кадровом учете. Откроем в интерфейсе «Кадровый учет» пункт меню «Кадровый учет», затем «Учет невыходов» и «Ввод графиков отпусков».

Рисунок 3.62 Интерфейс Кадровый учет организаций.

Ввод графика отпусков Программа выведет пустой список документов. Добавим новую строку, и перед нами откроется новый документ «Ввод графика отпусков организации».

Изображение - Учет отпусков в организации proxy?url=http%3A%2F%2F152-zakon.ru%2Fwp-content%2Fplugins%2Fwp-special-textboxes%2Fthemes%2Fstb-metro%2Fwarning

Кадровое делопроизводство», 2010, N 9 В статье подробно описаны действия работника отдела кадров по учету отпусков сотрудников. Как учесть пересечение отпусков, дни, взятые заранее в счет отпуска, накопившиеся отгулы, переносы с прошлого года и многое другое. Полный спектр действий по учету отпусков Попробуем составить список, что должен делать отдел кадров в этом направлении: — составление графика отпусков; — напоминание об уходе в отпуск сотрудников по графику; — учет отпусков произвольных типов и видов; — учет периодов, за которые сотруднику полагается отпуск; — учет дополнительных отпусков по штатному расписанию (ненормированный рабочий день, вредные условия труда); — контроль за пересечением отпусков между собой; — отслеживание равномерности ухода сотрудников в отпуск; — контроль за пересечением отпусков, командировок и больничных; — возможность продления отпусков; — учет компенсаций за отпуск.

Оформление отпусков: практические рекомендации и организация учета в программе — 1С: Зарплата и Управление персоналом 8

Оформление отпусков: практические рекомендации и организация учета в программе «1С:Зарплата и Управление персоналом 8.0» Работникам, занятым на сезонных работах, оплачиваемые отпуска также предоставляются из расчета два календарных дня за каждый месяц работы.

Изображение - Учет отпусков в организации proxy?url=http%3A%2F%2F152-zakon.ru%2Fwp-content%2Fplugins%2Fwp-special-textboxes%2Fthemes%2Fstb-metro%2Falert

Учет отпуска и расчет остатков неиспользованных отпусков

Указать основной и несколько дополнительных отпусков можно сразу в одном документе – «Отпуск».

Расчет отпускных. В документе «Отпуск» «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» вместе с отпускными можно начислить и зарплату за дни месяца, предшествующие отпуску, а также материальную помощь к отпуску.

В документе «Отпуск» рассчитывается НДФЛ и прочие постоянные удержания, установленные сотруднику (например, профвзносы или алименты), на сумму которых будет уменьшена выплата. В налоговом регистре фиксируется даты выплаты отпускных и перечисления НДФЛ.

УЧЕТ БЕЗ СОЗДАНИЯ РЕЗЕРВА НА ПРЕДСТОЯЩУЮ ОПЛАТУ ОТПУСКОВ Андрееву О.И.

Изображение - Учет отпусков в организации proxy?url=http%3A%2F%2F152-zakon.ru%2Fwp-content%2Fplugins%2Fwp-special-textboxes%2Fthemes%2Fstb-metro%2Finfo

предоставляется ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 18 ноября по 15 декабря 2005 года включительно. Расчетный период (август, сентябрь, октябрь) отработан полностью.

Расчет среднедневной заработной платы: (5 000 + 5 000 + 5 000) / 3 / 29,6 = 168,92 рубля.

Общая сумма отпускных / 28 х 168,92 = 4 730 рублей. Расчет отпускных Андрееву О.И.

производится в ноябре, деньги должны быть выплачены не позднее 15 ноября.

13 календарных дней отпуска приходится на ноябрь, 15 – на декабрь. УЧЕТ РЕЗЕРВОВ НА ПРЕДСТОЯЩУЮ ОПЛАТУ ОТПУСКОВ Если к моменту начисления отпускных резерв сформирован не полностью и сумма начисленных отпускных превышает сумму резерва, то разницу отражают на счете 97 «Расходы будущих периодов» и списывают за счет отчислений в резерв в последующие месяцы.

Читайте так же:  Оформление права собственности на недвижимость. порядок и документы для сделки

Кадровое делопроизводство», 2010, N 9 в отделе кадров В статье подробно описаны действия работника отдела кадров по учету отпусков сотрудников.

Как учесть пересечение отпусков, дни, взятые заранее в счет отпуска, накопившиеся отгулы, переносы с прошлого года и многое другое. Полный спектр действий по учету отпусков Попробуем составить список, что должен делать отдел кадров в этом направлении: — составление графика отпусков; Предоставить отпуск │Табельный номер│ должность (специальность, профессия) А. ежегодный основной оплачиваемый отпуск на │ 28 │календарных ней ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы и другие (указать) с » «__________________ 20 г.

по » «______________ 20 г. В. Всего отпуск на │ 28 │ календарных дней должность личная подпись расшифровка подписи На основании приказа делаются отметки: — в Карточке-справке по форме 417 (для бюджетных организаций) или Личной карточке сотрудника по форме № Т-2 (для других организаций), — в Лицевом счете (форма № Т-54) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск в Записке — расчете о предоставлении отпуска (увольнении) по форме 425 (для бюджетных организаций) или по форме № Т-60

«Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику »

(для других организаций).

Как отразить в бухгалтерском учете начисление и выплату отпускных

Порядок выплаты отпускных Отпуск оплачивайте не позднее чем за три дня до его начала. При этом в Трудовом кодексе не запрещено выплачивать отпускные и раньше (ч.

9 ст. 136 ТК РФ). Ситуация: в каких днях отсчитывать трехдневный срок для выплаты отпускных – календарных или рабочих? Предельный срок выплаты отпускных отсчитывайте исходя из календарных дней. Ведь если в Трудовом кодексе прямо не указано, какие дни считать для того или иного срока, исходить нужно именно из календарных.

Такой порядок предусмотрен в статье 14 Трудового кодекса РФ, аналогичные выводы выражены и в письме Роструда от 30 июля 2014 г. № 1693-6-1. Ситуация: можно ли по желанию сотрудника выплатить ему отпускные после его выхода из отпуска?

Документальное оформление, бухгалтерский и налоговый учет отпусков в торговых организациях

“Бухгалтерский учет и налоги в торговле и общественном питании”, 2009, N 1

Перед бухгалтером торгового предприятия встают практические вопросы, связанные с предоставлением своим сотрудникам предусмотренных действующим законодательством ежегодных отпусков. Особое внимание при этом должно быть обращено на соблюдение положений действующего трудового и налогового законодательства. Но для бухгалтера эти вопросы возникают намного раньше.

Трудовое законодательство предполагает для работников различные виды отпусков (рис. 1).

Каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 21 ТК РФ). Ежегодные отпуска предоставляются с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 ТК РФ). Как правило, продолжительность такого отдыха составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

Работа на условиях неполного рабочего времени не влияет на продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска (ст. 93 ТК РФ). Согласно законодательству не допускается увольнение работника по инициативе работодателя в период его пребывания в отпуске.

Исключение составляет ликвидация организации либо прекращение деятельности индивидуальным предпринимателем (ст. 81 ТК РФ).

Продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается.

При этом все нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отдыха, в число календарных дней отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ). Необходимо отметить, что данное правило не касается учебных отпусков.

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. При этом право на использование отпуска за первый год работы возникает у сотрудника только по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя.

Однако по соглашению работодателя и работника отпуск может быть предоставлен и раньше (ст. 122 ТК РФ). В последующие годы отпуска предоставляются в любое время в соответствии с очередностью, установленной у данного работодателя.

Однако отдельным категориям работников ежегодный оплачиваемый отпуск всегда предоставляется в удобное для них время:

  • женщинам – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
  • работникам в возрасте до 18 лет;
  • работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
  • инвалидам войны;
  • работнику в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
  • лицам, работающим по совместительству. Данная категория сотрудников вправе взять отпуск одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ);
  • супругам военнослужащих. Они могут взять отпуск одновременно с отпуском мужа/жены.

Все формы для оформления и учета отпусков утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”. Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков составляют график отпусков (форма N Т-7).

При отправлении сотрудника в отпуск составляется приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6 или форма N Т-6а), который подписывает руководитель организации, после чего приказ объявляется сотруднику под роспись.

Далее производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 “Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику”.

Пример 1. Антиповой С.М. предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Продолжительность отпуска – 28 календарных дней. Период отпуска – с 01.07.2009 по 28.07.2009. Расчетный период – с 01.07.2007 по 30.06.2008. Заработная плата в расчетном периоде – по 12 000 руб. в месяц.

Расчетный период отработан Антиповой С.М. полностью.

Произведем расчет заработной платы, причитающейся за отпуск:

Суммы начисленных отпускных связаны с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, выполнением работ, оказанием услуг. Поэтому на основании пункта 5 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 6 мая 1999 года №33н, они относятся к расходам по обычным видам деятельности. Затраты на оплату отпусков включаются в фонд заработной платы. Учет отпускных может производиться одним из двух приведенных ниже способов, что должно быть закреплено в учетной политике.

Читайте так же:  Росгосстрах осаго — страховой случай

УЧЕТ БЕЗ СОЗДАНИЯ РЕЗЕРВА НА ПРЕДСТОЯЩУЮ ОПЛАТУ ОТПУСКОВ

Суммы средней заработной платы, сохраняемой на период отпуска, включаются в фонд оплаты труда и отражаются на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Затраты на оплату отпусков относятся в дебет счетов затрат на производство или продажу, то есть счетов 20, 25, 26, 44.

В расходы текущего месяца включаются только суммы отпускных, относящиеся к этому месяцу. Оставшуюся сумму учитывают на счете 97 «Расходы будущих периодов» и относят на счета учета затрат в последующих месяцах. Это касается и суммы ЕСН, начисленной на отпускные. Тот же порядок распространяется и на страховые взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Однако заметьте: также как и по НДФЛ обязанность по удержанию и перечислению ЕСН возникает в момент выплаты денежных средств работнику. На этом настаивают налоговые органы. В частности, данная позиция нашла отражение в Письме УМНС Российской Федерации по городу Москве от 11 июня 2002 года №28-11/26610.

Андрееву О.И. предоставляется ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 18 ноября по 15 декабря 2005 года включительно.

Расчетный период (август, сентябрь, октябрь) отработан полностью.

Для простоты расчетов сделаем следующие допущения. За каждый месяц расчетного периода начислено по 5 000 рублей. Права на получение стандартного налогового вычета работник не имеет. Работник входит в возрастную группу 1967 года рождения и моложе. Так как тариф взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев зависит от вида деятельности организации, в данном примере их начисление не рассматривается.

Расчет среднедневной заработной платы: (5 000 + 5 000 + 5 000) / 3 / 29,6 = 168,92 рубля.

Общая сумма отпускных / 28 х 168,92 = 4 730 рублей.

Расчет отпускных Андрееву О.И. производится в ноябре, деньги должны быть выплачены не позднее 15 ноября. 13 календарных дней отпуска приходится на ноябрь, 15 – на декабрь.

Некоторые специалисты считают, что отпускные, относящиеся к будущим периодам можно не отражать на счете 97, а сразу списывать на производственные счета (20, 25, 26 и так далее). Обоснованием такой точки зрения является то, что отпускные выплачиваются за уже отработанное время, а не в счет будущих периодов.

Поэтому вы должны решить сами, использовать ли вам при начислении отпускных счет 97. Заметим, что налоговые органы настаивают на применении в данной ситуации счета 97 «Расходы будущих периодов». Поэтому если вы придерживаетесь противоположного мнения, то, возможно, вам придется отстаивать свою правоту в суде. Ведь «налоговики» могут сказать, что организация допустила грубое нарушение правил учета доходов и расходов, под которым, в частности, понимается неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций. Штраф за это 5000 или 15 000 рублей (статья 120 Налогового кодекса Российской Федерации). О том, какое решение примет суд говорить сложно, поскольку пока арбитражная практика по данному вопросу не сформирована.

УЧЕТ РЕЗЕРВОВ НА ПРЕДСТОЯЩУЮ ОПЛАТУ ОТПУСКОВ

В целях равномерного включения расходов на оплату отпусков в состав затрат на производство и реализацию продукции, работ, услуг, организация может формировать резерв на предстоящую оплату отпусков, что обязательно должно быть отражено в учетной политике.

Резерв формируется следующим образом. Определяется предполагаемый месячный фонд оплаты труда с учетом ЕСН и взносов на обязательное страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний. Ежемесячно производятся отчисления в резерв в размере 1/12 суммы резерва. Отражение данной операции производится по кредиту счета 96 «Резервы предстоящих расходов» в корреспонденции со счетами учета затрат на производство и реализацию (20, 25, 26, 44). При предоставлении работникам отпусков начисление отпускных, ЕСН и взносов на страхование от несчастных случаев производится по дебету счета 96 в корреспонденции со счетами 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».

Если к моменту начисления отпускных резерв сформирован не полностью и сумма начисленных отпускных превышает сумму резерва, то разницу отражают на счете 97 «Расходы будущих периодов» и списывают за счет отчислений в резерв в последующие месяцы.

По окончании года производится инвентаризация резерва. Если за год на оплату отпусков израсходовано больше, чем было зарезервировано, нужно доначислить резерв. Если резерв использован не полностью, то возможны два варианта: либо остаток резерва переносится на следующий год, либо сторнируется. При этом используется следующая бухгалтерская проводка на сумму неиспользованного резерва:

Правила ведения журнала регистрации отпусков + пример журнала

Регистрационные журналы улучшают документооборот компании, обобщая и сопоставляя сведения об отдельных группах оформляемых и входящих документов. Для учета утверждаемых приказов о предоставлении отпусков персоналу может применяться отдельный журнал регистрации отпусков, о котором мы и расскажем в данной статье.

Журнал является частью кадрового делопроизводства и отражает данные обо всех оформленных приказах на отпуск. Отпуск может быть предоставлен сотруднику на основании ТК РФ, а также в соответствии с внутренними локальными актами компании, коллективным договором, трудовым соглашением и иными документами, определяющими дополнительные отпускные периоды в различных ситуациях.

Для оформления приказа может быть использована типовая форма– Т-6 или Т-6а. Первая форма применяется в отношении одного работника, вторая – группы сотрудников. Читайте также статью: → “Форма Т-6 и Т-6а. Приказ на отпуск». Право работодателя создать собственные формы для оформления предоставляемых отпусков, закрепив подготовленный бланк в своей внутренней документации и учетной политике.

Читайте так же:  Возврат книг в магазин

Каждый раз, направляя работника в отпуск, руководитель утверждает приказ, который подлежит обязательной регистрации в журнале. Основанием для создания приказа служит график отпусков, а также личное заявление будущего отпускника. Читайте также статью: → “Как составить график отпусков в организации».

Если отпуск предоставляется в период, отличный от закрепленного в графике, то достаточно только заявления работника.

Изображение - Учет отпусков в организации proxy?url=http%3A%2F%2Fonline-buhuchet.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2013%2F01%2Fif_note_1296370-1

Оформлением приказов о предоставлении отпускных периодов занимается сотрудник, у которого в обязанностях прописана данная функция. Обычно это сотрудник кадровой или иной службы, отвечающей за взаимосвязь с персоналом.

Ведением журнала учета также обычно занимается специалист по кадровым делам, в разных организациях должность такого работника может именоваться по-разному. Главное, чтобы в обязанностях данного сотрудника была указана необходимость учета утверждаемых кадровых приказов о предоставлении отпусков и фиксации сведений о них в специальном журнале учета.

Согласно законодательству, организация вправе использовать для учета рекомендуемую типовую форму регистрационных книг и журналов или разработанную самостоятельно. В отношении журнала для регистрации приказов об отпусках типовая форма не утверждена, поэтому состав данного документа остается на усмотрении организации. Читайте также статью: → “Форма Т-7. Составляем график отпусков».

Форма журнала произвольная, может включать те графы, которые нужны конкретному работодателю для полного отражения необходимых сведений о предоставляемых отпусках сотрудникам.

Изображение - Учет отпусков в организации proxy?url=http%3A%2F%2Fonline-buhuchet.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2013%2F01%2Fif_note_1296370-1

Как правило, любой журнал или книга учета представляется в форме таблицы, в которую по порядку заносятся данные о создаваемых документах. Журнал для учета приказов на отпуск также может содержать табличную часть, в которой будут показываться сведения о приказе, виде предоставляемого отпуска, его длительности, а также самом отпускнике. Примерная форма журнала может содержать такие графы:

Каждая запись в журнал вносится на основании составленного и утвержденного приказа о предоставленном отпуске. Учет кадровых приказов с разным сроком хранения рекомендуется вести в отдельных журналах. В частности в рассматриваемом журнале можно регистрировать приказы, связанные с ежегодным основным отпуском (его предоставление, перенос, досрочное окончания в связи с отзывом), а также учебным отпуском, срок хранения которых составляет 5 лет.

Приказы, связанные с отпуском по уходу за ребенком, без сохранения заработной платы должны храниться 75 лет, а потому их лучше зарегистрировать в отдельном журнале, например, по учету приказов по личному составу.

Помимо табличной части, любой журнал должен содержать обложку, на которой будут приведены общие сведения о том:

  • Как называется журнал, какие документы в нем регистрируются;
  • В какой организации ведется журнал;
  • За какой период приводятся данные, обычно за такой период берется календарный год;
  • Кто ответственен за ведение журнала (прописываются должности, ФИО).

Изображение - Учет отпусков в организации proxy?url=http%3A%2F%2Fonline-buhuchet.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2016%2F12%2Fjurnal-otpusk

Обозначенный журнал подлежит хранению в течение трех лет с момента последней регистрационной записи, внесенной в журнал. Об этом гласит п.Д ст. 358 Перечня, утвержденного Росархивом от 6 октября 2000 г.

Журнал для приказов об отпусках по общему правилу не является обязательным, он не запрашивается и не проверяется контролирующими органами. Его ведение необходимо, прежде всего, самой организации для обобщения и систематизации сведений, получения сводных и наглядных данных, собранных в одном месте.

Журнал позволит проследить последовательность издания приказов, не даст нарушить нумерацию, обеспечит непрерывность номеров. Кроме того, в некоторых случаях журнал пригодится для решения некоторых вопросов внутреннего или иного характера, например, для принятия решения о применении дисциплинарных наказаний, может быть представлен в суд в качестве подтверждения издания конкретного приказа, а также использоваться для иных целей.

Однако для применения в таких целях придется придать документу юридический статус, для этого нужен рукописный способ ведения, с нумерацией, прошивкой и скреплением печатью. Только в этом случае можно будет доказать, что в журнал не было внесено изменений, не были скорректированы даты, записи, не были удалены или добавлены страницы.

Организация вправе сама для себя определить, сколько журналов необходимо для организации грамотного учета распорядительной документации, будут ли делиться отдельные кадровые приказы между различными журналами или достаточно будет одного сводного документа.

В связи с отсутствием обязательности оформления журнала, его можно вести как в бумажном варианте, так и в электронном. Законодательство в отношении данного регистрационного документа строгих требований не предъявляет и порядок ведения не регламентирует.

Организация вправе организовать учет кадровых приказов в том виде, какой для нее удобен.

Обычно бумажная форма ведения журналов характерна в тех случаях, когда требуется постановка личных подписей ответственных или участвующих лиц, печати организации, а также для придания документу юридической значимости. Если такой необходимости нет, и журнал нужен только лишь для обобщения информации, учета и введения правильной нумерации, то его будет удобнее вести в электронном формате.

Бумажный вариант обычно скрепляется, нумеруется и прошивается. Все это делается для того, чтобы не потерялись и не перепутались листы журнала. Если журнал ведется в электронном виде, то для организации хранения его бумажного варианта в течение трех лет в конце года придется произвести распечатку электронного формата. Рекомендуется в локальном акте прописать способ ведения журнала регистрации, например, таким актом может быть Положение о кадровом производстве.

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Изображение - Учет отпусков в организации 2699956
Автор статьи: Павел Кудинов

Здравствуйте! Меня зовут Павел. Я уже более 6 лет работаю в сфере юридических консультаций. Считая себя профессионалом, хочу научить всех посетителей сайта решать возникающие вопросы. Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны с целью донести в доступном виде всю требуемую информацию. Однако чтобы применить все, описанное на сайте всегда необходима  консультация с профессионалами.

Обо мнеОбратная связь
Оцените статью:
Оценка 3.9 проголосовавших: 10

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here