Командировка за границу

Сегодня предлагаем ознакомиться с темой: "командировка за границу". Мы постарались полностью раскрыть тему. Если у вас возникнут вопросы, то вы можете задать их в комментариях после статьи или нашему дежурному юристу.

Делопроизводство

Изображение - Командировка за границу proxy?url=http%3A%2F%2Fkadriruem.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2016%2F06%2F%25D0%25BA%25D0%25BE%25D0%25BC%25D0%25B0%25D0%25BD%25D0%25B4%25D0%25B8%25D1%2580%25D0%25BE%25D0%25B2%25D0%25BA%25D0%25B0-%25D0%25B7%25D0%25B0-%25D0%25B3%25D1%2580%25D0%25B0%25D0%25BD%25D0%25B8%25D1%2586%25D1%2583

По ходу осуществления своей деятельности предприятия и организации время от времени отправляют своих работников за пределы города, а также и за рубеж, для решения определенных вопросов.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 309-85-28 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Цели поездок различны: обмен опытом, подписание договоров поставок с контрагентами, согласование мер для взаимного сотрудничества и множество других задач.

Статья 166 Трудового кодекса такие рабочие поездки определяет как служебные командировки.

Их сроки и цели устанавливаются приказами с подписью директора.

И хотя выполнение производственного задания происходит за пределами территории организации, а порой и за пределами страны, законодательство гарантирует, что:

  • за работником будет сохранено его место работы и среднемесячная зарплата, а также оплата периода болезни (ст.167 ТК РФ);
  • если деятельность работника согласно трудовому договору имеет разъездной характер, то поездки за пределы расположения офиса не считаются командировками (Постановление №749).
  • Условия и процедура отправки сотрудников в заграничные командировки регламентируются Трудовым и Налоговым кодексами страны, Федеральным законом «О валютном регулировании…» от 10.12.13 №173-ФЗ.
  • Положение, раскрывающее порядок командирования, утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.08 №749.
  • Принцип возмещения расходов и их размеры определяются местными локальными документами (коллективным договором, трудовым соглашением, сметами и др.).

В мире довольно часто происходят изменения во взаимоотношениях между странами. Поэтому немаловажно будет отслеживать изменения и поправки в действующие нормативные документы с тем, чтобы правильно оформлять документы.

Видео (кликните для воспроизведения).

Так, в результате достигнутых соглашений с некоторыми государствами — участниками СНГ о безвизовом пересечении границ, постановлением Правительства РФ от 29.12.14 №1595 внесены некоторые изменения в действующий документ №749 (о нюансах при оформлении поездок в страны СНГ будет рассмотрено ниже).

До принятия решения об отправке в командировку того или иного сотрудника следует учесть некоторые положения Трудового кодекса.

Надо знать, что не разрешается направлять в служебные поездки следующие категории:

  • женщин, имеющих беременность;
  • инвалидов с ограничением или запретом на деятельность разъездного характера;
  • несовершеннолетних (кроме лиц творческих специальностей на время проведения съемок);
  • сотрудников во время ученического отпуска (за исключением случая, когда поездка связана с учебой).

Некоторые категории работников возможно отправить в командировку с их письменного на то согласия:

  • женщины с детьми 3-летнего и младше возраста;
  • одинокие отцы;
  • одинокие родители, воспитывающие детей пятилетнего и младше возраста;
  • сотрудники, имеющие на иждивении детей-инвалидов;
  • опекуны либо попечители несовершеннолетних;
  • работники, обязанные согласно медицинскому заключению ухаживать за членом семьи во время его болезни.

Про командировки на госслужбе читайте тут.

Документальное оформление командировок, как по российской территории, так и по зарубежной, приблизительно одинаковое.

В обоих случаях обязательно издается приказ. Командируемого работника необходимо с ним ознакомить, о чем в соответствующей строке приказа (распоряжения) проставляется личная подпись.

Изданию распоряжения может предшествовать производственное задание или приглашение к участию в конференции, выставке и т.п.

Здесь не лишне указать, что оформление однодневных командировок аналогично многодневным.

То есть также издается распорядительный документ, поездка фиксируется в табеле учета рабочего времени и в журнале соответствующей отметкой (06 или «К»).

Последовательность направления командированного сотрудника в рабочую поездку следующая:

  • доклад руководителю о необходимости направления конкретного работника в загранкомандировку;
  • издание приказа с указанием цели, задач и сроков командировки;
  • выдача командировочного удостоверения (для поездки в страну СНГ);
  • ознакомление сотрудника с распоряжением руководства;
  • расчет предстоящих расходов с учетом курса валют и авансовые выплаты.

Важно: информация о возможных командировках должна содержаться в условиях заключаемого трудового соглашения. При отсутствии таковых работник может на законных основаниях отказаться от поездок.

Для начала стоит внимательно изучить приглашение иностранной компании и финансовые условия. Иногда принимающая сторона берет на себя некоторые расходы, например, по проживанию.

Также необходимо выяснить, имеется ли у командируемого сотрудника загранпаспорт. В случае отсутствия такового нужно учесть расходы по его оформлению.

По курсу страны, в которую предстоит отправиться сотруднику, производится расчет всех предстоящих расходов и подготовки документов.

Поэтапно весь процесс можно выстроить следующим образом:

  • оформление визы (при необходимости);
  • бронирование гостиничного номера;
  • подготовка необходимых документов;
  • определение суммы аванса в зависимости от будущих затрат и суточных;
  • расчет средней зарплаты за дни командировки;
  • оплата НДФЛ и взносов в соответствующие внебюджетные фонды.

С 2019 года сняты ограничения по продолжительности командировок. Продолжительность служебной поездки обозначается в приказе. Во многих организациях разрабатываются местные положения о командировках.

Продолжительные по времени служебные поездки должны сопровождаться документами.

Их обоснованием может служить:

  • экономическая целесообразность;
  • документальное подтверждение превышения полученного дохода над произведенными расходами.

Не забывайте, что в случае превышения сотрудником общего срока загранкомандировок в количестве 183 дня в течение 12 месяцев следующих подряд ставка НДФЛ составит 30% вместо 13%.

Вся первичка, связанная с пребыванием сотрудника за границей, после возвращения должна быть приложена к авансовому отчету, срок сдачи которого составляет три рабочих дня по прибытию.

Читайте так же:  Записка расчет при прекращении трудового договора с работником

Для документов на иностранном языке требуется построчный перевод.

Переводчиком может выступить специализированное агентство или любое лицо, имеющее соответствующую квалификацию (прилагается копия диплома, аттестата и т.п.).

Выезд и въезд на территорию страны сопровождается отметками таможенной службы о пересечении границы.

Поэтому для обоснования суточных необходимо сделать копии страниц загранпаспорта со штампами таможни.

Отчет по служебной поездке в страну СНГ требует приложения проездных билетов.

О фактически осуществленных затратах могут свидетельствовать различные документы — это чеки, багажные квитанции, билеты и т.п.

Иногда работники отправляются в служебные поездки на собственном автотранспорте, что не запрещено законом. В таких случаях документами, подтверждающими проездные расходы, могут служить квитанции с АЗС, чеки и т.п.

Бухгалтерия предприятия принимает оформленный соответствующим образом авансовый отчет и возмещает произведенные затраты за вычетом полученного ранее аванса.

Кроме транспортных, оплачиваются также и расходы по проживанию. Порядок оформления брони и найма жилья обычно оговаривается в локальном документе.

Порой бывает дорого бронировать номер в отеле. В таких случаях выгоднее арендовать жилье. Тогда при отчете нужно приложить договор аренды жилья.

Минфин РФ своим письмом от 17.07.15 дает разъяснение о целесообразности оплаты проживания и суточных путем использования банковских карт. Постановлением Правительства РФ за №749 определено, что порядок возмещения определяется колдоговором.

Поэтому возможна выдача иностранной валюты под отчет при соблюдении требований законодательства о валютном регулировании.

Курс обмена валюты, официально установленный банком, определяется на день списания денежных средств.

Как аннулировать запись в трудовую книжку? Читайте здесь.

Какие вопросы на полиграфе при приеме на работу задают работодатели? Узнайте тут.

Расчет суточных при осуществлении загранкомандировки производят учитывая количество дней проезда по российской территории и с момента пересечения границы согласно отметкам таможни.

Видео (кликните для воспроизведения).

Нормативы суточных, не облагаемых налогом, установлены ст.217 НК РФ и составляют для российской территории 700 рублей/сутки и для зарубежной — 2500 рублей.

Локальными документами могут быть утверждены повышенные нормы суточных, но тогда с разницы удерживается НДФЛ.

Пример бухгалтерских операций с суточными отражен в нижеследующей таблице:

Документальное оформление взаиморасчетов с сотрудниками – один из наиболее важных разделов бухучета. От этого зависят не только различного рода выплаты, но и размеры налоговых отчислений и социальных взносов. Особое внимание следует уделять выдаче средств на рабочие поездки, в том числе и за границу. О них рассказала Екатерина Ермакова, менеджер проектов компании «Интеркомп».

Оформление загранкомандировки, в принципе, отличается от оформления деловой поездки внутри страны, но есть и похожие моменты: нужно так же издать приказ, так же отмечать в табеле дни нахождения сотрудника в командировке. А вот состав расходов для выезда за границу шире, нежели для командировок по России. Еще до выезда необходимо получить заграничный паспорт, визу, прочие документы. Расходы по оформлению загранпаспорта или страховки, необходимых для въезда в страну командирования, возмещаются сотруднику. Помимо этого, работникам, выезжающим за рубеж, возмещаются и обязательные консульские и аэродромные сборы, сборы за право въезда или транзита автотранспорта, если сотрудник едет на автомобиле.

Начнем с темы выдачи средств под отчет в связи с тем, что в этом вопросе произошли изменения в 2017 году. Теперь для выдачи средств под отчет можно оформить распорядительный документ, а требовать с сотрудника заявление о выдаче денег уже не обязательно. Также теперь можно выдавать под отчет средства, даже если работник еще не отчитался за ранее полученные деньги (Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У). Важно, что распорядительный документ оформляется на каждую выдачу средств. Оформить его можно, например, в виде приказа. Если же в компании принято писать заявления на выдачу средств под отчет, то необходимо учесть, что руководитель помимо своей подписи и даты составления документа должен указать выдаваемую сумму и срок ее возврата (письмо Банка России от 6 сентября 2017 г. № 29-1-1-ОЭ/20642).

Отмечу, что большинство компаний выдают средства в рублях, а сотрудники уже сами конвертируют их в валюту, так как это упрощает учет, нет необходимости заводить дополнительные субсчета для учета сумм в валюте.

Передавать именную корпоративную карту от одного сотрудника другому противозаконно. Но на практике подобные случаи встречаются, рекомендую в таких ситуациях прикладывать к авансовому отчету служебную записку о том, что расходы были оплачены с карты руководителя.

Остановимся подробнее на ситуации, когда сотрудникам на командировочные расходы все же выдаются под отчет суммы в валюте, такой вариант допускается законодательством РФ (п. 16 Положения, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»). Выдавая аванс в валюте, компания руководствуется ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утвержденным Приказом Минфина от 27 ноября 2006 года № 154н, в силу пункта 1 статьи 30 Закона № 402-ФЗ. Переоценка валюты проходит в общем порядке.

Рассмотрим получение денег под отчет на примере: 30 октября 2017 года компания получила из банка валютные средства в размере 1000 долларов на командировочные расходы. 1 ноября 2017 года валюта была выдана сотруднику по распоряжению руководителя для служебной поездки в США. Сотрудник предоставил утвержденный авансовый отчет в бухгалтерию 20 ноября 2017 года. У работника по отчету возник перерасход средств в размере 100 долларов. Как отразить эти операции в учете?

Читайте так же:  Популярные вопросы о расчетном счете ооо

30 октября 2017 года:

Дебет 50 (субсчет «Расчеты в валюте, доллары США») Кредит 52
В банке получены валютные средства на командировочные расходы на сумму 1000 долл. США (57 500 руб. по курсу 57,5 руб./долл. США);

31 октября 2017 года:

Дебет 50 (субсчет «Расчеты в валюте, доллары США») Кредит 91.1
Отражена курсовая разница от переоценки валютных средств на отчетную дату на сумму 500 руб. (100 долл. США × 58 руб. = 58 000 руб. – 57 500 руб. = 500 руб.);

1 ноября 2017 года:

Дебет 71 (субсчет «Расчеты в валюте») Кредит 50 (субсчет «Расчеты в валюте, доллары США»)
Валюта выдана сотруднику компании под отчет на командировочные расходы на сумму 1000 долл. США (58 200 руб. по курсу 58,2 руб./долл. США);

Дебет 50 (субсчет «Расчеты в валюте, доллары США») Кредит 91.1
Отражена курсовая разница на сумму 200 руб. (58 000 руб. (на 31.10.2017) – 58 200 руб. (на 01.11.2017) = 200 руб.);

20 ноября 2017 года:

Дебет 10, 20, 26, 44 и прочие счета для учета ТМЦ и расходов, принятые для учета в компании Кредит 71 (субсчет «Расчеты в валюте»)
Отражены расходы на сумму 1000 долл. США (58 200 руб., курс взят на дату выдачи валюты сотруднику);

Дебет 10, 20, 26, 44 и прочие счета для учета ТМЦ и расходов, принятые для учета в компании Кредит 71 (субсчет «Расчеты в валюте»)
Отражены расходы на сумму 100 долл. США (5950 руб. по курсу 59,5 руб./долл. США). Перерасход отражен по курсу на дату утверждения авансового отчета, так как документа о конвертации не предоставлено.

Отмечу, что на практике для бухгалтерии гораздо проще выдавать средства под отчет в рублях, если предполагается, что в командировке расчет будет наличными, но еще удобнее – перечислить аванс или возместить расходы на карту работника.

Одной из особенностей в учете при направлении сотрудников в загранкомандировки могут стать начисление и выплата суточных. Каждая компания вправе установить свой размер суточных. Суточные, установленные в локально-нормативном акте организации («Положение о командировках»), могут быть в полном объеме приняты в расходы по налогу на прибыль, но для целей НДФЛ установлены лимиты – 700 рублей в сутки для командировок по РФ и 2500 рублей в сутки для командировок за рубеж (ст. 217 НК РФ). Если в компании суточные приняты в размерах, превышающих эти нормы, то с разницы придется удержать у сотрудника НДФЛ, а также заплатить страховые взносы (п. 2 ст. 422 НК РФ).

Обычно размер суточных для России и для поездок за рубеж различается. Суточные платятся по стране въезда (п. 17, 18 Положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утв. Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 в ред. от 29 июля 2015 г.). Для командировок по странам, входящим в СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения о том, что отметки о пересечении границы не делаются, даты выезда и въезда в РФ определяются по проездным документам, а для командировок за границу – по отметкам о пересечении границы в загранпаспорте. При однодневных командировках за границу суточные выплачиваются в размере 50 процентов от нормы для загранкомандировок (п. 20 Положения о командировках).

Примечательно, что если в компании принято выплачивать суточные за однодневные командировки по России, то такие выплаты облагаются страховыми взносами. Минфин, ссылаясь на пункт 11 Положения о командировках, разъясняет, что при однодневной командировке по России суточные не выплачиваются, следовательно, не применяется пункт 2 статьи 422 НК РФ, согласно которому не подлежат обложению страховыми взносами, в частности, суточные, предусмотренные пунктом 3 статьи 217 НК РФ. Поэтому суточные, выплаченные при однодневной командировке по РФ, облагаются взносами. При этом если работодатель возмещает расходы, связанные со служебной командировкой, то такие выплаты не признаются объектом обложения страховыми взносами, поскольку не являются доходом работника.

Что касается НДФЛ, то в письмах Минфина от 1 октября 2015 года № 03-04-06/56259, от 1 марта 2013 года № 03-04-07/6189 (направлено письмом ФНС России от 26 марта 2013 г. № ЕД-4-3/[email protected]) обозначена следующая позиция: «При направлении работника в однодневную командировку суммы денежных средств, выплачиваемых работнику взамен суточных, освобождаются от налогообложения в размерах, предусмотренных пунктом 3 статьи 217 Кодекса».

Сейчас все больше компаний отказываются от наличных средств и переходят на использование корпоративных карт, которые удобны в обращении и экономят время, а также облегчают учет. Корпоративные карты используют в том числе и для командировочных расходов. По функционалу карты ничем не отличаются от обычных, ими можно расплачиваться, в том числе за рубежом, а также пользоваться привилегиями, например, скидками или бонусами. Порядок использования карт должен быть закреплен в локально-нормативном акте организации. В данном документе устанавливаются должности сотрудников, имеющих право использовать корпоративные карты, лимиты, порядок получения и возврата и прочие нюансы (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

Корпоративные карты могут быть как именными, так и обезличенными. В любом случае карту сотруднику компании следует выдавать под расписку. Если сотрудники пользуются обезличенной корпоративной картой, то необходимо организовать учет таким образом, чтобы было всегда известно, у кого карта находится в данный момент. Такие карты обычно выдаются сотрудникам на определенный срок и конкретные цели, затем они должны быть возвращены в компанию. Хранить их рекомендуется в сейфе.

Читайте так же:  Плюсы и минусы бизнес-карты сбербанка для ип

Передавать именную карту от одного сотрудника другому противозаконно, что следует из ряда норм Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 года № 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт». На практике встречаются такие случаи, когда руководитель компании передает именную корпоративную карту, например, своему помощнику. Рекомендую в таких случаях прикладывать к авансовому отчету служебную записку о том, что расходы были оплачены с карты руководителя.

Важно помнить, что, оплачивая услуги или товары корпоративной картой, чеки и прочие оправдательные документы собирать все же нужно, так как выписка со счета карты будет подтверждать факт оплаты, но расходы компании должны быть подтверждены первичными учетными документами.

В таблице мы собрали основные различия между командировками по России и за рубежом.

Как правильно оформляется командировка за границу? Для этого потребуются усилия и администрации компании, и отправляемого за рубеж сотрудника. Подробнее о процедуре оформления командировки читайте в нашем материале.

Процесс оформления загранкомандировки многоэтапный — администрации компании требуется предусмотреть важные аспекты предстоящей служебной поездки сотрудника, подкрепив каждый этап набором документов.

Этап 1: предварительный

На этом этапе оформляются бумаги, обязательные по нормам ТК РФ.

Первое, на что следует обратить внимание администрации компании при отправке сотрудника в загранкомандировку, — это законодательные ограничения. Нужно проверить, не входит ли потенциальный командировочный сотрудник в список лиц:

  • которых запрещено отправлять в служебные поездки (например, по ст. 259 ТК РФ предусмотрен запрет на такие действия в отношении беременных женщин);
  • отправка которых в служебные поездки возможна только с их письменного согласия (к примеру, по ст. 259 ТК РФ к таким лицам относятся женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет).

Если сотрудник попал в запретный список, придется искать другую кандидатуру для служебной поездки. Если же потенциальный командировочный входит в группу лиц из ограничительного списка, необходимо:

  • ознакомить его (под расписку) с существующим у него правом отказа от командировки;
  • получить письменное согласие или отказ.

Этап 2: основной

На этом этапе издается главный документ — приказ на командировку с указанием в нем информации о цели служебной поездки, месте и сроках.

Образец унифицированной формы приказа см. по ссылке.

Если внутренними правилами компании предусмотрено оформление иных командировочных бумаг (задания на командировку, командировочного удостоверения и т. д.), необходимо заполнить их перед отправкой сотрудника в служебную поездку.

Кроме приказа (если в компании он оформляется по унифицированной форме) и иных внутрифирменных документов рекомендуем оформить дополнительное распоряжение, в котором следует прописать нюансы подготовки к командировке, а именно:

  • обязать командируемого работника заблаговременно оформить загранпаспорт (если он у него отсутствует или просрочен) и иные необходимые для выезда из страны документы (визу, медицинскую страховку и др.);
  • указать финансистам на необходимость составления предварительной сметы расходов по загранкомандировке для определения размера аванса, выдаваемого сотруднику до начала поездки;
  • поручить сотрудникам кадровой службы или иным ответственным лицам компании провести прочие необходимые процедуры (по приобретению проездных билетов, бронированию гостиницы и т. д.).

Когда нужна медстраховка для загранкомандировки, читайте здесь.

Этап 3: контрольный

В распоряжении (о котором было рассказано выше) необходимо также прописать такой важный аспект, как необходимость проверки у командируемого сотрудника:

  • отсутствия задолженности, отраженной в информационной базе службы судебных приставов;
  • прививок (если для въезда в определенную страну их наличие обязательно).

Подробнее об этом расскажем далее.

Предварительный контроль и заблаговременные мероприятия

Чтобы не сорвалась запланированная служебная поездка, заранее проверьте, не включен ли ваш сотрудник в число должников на сайте ФССП (сервис «Узнайте о своих долгах»).

Сотрудник может быть ограничен в праве выезда за рубеж, если имеет:

  • неоплаченные счета по услугам ЖКХ;
  • штрафы;
  • судебные задолженности;
  • алименты;
  • налоги;
  • просроченные банковские займы или кредиты.

Решение о запрете выезда выносит судебный орган после того, как кредитор подал на должника в суд. Размер долга, ограничивающий загранпоездки, определен в п. 1 ст. 67 закона «Об исполнительном производстве» от 02.10.2007 № 229-ФЗ:

  • 10 000 руб. — если есть долги по алиментам, возмещению вреда здоровью и др.;
  • 30 000 руб. — при наличии задолженности по иным требованиям.

Учитывая, что информация о погашении долга появляется в информационном ресурсе ФССП в течение 3–7 дней после оплаты, планирующему командировку сотруднику важно заранее выявить и оплатить свои долги, иначе загранкомандировка сорвется.

Если служебная поездка планируется в далекую экзотическую страну (например, во Вьетнам, Шри-Ланку, африканские государства), важно позаботиться о защите жизни и здоровья отправляемого в загранкомандировку сотрудника. Речь идет об обязательных и рекомендованных прививках. К примеру, без вакцинации от желтой лихорадки не пускают в страны, в которых зарегистрированы случаи данного инфекционного заболевания или есть комары — переносчики этого вируса. Перечень таких государств регулярно пересматривается ВОЗ. Подтверждением вакцинации служит сертификат международного образца.

Для обеспечения достаточной иммунной защиты организма необходимо время, поэтому администрации компании, планирующей загранкомандировку, следует заранее организовать прививочное мероприятие (хотя бы за месяц до предполагаемой поездки).

Какими инструкциями снабдить командированного сотрудника?

До отправки сотрудника в загранкомандировку выдайте ему памятку с рекомендациями о том, как подтвердить те или иные «командировочные расходы». Мы подготовили для вас полезные подсказки:

Читайте так же:  Заявление на административный отпуск - образец

Отправляя сотрудника за границу по служебным делам, необходимо издать приказ с указанием цели и сроков командировки. При необходимости оформляются: загранпаспорт (если его нет или он просрочен), виза (если она требуется для въезда в страну), обязательная медицинская страховка и иные документы. Сотрудника желательно также снабдить инструкцией о том, какие документы ему надлежит привезти из поездки для обоснования командировочных расходов.

Изображение - Командировка за границу proxy?url=https%3A%2F%2Fdelatdelo.com%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F03%2F1.1-150x150

На протяжении осуществления своей деятельности организации нередко приходится сталкиваться с необходимостью направлять своих сотрудников в заграничные командировки. Подобная практика позволяет предприятиям расширять сферу своего влияния, а также повышать показатели прибыльности по факту заключения новых контрактов с зарубежными контрагентами.

Нормативная регулировка данного вопроса начинается с трудового законодательства РФ. В частности, ст. 166 ТК РФ определяет понятие командировки, а также порядок их постановления.

Помимо этого, законодательство гарантирует работникам любой компании, что:

  • будут сохранены должность, рабочее место сотрудника, а также возмещения по временной нетрудоспособности гражданина. Помимо этого за подчиненным закрепляется объем его среднего заработка, который не может стать меньше в период деловой поездки субъекта. Эти положения регламентируются ст. 167 ТК РФ;
  • когда должностные обязанности подчиненного предполагают работу на выезде, поездки за пределы офиса в пределах города не будут считаться командировкой. Это фиксируется в ПП № 749 от 13.10.2008г.

Кроме ТК РФ для зарубежных деловых поездок также актуальны такие нормативные документы:

  • НК РФ и ФЗ № 173 от 10.12.2013г. определяют порядок и условия направления подчиненных в деловые поездки за границу;
  • ПП РФ № 749 от 13.10.2008г. фиксирует порядок исполнения командирования сотрудников;
  • порядок возмещения денежных средств, затраченных в поездке, а также суточных, регламентируется коллективным соглашением, личным трудовым договором с подчиненным, плановыми документами и проч.

Руководителю компании, готовящейся направить подчиненного в зарубежную поездку, следует понимать, что юридические и экономические отношения между странами часто изменяются. Поэтому требуется ознакомиться с системой въезда в конкретную страну с той целью, чтобы документы сотрудника были оформлены правильно.

Группы сотрудников, которые не допускаются к отправлению в командировку за границу в 2018 году

Подобные категории описываются в трудовом законодательстве. Так, руководителю следует знать, что в деловые поездки за границу не допускаются:

  • женщины, ожидающие появление ребенка;
  • субъекты с имеющимся запретом на въезд в конкретную страну или же ограничением выездного характера;
  • работники, не достигшие 18 лет. Исключением являются сотрудники культурного и творческого профиля. Например, зарубежная командировка разрешается несовершеннолетним актерам на время съемок;
  • подчиненные на протяжении их студенческого отпуска.

Помимо этого, выделяют также группы лиц, которые допускаются в заграничную командировку только с их личного письменного согласия:

  • матери малолетних детей, не достигших 3 лет;
  • отцы-одиночки и матери-одиночки;
  • одинокие опекуны, чьим отпрыскам еще не исполнилось 5 лет;
  • родители несовершеннолетних инвалидов;
  • опекуны малолетних детей;
  • подчиненные, на которых лежит ответственность по обеспечению ухода тяжелобольного родственника по медицинскому предписанию.

Нововведения законодательства при командировках за границу в суточных 2018 года

Начиная с 2014 года, законодательство в разрезе командировок претерпевало корректировки. Наиболее значительными из них стали:

  • с 2015 отменена необходимость оформлять сотруднику командировочное удостоверение и служебное задание. Однако до сих пор многие организации закрепляют подобное положение в местных нормативных актах ввиду информативности и удобности указанных документов;
  • с 2017 года был существенно упрощен документооборот в отношении деловых поездок подчиненных. Так, подобные служебные поездки теперь основываются на приказе руководителя, где отражается информация о целях командировки и ее длительность;
  • были изменены объемы суточных выплат сотрудникам.

Об изменениях суточных следует рассказать подробнее. С 01.01.2017г. было установлено, что объем суточных будет делиться на фиксированную часть и сумму, облагаемую налогом, если она превышает норму. Так, максимально возможные объемы суточных выплат, которые не будут облагаться налогом, представляют собой:

  • для деловых поездок по территории России – 700 руб.;
  • для служебных командировок за рубеж – 2500 руб.

Помимо этого, ТК РФ не фиксирует максимально возможный объем суточных. Нововведения затрагивают только допустимый размер выплат без налогообложения.

Расходы предприятия на командировку за границу сотрудника

Средства, затраченные для организации загранкомандировки подчинённого, можно классифицировать следующим образом:

  1. Затраты на проезд. По факту приезда сотрудника им на протяжении первых трех дней, составляется авансовый отчет, к которому он прикладывает оправдательные документы. Среди них также присутствуют билеты на проезд, включая общественный транспорт и авиабилеты.

Существуют случаи, когда сотрудник направляется в деловую поездку личным транспортом. Тогда к оправдательным документам следует добавить путевой лист, а также чеки с заправок. На этапе оформления командировки сотрудник должен подать технический паспорт транспорта, а также доверенность, если машина не принадлежит ему.

Также нередко используется арендуемый транспорт. Для этого представитель компании направляется в соответствующую организацию. По факту возвращения сотрудник предоставляет арендное соглашение, акт о возврате машины, а также чеки.

  1. Затраты на проживание. Нередко случается так, что иностранный оппонент берет на себя расходы по проживанию субъекта. Однако если этого не случилось, о гостиничном номере, мотеле или квартире следует позаботиться заранее. На этапе планирования командировки предприятие должно забронировать соответствующую жилплощадь для работника. В качестве доказательств сотрудником предоставляются счета за проживание.
  2. Издержки на оформление заграничного паспорта в случае необходимости. Если сотрудник такового не имеет, то командировка за рубеж становится невозможной. Поэтому зачастую работодатели берут на себя растраты по оформлению загранпаспорта для подчиненного. Однако фактически этим занимается лично сотрудник. Также ему предоставляют право выбора: заранее получить аванс или получить дальнейшее возмещение личных расходов. В частности, подобными расходами является выплата государственной пошлины и, при необходимости, оплата консультации юриста. Доказательными документами являются квитанции банка.
  3. Затраты на получение визы. При данном процессе также подразумевается госпошлина. Без наличия обговариваемого документа командировка также становится невозможной.
  4. Дополнительные расходы на заграничную деловую поездку работника. Основываясь на ст. 264 НК РФ, подразумевается возмещение затрат на консульские, аэродромные сборы, а также сборы по факту транзита автомобиля и прочее.
Читайте так же:  Можно ли и как снять машину с учета без машины, без номеров, договора, документов или хозяина авто в

Помимо этого сотруднику также выплачиваются суточные при командировках за границу, как возмещение каждого дня пребывания в деловой поездке.

Документальное оформление заграничной командировки

Изображение - Командировка за границу proxy?url=https%3A%2F%2Fdelatdelo.com%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F03%2F1.2-150x150

Оформление командировки заключается в публикации приказа работодателя, в котором детально прописываются место, время, а также реквизиты принимающей стороны.

Если на предприятии предусмотрено использование командировочного удостоверения и служебного задания, их также необходимо оформить до отъезда подчиненного. При зарубежной командировке информация, ранее проставляемая в командировочном удостоверении, теперь фиксируется на таможенных пунктах, а именно – фактическая дата выезда и въезда человека.

По факту приезда субъекта ему дается три дня на оформление авансового отчета. При этом если день приезда попадает на выходной или праздник, то три дня начинают свой отсчет с первого дня рабочей недели.

Нередко возникают сложности при зарубежных командировках. Так, отвечая на вопрос как оформить авансовый отчет при командировках за границу, необходимо в первую очередь уточнить, что, фактически, субъекту его требуется не оформить, а заполнить. Унифицированная форма АО-1 для подобных документов имеется в отделе кадров. Кадровики заранее подготавливают бумаги, которые затем передаются командированному сотруднику для заполнения. Основным нюансом является необходимость приложить все оправдательные документы, ничего не упустив. Именно на основании авансового отчета работнику будут возмещены затраченные средства.

Начиная с 2017 года были отменены ограничения по длительности командировок за границу. Однако продолжительность деловой поездки должна быть зафиксирована в приказе. Помимо этого, большинством организаций оформляются специальные нормативные акты, в которых фиксируются нюансы направления сотрудников в заграничные командировки.

Длительность командировки обуславливается:

  • экономической целесообразностью;
  • наличием документальных аргументов в подтверждение превышения доходов над расходами ввиду осуществленной поездки.

Порядок оформления командировки сотрудника за границу

Порядок оформления зарубежной деловой поездки и командировки по территории страны существенно не отличаются. Основанием для обеих поездок служит опубликованный приказ руководителя, по факту которого сотрудник направляется на другую территорию для выполнения задания. Однако подобные поездки имеют и отличия, в частности, это проявляется в нюансах и особенностях оформления документов для сотрудника и порядка выплат денежных средств.

Пошаговая инструкция оформления заграничной поездки работника в общем виде заключается в следующем:

  1. Работодатель принимает решение о направлении конкретного подчиненного в командировку за рубеж.
  2. Публикуется соответствующий приказ, в котором будут обозначены цели и задачи поездки.
  3. В случае если это предусмотрено локальными нормативными актами предприятия, выдача командировочного удостоверения.
  4. Извещение работника о наличии такого приказа руководителя, ознакомление подчиненного с ним.
  5. Исчисление будущих затрат на проживание, питание и дорогу, а также суточных, исходя из текущего курса валют.
  6. Осуществление авансовых выплат.

Как отмечалось ранее, заграничная поездка имеет множество нюансов. Поэтому руководителю заранее следует ознакомиться с предложением зарубежной организации и определить, берет ли на себя оппонент часть расходов по командировке. Помимо этого, следует определить наличие у подчиненного заграничного паспорта. Так, если данного документа нет в наличии, порядок оформления зарубежной деловой поездки, фактически, начинается с его получения.

Также расчеты по факту командировки базируются на таких расходах:

  1. Оформление визы подчиненному, если такая необходимость существует.
  2. Бронирование номера отеля, хостела или гостиницы. Также учитываются арендные траты, если сотруднику снимается квартира.
  3. Оформления требуемого пакета документов для исполнения сотрудником своих служебных обязанностей.
  4. Определение объема авансовых выплат, основываясь на предыдущих расчетах будущих трат, а также положенных субъекту суточных.
  5. Исчисление усредненной заработной платы подчиненного за каждый день деловой поездки.
  6. Оплата налогов, в частности, НДФЛ и соответствующих взносов

Также следует отметить, что зарубежная командировка должна проходить те же этапы оформления, что и обычная. Разница заключается только в выплате суточных. Так, командировка за границу на 1 день суточные не предусматривает. То есть, если субъекту не придется ночевать вне дома, то суточные не будут выплачены. Однако остальные затраты на подобную «мобильную» деловую поездку будут возмещены.

Таким образом, оформление командировки за границу имеет множество нюансов и особенностей. Ввиду корректировки законодательства, руководителям предприятий необходимо ознакомиться с нововведениями. Рекомендуется следовать приведенной пошаговой инструкции во избежание неточностей и ошибок в подобном процессе.

Изображение - Командировка за границу 2699956
Автор статьи: Павел Кудинов

Здравствуйте! Меня зовут Павел. Я уже более 6 лет работаю в сфере юридических консультаций. Считая себя профессионалом, хочу научить всех посетителей сайта решать возникающие вопросы. Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны с целью донести в доступном виде всю требуемую информацию. Однако чтобы применить все, описанное на сайте всегда необходима  консультация с профессионалами.

Обо мнеОбратная связь
Оцените статью:
Оценка 4 проголосовавших: 9

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here