Правила ведения и заполнения трудовых книжек

Сегодня предлагаем ознакомиться с темой: "правила ведения и заполнения трудовых книжек". Мы постарались полностью раскрыть тему. Если у вас возникнут вопросы, то вы можете задать их в комментариях после статьи или нашему дежурному юристу.

В трудовой книжке отражается вся трудовая биография человека. Внесение в нее записей, а также хранение и выдача ее работнику при увольнении строго регламентируются законодательством РФ в 2016 году, и необходимо следовать этим правилам ведения трудовых книжек.

Законодательное регулирование вопросов трудовых книжек

Начинающему кадровику или бухгалтеру, впервые столкнувшемуся с трудовыми книжками работников, непременно нужно знать, какими нормами закона регулируется обращение с ними.

Главная из них — это статья 66 Трудового кодекса РФ. На ее основании изданы Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) (далее – Правила), а также Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. N 69) (ниже по тексту – Инструкция).

Правила ведения и хранения трудовых книжек практически неизменны на протяжении последних тринадцати лет.

Это главный документ о трудовой деятельности работника.

Она имеет большое значение для подсчета стажа трудящегося (общего, специального, страхового и пр.), а также для подтверждения имеющегося опыта при приеме на работу. Для работодателя может быть важна информация об увольнении работника с предыдущего места (причина и дата), отраженная в этом документе.

Трудовые книжки обязаны вести на каждого из своих работников (исключая совместителей), проработавших более пяти дней, все работодатели, кроме работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.

Туда заносится следующая информация о работнике и его труде:

  • о выполняемой им работе (приеме на работу по конкретной должности (профессии) в определенное подразделение);
  • о переводах на другую постоянную работу внутри организации;
  • об увольнении работника с указанием в качестве основания пункта и статьи ТК РФ;
  • о награждениях и поощрениях за успехи в работе.
Нет видео.
Видео (кликните для воспроизведения).

Информация о наложенных на работника дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку не вносится, если только этим взысканием не является увольнение (ч. 1 ст. 192 ТК РФ).

Трудовая книжка представляет собой бланк установленной Правилами формы с соответствующими степенями защиты с указанием серии и номера объемом 20 разворотов, страницы которого пронумерованы и имеют разделы, куда вносятся записи соответствующего вида (сведения о работнике (так называемый титульный лист), сведения о работе, сведения о награждениях).

Если разделы «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» закончились, то заводится вкладыш в трудовую книжку. К его бланку, форме и ведению предъявляются требования, аналогичные требованиям к самой трудовой книжке.

На работодателя возложена обязанность иметь постоянный запас необходимого количества бланков трудовых книжек и вкладышей в них (п. 44 Правил).

Бланки трудовых книжек и вкладышей должны приобретаться работодателем централизованно у официальных распространителей, уполномоченных ГОЗНАКом (их список публикуется на сайте ГОЗНАКа).

Подобные бланки можно встретить в магазинах канцтоваров и киосках, торгующих печатной продукцией для населения, но такая продажа не является законной. Поскольку не существует никаких гарантий их подлинности и соответствия требованиям нормативных актов, требовать у вновь принимаемого работника иметь на руках приобретенный в киоске бланк работодатель не имеет права. Более того, неправомерно принимать его от работника для дальнейшего заполнения, и мы не рекомендуем этого делать во избежание дальнейших проблем.

Бланк трудовой книжки можно проверить на подлинность путем сравнения соответствия серии и номера году выпуска, а также форме, установленной тем же Постановлением Правительства, что утвердило Правила.

Как принятые от работников трудовые книжки, так и их чистые бланки и вкладыши подлежат строгому учету при хранении у работодателя (об этом говорит раздел шестой Правил).

Для этих целей обязательно ведутся журналы учета по установленным формам:

  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Обе эти книги должны быть обязательно прошнурованы и пронумерованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью (опломбированы) – об этом говорится в п. 41 Правил.

Приходно-расходная книга по учету бланков ведется бухгалтерией организации, и в ней отражаются все операции получения и расходования бланков трудовой книжки (вкладыша в нее) с указанием серии и номера бланка.

Книга учета движения трудовых книжек ведется кадровиками. В ней записывается информация о приеме и выдаче при увольнении всех трудовых книжек работников и вкладышах в них как принятых от работников при поступлении на работу, так и выданных работникам вновь. При этом в книге учета обязательно указываются их серия и номер, а также проставляется подпись работника о получении трудовой книжки на руки при увольнении.

Должностное лицо организации, отвечающее за трудовые книжки

Закон прямо обязывает работодателя надлежаще организовать работу с трудовыми книжками.

Строгий учет этих документов в организации предполагает наличие специально уполномоченного должностного лица – лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Назначается такое лицо приказом или распоряжением работодателя. Обычно такую ответственность возлагают на конкретного работника кадровой службы или бухгалтера, непосредственно занимающегося трудовыми книжками.

Приказ издается в произвольной форме, его формулировка может выглядеть, к примеру, так: «Назначить инспектора отдела кадров Петрову Анну Николаевну лицом, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек». Проставляются номер приказа, дата, а также ФИО, должность и, разумеется, подпись руководителя.

Процедуре внесения записей в трудовые книжки работников придается очень большое значение, поэтому они должны вноситься строго по установленным правилам.

Порядку ведения трудовых книжек посвящена упомянутая выше Инструкция, содержащая нормы по ведению трудовых книжек.

В Инструкции регламентируются все возможные этапы заполнения этого документа, начиная с того, как правильно вносить сведения о работнике (на титульном листе), записи о работе и переводах, награждениях и поощрениях, увольнении, признании записи недействительной, и заканчивая вопросами оформления дубликата.

Следует отметить, что с момента издания Инструкции кардинальных изменений в нее не вносилось. Поэтому Инструкция по ведению трудовых книжек в 2015-2016 годах никакими особенностями по сравнению с прошлыми периодами не отличается.

Поскольку бланк трудовой книжки является документом строгой отчетности, а заполненная трудовая книжка также содержит и персональные данные работника, закон возлагает на работодателя обязанность правильно ее хранить.

Читайте так же:  Порядок переноса отпуска в связи с больничным

Об учете трудовых книжек в специальных книгах мы говорили выше, теперь скажем, собственно, об их хранении.

Ни ТК РФ, ни Правила, ни Инструкция не содержат норм о том, в каких местах должны храниться трудовые книжки. То есть особых правил хранения для трудовых книжек не установлено.

Поэтому следует обратиться к нормам о документообороте (действующему до настоящего времени “TEXT о документах и документообороте в бухгалтерском учете”, утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105).

Таким образом, хранение трудовых книжек должно осуществляться способом, обеспечивающим их сохранность и недопущение к ним посторонних лиц.

У работодателя хранятся постоянно трудовые книжки всех штатных работников, кроме совместителей.

Выдаются на руки они только при увольнении работника (прекращении с ним трудового договора по любым причинам), либо на время для представления в органы социального страхования (обеспечения) согласно ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника.

Возможны ситуации, когда трудовые книжки умерших работников остаются у работодателя.

Согласно п. 37 Правил в случае смерти работника трудовая книжка (с внесенной в нее записью о прекращении трудового договора по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ) выдается на руки одному из его родственников под расписку в книге учета движения трудовых книжек либо высылается почтой по письменному заявлению одного из родственников.

Нет видео.
Видео (кликните для воспроизведения).

То есть работодателю следует известить родственников такого работника о необходимости получить его трудовую книжку или дать согласие на пересылку ее по почте.

Если по каким-то причинам трудовая книжка умершего работника так и осталась у работодателя, то она должна храниться в организации постоянно до возможного ее востребования родственниками.

Срок хранения трудовых книжек, которые не были востребованы, составляет 75 лет (п. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже.

В настоящее время на территории Российской Федерации применяются трудовые книжки нового образца (введены в действие в 2004 г.), а также ранее установленных образцов, которые обладают одинаковой силой и обмену на новые не подлежат.

Трудовые книжки, вкладыши в них, бланки подлежат учету в организации (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Для этих целей утверждены следующие книги, которые обязаны вести работодатели:

1) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Ведется бухгалтерией организации. В приходно-расходную книгу вносятся сведения об операциях по получению и расходованию бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. Кроме количества бланков трудовой книжки в приходно-расходной книге следует указывать их серию и номер;

2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется:

– кадровой службой организации

– либо другим подразделением, в котором оформляется прием и увольнение работников.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предназначена для регистрации полученных трудовых книжек и вкладышей в них от работников при приеме на работу, при увольнении, а также при оформлении дубликатов или заведении новых трудовых книжек или вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Так как бланки трудовой книжки и вкладыша в нее относятся к бланкам строгой отчетности, то они должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если данная работа является для работника основной.

Это требование распространяется на работодателей – юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Исключение из этого правила составляют работодатели – физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями.

Они не вправе делать записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки лицам, принимаемым на работу впервые.

Язык, на котором ведется трудовая книжка, – государственный язык РФ, то есть русский.

Если на территории республики в составе РФ установлен свой государственный язык, то трудовую книжку на ее территории можно вести на двух указанных языках одновременно.

Внесенные в трудовую книжку записи должны быть продублированы в личной карточке работника (например, по унифицированной форме N Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

С каждой такой записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись.

Записи во все разделы трудовой книжки вносятся перьевой, гелевой ручкой или ручкой-роллером. При этом можно использовать чернила (пасту, гель) черного, синего или фиолетового цвета.

Даты во всех разделах трудовой книжки указываются следующим образом: число и месяц – двузначными, год – четырехзначными арабскими цифрами (например, 25.10.2017).

В записях не допускается сокращений слов.

Нумерация в каждом из разделов трудовой книжки сквозная и должна иметь свой порядковый номер.

Порядок внесения исправительных записей в трудовую книжку

При внесении неправильной записи в разделы “Сведения о приеме на работу” или “Сведения о награждении” зачеркивать запись нельзя.

В данном случае необходимо признать ее недействительной, а после этого внести верную запись.

Например, если надо изменить запись о приеме на работу в разделе “Сведения о работе” после последней записи в данном разделе указывается следующий порядковый номер, дата внесения записи, а в графе 3 делается запись: “Запись за таким-то номером недействительна”.

После этого делается правильная запись: “Принят по такой-то профессии (должности)” и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) нанимателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении.

Например, при изменении формулировки причины увольнения в организации делается запись: “Запись за номером таким-то недействительна, уволен, новая формулировка”.

Читайте так же:  Что делать если работодатель не хочет подписывать заявление об увольнении

В графе 4 указывается ссылка на приказ (распоряжение) нанимателя об изменении формулировки причины увольнения.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме “Зарплата и кадры”.

Все документы о стаже работников должны заполняться по определенным правилам. Трудовая книжка имеет особое значение для работника, ведь она отражает его профессиональный путь, по сути – это служебная биография, ведь здесь есть отметки обо всех этапах деятельности гражданина. Правила ведения трудовых книжек в РФ 2019 года (то есть, действующие на настоящий момент), содержатся в утверждены Постановлением Правительства в 2003 году.

Основная функция вполне очевидна, в Российской Федерации трудовая книжка служит основным доказательством стажа (как трудового, так и страхового) гражданина, без чего невозможно оформление пенсии и начислений пособий по социальному страхованию. Также данный документ необходим:

  • для отражения данных обо всех изменениях в деятельности сотрудника, о переводах и занимаемых должностях;
  • для фиксации сведений о причинах увольнения с мест работы;
  • для учета награждений.

Это очень важные сведения, которые впоследствии могут найти отражение только в единственном экземпляре (при ликвидации предприятия, например). Поэтому работодатель должен обеспечить грамотное заполнение бланка документа со всей ответственностью квалифицированными сотрудниками. Об этом подробнее дальше.

Основные правила заполнения и оформления содержит инструкция по ведению трудовых книжек; 2019 год пока, по прогнозам, не должен привести к серьезным изменениям в установленном законом порядке. Изготовлением занимаются различные типографские организации, бланк так и называется «трудовая книжка». Все записи вносятся только работодателем.

Содержание и правила

Номер по порядку

Должен быть у каждой записи

Арабскими цифрами по форме хх.хх.хххх (день, месяц, год)

Черный, фиолетовый или синий, могут быть использованы шариковая, гелевая и перьевая ручки

Не используются, все записи должны быть аккуратными и читаемыми

Русский или иной официальный язык (в республиках РФ)

Строгое соответствие записи приказу

Записи о приеме на работу, увольнении, переводе или смене должности, места работы, об изменении квалификации, награждении сотрудника вносятся в точном соответствии с приказом, обязательно следует указать номер и дату приказа

Для работника, трудящегося более 5 дней, заведение трудовой книжки обязательно. Если у работника она первая, работодатель должен обеспечить оформление документа не позднее 7 дней после начала сотрудником деятельности на предприятии

Ознакомление работников и заверение

Со всеми записями необходимо работника ознакомить под роспись в личной карточке, где записи дублируются

Зачеркивание или иное исправление не допускается (в зависимости от раздела), вместо этого вносится дополнительная запись, где указывается, какие сведения признаются недействительными, после чего вносится правильная информация

Ведение трудовых книжек и записи в них, таким образом, производятся по строго установленным правилам, которые касаются и оформления титульного листа. Он заполняется первым работодателем, и правильность внесения информации заверяется подписью работника.

Сведения, указываемые в титульном листе:

  • фамилия, имя и отчество в полном соответствии с паспортом гражданина РФ. Если фамилия меняется за время работы, производится исправление, при этом старая фамилия зачеркивается;
  • дата рождения;
  • данные об образовании вносятся на основании предоставляемого сотрудником документа об образовании. Если гражданин получает дополнительное образование, информация о нем вносится без каких-либо исправлений старых данных;
  • специальность указывается в именительном падеже;
  • дата заполнения;
  • подпись ответственного за заполнение лица с расшифровкой, подпись владельца.

Алгоритм действий, общие правила:

  • в первую очередь в третьей графе указывается наименование организации — как полное, так и сокращенное, либо ставится штамп предприятия;
  • затем ниже в первой графе ставится порядковый номер записи, во второй — дата приема работника;
  • в третьей графе фиксируется, что гражданин принят в отдел, подразделение на соответствующую должность;
  • обязательно в четвертой графе указывается дата фиксации сведений и данные приказа.

При переводе в другую организацию сначала вносится информация об увольнении, затем о приеме в другую компанию. При переводе внутри предприятия просто фиксируются сведения о переводе с перечислением данных по указанному выше алгоритму, только в третьей графе будет содержаться информация о переводе на новую должность (постоянный перевод).

При оформлении увольнения особое внимание следует уделить заполнению третьей графы. Она должна быть заполнена в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иметь ссылку на соответствующую статью ТК РФ. При оформлении увольнения заверяются все сделанные ранее записи ответственным на предприятии лицом, ставится печать организации, и увольняемый сотрудник тоже знакомиться с записями, что также должно быть удостоверено его подписью с расшифровкой.

Изображение - Правила ведения и заполнения трудовых книжек trud-knizhka

Внесение информации осуществляется по установленному алгоритму в предназначенном для этого месте. Ведение раздела производится по общим правилам. Сначала пишется полное и сокращенное наименование компании, ниже в графе первой ставится номер записи, в третьей графе расшифровывается, за что награждается гражданин и какова награда. Указание на приказ о награждении также обязательно.

Правила ведения и хранения трудовых книжек установлены законодателем, задача работодателя не сводится только к правильному заполнению, обеспечение сохранности этого важного документа также чрезвычайно важно.

Установлено, что трудовые книжки должны храниться в специально отведенном, надежном месте. Обычно для этого выбирается лоток или ящик в железном шкафу или сейфе. Обязательно оформляется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, и назначается ответственный за ее ведение сотрудник отдела кадров.

Копия трудовой книжки необходима для предоставления в уполномоченные органы с целью подтверждения стажа. Правильным образом заверенная копия является документом, свидетельствующим о трудовой занятости гражданина.

Как получить и заверить копию:

  • сначала снимаются копии со всех страниц документа, содержащих записи;
  • копии заверяются уполномоченным сотрудником организации;
  • копию подписывает начальник отдела кадров, для внутренних документов пишется «верно», ставится дата заполнения, визирует листы ответственное лицо, при этом обязательно указание на его должность и печать или штамп;
  • на копиях для других организаций необходимо обязательно указать место хранения оригинала.

Дубликат — это документ, имеющий такую же силу, как и утраченный оригинал. Фактически это повторно выданная трудовая книжка. Он выдается в соответствии с правилами ведения и оформления трудовых книжек. Гражданин пишет заявление об утрате документа по последнему месту работы и просит выдать дубликат. Заполняется по общим правилам.

Если гражданин уже трудился в другой организации, то в дубликате в графе третьей указываются данные о стаже до момента поступления в данную организацию. Они приводятся в общем виде, рассчитывается стаж без указания должности и предприятия, в том случае, если он подтвержден соответствующими документами. Затем стаж расшифровывается на основании письменных доказательств об осуществляемой деятельности, с указанием названия организации-работодателя, дат приема на работу, увольнения, перевода, наименований должности и отдела, квалификации и профессии, специальности, при этом в четвертой графе указываются предоставленные документы.

Читайте так же:  Закончилась трудовая книжка что делать

Если есть данные о переводе внутри организации, это также фиксируется. Затем указывается дата увольнения во второй графе, а в третьей — причина. Если в представленных работником бланках нет всех требуемых данных, вносятся только те, которые в них имеются. Обязательно специалисты отдела кадров снимают копии справок, оригиналы возвращают гражданину. Работодатель по мере возможности оказывает содействие в получении доказательства стажа.

Вкладыш оформляется также по указанной инструкции о ведении и составлении трудовых книжек. Он заполняется, когда в основном бланке уже на осталось места (надо учесть, что ведение сведений о работе в разделе, предназначенном для ведения сведений о награждениях, не допускается). Он имеет аналогичную основному документу юридическую силу, но без основного бланка недействителен. Отметка об оформлении вкладыша должна обязательно содержаться в основном документе. Вкладыш вшивается в трудовую книжку.

Записи об увольнении делаются в последний рабочий день, и в этот же день документ о стаже должен быть выдан на руки человеку, заполненный в соответствии со всем установленными правилами его оформления и ведения. Если гражданин не явился за ним, необходимо послать ему уведомление о том, где и когда его можно будет впоследствии получить. Гражданин может дать согласие на отправление ее по почте на определенный адрес. Хранится трудовая книжка 75 лет.

Инструкция по заполнению трудовых книжек и их ведению

В законодательстве Российской Федерации существует несколько правовых актов, содержащих инструкции по заполнению трудовых книжек (далее – ТК ), их ведению и хранению. Правила ведения включают в себя, прежде всего, требования к оформлению записей в данном документе. Рассмотрим эти требования.

В настоящий момент в обороте делопроизводства имеются ТК трех видов. Это книжки 2004, 1973 и 1938 годов выпуска. Независимо от года выпуска, правовой статус этих документов не изменился, поэтому менять их на книжки нового образца не нужно.

Российское законодательство посредством правовых актов, предъявляет определенные требования к ведению, заполнению и хранению трудовых книжек граждан.

Изображение - Правила ведения и заполнения трудовых книжек trudovaya-knizhka-avtor-2

Правила внесения записей:
  • Согласно правилам заполнения, вся информация записывается аккуратным почерком шариковой или гелевой ручкой, содержащей светостойкие и водостойкие чернила черного, синего или фиолетового цвета. Это защищает написанную информацию от повреждения. Необходимость данной меры обусловлена тем, что срок использования трудовой книжки достаточно большой (до 75 лет), а информация, отраженная в ней, представляет ценность.
  • Также, согласно Инструкции по правильному заполнению и ведению, в данном документе неприемлемо сокращения слов. Такие слова как «приказ», «распоряжение», «пункт» и т.д. вносятся полностью, независимо от желания и возможностей специалиста. Этим требованием специалисты отдела кадров, иногда, пренебрегают, нарушая тем самым правила заполнения трудовых книжек.
  • Одним из условий по правильному заполнению и, является необходимость пронумеровать каждую запись. Специалист, заполняющий трудовую книжку, должен в определенной, предназначенной для этого графе, указать порядковый номер каждой записи.

Изображение - Правила ведения и заполнения трудовых книжек trudovaya-knizhka-avtor-3-300x170Несмотря на многонациональность нашей родины, инструкция по ведению трудовых книжек обязывает заполнять документ на русском языке. Республики, входящие в состав Российской Федерации, имеют права дублировать записи на своем языке, если он признан для данной территории официальным.

Как правильно заполнить трудовую книжку, или состав записей:

  • Запись сведений о работнике. В документе отражаются следующие персональные данные владельца: ФИО, дата его рождения, информация о его образовании, профессии, специальности.
  • Запись сведений о стаже. Это наиболее объемная информация документа, содержит данные об обязанностях сотрудника, переводе на другую работу или должность, увольнение, присвоение нового разряда, повышении квалификации. Помимо этого, отражается информация о времени учебы, о прохождении службы в рядах российской армии, об отбывании наказания. Данные сведения размещаются в соответственной графе, как показано на образце в конце статьи.

Как заполнить раздел записей сведений о награждениях работника? Для отражения этой информации выделен специальный раздел: «Сведения о награждении». Вся история рабочей доблести нашла свое отражение на страницах данного документа: государственные награды, присвоение почетных званий, почетные грамоты, награждение нагрудными знаками, дипломами, другие виды поощрении.

  • Сведения, вносимые в документ должны быть максимально полными и включать в себя: порядковый номер, дату внесения записи, ссылку на документ – основания
  • Информация, внесенная в документ, должна отражать истинное положение дел.
  • Персональные данные работника (ФИО), согласно Инструкции по правильному заполнению, вносится в именительном падеже. Не допускается сокращения данной информации, замены ее инициалами.
  • Даты пишутся полностью, арабскими цифрами, при этом, используется двухзначное обозначение дней и месяцев (09, а не 9) и четырехзначное обозначение года (2003 г., а не 03 г.).
  • На титульном листе ставится разборчивая подпись ответственного лица, и заверяется печатью.
  • При выдаче дубликата, сверху титульного листа ставятся соответственные записи. Они могут быть написаны от руки, либо проштампованы.
  • Внесение записей в ТК работника обязательно только для тех сотрудников, для которых данное предприятие – основное место работы.
  • Руководитель предприятия обязан трудоустроить сотрудника и, соответственно внести запись в ТК, если его стаж более пяти дней.
  • При оформлении отношений с работодателем посредством договора, вносить записи в ТК работника нет необходимости.

Изображение - Правила ведения и заполнения трудовых книжек trudovaya-knizhka-avtor-4

Примите к сведению:
  1. Правильное заполнение предусматривает, что этот документ заводится сотруднику работодателем на предприятии, являющемся для него первом месте работы. Заполняется документ в присутствии его будущего владельца не позднее семи дней с момента устройства на работу. Независимо от лица, оформлявшего данный документ, ответственность за правильное заполнение и ведение, несет руководитель предприятия.
  2. Бланки предыдущих годов выпуска имеют такую же юридическую силу, как и нового, и не подлежат обмену. Однако, заполнять их необходимо в соответствии с новыми требованиями.
  3. В период рабочей деятельности формуляр хранится у работодателя как документ строгой отчетности. Руководитель предприятия несет полную ответственность за хранение и ведение документа.
  4. В случае прекращения с работником отношений, вносится запись об увольнении, и документ выдается на руки в этот же день. Если произошла задержка выдачи по вине работодателя, тогда изменяется дата увольнения.
Читайте так же:  Ведение консолидированной бухгалтерской отчетности предприятия

Трудовая книжка – это юридический документ, отражающий весь трудовой путь владельца. Она в некотором роде является лицом работника, поэтому правила оформления трудовой книжки следует строго соблюдать.

Какие нормативно-правовые акты регулируют порядок ведения и заполнения трудовых книжек?

Понятие и основные положения о целях и порядке ведения трудовых книжек даны в ст. 66 ТК РФ.

Правительством РФ, Министерством труда РФ и Министерством финансов РФ приняты нормативно-правовые акты, подробно регламентирующие данный правовой институт:

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (с изм. от 6 февраля 2004 г.) (далее — Правила);

Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 (далее — Инструкция);

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденный приказом Минфина РФ от 22 декабря 2003 г. № 117н.

Дата введения в действие трудовых книжек нового образца, форма которых утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, — 1 января 2004 г. (п. 2 постановления № 225).

В новом законодательстве о порядке ведения и хранения трудовых книжек прежние положения уточнены и дополнены в связи с принятием ТК РФ. Инструкция повторяет основные моменты Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, введенной постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162 (указанное постановление ныне не действует). Это сделано в интересах работников кадровых служб, так как кардинальные изменения могли бы привести к многочисленным ошибкам при заполнении трудовых книжек.

Нужно ли книжки старого образца заменять новыми?

Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат (абз. 2 п. 2 постановления № 225).

Следует ли заполнять трудовые книжки старого образца по новым правилам?

Трудовые книжки старого образца надо заполнять по новым правилам. Это следует из того положения, что старые законодательные акты отменены и вступили в силу новые.

Вместе с тем остались некоторые вопросы, связанные с таким переходом. Например, если утеряна книжка старого образца, дубликат должен быть нового образца или старого? Если книжка старого образца полностью заполнена, вкладыш должен быть старого или нового образца? Представляется, что и в первом, и во втором случае необходимо заводить документы нового образца, потому, что старые просто не будут официально тиражироваться.

Каковы условия ведения трудовых книжек?

Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, если работа в этой организации является для работника основной (ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил), т.е. существуют два условия:

1. Данная организация является для работника основным местом работы, а не местом работы по совместительству.

2. Работник проработал в этой организации свыше пяти дней.

В случае если работник заключает не трудовой, а гражданско-правовой договор (договор подряда и т.п.), трудовая книжка на него не заводится, записи в трудовую книжку не производятся.

Имеют ли право вести трудовые книжки работодатели — физические лица, в том числе индивидуальные предприниматели?

Работодатель — физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые (п. 3 Правил). Данная норма соответствует положениям ст. 309 ТК РФ.

Документом, подтверждающим время работы у работодателя — физического лица, является письменный трудовой договор, подлежащий согласно ст. 303 ТК РФ регистрации в соответствующем муниципальном органе.

Трудовой стаж работников, работающих у работодателей — физических лиц, может подтверждаться справками, расчетными книжками, лицевыми счетами и ведомостями на выдачу заработной платы, а также справками об уплате страховых взносов в Пенсионный фонд РФ, выданными соответствующими отделениями Пенсионного фонда РФ. С момента введения в действие Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования» время работы у работодателей — физических лиц может быть также подтверждено документами персонифицированного учета.

Индивидуальные предприниматели и до принятия ТК РФ не имели права вести трудовые книжки лиц, работающих у них по трудовому договору. Разъяснения по данному вопросу давались в ряде официальных актов Министерства труда РФ, например в письме Минтруда РФ от 4 февраля 1997 г. № 28-6.

Каковы основные требования по ведению трудовых книжек?

Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики (п. 6 Правил).

Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными) (абз. 1 п. 1.1 Инструкции). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г., в трудовой книжке делается запись: «05.09.2003».

Записи производятся аккуратно перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета (абз. 2 п. 1.1 Инструкции).

Записи производятся без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п. (п. 11 Правил, абз. 2 п. 1.1 Инструкции).

Все записи в трудовой книжке имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер (п. 11 Правил).

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п. 10 Правил).

Какие сведения содержатся в трудовой книжке?

В трудовую книжку вносятся (п. 4 Правил):

сведения о работнике;

сведения о выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора;

сведения о награждении за успехи в работе.

Как и раньше, сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Как оформить трудовую книжку работнику, принятому на работу впервые?

Читайте так же:  Срок трудового договора с главным бухгалтером

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Правил).

В соответствии со ст. 20 ТК РФ работодатель — это организация (юридическое лицо), с которой работник заключает трудовой договор. Понятно, что само юридическое лицо оформить трудовую книжку не может. Оформляет трудовую книжку представитель юридического лица. Представителем юридического лица является его руководитель, как правило, находящийся в должности генерального директора. Оформить трудовую книжку может также уполномоченное руководителем лицо (на основании должностной инструкции или доверенности). При этом ответственность за правильность оформления трудовой книжки все равно несет руководитель юридического лица — работодателя.

Следует обратить внимание на то, что при первичном оформлении трудовой книжки должен присутствовать сам работник.

При первичном оформлении книжки в нее вносятся сведения о работнике.

Как оформить сведения о работнике?

Согласно п. 9 Правил, п. 2 Инструкции сведения о работнике указываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о работнике:

1. Фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год), образование, профессия, специальность.

Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.).

2. Образование, профессия, специальность.

Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.).

Запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.).

Профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений (абз. 1 п. 2.2 Инструкции).

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать организации (или печать отдела кадров), где впервые заполнялась трудовая книжка (абз. 2 п. 2.2 Инструкции).

Что означает «надлежаще заверенные» или «надлежаще оформленные» документы?

Сама Инструкция, к сожалению, этого не поясняет, поэтому нужно использовать общие правила. Обычно данные берутся из оригиналов документов. В случае если оригиналы утеряны, можно использовать дубликаты или копии. Дубликаты выдаются, как правило, теми же органами (учреждениями, организациями), которые имеют право выдавать оригиналы документов.

Копии могут быть заверены нотариусом или иным лицом в соответствии с Основами законодательства о нотариате от 11 февраля 1993 г. № 4462-I (в ред. от 23 декабря 2003 г.). Например, в соответствии со ст. 37 Основ законодательства о нотариате в случае отсутствия в населенном пункте нотариуса должностные лица органов исполнительной власти свидетельствуют верность копий документов и выписок из них. В соответствии с п. 2 Инструкции о порядке совершения нотариальных действий должностными лицами органов исполнительной власти, утвержденной Минюстом РФ 19 марта 1996 г., обязанность совершать нотариальные действия возлагается решением органа исполнительной власти (или распоряжением его руководителя) на одно из должностных лиц аппарата органа исполнительной власти. То есть чтобы быть уверенным, могло ли данное должностное лицо органа исполнительной власти засвидетельствовать верность копии, необходимы номер и дата решения (распоряжения) о возложении на него такого права.

В некоторых консультациях предлагается верить и копиям документов, заверенным той организацией, в которую работник представлял подлинники документов. Как нам кажется, такие копии не считаются безукоризненными, поскольку если, например, у работника был оригинал диплома об образовании, он сможет получить его дубликат, более того, он даже заинтересован получить дубликат. Если же он не может получить дубликат в том вузе, где учился, значит, в архиве данные о таком студенте не сохранились. Это означает, что он там не учился.

Если утерян студенческий билет, он студенту восстанавливаться не будет, но вуз выдаст справку о том, что данный гражданин учился в определенный период в данном заведении.

Затруднения могут возникнуть только с восстановлением документов, подтверждающих обучение на непродолжительных курсах (до 72 часов), при которых студент не зачислялся в вуз. Что касается курсов повышения квалификации, связанных с присвоением какого-то разряда или подтверждением квалификации (например, аудиторы должны каждый год повышать квалификацию, чтобы Минфин РФ продлил им аттестат аудитора), то обычно вузы зачисляют данных обучающихся по приказу и сведения об этом сохраняются в делопроизводстве вуза длительное время.

Чтобы избежать различного рода трудностей, лучше сделать нотариально заверенные копии всех важных для вас документов.

При составлении и принятии документов желательно придерживаться требований действующих ГОСТов и технических регламентов, например, ГОСТа Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст). В любом случае из справки (или другого документа) должно быть понятно, какая организация его составила, для кого и для каких целей.

Помимо текста документ должен иметь следующие реквизиты:

адресные данные организации (почтовый адрес, номера телефонов, факсов, электронной почты);

наименование вида документа;

исходящий номер (индекс документа);

адресат (кому направлен документ);

подпись должностного лица, подписавшего документ (в состав данного реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка (фамилия и инициалы лица, подписавшего документ));

дату составления документа.

На вопросы читателей отвечает ведущий аудитор аудиторской и консалтинговой фирмы ООО «Финаудитсервис» О.В. Попова

Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» № 7, 2004.

Изображение - Правила ведения и заполнения трудовых книжек 2699956
Автор статьи: Павел Кудинов

Здравствуйте! Меня зовут Павел. Я уже более 6 лет работаю в сфере юридических консультаций. Считая себя профессионалом, хочу научить всех посетителей сайта решать возникающие вопросы. Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны с целью донести в доступном виде всю требуемую информацию. Однако чтобы применить все, описанное на сайте всегда необходима  консультация с профессионалами.

Обо мнеОбратная связь
Оцените статью:
Оценка 3.9 проголосовавших: 10

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here