Срок хранения больничных листов

Сегодня предлагаем ознакомиться с темой: "срок хранения больничных листов". Мы постарались полностью раскрыть тему. Если у вас возникнут вопросы, то вы можете задать их в комментариях после статьи или нашему дежурному юристу.

Организации и ИП должны обеспечивать сохранность документов, непосредственно относящихся к их деятельности и служащих основанием для расчета налогов, взносов, пособий, зарплаты и т.д., на протяжении определенного времени. Так какой же срок хранения больничных листов в организации?

Если обратиться к Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организации (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558), то сохранность больничных листов нужно обеспечивать в течение 5 лет. Однако, согласно пп.6 п.3.4 ст.23 НК РФ плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов, в течение 6 лет. А так как листки нетрудоспособности относятся к документам, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов, то срок хранения больничных листов не может быть меньше этого шестилетнего срока.

Листки нетрудоспособности могут быть затребованы и изучены при проверке ФСС. Ведь больничные листы являются документами, подтверждающими расходы по социальному страхованию. Причем, как считает ФСС, если проверяющим во время проверки не будут предоставлены именно подлинники больничных листов, то данный факт является достаточным основанием для отказа в зачете «больничных» расходов работодателя (Письмо ФСС от 17.07.2013 № 15-03-11/12-7761 ). Правда, такой отказ можно попытаться оспорить (Определение ВС РФ от 12.12.2014 № 309-КГ14-5016 ).

Чтобы по первому требованию проверяющих из ФСС найти интересующий их больничный лист, имеет смысл подшивать листки нетрудоспособности в отдельную папку (а не с другими документами), к которой также прикладывать журнал регистрации больничных листов.

Видео (кликните для воспроизведения).

Сколько лет хранятся больничные листы в организации?

Больничный лист подтверждает наличие у работника травм или заболеваний, в результате которых он временно не имеет возможности выполнять свою работу. В случае если продолжительность лечения травмы или заболевания не превышает 15 дней, больничный выдается лечащим врачом, при превышении этого срока — специальной комиссией, сформированной в лечебном учреждении. Документ является бланком строгой отчетности, порядок его выдачи и оформления регулируется приказом Минздрава «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности» от 29.06.2011 № 624н.

При предъявлении больничного листа работником в организации зачастую возникает вопрос, к какому виду документов относится больничный, т. к. от этого зависят и порядок, и срок его хранения/уничтожения. Ведь больничный лист, с одной стороны, является первичным учетным документом в силу требований ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.11.2011 № 402-ФЗ, поскольку на его основе организацией проводятся выплаты работнику, что является безусловным фактом ее хозяйственной деятельности. С другой же стороны, он служит также основанием для выплаты работнику пособия из средств соцстраха — следовательно, одновременно он является еще и страховым документом.

Так как страховые и бухгалтерские вопросы регулируются различными нормативными документами, рассмотрим требования каждого из них.Изображение - Срок хранения больничных листов proxy?url=https%3A%2F%2Fnsovetnik.ru%2Ffiles%2Flori-0022493171-smallwww

Сколько лет хранить больничные листы в бухгалтерии

При рассмотрении больничного как бухгалтерского документа вопрос со сроками и порядком его хранения решается довольно просто. Именно этому вопросу посвящена ст. 29 уже упомянутого нами закона «О бухучете», в которой указан четкий срок — не менее 5 лет. При этом храниться такие документы должны в безопасном месте, исключающем возможность внесения в них изменений посторонними лицами, повреждение или уничтожение. Что касается порядка расчета срока хранения, то его течение будет исчисляться после окончания того финансового года, когда документ был использован при составлении отчетности организации.

Однако в России действует еще и приказ Минкультуры РФ «Об утверждении…» от 25.08.2010 № 558, которым утвержден перечень типовых управленческих документов, образующихся в ходе деятельности организаций, регулирующий в том числе и порядок их хранения. В данном перечне срок хранения первичных бухгалтерских документов определяется пунктом 4 и равен 5 годам. При этом пункт 11.1 перечня относит больничный лист также к страховым документам, срок хранения которых аналогичен и равняется 5 годам.

Несмотря на кажущееся единодушие, п. 11.1 перечня содержит в себе очень хитрую ловушку, в которую может попасть неопытный бухгалтер. Дело в том, что существует еще один закон — Налоговый кодекс РФ, ст. 23 которого определяет иные сроки хранения налоговых и бухгалтерских документов (документов бухучета). Данная норма определяет обязанности плательщиков взносов, устанавливая в том числе и требование о хранении документации, в течение 4 лет.

У юриста сразу же возникнет мысль, что противоречия здесь нет, так как исчисление взносов в соцстрах не имеет ничего общего с выплатами по больничному. Однако уже упомянутый нами НК РФ рассматривает данный вопрос иначе. Ст. 421 НК РФ определяется база, с учетом которой рассчитываются страховые взносы. В данную базу включаются все выплаты работнику, которые начисляются в его пользу работодателем.

Читайте так же:  Кредит малому бизнесу без залога и поручителей

Однако в силу ст. 422 НК РФ выплаты по больничному листу в данную базу не включаются. Говоря проще, с «больничных» денег, выплаченных работнику, взносы платить не требуется, так как они затем будут частично возмещены организации из средств соцстраха.

Соответственно, при решении вопроса о том, сколько хранить больничные листы в организации, требуется руководствоваться самым продолжительным сроком, т. е. хранить их нужно 5 лет. При этом ссылаться необходимо не на принадлежность больничного листка к первичным учетным документам, а на требования ст. 23 НК РФ.

Итак, хранить больничные листы необходимо в месте, ограничивающем доступ к ним посторонних лиц. При этом порядок хранения определяется внутри самой организации. Лишь по истечении 5 лет, которые исчисляются с момента окончания финансового года, в котором данный лист был использован, он может быть уничтожен.

Документация на предприятиях должна сохраняться на протяжении определенного времени. Сроки хранения устанавливаются федеральными законами на государственном уровне и их необходимо неукоснительно придерживаться.

Лист нетрудоспособности – это документ-основание, по которому производится начисление денежных средств из фонда социального страхования. Начисление этих средств производится под строгим государственным контролем и подлежит проверкам, поэтому данные бланки должны не только правильно храниться, но и грамотно уничтожаться.

Изображение - Срок хранения больничных листов proxy?url=http%3A%2F%2Fznatoktruda.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F11%2Fwsi-imageoptim-ui-59251594b03765.06259723

Вся документация организации тесно повязана друг с другом. Одна бумага выдается на основании другой. Существует ряд бланков, которые имеют не просто важное значение, а решающее. К таковым относятся те бумаги, на основании которых производятся разнообразные выплаты. Если деньги выплачиваются работодателем из собственных средств, то он может аргументировать их выплату обычным приказом, указав как причину, например, хорошую работу или за достижение каких-то результатов. А вот когда речь идет о начислении средств из бюджетных организаций, то здесь не обойтись без серьезных оснований.

Одним из наиболее распространенных причин для выплаты работающим бюджетных средств является оплата дней нетрудоспособности. Выплаты за дни, проведенные по болезни вне рабочего места, — это обязательная социальная гарантия. Данная гарантия осуществляется в строгом соответствии с законодательными нормами.

Основаниями для получения пособия по нетрудоспособности является больничный лист. Это бланк строгой отчетности, он должен иметь все степени защиты и быть правильно заполненным. На его основании работодатель начисляет пособие, которое впоследствии погашается из средств ФСЗН. И, конечно, ФСЗН или иные проверяющие службы могут в любое время затребовать бланки к проверке. Именно поэтому необходимо сберегать больничные листы.

Видео (кликните для воспроизведения).

Изображение - Срок хранения больничных листов proxy?url=http%3A%2F%2Fznatoktruda.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F11%2Fwsi-imageoptim-9fad7934471a5a05cc36245c32f531e1

Сколько хранятся больничные листы? Этот вопрос крайне важен, потому что в процессе деятельности предприятия образуется огромное количество документации. Если ее всю хранить постоянно, то через какое-то время она просто займет все свободное пространство. Хранение ненужной информации к тому же может привести к путанице. Но как определить, что нужно, а что нет?

Для определения сроков хранения различной документации Приказом Министерства культуры России №558 от 2010 года был утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов. В этом Перечне перечисляются все документы, которые должны сберегаться в организациях, а также указывается продолжительность такого хранения.

Срок хранения больничных листов на предприятии по Перечню – пять лет. Ранее в государственном законодательстве был некий диссонанс, и срок хранения бюллетеней в различной документации указывался по-разному. Например, в Федеральном законе №212-ФЗ о страховых взносах, оговаривалось, что сберегать бумаги, которые относятся к уплате страховых сумм, следует не менее шести лет. С 1 января 2017 год, данный ФЗ отменен, а уплата страховых выплат регулируется Налоговым кодексом РФ, а существующее несоответствие упразднено. Сегодня при определении сроков хранения листов нетрудоспособности нужно ориентироваться исключительно на Перечень.

Изображение - Срок хранения больничных листов proxy?url=http%3A%2F%2Fznatoktruda.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F11%2Fwsi-imageoptim-razmer-bolnichnogo

Организация должна обеспечивать сохранность как внутренней, так и внешней документации. Для этого на предприятиях организуются собственные архивные помещения. Только документация длительного хранения передается в государственные архивы на хранение, да и то по истечении нескольких лет.

Бумаги, которые хранятся 10 и менее лет, не передаются в районные архивы, а сберегаются на местах. Для этого временные архивы могут организовываться как в рабочих кабинетах, так и в отдельной комнате, имеющей специальное оборудование.

Начисление по больничным листам производит бухгалтерия, поэтому и первичная сохранность бланков возлагается на них. Как правило, отвечает за ведение начисления и дальнейшую подшивку бланков один работник, чаще всего бухгалтер-расчетчик.

Папка документации формируется в течение календарного года, а по его окончании сшивается и передается в архив организации. Ведение архивной документации также возлагается на одного человека, который осуществляет прием документации, занося ее в соответствующие журналы приемки и присваивая ей соответствующий номер. При необходимости папка с подшивкой может выдаваться кому-то из работников под личную подпись.

Читайте так же:  Диагностическая карта для осаго - сроки действия и порядок получения в 2019 году

Указанные в Перечне пять лет начинают свой отсчет с того момента, как закончился календарный год, к которому собственно бюллетень относится. Все это время документы хранятся одним из удобных способов для предприятия. Но что делать, если срок истек, а проверка так и не затребовала данные документы? Можно ли их уничтожать и как это делать?

Важно правильно читать указания, данные в Перечне. Некоторая бухгалтерская документация обязана храниться неопределенное время до проверки и ограниченный, прописанный в Перечне срок, после ее проведения. Существуют и другие виды бумаг, которые не имеют таких ограничений. Листы нетрудоспособности хранятся пять лет вне зависимости от того, состоялась за это время их проверка или нет.

По истечении указанного срока бланки уничтожаются, но делать это необходимо в строгом порядке с установленными нормами. Документы нельзя просто выбросить в ближайший мусорный контейнер.

Изображение - Срок хранения больничных листов proxy?url=http%3A%2F%2Fznatoktruda.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F11%2Fwsi-imageoptim-unichtojenie-dokumentov

Порядок утилизации листов нетрудоспособности с истекшими сроками хранения будет следующим:

  1. Архивный работник подготавливает папки, которые уже пересекли рубеж своего обязательного хранения.
  2. Создается комиссия. Состав комиссии утверждается руководителем организации. Комиссия проверяет не только сроки хранения, чтобы убедиться, что они действительно истекли, но и содержимое папки, дабы не уничтожить бланки, которые еще могут понадобиться.
  3. Затем составляется акт, в который вносят сведения об уничтожаемых папках.
  4. Сам факт утилизации оформляется дополнительным документом и напрямую зависит от того каким именно образом данная процедура производится.

Акты об утилизации хранятся постоянно в отдельной папке. В акте указывается номер папки, ее содержимое, даты ее хранения и срок уничтожения. Как поступить с бумагами, которые исчерпали свой срок хранения, решается внутри организации. Например, их можно сдать на вторсырье для переработки или уничтожить через шредер. Если папки ушли на вторсырье, то к акту прикрепляется копия ТТН. Если утилизация произведена иным способом, то пишется дополнительный акт о способе уничтожения, времени и месте.

Как и сколько лет хранятся больничные листы на предприятии

Предприятия и индивидуальные предприниматели обязательно должны определенное время хранить у себя основные документы, которые касаются работы их сотрудников. Они могут понадобиться для начисления налогов, заработной платы и прочих расчетов. Эта же норма относится и к больничным листам.

Сколько лет хранятся больничные листы на предприятии?

Больничный лист – это первичный учетный документ, поэтому его хранение должно происходить в соответствии с нормами, касающимися бухгалтерской документации.

Статья 29 Федерального закона №402, нормы которого касаются бухгалтерского учета, говорит о том, что подобные документы нужно хранить согласно архивному делу. Наименьший срок хранения должен составлять 5 лет после окончания отчетного периода (года).

Изображение - Срок хранения больничных листов proxy?url=https%3A%2F%2Fmoyaidea.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F09%2F1%25D0%25B0%25D0%25B0%25D0%25BF%25D0%25B5%25D1%2580

Приказ Министерства культуры №558 также указывает на срок хранения больничных листов в организации длительностью в 5 лет.

При этом наблюдается прямое влияние больничных на размер страховых взносов. Это делает их документами, которые подтверждают уплату страховки.

В этом случае пункт 6 части 2статьи 28 Федерального закона №212 говорит о том, что такие документы нужно хранить в организации не менее 6 лет.

При проверке ФСС листки нетрудоспособности обязательно будут изучаться сотрудниками этой инспекции, так как эти документы подтверждают уплату взносов по социальному страхованию. После камеральной проверки ФСС принимает решение о возмещении размера пособий работодателям.

Если больничные листы будут отсутствовать, то и возмещение выплат проводиться не будет. Поэтому хранить эти документы крайне важно.

Больничные листы подшиваются в отдельно заведенную для этого папку, к которой прилагается журнал регистрации листков нетрудоспособности.

Уничтожение больничных листов после истечения их срока действия

По окончанию срока хранения листы нетрудоспособности уничтожают. Но это не значит, что их можно просто сжечь или порезать. Должны быть произведены такие действия:

  1. Создание комиссии. Из работников предприятия нужно сформировать комиссию, которая выберет просроченные документы.
  2. Составление акта. Такой документ потребуется при будущих проверках или судебных делах. В акте обязательно должны быть указаны реквизиты всех уничтоженных больничных листов.
  3. Уничтожение документов. После соблюдения вышеупомянутой процедуры документы можно уничтожать любым удобным способом (сжечь, выбросить или передать на утилизацию).

Соблюдение такого порядка уничтожения прописано в приказе Минкультуры РФ №526.

Хранение листов нетрудоспособности является обязательной нормой, которая закреплена в законодательстве. Несоблюдение этой нормы приведет к сложностям во время проверки ФСС.

Сроки хранения всех документов, которые используются в процессе деятельности организации, утверждены Приказом Министерства культуры РФ № 558 от 25.08.2010. Согласно пункту 896 Приказа, срок хранения больничных листов в организации установлен равным 5 годам.

Сроки, установленные Приказом Минкультуры, используются в том случае, если для определенной документации не установлены сроки сохранности в более высоких по рангу законодательных актах.

Иерархия законодательных актов РФ федерального уровня:

  1. Конституция.
  2. Федеральные конституционные законы.
  3. Кодексы.
  4. Федеральные законы.
  5. Акты президента РФ.
  6. Акты правительства РФ.
  7. Нормативные акты министерств и ведомств.
Читайте так же:  Особенности енвд с поправкой на коды оквэд

Сведения о времени, в течение которого нельзя уничтожать листки нетрудоспособности, упоминаются также в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности (Приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н) и Налоговом кодексе .

В Положении о бухучете о сроках хранения упоминается в пункте 98. Он предписывает все документы, на которых основан бухгалтерский учет, хранить не менее 5 лет. К ним относят:

  • первичные документы;
  • учетные регистры;
  • бухгалтерскую отчетность.

Именно к первичным учетным документам относятся листки нетрудоспособности. Таким образом, в соответствии с правилами, установленными в области бухгалтерского учета, больничные листы следует хранить не менее пяти лет.

Что говорит законодательство в области налогов и сборов

Листки нетрудоспособности являются документами, которые используются при расчете страховых взносов, уплачиваемых компанией в Фонд социального страхования. С 01.01.2017 администрирование страховых взносов передано налоговым органам. Соответственно, правила их расчета теперь прописаны в Налоговом кодексе (глава 34).

При внесении новой главы в первую часть кодекса были внесены изменения, связанные с правилами начисления страховых взносов. Так, статья 23 НК РФ была дополнена пунктом 3.4. В пп. 6 п. 3.4 ст. 23 прописан период сохранности документов, необходимых для расчета взносов. Он составляет не менее шести лет.

Ранее аналогичный порядок хранения был установлен в Законе о страховых взносах № 212-ФЗ от 24.07.2009 (п. 6 ч. 2 ст. 28). Данный закон утратил силу с 01.01.2017. Но его положения применимы к обязательствам, возникшим в 2016 году и ранее.

С 01.07.2017 в любом регионе Российской Федерации может быть оформлен не только бумажный, но также и электронный больничный лист. Возможность его оформления и выплаты на его основе пособия по нетрудоспособности прописаны в пункте 5 статьи 13 255-ФЗ. Электронный листок нетрудоспособности полностью заменяет бумажный аналог. Правила такого документооборота установлены Постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567.

Для возможности оформления электронного листка нетрудоспособности организация и медучреждение должны быть подключены к ЕИИС «Соцстрах». Именно в данной системе медучреждение оформляет выписку больничного. В ней же работодатель заполняет сведения, необходимые для исчисления пособия.

Распечатывать и хранить бумажный аналог электронного больничного листа нет необходимости. Всю сохранность должна обеспечить информационная система «Соцстрах».

Таким образом, срок хранения больничных листов целесообразно установить равным 6 годам. Именно этот срок предписывает нам Налоговый кодекс РФ, являющийся законодательным актом высокого уровня, в котором упоминается срок хранения листков нетрудоспособности.

Сколько составляет срок хранения больничных листов на предприятии в 2019 году

Изображение - Срок хранения больничных листов proxy?url=https%3A%2F%2Fhraneniegid.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F08%2Fskolko-sostavlyaet-srok-hraneniya-bolnichnyh-listov-na-predpriyatii-v-2018-godu-300x168

Все документы на предприятии образуются в разных структурных подразделениях. Срок хранения зависит от информационной ценности. Больничные листы необходимы для различных начислений, которые являются первичными источниками для подтверждения расходов. Поэтому данные документы принято относить к бухгалтерским. Соответственно, хранятся они в бухгалтерии. Срок определятся нормативами структурного подразделения. В бухгалтерском учете принято отправлять на хранения первичную документацию на 5 лет. Отчет ведется после сдачи годового отчета.

Общие сроки хранения указаны в нормативах государственного архива. Специального срока на больничные листки нет. Однако ведомственные регламенты и нормативы часто оговаривают правила и сроки хранения листков нетрудоспособности для организаций отдельной отрасли.

Некоторые специалисты относят листки временной нетрудоспособности к источникам, которые необходимы для осуществления страховых взносов в ФСС. Мнение подтверждается тем, что при начислении используются больничные. Так как они полностью влияют на итоговую сумму, то рекомендуется хранить их в структурном подразделении 6 лет.

Анализируя всю информацию, можно сделать вывод, что хранить листки нетрудоспособности целесообразно согласно закону о страховых взносах шесть лет.

Срок хранения больничных листов на предприятии в 2019 году

Если сотрудник некоторое время был нетрудоспособен по причине болезни, работодатель сохраняет за ним право на получение выплат в рамках социального страхования. Организация обязуется предоставлять больничные листы компетентным специалистам ФСС для проверки подтверждающих документов. Выплата пособий компенсируется предприятию на основании проверки.

При отсутствии листков нетрудоспособности, факт законности получения соответствующих выплат будет невозможно подтвердить. Поэтому важно соблюдать правила и сроки хранения больничных листков.

На оперативное хранение в структурном подразделении документы формируют в отдельные промаркированные папки. Как правило, основанием для объединения источников становится год издания. Вместе с больничными аналогичному хранению подлежит журнал регистрации больничных листов.

При организации хранения требуется полностью исключить возможность доступа к папкам неуполномоченных лиц.

Изображение - Срок хранения больничных листов proxy?url=https%3A%2F%2Fhraneniegid.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F08%2Fskolko-sostavlyaet-srok-hraneniya-bolnichnyh-listov-na-predpriyatii-v-2018-godu1-300x188

После истечения срока хранения папки соответственного года должны быть направлены на утилизацию. Дальнейшее хранение не является целесообразным. Процесс уничтожения включает проведение экспертизы ценности. По существующим регламентам процедура заключается в следующем:

1. Приказом руководителя создается комиссия, которая необходима для оценки истечения срока хранения.
2. Результатом деятельности становится создание акта. Данный документ необходим для проверок ФСС, а также в случае судебного разбирательства. В акте указывается вся идентификационная информация о документах, которые подлежат уничтожению.
3. Непосредственно уничтожение. После завершения документального оформления порядка утилизации больничные листы отправляются на физическое уничтожение. Листы нетрудоспособности могут быть сожжены, отправлены в шредер или использован другой метод, практикуемый в организации.

Читайте так же:  Право бывшей жены на наследство. на что может претендовать бывшая жена

Хранение больничных листов регулируется законодательством, поэтому обязательно к исполнению всеми организациями и ИП. Различные нарушения могут стать причиной получения санкций после проверки ФСС.

По мнению специалистов юридической области, выплаты по больничному от работодателя никаким образом не влияют на страховые. Налоговый кодекс РФ разъясняет некоторые моменты, которые могут показаться противоречием. В ст. 421 указан перечень источников, которые влияют на формирование страховых взносов. К ним необходимо относить те документы, что являются подтверждением всех выплат работнику, которые получает непосредственно от работодателя.

Следующая статья Налогового кодекса оговаривает, что начисления по больничному листу к данной категории не относятся. Соответственно, работодатель платит работнику за больничный, взносы с этой суммы не собираются. Однако ФСС в обязательном порядке компенсируется часть средств предприятию на основании договора социального страхования.

Рекомендуется принимать решение о сроке хранения исходя из особой важности документа. Соответственно, рекомендуется использовать максимальный срок. Учитывая вышесказанное, ст. 23 Налогового кодекса напрямую оговаривает, что больничные листы неправильно относить к первичным документам в бухгалтерском учете.

Какой срок хранения больничных листов в организации?

Срок хранения больничных листов в организации законодательством определяется как соответствующий 5 или 6 годам в зависимости от применяемого нормативного акта. Изучим, о каких источниках права может идти речь.

Как долго хранятся больничные листы на предприятии?

Больничный — документ, который имеет отношение к уплате страховых взносов работодателем. Такие документы должны храниться фирмой в течение 6 лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).

Однако есть и альтернативная точка зрения, по которой срок хранения больничного — 5 лет, исходя из того, что:

1. В п. 896 разд. 11.1 Перечня, введенного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, содержится предписание о необходимости хранения больничного в течение 5 лет. Данный акт не является нормативным для большинства сфер правоотношений, но, исходя из принципа правовой аналогии, его положения применяются многими организациями.

2. Предписание хранить бухгалтерские документы, к которым относятся и больничные листки, в течение 5 лет содержится в п. 98 Положения по бухгалтерскому учету (приказ Минфина РФ от 29.07.98 № 34н).

Однако положения НК РФ как федерального закона имеют более высокую юридическую силу — их и следует придерживаться.

Когда находящиеся на хранении больничные листки могут пригодиться?

На практике хранящиеся в фирме больничные листки могут пригодиться прежде всего при проверке ФСС. Дело в том, что листок временной нетрудоспособности — один из главных документов, удостоверяющих факт совершения работодателем расходов по перечислению работникам пособий за период больничного.

В целях повышения эффективности учета листков временной нетрудоспособности фирма может задействовать отдельный журнал. В нём могут отражаться, в частности, даты поступления больничных листов в организацию, с которых отсчитывается срок хранения.

Узнать больше о специфике журнала учета больничных листков вы можете в статье «Образец заполнения журнала больничных листов».

Минимальный хранения больничного в фирме — 6 лет. Для повышения эффективности хранения листков нетрудоспособности в организации может применяться отдельный журнал учета.

Узнать больше о применении листков нетрудоспособности в фирме вы можете в статьях:

Изображение - Срок хранения больничных листов proxy?url=https%3A%2F%2Fspmag.ru%2Fsites%2Fspmag.ru%2Fthemes%2Fsp%2Fimages%2Fsp-zen

Изображение - Срок хранения больничных листов proxy?url=https%3A%2F%2Fspmag.ru%2Fsites%2Fspmag.ru%2Ffiles%2Fstyles%2Fout%2Fpublic%2Ffield%2Fimage%2Flori-0005391979-bigwww

Листок нетрудоспособности является документом, на основании которого выплачиваются пособия по временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Естественно, так как на основании больничного организация выплачивает деньги, возникает вопрос – каков срок хранения больничных листов, на основании которых сотрудникам платили пособия?

Больничный лист, ввиду того, что по нему производятся те или иные выплаты, которые подтверждают расходы организации или ИП, является первичным учетным документом. Такой же вывод можно найти, к примеру, в судебной практике. В частности, ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 17 февраля 2009 г. по делу № А45-6602/2008 сделал вывод, что листок нетрудоспособности является документом первичного бухгалтерского учета. Из чего следует дальнейший вывод – больничный лист должен храниться в соответствии с правилами хранения бухгалтерских документов.

По закону о бухгалтерском учете (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ) первичные документы и регистры бухгалтерского учета должны храниться по правилам организации государственного архивного дела. Минимальных срок хранения, прописанный в законе о бухучете – 5 лет после отчетного периода (то есть года).

Заметим, что при этом нет документов Минтруда или ФСС России, которые прямо указывают на этот срок. Есть ведомственные документы различных министерств, разъясняющих сроки хранения больничных листов в организации. Один из таких документов, прямо указывающих на срок в 5 лет – это приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. №558. В перечне документов, утвержденных этим приказом, в п. 11.1 четко сказано: листки нетрудоспособности хранятся 5 лет.

Но есть и другое мнение. Больничные прямо влияют на исчисление и уплату страховых взносов в ФСС, поэтому являются документами, которые должны храниться не в соответствии с правилами хранения учетных бухгалтерских документов, а по правилам хранения документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов. А для этих документов законом №212-ФЗ четко прописан шестилетних срок хранения (п.6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Читайте так же:  Гарантийный срок

Исходя из этого, лучше больничные листы хранить 6 лет.

Листок нетрудоспособности – документ, по которому предприятие выплачивает сотрудникам пособия. При этом часть пособий возмещается из средств ФСС работодателю после представления в отделение ФСС документов о произведенных выплатах сотрудникам. Сотрудники Фонда соцстраха проводят камеральную проверку документов и на основании решения отделения ФСС возмещают сумму пособий. Если у организации или ИП не будет подтверждающих документов о произведенных выплатах, в частности, того же больничного листка, пособие могут не возместить. Может возникнуть вопрос по выплатам и позже, в рамках выездной проверки Фонда. Поэтому необходимо сохранить больничные, по которым производились выплаты.

Изображение - Срок хранения больничных листов proxy?url=https%3A%2F%2Fdelatdelo.com%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F10%2F32.1-150x150

Листок нетрудоспособности дает законные основания гражданам не выходить на рабочее место в связи с болезнью. Законодательство гарантирует каждому человеку несколько оплачиваемых дней для выполнения комплекса врачебных назначений вплоть до полного выздоровления. Поскольку листок нетрудоспособности относится к бланкам строгой отчетности, законодательство строго очерчивает правила заполнения и сроки хранения больничных листов.

Работодатели любого ранга, а также Индивидуальные Предприниматели обязаны создать условия для сохранности важной документации. Больничные листы государственного образца являются основанием для начисления компенсацией работнику, а затем и работодателю от ФСС.

В любой момент сотрудники Фонда могут затребовать бланки для инспекции на предмет подлинности, поскольку листок нетрудоспособности — это фактическое основание для расходов по страховке. Если сотрудники ФСС выполняют выход на предприятие с инспекторской проверкой, то они имеют право требовать не копии, а подлинники листов нетрудоспособности.

Данное правило оговаривается в специальном письме Фонда от 2013 № 15-03-11/12-7761. Следует отметить, что ввиду имеющих место случаев фальсификации больничных, сотрудники ФСС чрезвычайно скрупулезно относятся к этому вопросу. Их может не устроить не только предоставление копии больничных, но и способ хранения документации.

В любом случае за работодателем остается право опровергнуть решение ФСС через суд. Оно закреплено в Определении ВС РФ от 2014 № 309-КГ14-5016.

Избежать конфликтных ситуаций можно, если выполнять все нормативы по заполнению и расчетам компенсаций, а также по срокам хранения больничных листов на предприятии.

Как долго должны храниться больничные на предприятии

Изображение - Срок хранения больничных листов proxy?url=https%3A%2F%2Fdelatdelo.com%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F10%2F32.2-150x150

Ввиду того что надзорные органы могут затребовать бланки строгой отчетности в любой момент, у работодателя не вызывает сомнения тот факт, что они (бланки) должны быть сохранными. Однако за время функционирования предприятия или учреждения документов накапливается очень много, и сам с собой возникает вопрос, как организовать условия хранения архивной документации.

Прежде всего, работодатель должен найти соответствующее помещение, в котором могут храниться больничные листы и другая документация. Кроме того, на предприятии должна быть штатная единица, в обязанность которой входила бы систематизация и учет архива.

Что касается сроков хранения больничного листа в организации, то современное законодательство предписывает хранить их в течение 5 лет.

Помимо больничных листов, это правило распространяется на:

  • всю бухгалтерскую отчетность;
  • учетные регистры;
  • первичную документацию.

Больничные — это и есть первичные учетные документы.

Но по линии налоговых сборов работодатели должны хранить документы, требуемые для начисления и выплат страховок, в течение 6 лет. Соответственно, в эту категорию попадают и листы нетрудоспособности. Таким образом, срок хранения больничных листов в архиве также исчисляется 6-ю годами.

Наконец, для того чтобы надзорные органы могли в комфортных обстоятельствах выполнять инспекцию, работодателям рекомендуется вести журнал регистрации листков нетрудоспособности. Сами же больничные не хранятся вместе с другой документацией. Самая удобная форма хранения — подшивать их в другую папку.

Изображение - Срок хранения больничных листов proxy?url=https%3A%2F%2Fdelatdelo.com%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F10%2F32.3-150x150

С начала 2017 года листок нетрудоспособности может иметь не только классический вид. Допускается оформление его в электронном формате. Он полностью аналогичен традиционному варианту, а срок хранения больничного начисление компенсаций по нему осуществляется по той же схеме.

Для оптимизации ведения учета электронного архива работодателям предлагается подключиться к ЕИИС «Соцстрах». Тем самым оптимизируется оформление листов нетрудоспособности.

Для работодателя особенно важно, что в этом случае не понадобится распечатывать больничный и создавать условия для его хранения. В системе «Соцстрах» сохранность обеспечивается в автоматическом режиме.

Изображение - Срок хранения больничных листов 2699956
Автор статьи: Павел Кудинов

Здравствуйте! Меня зовут Павел. Я уже более 6 лет работаю в сфере юридических консультаций. Считая себя профессионалом, хочу научить всех посетителей сайта решать возникающие вопросы. Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны с целью донести в доступном виде всю требуемую информацию. Однако чтобы применить все, описанное на сайте всегда необходима  консультация с профессионалами.

Обо мнеОбратная связь
Оцените статью:
Оценка 5 проголосовавших: 6

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here