Личные дела уволенных сотрудников

Сегодня предлагаем ознакомиться с темой: "личные дела уволенных сотрудников". Мы постарались полностью раскрыть тему. Если у вас возникнут вопросы, то вы можете задать их в комментариях после статьи или нашему дежурному юристу.

В настоящее время организации отдают предпочтение ведению личных дел сотрудников, хотя законодательство и не выдвигает подобных требований ко всем работодателям. Делается это в целях упорядочить работу с персональными данными и обеспечить сохранность полученных сведений.

Если в вашей организации принято решение о ведении личных дел работников, необходимо сразу решить вопрос с организацией их хранения.

Личное дело (ЛД) — это совокупность документов, относящихся к одному работнику и содержащих сведения о его трудовой (служебной) деятельности и стаже.

В бюджетных организациях, как правило, ЛД ведутся на всех сотрудников. Однако возможно выборочное их ведение, например, только на руководящий состав, материально ответственных лиц и т. д. Под ведением понимается:

  • своевременное внесение записей обо всех изменениях: анкетно-биографических сведений, должностного положения и др.;
  • приобщение поступающих материалов и их изъятие;
  • выдача материалов дела, заверение копий;
  • ведение внутренней описи;
  • периодическая проверка состояния дел;
  • закрытие и подготовка к передаче в архив и т.

Порядок ведения и перечень документов, приобщаемых к ЛД, утверждается локальным нормативным актом.

Все дела содержат персональные данные (ПД), а соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152). Список лиц, имеющих допуск к ПД, утверждается приказом руководителя. При этом лица, получившие доступ к ПД, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта ПД, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Руководитель организации приказом назначает ответственных за ведение и хранение ЛД (обычно это руководитель кадровой службы и его подчиненные), а также утверждает список лиц, имеющих к ним доступ (данную информацию можно закрепить и в Инструкции по ведению личных дел). В данный список, как правило, включаются:

Видео (кликните для воспроизведения).
  • руководитель организации и его штатные заместители;
  • руководитель и работники отдела кадров;
  • руководитель и работники юридической службы;
  • сотрудники бухгалтерии, начисляющие заработную плату и осуществляющие налоговые и иные отчисления;
  • руководители структурных подразделений (в отношении подчиненных работников);
  • другие ответственные сотрудники, утвержденные приказом.

Представителям сторонних организаций доступ к ЛД возможен только с разрешения руководителя организации по официальному письменному запросу.

Изображение - Личные дела уволенных сотрудников proxy?url=https%3A%2F%2Fwarmedia.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F06%2F99297

В отделе кадров должны храниться ЛД только работающих сотрудников. Размещают их в специально отведенном месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или потери. Это должны быть специально оборудованные запирающиеся сейфы (металлические шкафы) или помещения.

В месте хранения дела располагаются в вертикальном положении по порядковым номерам, в алфавитном порядке, по структурным подразделениям и т. д. В хранилище размещается список находящихся в нем ЛД.

Все дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Форма журнала не утверждена, поэтому его можно разработать самостоятельно, с точки зрения функциональности для конкретной организации.

Ежедневно в конце рабочего дня сотрудники кадровых служб проверяют наличие дел в хранилище. Затем шкафы (сейфы) или помещения закрываются и пломбируются. В случае обнаружения отсутствия ЛД ответственным работником принимаются меры по его возвращению или розыску.

Изображение - Личные дела уволенных сотрудников proxy?url=https%3A%2F%2Fwarmedia.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F06%2F74894

Часто возникает вопрос, сколько хранятся личные дела сотрудников?

ЛД — это документы длительного хранения (дела, заведенные после 2003 года, хранятся 50 лет; ранее — 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125)), поэтому в случае увольнения работника они подлежат тщательной проверке и закрытию. Для этого осуществляется сверка всех находящихся в деле документов, закрывается опись, в конец дела вкладывается лист-заверитель и затем дело прошивается на 4 прокола.

Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения? Архивация личных дел уволенных сотрудников происходит через три года после его закрытия (для муниципальных и госслужащих этот период составляет 10 лет). Хранить ЛД уволенных необходимо отдельно от ЛД действующих работников. Если в организации имеется помещение для хранения архивных дел, то они временно перемещаются туда. Если специально оборудованного помещения нет, то располагаются либо на отдельной полке в хранилище, либо в другом сейфе.

Ответственность за распространение персональных данных

При работе с ЛД необходимо помнить, что это одновременно работа с ПД, которые, в свою очередь, относятся к информации конфиденциального характера и имеют ограничения по их сбору, обработке, хранению и распространению.

За нарушение положений законодательства по защите ПД предусмотрена дисциплинарная, материальная, гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность (ст.

Читайте так же:  Право на труд трудовые правоотношения

90 ТК РФ, ФЗ от 27.07.2006 № 152).

Кроме того, с 01.07.2017 вступили в силу изменения в КоАП РФ (ФЗ от 07.02.2017 № 13), которые в основном коснулись ст. 13.11. Данным ФЗ был расширен перечень оснований, по которым работодателя можно привлечь к ответственности, и увеличены размеры штрафов за нарушения в области обеспечения защиты ПД.

Изображение - Личные дела уволенных сотрудников proxy?url=https%3A%2F%2Fwarmedia.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F06%2F66788

Ведение личных дел работников законодательно предусмотрено только для государственных и муниципальных служб (ФЗ от 27.07.2004 № 79; ФЗ от 02.03.2007 № 25; Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640; Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 и др.). Обязать вести их можно также отраслевым нормативным актом, приказом вышестоящей организации (управляющей компании). Остальные работодатели вольны сами решать, вести их или нет.

Необходимо помнить, что личное дело — это персональные данные работника. Соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152).

Формирование личного дела работника, образец 2018 года

Изображение - Личные дела уволенных сотрудников proxy?url=https%3A%2F%2Fwarmedia.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F06%2F64927

Личное дело начинает формироваться с момента трудоустройства. На сотрудника заводится отдельная папка. На титульном листе указываются название организации, номер дела, Ф.И.О.

сотрудника, даты начала и окончания ведения, количество листов, срок хранения.

Все документы в деле размещаются в хронологическом порядке. Документы, оформляемые при приеме на работу, чаще всего располагаются следующим образом:

  • анкета (если ведется);
  • заявление о приеме на работу (по закону, оно вообще не требуется, но некоторые работодатели по старинке просят своих работников писать такие заявления);
  • копия приказа о приеме на работу (оригинал, как правило, хранят отдельно в номенклатурной папке);
  • второй экземпляр трудового договора;
  • заверенные соответствующим образом копии документов: паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета (приписного удостоверения) и т. д (вообще, какие копии хранить и зачем, определяет работодатель сам, но обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей, так сказано в статье 5 Закона о персональных данных).

В период работы в организации дело пополняется другими материалами, связанными с выполнением трудовой деятельности: приказами (копиями) о переводе, поощрении, дисциплинарных взысканиях; договорами материальной ответственности, дополнительными соглашениями, документами по аттестации, о повышении квалификации и др.

Непременным приложением к делу является внутренняя опись — это, по сути, список всех бумаг, приобщенных к делу. В ней также фиксируется информация об изъятии либо замене каких-либо документов. Опись составляется по установленной форме, которая приведена в приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Порядок формирования личного дела работника после увольнения

Вместе с увольнением сотрудника его личное дело закрывается. Для этого необходимо произвести проверку его оформления: сверить наличие и расположение внесенных в опись материалов, нумерацию листов.

По окончании проверки опись необходимо закрыть путем внесения в нее записи о количестве документов в деле (цифрами и прописью), листы самой описи учитывают отдельно. Далее составить лист-заверитель (приложение 9 к Правилам). Документы оформляются на отдельных листах и подписываются составителем. Если впоследствии будут вноситься какие-либо изменения, то их нужно отмечать в листе-заверителе, ссылаясь на соответствующий акт.

Видео (кликните для воспроизведения).

Внутренняя опись вкладывается в начало дела, лист-заверитель его завершает. Затем папка подшивается и пломбируется.

На титульном листе проставляется дата закрытия и срок хранения.

Если по каким-либо причинам у работодателя остались персональные документы уволенного сотрудника (удостоверения личности, трудовая книжка, военный билет), их нужно вложить в отдельный конверт, подшить его к делу и пронумеровать вложения.

В организации личные дела хранятся в специально оборудованных местах. Это могут быть металлические шкафы (сейфы) или помещения, исключающие доступ к ним третьих лиц, а также хищение или утерю информации. Дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Располагать их в хранилище можно по порядковым номерам, по алфавиту и т. д.

Персональные дела уволенных подлежат сдаче в архив по истечению трех лет после их закрытия, а муниципальных служащих — по истечению 10 лет хранения по последнему месту службы.

При этом нужно учитывать, если личное дело заведено после 2003 года, то срок его хранения будет составлять 50 лет, если ранее — срок хранения 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). В случае приобщения к нему материалов с различными сроками хранения, все дело хранится по максимальному сроку.

Но более точная и полная информация о сотрудниках помогает руководителю эффективнее управлять трудовым коллективом. Для того чтобы обладать такой информацией, фиксирование данных, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, и формирование полученной информации в личные дела является целесообразным.

Кому нужно вести личные дела в обязательном порядке? Какие документы могут храниться в личных делах?

Читайте так же:  В 2019 увольнение по оргштатным мероприятиям выплаты

Удивительно, но факт! Например, код фирмы, которая направила дело для сберегания, код государственного архива, его название. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыши в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Ответы на эти вопросы вы найдете в статье. Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих.

Изображение - Личные дела уволенных сотрудников proxy?url=https%3A%2F%2Fwarmedia.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F06%2F89363

На остальных работников обязательность этого определяется локальными нормативными актами организации. Не лишнее личное Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел.

Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Изображение - Личные дела уволенных сотрудников proxy?url=https%3A%2F%2Fwarmedia.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F06%2F38312

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю. Как правило, личные дела заводятся: Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы.

В первую очередь это связано с тем, что благодаря сведениям, содержащимся в одной папке, можно быстро получить объективную информацию о сотруднике. Ведь в личном деле хранятся все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие важные бумаги.

Удивительно, но факт! Заявления об увольнении и о переводе так же формируются с начала года — в отдельном номенклатурном деле.

Документы, включаемые в личное дело, условно можно разделить на три группы: Форма личного дела не унифицирована, поэтому каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно. При оформлении дела не лишним будет изучить требования ГОСТ 6.

Состав личного дела Перечень документов, подлежащих включению в личное дело, утвержден только для государственных служащих. Однако организации, не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела.

Удивительно, но факт! Личное дело уволенного сотрудника, сформированное по принципу досье, остается в кадровой службе организации до конца календарного года.

Так, в состав личного дела рекомендуем включить: Обычно в личное дело помещают фотографию работника 4 x 6 или 3 x 4 см , причем рекомендуется периодически обновлять ее. Как правило, обновление фотографий работников происходит не реже чем раз в пять лет или по достижении работниками возраста 20 и 45 лет.

Личные дела уволенных сотрудников и порядок их оформления

Изображение - Личные дела уволенных сотрудников proxy?url=http%3A%2F%2Ftrud.help%2Fwp-content%2Fauploads%2F636228%2Fosobennosti_rassmatrivaemogo

Коммерческие и другие организации часто собирают информацию о своих сотрудниках, после чего ее группируют. Ведение личных дел уволенных сотрудников зачастую создает трудности по причине отсутствия каких-либо стандартов. Стоит учитывать, что только на государственных служащих в обязательном порядке должны заводиться папки для подшивания документов.

Изображение - Личные дела уволенных сотрудников proxy?url=http%3A%2F%2Ftrud.help%2Fwp-content%2Fauploads%2F636217%2Fsostav_lichnogo_dela

Несмотря на то что многие организации и индивидуальные предприниматели не обязаны вести и хранить личные дела сотрудников, они это делают. За счет подобных документов вся информация систематизирована, поиск требуемых данных упрощается.

Личное дело — официальные бумаги или их совокупность, которые касаются лишь одного работника организации. Все они сшиваются и помещаются в специальную обложку. Последовательность документов в личном деле уволенного работника и многие другие моменты никак не регламентированы. Именно поэтому на предприятиях проводится формирование собственного порядка составления подобной папки, в котором будет оговариваться:

  1. Должности, для которых собирается конфиденциальная информация.
  2. Рекомендации по составу.
  3. Порядок формирования.
  4. Режим и срок хранения.
  5. Кто и как может получить доступ к документам.

Как подшиваются дела уволенных сотрудников и их состав или другие моменты, зачастую заимствуется у предприятий с государственными служащими. За счет этого существенно упрощается процесс формирования стандартов по ведению подобных документов.

Изображение - Личные дела уволенных сотрудников proxy?url=http%3A%2F%2Ftrud.help%2Fwp-content%2Fauploads%2F636220%2Fformirovanie_vedenie_dokumentov

Личные дела уволенных сотрудников, порядок формирования и особенности состава которых могут существенно отличаться, могут содержать оригиналы и копии, заверенные соответствующим образом. Они могут иметь средний и большой срок хранения, у некоторых он достигает 70 лет. В большинстве случаев в папку включаются все документы, касающиеся конкретного сотрудника. Оформление личных дел уволенных проводят так, чтобы не возникло проблем с поиском информации.

Все бумаги можно разделить на три большие группы, которым характерны определенные признаки. В первую входят документы, оформляемые на момент приема работника:

  1. Резюме, составленное сотрудником при обращении к будущему работодателю.
  2. Составленная анкета при приеме на работу.
  3. Характеристика и рекомендации, которые были получены с другого места работы.
  4. Копии паспорта или выписки с воинского учета, выписки и официальные документы с образовательных учреждений.
  5. Заявление, написанное сотрудником, о приеме на работу.
  6. Справки медицинского характера, определяющие состояние здоровья.
  7. Договор найма, подписанный двумя сторонами.
  8. Справки, касающиеся подтверждения факта наличия уголовной судимости или прекращения преследования.
  9. Копия приказа о приеме на работу.
Читайте так же:  Рапорт на увольнение из мвд по собственному желанию образец 2019

Вторая группа формируется на момент трудовой деятельности сотрудников. Она может существенно отличаться, зачастую представлена:

  1. Изображение - Личные дела уволенных сотрудников proxy?url=http%3A%2F%2Ftrud.help%2Fwp-content%2Fauploads%2F636227%2Fhranenie_oficialnyh_bumagДолжностными инструкциями.
  2. Копии свидетельства о рождении ребенка или о браке, его прекращении. Кроме этого, могут подшиваться копии водительских прав и различных допусков для работы на спецтехнике.
  3. Договор или копия соглашения о материнской ответственности.
  4. Дополнительный документ, связанный с трудовым договором. В нем могут указываться различные дополнения к основному контракту.
  5. Результаты проводимых медицинских обследований.
  6. Копии приказов, связанных с поощрениями или переводами, повышением по должностной лестнице.
  7. Изображение - Личные дела уволенных сотрудников proxy?url=http%3A%2F%2Ftrud.help%2Fwp-content%2Fauploads%2F636225%2Fprocedura_zakrytiyaАттестаты квалификации.
  8. Копии документов, в которых подтверждается ограничение трудовых способностей или инвалидность.
  9. Некоторые должности предусматривают наличие доступа к закрытой информации предприятия. В этом случае подписывается соглашение о ее неразглашении, которое также подшивается в папку.
  10. Заявление и о предоставлении незапланированного отпуска, докладные и объяснительные подписки по конкретному делу, различные акты и уведомления.
  11. Копии документов, связанные с повышением квалификации.

В ходе осуществления трудовой деятельности количество и содержание ранее добавленных документов может изменяться, некоторые изыматься по причине прекращения действия. Третья группа связана с прекращением действия договора найма. В нее включаются:

  1. Заявление сотрудника о прекращении трудовой деятельности на предприятии.
  2. Копия приказа об увольнении.

Закрыть личное дело при увольнении можно в любое время после вступления в силу приказа. В папку может подшиваться копия трудовой книжки, но саму ее не вкладывают. Все составленные папки должны быть защищены от хищения и порчи. Поэтому для их хранения зачастую используют металлические сейфы или шкафчики с замками. Вся информация, которая хранится в папке, не может отрыта посторонним лицам.

В большинстве случаев оформлением, ведением и хранением документов занимаются в отделе кадров. По подписанному приказу на определенного сотрудника могут возлагаться следующие обязанности:

  1. Изображение - Личные дела уволенных сотрудников proxy?url=http%3A%2F%2Ftrud.help%2Fwp-content%2Fauploads%2F636224%2Flichnye_dela_uvolennyh_sotrudnikovСбор и создание папки.
  2. Внесение изменений.
  3. Добавление и изъятие информации.
  4. Заверение всех копий.
  5. Контроль состояния листков.

На момент подписания договора все поданные оригиналы и копии сбираются в одно дело, ведется оно в течение всего периода вплоть до увольнения. Для каждого сотрудника заводится собственная папка, на титульном листе указывается следующая информация:

  1. Изображение - Личные дела уволенных сотрудников proxy?url=http%3A%2F%2Ftrud.help%2Fwp-content%2Fauploads%2F636223%2Fposledovatelnost_dokumentovНазвание организации.
  2. Индивидуальный номер.
  3. Структурное подразделение.
  4. Заголовок, представленный инициалами и фамилией сотрудника.
  5. Дата, с которой ведется дело.
  6. Дата окончания ведения документов. Зачастую она соответствует той, которая указана в приказе об увольнении.
  7. Количество листов, которые были подшиты в папку. Рекомендуют указывать эту информацию на момент сдачи папки в архив.
  8. Срок хранения папки.

После того как титульный лист был заполнен, вся информация группируется. Очень часто проблемы возникают с порядком расположения всех документов. Это связано с тем, что на многих часто указывается одна и та же дата. Зачастую бумаги размещают в следующем порядке:

  1. Заполняется личная карточка нового работника по форме Т-2. Она представлена сочетанием различной наиболее важной конфиденциальной информации.
  2. Анкета и резюме.
  3. Заявление, связанное с приемом на работу.
  4. Копия приказа о приеме на работу.
  5. Трудовой договор, который был подписан обеими сторонами.
  6. Копии наиболее важных документов.

Через некоторое время после формирования дела составляет лист внутренней описи, который также должен подшиваться. Она требуется для того, чтобы указывать новые документы или факт изъятия ранее вложенных. Внутренняя опись проводится в течение всего времени, в ней так же указывается факт поступления или изъятия бумаг.

Бланк внутренней описи также должен содержать определенную информацию. Зачастую он представлен сочетанием следующих пунктов:

  1. Номер дела и его заголовок, для которого заполняется бланк.
  2. Графа с порядковым номером.
  3. Индекс.
  4. Название типа бланка.
  5. Дата подшивания листка.
  6. Поле примечаний. Оно имеет довольно большие размеры, так как предназначается для занесения различных вправок об изменениях ранее измененной информации.

Кроме этого, сотрудник отдела кадров составляет журнал учета в произвольной форме. Зачастую он представлен большой тетрадью, в которой указываются номер дела, даты их создания и закрытия, заголовки. Журнал подобного типа может изготавливаться самостоятельно.

Установленные нормы в ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ определяют то, что работодатель обязан защищать персональные данные, несет ответственность за их разглашение. Ответственные лица могут быть привлечены к материальной и дисциплинарной ответственности, в некоторых случаях, административной или уголовной. Именно поэтому руководитель предприятия должен назначить приказом ответственного за ведение дел и их оформление. При получении доступа к персональной информации без официального согласия ее разглашать нельзя.

Личная информация должна быть защищена от посторонних глаз, повреждения или хищения. Для этого часто устанавливается сейф или металлические шкафы с замком, папки распределяются в любом порядке, в том числе алфавитном. Сотрудники вправе:

  1. Изображение - Личные дела уволенных сотрудников proxy?url=http%3A%2F%2Ftrud.help%2Fwp-content%2Fauploads%2F636221%2Fzakryt_lichnoe_delo_uvolneniiПроводить обработку всех данных, подробно изучать их.
  2. На получение доступа ко всей информации. При необходимости сотрудник может запросить копию любого документа, за исключением случаев из п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
  3. Для защиты информации назначать официальных представителей.
  4. Получать свободный доступ к медицинским документам, которые были внесены в дело.
  5. Требовать об извещении всех лиц о важной информации, которая была изменена.
  6. Требовать об удалении или изменении личной информации, если она была введена неправильно. Если был получен отказ, то в папку может быть подшит листок, в котором сотрудник указывает о несогласии с определенной информацией. Это заявление также включается в состав дела.
  7. Обжаловать в судебном порядке решение работодателя о разглашении личной информации сотрудника посторонним лицам. В этом случае можно потребовать возмещение нанесенного ущерба.
Читайте так же:  Незаконное отстранение от работы

По требованию сотрудника и его разрешению, оформленному в письменном виде, информация может быть представлена третьим лицам. Документы должны быть представлены правоохранительным и некоторым другим органом при подаче официального запроса.

Личное дело закрывается на момент подписания приказа об увольнении. Эта процедура имеет следующие особенности:

  1. Прежде чем дело отправится в архив, проверяется его целостность. В случае утраты оригиналов или их заверенных копий их правообладатель информируется.
  2. В ранее заведенную опись вносится последняя запись, связанная с числом листков.
  3. Завершительный лист подшивается в конце. Он требуется для указания количества листов внутренней описи и других бумаг.
  4. Документы, невостребованные сотрудником, помещаются в плотный конверт, который вкладывается в заведенную папку.

Хранить составленную папку можно в течение 50 или 75 лет. Если в нее включены документы с различными сроками хранения, то папка хранится по старшему показателю. По истечении срока все бумаги должны быть уничтожены.

После закрытия дела его помещают в архив. В отделе кадров оно может храниться не более трех лет с момента завершения в делопроизводстве. При необходимости папка может быть взята в архиве для их изучения и предоставлению бывшему сотруднику.

Как происходит хранение личных дел сотрудников. Образцы документов

Согласно действующему законодательству личные дела уволенных работников обязаны хранить только государственные учреждения. Обеспечение архивной информации коммерческие организации производят по собственной инициативе, что облегчает дальнейшую работу при необходимости подтвердить трудовой стаж для пенсии или получить иные документы.

Личное дело сотрудника — пакет документов и сведений о работнике касательно занимаемых им должностей и работы на предприятии. Такая совокупность документов подготавливается на каждого работника организации.

Согласно ФЗ от 27.04.2004 № 79-ФЗ и Указу президента РФ от 30.05.2005 № 609 ведение личных дел обязательно для государственных служащих, для остальных категорий — по желанию работодателя.

Изображение - Личные дела уволенных сотрудников proxy?url=https%3A%2F%2Ftruddogovor.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F04%2Flichnoe-delo

На практике на каждом предприятии ведется учет личных дел, что помогает систематизировать работу кадрового отдела и организации.

Личное дело уволенного работника формируется по принципу досье и сохраняется в отделе кадров организации до окончания календарного года. В течение 3 лет после увольнения документы проходят архивно-техническую обработку и передаются в архив.

После передачи в архив, существуют некоторые аспекты, которые необходимо выполнить:

  1. Дело необходимо прошить или сделать переплет.
  2. Убрать все скрепки и скобы, прошить на 4 протокола в твердую обложку.
  3. Личные документы вкладываются в конверт, подшитый в дело, и нумеруется как лист. Каждое вложение нумеруется номером по очереди (военный билет, трудовая книжка, диплом, удостоверение личности и т. д.).
  4. В конце дела необходимо подшить чистый лист и составить лист-заверитель дела, который не входит в общее количество листов папки.

Согласно Указу президента РФ от 30.05.2005 № 609 на предприятии осуществляется обязательный порядок сбору данных о сотрудниках. К ним относятся такие документы:

  1. Анкета, резюме, характеристики и листок по учету кадров.
  2. Копии паспорта, документов об образовании (дипломы, свидетельства), ИНН, страхового свидетельства, документов о семейном положении.
  3. Сведения от аттестации.
  4. Трудовой контракт.
  5. Приказы работодателя (о назначении, переводе на другую должность или место работы, отпусках и командировках).

Изображение - Личные дела уволенных сотрудников proxy?url=https%3A%2F%2Ftruddogovor.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F04%2Fvnutrennjaja-opis-lichnog-dela

Изображение - Личные дела уволенных сотрудников proxy?url=https%3A%2F%2Ftruddogovor.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F04%2FObrazec-oformlenija-lista-zaveritelja-lichnogo-dela

Перечень сотрудников, которые имеют доступ к личным делам регламентируется приказом руководителя организации. Также работник имеет право на ознакомление с любой информацией касательно его персоны, что находится на сохранении у кадровика.

Согласно действующему законодательству РФ ответственные за нарушение неприкосновенности личных данных могут быть привлечены к ответственности:

Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников

Личные дела уволенных сотрудников могут храниться только при наличии годовой описи. В определенный год кадровик составляет список уволенных сотрудников и проставляет на обложке дел год прекращения трудовых отношений.

Сроки хранения документов регламентированы приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 и составляют от 3 до 75 лет в зависимости от документов.

Сколько хранить личные дела уволенных работников: сроки

Из действующего законодательства не так-то просто понять, сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников. Но в нашем обзоре мы находим все ответы.

Читайте так же:  Как перевести деньги с расчетного счета ип на личную карту

Основной нормативный документ, которым надо руководствоваться в данном вопросе, это Закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ

  1. Если сотрудник уходит с предприятия, то личное дело закрывают в день его увольнения.
  2. Личные дела сдают в архив не позже чем спустя 3 года после их завершения в делопроизводстве.
  3. Личные дела содержат персональные данные сотрудников. С 01.07.2017 ответственность за нарушения взаимодействия с ними ужесточена.

Учтите, что в законе есть оговорка. Так, указанные сроки не применяют, если действующими перечнями архивных документов для документов по личному составу установлен другой период хранения.

Так, на основании статьи 656

От того, сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников, в первую очередь, зависит возможность последних подтвердить соответствующие отметки в своих трудовых книжках. Если вдруг бывший сотрудник сделает запрос, а предприятие уже окончательно избавилось от документов по нему, налицо нарушение нанимателем законодательства об архивном деле.

За несоблюдение рассмотренных в начале статьи сроков на кадровика могут наложить штраф до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ).

Изображение - Личные дела уволенных сотрудников proxy?url=https%3A%2F%2Fspmag.ru%2Fsites%2Fspmag.ru%2Fthemes%2Fsp%2Fimages%2Fsp-zen

Изображение - Личные дела уволенных сотрудников proxy?url=https%3A%2F%2Fspmag.ru%2Fsites%2Fspmag.ru%2Ffiles%2Fstyles%2Fout%2Fpublic%2Ffield%2Fimage%2Fsroki_hraneniya_lichnyh_del_uvolennyh_rabotnikov

Период сохранения документации относительно бывшего персонала зависит от характера сведений. Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников? По действующему ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ бумаги по личному составу оставляют в архиве на 75 лет. Документы на персонал, уволенный после 1 января 2003 года, остаются в архиве на 50 лет.

Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640 регламентирует порядок сбора сведений о персонале. В состав документации, необходимой работодателю, входит:

  • Анкета, резюме, характеристики и личный листок по учету кадров.
  • Копии паспорта, документов об образовании (дипломы, свидетельства), ИНН, страхового свидетельства, документов о семейном положении.
  • Сведения от аттестации.
  • Трудовой контракт.
  • Приказы работодателя (о назначении, переводе на другую должность или место работы, отпусках и командировках).

Личное дело уволенного сотрудника, сформированное по принципу досье, остается в кадровой службе организации до конца календарного года. В течение 3 лет с момента увольнения документы проходят архивно-техническую обработку и передаются в архив компании.

Хранение личных дел уволенных сотрудников в архиве осуществляется при наличии годовой описи. Уполномоченный кадровый специалист составляет перечень работников, уволенных в определенном году. На обложке дела проставляется год прекращения трудовых отношений.

Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников

Этот период исчисляется с момента завершения календарного года, когда был уволен гражданин. Согласно сложившейся практике архивного дела сроки хранения личных дел уволенных работников начинают считать с 1 января.

Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 устанавливает конкретные периоды, в течение которых документы обязательно должны находиться в архиве. Согласно закону, сроки хранения личных дел уволенных работников составляют:

  • 75 лет – для личных карточек лиц, ушедших с должности до начала 2003 года.
  • 50 лет – для личных карточек граждан, прекративших трудовые отношения позднее 1 января 2003 года.
  • 75 лет – для выездных дел тех работников, которые были командированы за границу.
  • 75 лет – для данных о доходах, имуществе и обязательствах гражданских служащих.
  • 5 лет – для характеристик и резюме специалистов.
  • 75 лет – для данных о вопросах реабилитации.
  • 3 года – для документов о лицах, не принятых на работу.
  • 75 лет – для подлинных экземпляров личных документов (аттестатов, трудовых, дипломов, свидетельств, удостоверений).
  • 5 лет – для бумаг, не вошедших в состав личных дел (заявлений, справок, докладных, служебных записок).
  • 75 лет – для актов приема-передачи личных дел государственных служащих при переводе.
  • 75 лет – для документов о субъекте персональных данных (уведомлений, согласий на обработку информации).

Государственные служащие, юридические и физические лица несут обязанность обеспечивать сохранность сведений о бывшем персонале в течение регламентированных периодов. Граждане и представители компаний могут подавать запросы и обращения для доступа в архив личных дел уволенных работников.

Кадровые специалисты бесплатно предоставляют копии и справки документов, связанных с социальными и пенсионными вопросами, получением льгот и компенсаций. Данные могут использоваться в качестве вещественных доказательств. После применения изъятые документы обязательно возвращаются собственнику или владельцу.

Архивная информация может передаваться в виде электронных документов. В отдельных случаях специалисты библиотек, музеев, научных организаций, государственных органов публикуют справочно-информационные издания.

Изображение - Личные дела уволенных сотрудников 2699956
Автор статьи: Павел Кудинов

Здравствуйте! Меня зовут Павел. Я уже более 6 лет работаю в сфере юридических консультаций. Считая себя профессионалом, хочу научить всех посетителей сайта решать возникающие вопросы. Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны с целью донести в доступном виде всю требуемую информацию. Однако чтобы применить все, описанное на сайте всегда необходима  консультация с профессионалами.

Обо мнеОбратная связь
Оцените статью:
Оценка 5 проголосовавших: 6

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here