Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек – образец

Сегодня предлагаем ознакомиться с темой: "приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек - образец". Мы постарались полностью раскрыть тему. Если у вас возникнут вопросы, то вы можете задать их в комментариях после статьи или нашему дежурному юристу.

Содержание

  • Приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек

    При поступлении на работу каждый человек передает свою трудовую книжку вместе с вкладышем работодателю. Вследствие этого у руководства предприятия возникает потребность в организации ведения, хранения и учета этих документов. Для того, чтобы возложить на кого-либо из сотрудников данную функцию, составляется приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек.

    Трудовые книжки по закону относятся к бланкам строгой отчетности. Связано это с тем, что они содержат информацию, которая впоследствии напрямую влияет на уровень пенсии того или иного сотрудника, поэтому работа с ними должна вестись в определенном порядке. Особенно это актуально для крупных организаций, где большое количество наемного персонала, а значит и большой поток кадровой документации.

    Руководитель предприятия лично назначает работника, который несет ответственность за сохранность трудовых книжек. Обычно это сотрудник или начальник отдела кадров.

    Нет видео.
    Видео (кликните для воспроизведения).

    В обязанности этого специалиста входит не только прием и выдача трудовых и вкладышей в них, но и их заполнение, забота об их содержании и учет.

    В случае потери или порчи трудовой, восстанавливать документ (или компенсировать затраты на эту процедуру) придется именно ответственному сотруднику.

    Все приказы, издаваемые в организации, всегда пишутся от имени руководителя, а вот непосредственная обязанность по их составлению обычно возлагается на секретаря, юрисконсульта или другого приближенного к директору работника, имеющего понимание о том, как формировать такой вид распорядительных бумаг.

    Однако, в любом случае, независимо от того, кто именно занят в составлении приказа, для того, чтобы документ стал легитимным (т.е. законным), надо соблюсти одно важное условие: передать бланк на подпись директору.

    В случае, если у вас возникла необходимость в написании приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек, внимательно прочитайте приведенные ниже советы и посмотрите образец документа.

    Для начала общая информация. На сегодняшний день не существует стандартной единой формы приказа, так что любой подобный документ представители компаний могут писать в свободном виде, или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон приказа – по его образцу.

    Приказ допустимо создавать на фирменном бланке предприятия (как правило, в тех случаях, если такое требование указано в нормативных актах фирмы) или на обычном листе любого удобного формата (лучше А4). Писать приказ можно от руки (но чтоб написано все было четко, разборчиво, без помарок и исправлений) или набирать на компьютере.

    При формировании приказа учитывайте несколько простых правил:

    1. Каждый приказ (и этот в том числе) должен иметь под собой обоснование – оно всегда пишется в начале документа и начинается со слов «В связи с…». Обоснование дает представление об обстоятельствах, послуживших поводом к составлению приказа.
    2. В бланк также вносится и основание – т.е. даются ссылки на разделы, статьи и пункты закона, имеющие прямое отношение к содержанию документа.
    3. Приказ всегда пишется в единственном экземпляре, который подписывается директором (или иным лицом, уполномоченным действовать от имени руководителя), а также всеми упомянутыми в нем сотрудниками – подписи последних будут свидетельствовать о том, что они ознакомились с приказом и согласны его выполнить. Все автографы должны быть только «живыми», отпечатанные (т.е факсимильные) подписи для заверения приказа использовать запрещено.

    Проштамповывать приказ при помощи печати следует только в том случае, если норма по применению штемпельных изделий для удостоверения внутренней документации закреплена в учетной политике
    фирмы. После составления приказ надо зарегистрировать в журнале учета распорядительных документов.

    Приказ действителен только на предприятии, в котором он издан.

    Образец приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек

    «Шапка» документа должна включать в себя:

    • название документа(с обозначением сути);
    • его номер, присвоенный в соответствии с внутренним документооборотом компании;
    • наименование предприятия;
    • дату и место (населенный пункт) составления приказа.

    Далее идет основная часть. Здесь необходимо:

    • дать обоснование, т.е. по каким объективным причинам понадобилось формирование этого распоряжения (в данном случае это необходимость организовать ведение, хранение, учет трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства РФ);
    • назвать ответственное лицо, вписав в бланк должность, ФИО работника, а также аналогичным образом указать, кто будет замещать его в случае длительного отсутствия на рабочем месте (например, по причине отпуска, болезни или командировки).
    Читайте так же:  Как посчитать алименты от зарплаты

    При необходимости эту часть документа можно дополнить и другими сведениями.

    Ниже надо включить основание для создания приказа – здесь это Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225.

    Напоследок в документ следует внести ответственное за исполнение приказа лицо (это может быть сам директор или любой из его заместителей, а также начальник отдела кадров).

    Изображение - Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек - образец proxy?url=https%3A%2F%2Fassistentus.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F04%2Fprikaz-o-naznachenii-otvetstvennogo-lica-za-vedenie-trudovyh-knizhek

    После окончательного формирования приказа и ознакомления с ним всех упомянутых в нем сотрудников, бланк нужно вложить в папку с прочей распорядительной документацией фирмы. Ну а после того, как приказ перестанет быть действительным, его можно отдать в архив компании, а затем по истечении срока хранения уничтожить в порядке, установленном законом.

    Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки

    Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является его трудовая книжка (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). Правила ведения и хранения трудовых книжек утверждены Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225. Данные Правила предусматривают, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них лежит на работодателе. Иными словами, работодатель отвечает за организацию работы с трудовыми книжками. А вот за непосредственное ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек ответственность несет специально уполномоченное лицо, которое назначается приказом (распоряжением) работодателя (п. 45 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

    О том, как составить такой приказ, расскажем в нашей консультации.

    Составляем приказ об ответственном за трудовые книжки

    Приказ о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек в организации, составляется в произвольной форме. В нем указываются Ф.И.О., должность лица, назначаемого ответственным за трудовые книжки, дата, с которой такая ответственность на работника возлагается.

    Приказ может предусматривать назначение ответственного лица как по всей организации в целом, так и по определенным ее структурным подразделениям. Кроме того, в приказе можно сразу предусмотреть указание как основного ответственного лица, так и лица, которое будет выполнять такие обязанности в отсутствие основного работника.

    Конкретные обязанности, а также правила работы с трудовыми книжками в приказе не приводятся. Их можно предусмотреть в трудовом договоре с работником, должностной инструкции или ином локальном нормативном акте (к примеру, в Положении о ведении и хранении трудовых книжек в организации). Хотя даже отсылки на Постановление Правительства от 16.04.2003 № 225 будет достаточно, ведь установленные им правила являются обязательными к применению, а потому в дублировании во внутренних документах организации не нуждаются.

    Нет видео.
    Видео (кликните для воспроизведения).

    С приказом о назначении лица, ответственного за трудовые книжки, необходимо ознакомить такое лицо под роспись.

    Приведем для приказа о назначении ответственного за трудовые книжки образец его заполнения.

    Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек: обязательный ли это приказ, для чего издается, как оформить

    Законодательством устанавливается, что пока работник занят по трудовому контракту, его трудовая должна храниться на предприятии, которое является его работодателем. Так как данный бланк считая БСО, необходимо правильно организовать учет поступления книжек, их хранение, и выдачу. С этой целью руководство субъекта должно издать приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

    Изображение - Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек - образец proxy?url=https%3A%2F%2Fbuhproffi.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F04%2Fprikaz-ob-otv-za-trud

    Все трудовые, поступающих на предприятие и работающих людей, должны храниться в специально оборудованном для этого месте. За порчу или утерю данного бланка компания, а также ее руководитель, несут соответствующую ответственность. Ведь в этих документах отражается вся необходимая информация для установления работнику пенсии в будущем.

    Поэтому директор организации создать все условия для правильной работы с трудовыми на предприятия. А так как у него помимо этого много других ответственных дел, руководитель выбирает должностное лицо, которому на основании изданного распоряжения вменяется ведение учета бланков трудовых.

    При этом ответственность остается за руководителем, а выбранное лицо, отвечает за учет трудовых только внутри конкретного хозяйствующего субъекта. Именно он будет принимать у работников трудовые, правильно вести их учет, вносить соответствующие документам-основаниям записи, и выдавать их при увольнении сотрудникам компании.

    Руководитель в соответствии с нормами законодательства должен назначить ответственного за ведение трудовых или же взять эту обязанность на себя. Такие требования указаны в Правилах ведения трудовых книжек.

    Таким образом, необходимость установить ответственное лицо закреплено законодательно.

    В случае, если оно все же не было назначено, то в соответствии с КОАП будет наложен штраф, размер которого будет достигать 50 тысяч руб. При этом данное наказание накладывается не на должностное лицо, а непосредственно на организацию.

    Является ли приказ обязательным для каждой организации

    Правила ведения трудовых книжек определяют, что работодатель обязан обеспечить работу с трудовыми книжками. При этом такой шаг должен делать любой субъект бизнеса — как предприниматель с наемными сотрудниками, так и компания.

    Читайте так же:  Массовое увольнение - сколько это человек

    В случае с предпринимателем, он обычно самостоятельно вносит записи в трудовые книжки. В компаниях эта обязанность автоматически возлагается на директора, либо он выбирает одного из принятых сотрудников.

    Однако в любой из указанных ситуаций руководящее лицо должно однозначно установить ответственное лицо, как этого требуют Правила. Это можно сделать только издав необходимо распоряжение.

    Обычно, в крупной организации за работу с трудовыми книжками отвечает кадровый отдел, а в нем — ответственный за трудовые книжки или несколько конкретных специалистов. В небольшой компании такой отдел может быть не сформирован. Поэтому, руководитель может назначить в качестве ответственного лица бухгалтера, секретаря, прочих должностных лиц.

    Свое решение руководящее лицо обязательно закрепляет в форме приказа.

    Если поручить данный процесс в организации некому, то ответственным за ведение трудовых считается непосредственно сам руководитель.

    Закон устанавливает, что работодатель обязан организовать работу по ведению трудовых книжек. При этом он должен назначить своим приказом какое-либо лицо для выполнения таких действий.

    Из этого следует, что вести работу с трудовыми может только работник, который состоит в штате компании. Даже если ведение кадрового учета передано по договору аутсорсинга, работать с трудовыми необходимо своими силами внутри компании.

    Важно! При изменении ответственного лица, все имеющиеся трудовые должны быть переданы по акту приема-передачи. При этом в документе нужно указывать не просто количество документов, а перечислить их владельцев пофамильно.

    Изображение - Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек - образец proxy?url=https%3A%2F%2Fbuhproffi.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F07%2Fword

    Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек образец скачать в формате Word.

    Как правильно составить приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

    Для такого рода распоряжения закон не определяет какой-то обязательной формы. Ответственное лицо для его составления может использовать фирменный бланк компании, либо оформить документ самостоятельно. Но в последнем случае необходимо обеспечить наличие на распоряжении обязательных к применению реквизитов.

    Изображение - Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек - образец proxy?url=https%3A%2F%2Fbuhproffi.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F04%2Fprikaz-otvet-trud-kn1

    Так, в верхней части документа нужно указать название организации, место ее расположения, регистрационные коды, банковские реквизиты.

    Следующим этапом посередине листа записывается название документа «Приказ». Очень часто на следующей строке дается его краткое содержание – например, «О назначении ответственного лица за работу с трудовыми книжками.

    Кроме этого, на документе должны быть проставлены его дата составления, порядковый номер и место оформления (город). Под указанным номером данный приказ в дальнейшем регистрируется в журнале распоряжений по предприятию.

    Изображение - Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек - образец proxy?url=https%3A%2F%2Fbuhproffi.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F04%2Fprikaz-otvet-trud-kn2

    Приказ начинается с вводной части. В ней необходимо указать, во исполнение каких законодательных актов он выпускается.

    Обычно это включает:

    1. п. 45 Правил ведения трудовых книжек;
    2. Постановление №225, которым приняты Правила.

    Дальше идет слово «Приказываю», после чего попунктно перечисляются распоряжения:

    • Назначение работника, с указанием его должности, который будет отвечать за работу с трудовыми книжками;
    • Назначение сотрудника, с указанием должности и доплаты, который будет исполнять данные обязанности при отсутствии первого сотрудника на своем месте (например, во время отпуска либо болезни);
    • Кто будет контролировать выполнение данного распоряжения.

    Изображение - Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек - образец proxy?url=https%3A%2F%2Fbuhproffi.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F04%2Fprikaz-otvet-trud-kn3

    Документ подписывает руководитель организации.

    Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек: как составить, образец

    Закон устанавливает, что пока сотрудник исполняет свои обязанности, его трудовая книжка должна храниться в кадровой службе работодателя. Этот документ относится к бланкам строгой отчетности, а потому очень важно организовать по всем правилам фиксацию их поступления, хранения и выдачи назад сотрудникам. Такой работой занимается определенный человек, которого закрепляет приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

    Изображение - Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек - образец proxy?url=https%3A%2F%2Fi1.wp.com%2Flitebuh.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2019%2F01%2Fprikaz-o-naznachenii-otvetstvennogo-za-vedenie-trudovyh-knizhek

    Все трудовые книжки, которые работники передают на хранение своему работодателю, должны храниться в специально оборудованном месте, защищенном от посторонних лиц. За порчу данных документов либо потерю руководитель и ответственное лицо призываются к ответственности.

    Его сохранность очень важна, поскольку именно в нем фиксируется информация о трудовых периодах, используемая при назначении пенсии по старости.

    Руководитель должен обеспечить условия для исполнения данного требования. А поскольку он должен ежедневно заниматься управлением предприятием, он может выбрать должностное лицо. Оно на основании письменного приказа будет назначено ответственным за работу с трудовыми.

    С назначением такого лица ответственность с директора за исполнение закона не снимается. Но данное лицо будет отвечать за использование и перемещение книжек внутри субъекта бизнеса — работник будет обязан принимать книжки у поступающих на работу, вести их учет, вносить необходимые записи, выдавать книжки при увольнении работников из компании.

    Закон устанавливает, что руководитель должен взять на себя ведение трудовых книжек организации, либо определить стороннее лицо. Это указано в Правилах ведения трудовых книжек.

    Если работник не был назначен, но и сам руководитель не исполняет данные обязанности, это является нарушением. По этой причине согласно КОАП может налагаться денежный штраф, сумма которого может достигать 50 тысяч рублей. Наказание налагается не на конкретное лицо, а в целом на организацию.

    Кроме этого, назначать ответственное лицо должен субъект бизнеса любой формы — как организация, так и предприниматель, у которого есть привлеченные со стороны работники.

    Читайте так же:  Напольная стойка – незаменимый рекламный помощник

    Как правило, предприниматель сам занимается внесением записей в трудовые книжки. В компании закон данную обязанность закрепляет за руководителем, а тот может своим письменным распоряжением определить, что будет ответственный за трудовые книжки.

    Но в любой из выбранных ситуаций руководитель должен однозначно письменно закрепить, кто будет заниматься трудовыми книжками. Обычно этот шаг осуществляется при помощи издания распоряжения.

    Как правило, в крупных компаниях есть отдельная кадровая служба, и из числа ее работников выбирает один или несколько специалистов, которые будут заниматься трудовыми книжками. В небольшой организации этого отдела может не быть. Поэтому. Директор может выбрать такое лицо из бухгалтерии, секретаря, либо иное должностное лицо. Свой выбор он обязательно закрепляет путем оформления приказа.

    В случае, когда поручить оформление трудовых книжек в компании некому, то ответственным лицом считается непосредственно директор.

    Закон закрепляет, что администрация фирмы должна организовать работу с трудовыми книжками. Поскольку должен издаваться приказ, то такие функции должен выполнять именно внутренний работник компании. При этом даже если кадровый учет передан на сторону по договору аутсорсинга, то все равно для работы с трудовыми необходимо выбрать сотрудника из штата организации.

    Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек образец скачать

    Изображение - Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек - образец proxy?url=https%3A%2F%2Fi1.wp.com%2Flitebuh.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F07%2Fword-31

    Скачать образец приказа.

    Как правильно составить приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

    Действующие нормативные акты не закрепляют обязательной для соблюдения формы распоряжения для назначения ответственного на предприятии лица. Для этой цели может применяться фирменный бланк, на котором текст распоряжения располагается в свободной форме.

    Допускается для данного приказа не использовать фирменный бланк организации, тогда нужно учитывать при составлении такого приказа, что он обязательно должен включать все необходимые для этого реквизиты.

    Изображение - Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек - образец proxy?url=https%3A%2F%2Fi1.wp.com%2Flitebuh.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2019%2F01%2Fprikaz-ob-otvetstvenno-za-td1

    В верхних строках приказа отражается наименование хозяйствующего субъекта, а также его адрес, коды присвоенные организации в момент постановки на учет в соответствующих органах. Возможно указание банковских реквизитов.

    Далее отражается наименование распоряжения «ПРИКАЗ», за которым желательно вписывать его заголовок, отражающий в краткой форме содержание этого документа. Это может быть к примеру, «О назначении лица, ответственного за работу с трудовыми книжками».

    Изображение - Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек - образец proxy?url=https%3A%2F%2Fi1.wp.com%2Flitebuh.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2019%2F01%2Fprikaz-ob-otvetstvenno-za-td2

    Приказ обязательно должен содержать номер документа (под ним документ в дальнейшем используется), дату его составления, а также указание места, где распоряжение было подготовлено. Как правило, вписывается наименование населенного пункта.

    Дальше следует вводная часть распоряжения, в которой необходимо отразить ссылку к нормативно-правовому акту.

    Здесь можно указывать следующие реквизиты документов:

    • п. 45 Правил ведения трудовых книжек;
    • Постановление №225.

    После этого проставляется слово «Приказываю», за которым следует перечисление распоряжений руководства компании:

    1. Назначить сотрудника компании в качестве ответственного лица с отражением его полных личных данных, а также занимаемой должности.
    2. Указание лица, которое при отсутствии ответственного сотрудника , возьмет на себя исполнение этих обязанностей. Здесь также следует фиксировать полные его Ф.И.О., а также занимаемую в компании должность.
    3. Назначение ответственного лица, в обязанности которого вменяется осуществление контроля за исполнением данного распоряжения руководителя компании.

    Составленный приказ подлежит обязательному визированию директором компании.

    Изображение - Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек - образец proxy?url=https%3A%2F%2Fi1.wp.com%2Flitebuh.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2019%2F01%2Fprikaz-ob-otvetstvenno-za-td3

    Далее все работники, упоминание которых производилось в распоряжении, должны подтвердить свое ознакомление с содержанием этого документа, путем проставления своих подписей. Здесь же расшифровываются их Ф.И.О. и указывается дата данного события.

    Приказ о назначении ответственного лица за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (пример)

    Тип документа: Приказ

    Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

    Размер файла документа: 2,1 кб

    Общество с ограниченной ответственностью “Луч” (ООО “Луч”)

    В соответствии с требованиями п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 “О трудовых книжках”, и введением в штатное расписание должности специалиста по кадрам

    1. Назначить ответственной за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек специалиста по кадрам Петрову П.П.

    2. При отсутствии Петровой П.П. ответственный за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек назначается приказом директора.

    3. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

    Занесено в базу

    Внесены исправления в

    У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

    Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите “Спасибо”, это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

    Приказ об ответственном лице за ведение трудовых книжек

    Приказ об ведение трудовых книжек и назначении ответственных за это лиц является обязательным для всех работодателей

    Это обязательный приказ, который каждая организация должна быть готова предъявить проверяющим, называется «О лице, ответственном за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек».

    Читайте так же:  Закон об отпуске лекарственных средств по рецепту 2019

    Его наличие предусмотрено пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства от 16.04.2003 года № 225.

    В этом случае делить ответственность между несколькими сотрудниками нельзя, поэтому работник в приказе может быть указан только один. Если он уволился или не может больше исполнять эти обязанности по другим причинам, нужно издать новый приказ.

    Его отсутствие — серьезное нарушение, за которое по статье 5.27 КоАП РФ размер штрафа может достигать 50 000 рублей. При этом штрафуют не должностное лицо, а саму организацию.

    13.08.2019 № 25 г. Москва

    О назначении лица, ответственного за покупку,
    ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них

    В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225,

    Назначить ответственной за покупку, ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них специалиста отдела кадров Жемчугову Т.Б. с 15.08.2019.

    Во время отсутствия Жемчуговой Т.Б. обязанность по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на начальника отдела кадров Бирюзову В.М.

    Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Бирюзову В.М.

    Генеральный директор Алмазов С.В. ___________________

    Приказ о назначении ответственного лица за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (образец заполнения)

    Общество с ограниченной ответственностью “Луч” (ООО “Луч”)

    В соответствии с требованиями п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 “О трудовых книжках”, и введением в штатное расписание должности специалиста по кадрам

    1. Назначить ответственной за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек специалиста по кадрам Петрову П.П.

    2. При отсутствии Петровой П.П. ответственный за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек назначается приказом директора.

    3. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

    Источник – “Кадровая служба и управление персоналом предприятия”, 2009, № 6

    Примерная форма приказа о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них (подготовлено экспертами компании “Гарант”)

    Приказ
    о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них

    [ число, месяц, год ]

    В соответствии с пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 “О трудовых книжках”, приказываю:

    1. Назначить ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них [ должность, Ф. И. О. ] с [ число, месяц, год ].

    2. На период отсутствия [ должность, Ф. И. О. ответственного ] обязанность по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним возлагается на [ должность, Ф. И. О. ].

    3. Контроль за исполнением приказа возлагаю на [ должность, Ф. И. О. ].

    [ должность, подпись, инициалы, фамилия руководителя ]

    С приказом ознакомлен:

    [ должность, подпись, инициалы, фамилия ]

    Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

    Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

    Примерная форма приказа о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них

    Разработана: Компания “Гарант”, август 2017 г.

    Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

    Трудовая книжка на сегодняшний день является практически самым важным документом, который подтверждает рабочий стаж гражданина при оформлении пенсии. Поскольку данный документ при приеме на работу передается на хранение работодателю, последний обязан надлежащим образом организовать работу по учету, хранению, заполнению и выдаче. В соответствии с пунктом 45 Правил от 16.04.2003г. № 225 работодателем издается приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

    Изображение - Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек - образец proxy?url=https%3A%2F%2Fhr-portal.ru%2Fimg%2Fop%2Fnado-li-vnosit-zapis-v-trudovuju-knizhku-o-perevode-s-odnoj-dolzhnosti-na-drugu

    По общему правилу вся ответственность за соответствующую организацию работы по учету, хранению и оформлению документов строгой отчетности возлагается на руководителя. Также законодатель устанавливает, что внутри организации за сохранность и учет книг, их своевременное и достоверное оформление, должен отвечать определенный сотрудник. Соответствующий приказ на ответственного за ведение трудовых книжек издается руководителем.

    Порядок назначения ответственного за учет и заполнение трудовых книжек.

    При функционировании разветвленной сети структурных подразделений на предприятии, как правило, работает кадровая служба. Данный отдел занимается комплектованием организации кадрами, оформлением всей документации, относительно приема и увольнения сотрудников. Указанные бумаги хранятся в отделе кадров предприятия и выдаются на руки владельцу только лишь в случае увольнения.

    Но несмотря на присутствие специального структурного подразделения, с целью соблюдения требований законодательства, руководителю предприятия следует издать приказ о назначении ответственного за трудовые книжки.

    Читайте так же:  Увольнение работника с работы

    Общество с ограниченной ответственностью «Мелодия»

    10 марта 2014 года №35

    В соответствии с пунктом 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225

    1. Назначить ответственным лицом за ведение, учет и выдачу трудовых книжек начальника отдела кадров Иванову К.Б.
    2. Контроль исполнения оставляю за собой.

    Генеральный директор Соломин А.Б. Соломин

    На практике часто случаются ситуации, когда назначенный приказом ответственный за ведение трудовых книжек отсутствует на рабочем месте по причине:

    • командировки>
    • отпуска>
    • временной нетрудоспособности>
    • увольнения>
    • иной уважительной причине.

    При возникновении указанных обстоятельств, полномочия необходимо официально передать другому сотруднику. Во время оформления указанной передачи полномочий, также должен быть оформлен новый приказ об ответственных за ведение трудовых книжек. Сама передача бумаг должна происходить по акту.

    Приступая к работе, новому кадровому работнику необходимо:

    1. Принять по соответствующему акту документы сотрудников, которые хранятся в кадровой службе>
    2. Проверить сохранность и правильность заполнения книги учета движения книг и вкладышей в них>
    3. Проверить сохранность и наличие соответствующих бумаг>
    4. Проверить запас бланков>
    5. При выявлении фактов недостачи или отсутствия отдельных документов необходимо выяснить причины их отсутствия>
    6. Для розыска пропавших документов создается комиссия. Результаты работы комиссии оформляются актом, в котором описываются проведенные мероприятия и сделанные выводы.

    На работодателя возлагается обязанность организовать надлежащим образом работу предприятия в данном направлении. Уполномоченное лицо отвечает за своевременность, правильность и достоверность внесения сведений.

    Нужно ли составлять приказ о назначении ответственного за трудовые книжки — пример оформления

    Трудовая книжка — это основной документ каждого трудящегося, который подтверждает периоды работы владельца.

    При устройстве в новую организацию работник сдает свою книжку вместе с прочей документацией о себе, она хранится у работодателя в течение всего периода работы в данной компании.

    Работодатель обязан организовать должное хранение, для этого функции по учету и ведению документов возлагается на сотрудника предприятия. Для этого цели составляется приказ, пример которого можно посмотреть ниже.

    Существуют Правила ведения трудовых книжек, согласно которым, работа по заполнению, хранению и учету данной документации ложится на плечи работодателя. Руководитель организации должен назначить сотрудника, с которого при необходимости будет спрос за документы сотрудников.

    На такого сотрудника возлагается контроль за трудовыми, обеспечение нормальных условия для хранения, в которое нет доступа третьим лицам.

    Трудовые никому не выдаются на протяжении всего периода хранения, если работник для каких-либо целей нужен данный документ, то выписывается заверенная копия. Исключением является случай предоставления трудовой в ПФР для оформления пенсии, по этой причине ответственный может выдать под расписку оригинал книжки.

    Ответственные за книжки должен заполнять учетную документацию, в частности, заполнять книгу учета, а также выполнять иные функции, связанные с движением трудовых.

    Приказ составляется в свободной форме, так как унифицированного бланка нет.

    Можно составить документ на обычном листе бумаги или фирменном бланке предприятия.

    Традиционно заполняется шапка распорядительного бланка информацией об организации, номере и дате издания приказа, а также месте его оформления.

    Документ получает наименование и заголовок — о чем он (о назначении ответственного лица за ведение (работу) с трудовыми книжками).

    Далее указывается причина оформления — здесь следует сослаться на п.45 Правил ведения, где говорится о том, что на работодателя возлагается контроль за полученными от работников книжками.

    Далее указывается непосредственно распоряжения руководителя (после слова «приказываю»):

    • назначить сотрудника организации ответственным лицом за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек персонала — как правило, выбирается человек, имеющий достаточные знания о порядке учета рассматриваемых документов, например, сотрудник кадровой службы;
    • назначить замещающее лицо, которое будет исполнять функции ответственного в периоды отсутствия последнего;
    • размер доплаты, если назначение это предполагает;
    • назначить лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

    Указанные распоряжения заверяются подписью руководителя, после чего по мере ознакомления назначенных лиц с содержимым приказа последние ставят свои ознакомительные подписи либо внизу бланка приказа или на отдельном ознакомительном листе.

    Приказ подлежит регистрации в журнале для документации по основной деятельности, где ему присваивается номер.

    Изображение - Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек - образец proxy?url=https%3A%2F%2Fblankived.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F03%2Fskachat-e1489835727956

    Образец приказа об ответственном — скачать.

    Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

    Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

    Изображение - Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек - образец proxy?url=https%3A%2F%2Fazbukaprav.com%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F06%2F1178_telephone-1+7 (499) 653-60-72 доб.445 – Москва – ПОЗВОНИТЬ

    +7 (812) 426-14-07 доб.394 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬ

    +7 (800) 500-27-29 доб.849 – Другие регионы – ПОЗВОНИТЬ

    Изображение - Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек - образец 2699956
    Автор статьи: Павел Кудинов

    Здравствуйте! Меня зовут Павел. Я уже более 6 лет работаю в сфере юридических консультаций. Считая себя профессионалом, хочу научить всех посетителей сайта решать возникающие вопросы. Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны с целью донести в доступном виде всю требуемую информацию. Однако чтобы применить все, описанное на сайте всегда необходима  консультация с профессионалами.

    Обо мнеОбратная связь
    Оцените статью:
    Оценка 4.4 проголосовавших: 7

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here