Как вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Сегодня предлагаем ознакомиться с темой: "как вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений". Мы постарались полностью раскрыть тему. Если у вас возникнут вопросы, то вы можете задать их в комментариях после статьи или нашему дежурному юристу.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений — насколько обязательно его ведение? Есть ли возможность познакомиться с его образцом, чтобы впоследствии правильно заполнить, и сколько времени закон обязывает хранить такой журнал? Об этом поговорим далее.

Что представляет собой журнал учета трудовых договоров и соглашений к ним?

На крупных предприятиях количество трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним может быть огромным, и чтобы не держать их все под рукой, кадровому инспектору легче обзавестись дополнительным кадровым регистром — журналом учета, куда в хронологическом порядке вносится информация как о самих договорах, так и о допсоглашениях к ним.

О форме трудового договора подробно рассказано в этой статье.

Так систематизируются сведения о приеме и увольнении работников, а также об изменениях условий труда.

ВАЖНО! Ведение указанного журнала не является обязательным требованием трудового законодательства, однако оно может существенно помочь кадровику в его работе с персоналом.

Способ ведения журнала регистрации договоров выбирается каждым кадровым работником самостоятельно. Это может быть и тетрадь, приобретенная в магазине, а могут быть скрепленные между собой листы бумаги, например, формата А4. Но во всех случаях журнал регистрации нужно будет прошить, пронумеровать и скрепить подписью руководителя или другого уполномоченного лица.

Нет видео.
Видео (кликните для воспроизведения).

На журнале должно быть отражено следующее:

  • наименование работодателя;
  • даты начала и окончания ведения журнала;
  • Ф.И.О. ответственного лица и его подпись.

В остальном оформление журнала будет зависеть от пожеланий самого кадровика и особенностей его работы.

Где бесплатно скачать образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров?

Данные в журнал учета лучше всего вносить в виде таблицы, поскольку именно она даст наиболее наглядное представление о перечне договоров и допников.

Мы предлагаем разбить таблицу на следующие столбцы:

  • 1 — номер регистрации трудового договора;
  • 2 — дата заключения;
  • 3 — номер договора;
  • 4 — Ф.И.О. работника, с которым заключен данный договор;
  • 5 — должность работника;
  • 6 — название отдела (подразделения), где трудится работник;
  • 7 — срок действия договора;
  • 8 — характер работы (совместительство, основная работа, пр.);
  • 9 — допсоглашения к договору;
  • 10 — примечания.

Можно ввести столбец для подписи работника о том, что он получил трудовой договор на руки.

Образец того, как можно оформить журнал регистрации трудовых договоров, скачайте по ссылке:

Изображение - Как вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений proxy?url=https%3A%2F%2Fnalog-nalog.ru%2Ffiles%2F2105_zhurnal_registracii_truddogovorov_-_obrazec

Как и все документы, связанные с персоналом, журнал регистрации трудовых договоров нужно хранить 75 лет после внесения в него последней записи. Регламентирует этот срок подп. «б» п. 695 ст. 8 Перечня типовых управленческих архивных документов… с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Многие экономические субъекты не существуют так долго, поэтому журнал сдают в архив. Сделать это можно как по окончании ведения самого журнала, так и при ликвидации работодателя.

О том, каким образом организуется архив на предприятии, наши читатели могут узнать из этой статьи.

В целях облегчения кадровой работы работодателем может вестись журнал регистрации трудовых договоров и допов к ним. Способ и форма его ведения определяются каждым хозсубъектом самостоятельно. Хранить журнал нужно в течение 75 лет.

Журналы регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Кадровая служба обязана вести журнал регистрации трудовых договор и дополнительных соглашений к трудовым договором. Обязательно ли вести два журнала или информацию можно обобщить в одном? Являются ли эти документы обязательными? Существует ли универсальный образец? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в нашей статье.

Журнал учета трудовых договоров не является обязательным документом. Трудовое законодательство не обязывает работодателей его вести. Однако в некоторых случаях ведение такого журнала может быть полезно самому работодателю.

Организация заключает с работниками срочные трудовые договоры. Если отдел кадров ведет журнал учета трудовых договор, то это упрощает задачу по контролю за сроками действия таких договоров. А это, в свою очередь, минимизирует риски, связанные с трансформацией срочного трудового договора в договор, заключенный на неопределенный срок.

Форма журнала учета трудовых договоров – произвольная. Каждый работодатель сам решает какие поля, граф и реквизиты в него включать. По нашему мнению, целесообразно отражать в журнала, в частности:

  • дату и номер заключенного трудового договора;
  • фамилия, имя и отчество работника;
  • структурное подразделение;
  • занимаемую должность;
  • вид и характер работы;
  • срок действия трудового договора с указанием даты его прекращения (для срочных трудовых договоров);
  • место для росписи работника о получении своего экземпляра трудового договора.

Совсем не обязательно включат в журнал все вышеперечисленное. Включайте только то, что вам необходимо. К примеру, образец журнала может выглядеть так:
Изображение - Как вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений proxy?url=https%3A%2F%2Fbuhguru.com%2Fwp-content%2Fuploads%2F2016%2F08%2Fobrazec_jurnala

Скачать образец журнала регистрации трудовых договоров.
Также можно привести пример заполненного журнала регистрации трудовых договоров. На практике, журнал может выглядеть так:
Изображение - Как вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений proxy?url=https%3A%2F%2Fbuhguru.com%2Fwp-content%2Fuploads%2F2016%2F08%2Fzapol_jou-1


Имейте в виду, что никто не запрещает работодатель вести журнал учета трудовых договоров в электронном виде (даже в формате Excel). Однако в таком случае не получиться получать росписи работников о получении трудовых договоров.
Читайте так же:  Как организовать бизнес по производству комбикорма

Совет: нумеруйте и прошивайте бумажные журналы учета договоров. Это нормальная практика ведения подобной документации. При этом помните, что содержащиеся в журнале сведения – это персональные данные. Поэтому рекомендуем внимательно относиться к хранению журнала. Срок хранения – 75 лет (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Журнал учета дополнительных соглашений к трудовым договорам

Требований по ведению журнала учета дополнительных соглашений к трудовым договорам законодательством РФ также нет. То есть, это тоже необязательный кадровый документ. Однако ведение этого журнала также может быть полезно работодатель. Ведь если вести такой журнал, то можно отслеживать, например, какие пункты трудовых договоров были изменены. Для такой информации можно предусмотреть специальную графу, например:
Изображение - Как вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений proxy?url=https%3A%2F%2Fbuhguru.com%2Fwp-content%2Fuploads%2F2016%2F08%2Fizmemeniya__journal

Скачать журнал учета дополнительных соглашений.
Журнал учета дополнительных соглашений также можно вести в электронном виде. Но можно ли объединить журнал учета трудовых договоров и журнал учета дополнительных соглашений в один единый журнал? Да, конечно можно Если вам так будет удобнее, то можно сделать единый журнал. Но тогда продумайте для себя структуру журнала, в которой вам будет удобно работать.

Делопроизводство

Изображение - Как вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений proxy?url=http%3A%2F%2Fkadriruem.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F10%2F%25D0%25B6%25D1%2583%25D1%2580%25D0%25BD%25D0%25B0%25D0%25BB-%25D1%2580%25D0%25B5%25D0%25B3%25D0%25B8%25D1%2581%25D1%2582%25D1%2580%25D0%25B0%25D1%2586%25D0%25B8%25D0%25B8-%25D1%2582%25D1%2580%25D1%2583%25D0%25B4%25D0%25BE%25D0%25B2%25D1%258B%25D1%2585-%25D0%25B4%25D0%25BE%25D0%25B3%25D0%25BE%25D0%25B2%25D0%25BE%25D1%2580%25D0%25BE%25D0%25B2

На предприятии любой документ обязательно должен быть зарегистрирован, то есть внесен в специальную книгу учета. При этом учитываются все данные, в том числе его создание и принятие.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 309-85-28 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Это касается и трудовых договоров, которые заключаются между работником и работодателем, ведь хранение и учет таких важных документов обязателен для каждой организации.

Важно понимать, что ведение такого журнала совсем не пустая трата времени, а необходимость:

  • это гораздо удобнее, чем держать все оригиналы документов на столе;
  • книга регистрации трудовых договоров может понадобиться, если возникнет конфликт между работником и работодателем;
  • с помощью этих записей кадровый работник может быстро выдать любую требующуюся справку.

Некоторые ведут несколько таких учетных книг, например, отдельно для срочных договоров и для бессрочных.

Обязанность ведения журнала регистрации трудовых договоров законом не установлена, однако общие правила документооборота устанавливают регистрацию всех документов, носящих справочный характер.

Нет видео.
Видео (кликните для воспроизведения).

Кроме того, журнал учета упоминается в Перечне типовых управленческих документов:

К тому же, отсутствие такого документа может иметь для организации дополнительные проблемы с проверяющими органами.

Многие кадровые работники утверждают, что регистрация трудового договора в журнале гораздо удобнее, чем хранение всех этих документов под рукой.

С ним проще выдавать необходимые справки бывшим сотрудникам, и не нужно бояться проверок соответствующих органов.

К тому же, систематизация данных позволяет кадровикам вести постоянный учет работников.

Как лучше заполнять журнал регистрации и учета трудовых договоров?

Единая форма книги регистрации законом не установлена, поэтому это может быть обычная тетрадь.

Главное, ее обложка должна быть твердой, чтобы журнал мог храниться как можно дольше.

Наименование организации, название книги и дата начала ведения должны быть записаны на титульном листе. Также следует пронумеровать все страницы, а на первой странице указать правила ведения журнала.

Вторая страница журнала регистрации содержит данные о лицах, ответственных за него.

Удобнее вносить информацию в таблицу, так как лица, заполняющие журнал, могут меняться.

Следует указать:

  • порядковый номер;
  • ФИО;
  • должность ответственного лица;
  • причину, по которой лицо ведет журнал;
  • его личную подпись.

Стандартный журнал регистрации трудовых договоров содержит 10 столбцов, но их количество может меняться.

Заполняют их следующим образом:

  • 1 графа – номер регистрации трудового договора;
  • 2 графа – дата заключения соглашения;
  • 3 графа – номер самого трудового договора;
  • 4 графа – ФИО сотрудника;
  • 5 графа – должность или специальность;
  • 6 графа – наименование отдела или структурного подразделения;
  • 7 графа – срок действия трудового соглашения;
  • 8 графа – характер работы (совместительство, основная работа и т. д.);
  • 9 графа – дополнительные соглашения;
  • 10 графа – примечания.

В книге можно сделать дополнительную графу, в которой будет ставиться подпись работника.

Она будет свидетельствовать о том, что работник получил свой экземпляр трудового договора на руки.

Несмотря на современные компьютерные технологии, бумажные журналы до сих пор имеют больше преимуществ, чем электронные.

Основное преимущество — удобство хранения.

Этот документ должен быть заверен руководителем предприятия, прошит, пронумерован. Кроме того, он должен обязательно содержать все необходимые подписи работников.

Для сотрудников, которые работают по контракту, нужно обязательно сделать дополнительную колонку.

Электронный журнал регистрации трудовых договоров считается самым удобным, но имеет и свои недостатки.

Например, в журнале такого формата невозможно поставить личную подпись. Именно поэтому, кадровики часто ведут два журнала, используя электронную версию как запасную.

Обычно ее ведут в MS Excel, что дает дополнительные возможности:

  • конфиденциальность;
  • контроль хранения документов;
  • быстрое формирование копий справок и приказов;
  • быстрый поиск необходимых документов.

Как оформляется дистанционный трудовой договор? Узнайте тут.

Существуют определенные правила, которые необходимо придерживаться во время ведения журнала учета трудовых договоров:

  • регистрацию можно каждый год начинать заново, особенно если документов очень много;
  • если сотрудник во время ведения журнала допустил какую-то ошибку, никаких штрафов или взысканий для него не предусмотрено;
  • книга регистрации должна храниться 75 лет;
  • когда журнал закончен, его необходимо прошить, поставить пломбу и сдать в архив;
  • в случае, когда срочные договора переходят в разряд постоянных, их необходимо перерегистрировать или сделать соответствующую отметку;
  • подпись, которой руководитель заверяет журнал регистрации, ставиться на задней обложке.
Читайте так же:  День увольнения выпадает на выходной день

Книга регистрации трудовых договоров – это подтверждение наличия важных документов.

Согласно правилам, его обязан вести менеджер по персоналу или специалист кадрового отдела. Он же отвечает за правильное заполнение журнала и предоставление его в случае проверки.

Также под его ответственностью находятся и все оригиналы подписанных трудовых договоров.

Заводят этот документ согласно приказу руководства предприятия.

При этом приказ должен определять:

  • порядок ведения журнала (электронный или бумажный варианты);
  • лицо, несущее ответственность за его ведение;
  • форму журнала регистрации трудовых договоров.

Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров:

Изображение - Как вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений proxy?url=http%3A%2F%2Fkadriruem.ru%2Fwp-content%2Fgallery%2Ftd3%2F%25D0%259F%25D1%2580%25D0%25B8%25D0%25BC%25D0%25B5%25D1%2580-%25D0%25B6%25D1%2583%25D1%2580%25D0%25BD%25D0%25B0%25D0%25BB%25D0%25B0-%25D1%2580%25D0%25B5%25D0%25B3%25D0%25B8%25D1%2581%25D1%2582%25D1%2580%25D0%25B0%25D1%2586%25D0%25B8%25D0%25B8

Образец журнала регистрации трудовых договоров

Бланк документа можно скачать тут:

Форма номера может быть произвольной.

Удобнее всего регистрировать трудовые договоры с указанием порядкового номера за текущий день.

К примеру, нумерация 13/02-6 означает, что договор был составлен 13 февраля и был шестым в этот день.

Подробнее о том, как составляется номер трудового договора, можно узнать тут.

Вносить изменения в документ нельзя, вне зависимости от формы журнала (электронная или бумажная).

Если кадровый работник допустил в журнале серьезную ошибку, нужно закрыть документ.

Для этого на последней странице следует указать причину закрытия журнала.

Кроме этого, следует доложить о проблеме руководителю организации. Открытие новой книги регистрации трудовых договоров оформляется приказом предприятия.

Что касается внесения дополнительных изменений, то они могут быть следующими:

  • отстранение от должности;
  • изменения условий работы;
  • перевод сотрудника на другую должность или в другой отдел.

Для оформления таких моментов можно завести для каждого работника страницу, которая будет содержать дополнительные соглашения.

Если организация большая и сотрудников, соответственно, много, некоторые кадровики заводят для такого рода соглашений отдельный журнал.

Необходимо понимать, что ведение такой книги важно, в первую очередь, для самого предприятия и его сотрудников.

Благодаря журналу гораздо проще находить важные документы в архиве.

К тому же, этот документ является юридическим подтверждением всех существующих договоров и контрактов, которые заключает организация со своими работниками.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область – +7 (499) 703-16-92
    • Санкт-Петербург и область – +7 (812) 309-85-28
    • Регионы – 8 (800) 333-88-93

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Как вести журнал учёта трудовых договоров и дополнительных соглашений

Изображение - Как вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений proxy?url=https%3A%2F%2Fipshnik.com%2Fwp-content%2Fuploads%2F2019%2F03%2F728x90-RB

Организация обязана хранить первичные документы, в том числе трудовые договоры и дополнительные соглашения с сотрудниками. В случае если документооборот компании большой, бывает нелегко отыскать в папках нужный договор. Выручает журнал регистрации.

Обязательно ли вести журнал (книгу) регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Журнал регистрации — необязательный документ. Его заполняют, чтобы легче было вести учёт документации. В книгу записывают порядковый номер договора, дату заключения, ФИО сотрудника. Регистрация фиксирует факт создания документа и оформляется согласно ГОСТ Р51141–98. Случаи, когда пригодится журнал:

  • судебное разбирательство при увольнении работника;
  • составление для сотрудника справки о занятости на новое место работы;
  • при поиске документов для внутреннего пользования.

Получая копию договора на руки, работник ставит свою подпись, что подтверждает наличие у него документа.

Некоторые работодатели записывают в журнал не только сведения о договоре, но и информацию о должностных обязанностях сотрудника, комментарии касательно результатов его работы.

Организация обязана вести и по запросу предоставлять контролирующим органам журнал регистрации трудовых договоров, если он указан в учётной политике в качестве первичного подтверждающего документа.

Ведение регистрационного журнала — обязанность специалиста по кадрам. Заполняя книгу, он ставит свою подпись как ответственное лицо.

Журнал регистрации трудовых договоров можно оформить в простой тетради либо приобрести учётную книгу в магазине канцелярских товаров. Также существует возможность электронного ведения с последующей распечаткой.

Состав учётного документа — наименования, количество и содержание столбцов разрабатывает специалист по кадрам и согласовывает с руководителем организации.

Несмотря на отсутствие законодательных требований к журналу регистрации трудовых договоров, существуют общие правила заполнения учётных книг.

Составляя журнал в печатном виде, первым делом заполните титульный лист. На нём укажите:

  • наименование организации;
  • дату начала ведения журнала (оставьте пустое поле для даты окончания);
  • ФИО руководителя организации и ответственного лица.

Пронумеруйте страницы и составьте таблицу. Типовые графы:

  • регистрационный номер;
  • дата заключения договора;
  • номер договора;
  • срок действия договора;
  • ФИО работника;
  • должность;
  • характер выполняемой работы;
  • комментарии и примечания;
  • подпись сотрудника;
  • подпись ответственного лица (специалиста по кадрам).

По желанию можете добавить в таблицу дополнительные графы — контакты работника, результаты деятельности, структурное подразделение компании, где будет работать специалист.

Информацию о каждом договоре вносите в отдельную строку. Пропуски между строчками не допускаются. Корректировать ошибки можно любым способом, предусмотренным для первичной документации. Ошибочную запись зачеркните одной линией и впишите исправленные данные над ней. Рядом поставьте подпись ответственного лица и дату внесения изменения.

Читайте так же:  Как расторгнуть договор каско и вернуть стоимость полиса

На последней странице журнала составьте заверительную запись с указанием числа страниц, ФИО и должности руководителя и даты. Поставьте подпись руководителя и печать организации.

Типовые учётные журналы, продающиеся в магазинах, прошиты и оборудованы контрольной пломбой. Если вы используете такой журнал, в заверительную запись впишите уникальный номер пломбы.

Разрешается применять электронную версию журнала регистрации трудовых договоров. Загрузите шаблон, заполните титульный лист и при необходимости отредактируйте графы.

Неудобство электронной версии в том, что сотрудник не может своевременно оставить свою подпись, получая копию договора или справку. При судебных разбирательствах журнал на бумажном носителе рассматривается в первую очередь.

Бумажный журнал действует в течение года, а после его отправляют в архив, где согласно п. «в» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, он должен храниться 75 лет.

В электронном виде журнал существует тоже год, а затем его нужно распечатать, прошить, подписать у руководителя и сдать в архив.

Некорректно заполненный журнал можно закрыть досрочно. Для этого достаточно на последней странице вручную написать причину, по которой заканчиваете ведение журнала, например, в связи с ошибками в регистрации договоров. При этом укажите номера неверно записанных документов.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Изображение - Как вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений proxy?url=http%3A%2F%2Fipopen.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F07%2Ffor

Для записи учетных данных (регистрации) и придании юридической силы трудовым договорам и дополнительным соглашениям используется журнал регистрации.

В нем фиксируется данные о документе – факт создания, получения или отправки.

Ведение такого журнала не является обязательным. Законодательством предусмотрен учет в форме журнала только для трудовых книжек. Дополнительные соглашения (доп) можно регистрировать произвольно. Прошивать и пломбировать книгу, если учет ведется в такой форме, нужно перед сдачей в архив. По требованиям ФАС срок хранения такого рода документов – 75 лет.

Однако по общим правилам ведения документооборота, регистрации подлежат все документы, которые требуют предоставления ответа или носят справочный характер. Помимо этого, существует Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, в котором упоминается журнал учёта трудовых договоров.

Кроме этого, служба ГИТ, наносящая визит ко всем работодателям, всегда интересуется наличием этого документа.

Так что кадровик, во избежание неприятностей, должен вести журнал регистрации трудовых договоров и допсоглашений.

Изображение - Как вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений proxy?url=http%3A%2F%2Fipopen.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2014%2F06%2F%25D0%2596%25D1%2583%25D1%2580%25D0%25BD%25D0%25B0%25D0%25BB-%25D0%25A2%25D0%2594_%25D0%25BE%25D0%25BF%25D1%258B%25D1%2582-%25D0%25BA%25D0%25B0%25D0%25B4%25D1%2580%25D0%25BE%25D0%25B2%25D0%25B8%25D0%25BA%25D0%25B0

Журнал – удобная форма, заменяющая в архиве массу трудовых договоров вперемешку с доп соглашениями и другими документами того же периода. В случае подачи иска в суд от нанятого сотрудника, отсутствие книги регистрации договоров заранее делает позицию работодателя уязвимой с возможностью принятия решения не в его пользу.

Также журнал необходим для выдачи справок для следующих работодателей о предыдущей занятости. В примечаниях книги можно делать записи о виде и сути работ, выполняемых нанятым работником. Опытные кадровики предпочитают вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений, прошив и опломбировав его печатью предприятия и подписью руководителя перед внесением первой записи.

В случае проверки предприятия соответствующими органами у начальника ОК, инспектора по кадрам или менеджера по персоналу будет юридическое подтверждение наличия или отсутствия договоров, контрактов, дополнительных соглашений с работниками.

Обилие документов в отделе кадров – ни для кого не секрет. Иногда HR-менеджер ведёт параллельно около десятка всяких книг и журналов. Но трудовые договора – основа сотрудничества работодателя и персонала – желательно регистрировать, чтоб не путаться в нумерации.

Завоевать клиентов можно с помощью оригинального коммерческого предложения. Смотрите, как его составить.

Как заполнять журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений?

Трудовой договор – соглашение между работодателем и сотрудником, в котором одна сторона предоставляет работу (осуществляет наем) в соответствии с законодательством, а другая сторона обязуется эту работу выполнять качественно и в срок, получая за нее заработную плату. Документ обеспечивает условия труда по нормам ТК РФ.

Трудовой договор оформляется в двух экземплярах (с печатью и подписью руководителя, паспортными данными и подписью работника) с выдачей одного нанятому работнику под расписку. Второй подшивается в личное дело. Это требование является обязательным независимо от вида работы – основная или по совместительству. Если на предприятии ведется журнал регистрации трудовых договоров, то подпись сотрудника ставится в соответствующей графе.

Как вести такой журнал? Книга регистрации может вестись в бумажном или электронном виде.

Изображение - Как вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений proxy?url=http%3A%2F%2Fipopen.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2014%2F06%2F%25D0%2596%25D1%2583%25D1%2580%25D0%25BD%25D0%25B0%25D0%25BB-%25D0%25A2%25D0%2594_%25D0%25B2-%25D0%25B1%25D1%2583%25D0%25BC%25D0%25B0%25D0%25B6%25D0%25BD%25D0%25BE%25D0%25BC-%25D0%25B2%25D0%25B8%25D0%25B4%25D0%25B5

Как оформить журнал регистрации? Страницы должны быть пронумерованы, книга прошита и заверена печатью и подписью руководителя. Хотя форма может быть произвольной, но есть минимально необходимый перечень граф, позволяющий внести нужные данные и оперативно найти документ.

Изображение - Как вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений proxy?url=http%3A%2F%2Fipopen.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2014%2F06%2F%25D0%2596%25D1%2583%25D1%2580%25D0%25BD%25D0%25B0%25D0%25BB-%25D0%25A2%25D0%2594_-%25D0%25BE%25D0%25B1%25D1%2580%25D0%25B0%25D0%25B7%25D0%25B5%25D1%2586

Пример заполнения журнала регистрации трудовых договоров

Если в организации есть сотрудники, работающие по контракту, то необходимо предусмотреть отдельную колонку для их регистрации, или можно сделать соответствующую запись в примечаниях. Также на некоторых более крупных предприятиях вводят колонки для записи должности и структурного подразделения.

На отдельной странице делается запись о назначении ответственного лица – ФИО, дата и номер приказа, должность. Последняя страница несет информацию о дате закрытия журнала, № приказа, дате сдачи на хранение в архив.

В случае если ответственный за ведение книги сотрудник обнаружил неправильность заполнения или другие ошибки, то данный журнал заканчивается досрочно. Об этом делается соответствующая запись, издается приказ и книга сдается в архив.

Читайте так же:  Увольнение с государственной гражданской службы российской федерации

Изображение - Как вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений proxy?url=http%3A%2F%2Fipopen.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2014%2F06%2F%25D0%2596%25D1%2583%25D1%2580%25D0%25BD%25D0%25B0%25D0%25BB-%25D0%25A2%25D0%2594_%25D0%25B2-%25D1%258D%25D0%25BB%25D0%25B5%25D0%25BA%25D1%2582%25D1%2580%25D0%25BE%25D0%25BD%25D0%25BD%25D0%25BE%25D0%25BC-%25D0%25B2%25D0%25B8%25D0%25B4%25D0%25B5

Основным преимуществом ведения журнала в электронной форме является возможность быстрого поиска и ввода информации. Удобно вести учет не в Word, а в MS Excel (учет в табличном виде).

Возможности электронного документооборота:

  • быстрота и доступность поиска документа;
  • оптимизация работы с кадрами;
  • контроль оформления и хранения документов;
  • соблюдение конфиденциальности;
  • уменьшение трудоемкости затрат;
  • сохранение первичных документов (анкеты, автобиографии, заявления и другие) в электронном виде;
  • формирование по требованию копий приказов и различных видов выписок.

Личная карточка сотрудника (форма т-2) ведется в электронной форме. Информация, поступающая на нее, постоянно обновляется. Но в некоторых случаях, где нужны личные подписи работника и сотрудника кадровой службы, ведение карточки дублируется на бумажном носителе.

В программе должна быть предусмотрена невозможность подвижки номеров. Хотя второй экземпляр трудового договора и выдается сотруднику на руки, но с учетом уволившихся, необходимо предупредить возможную подтасовку и другие виды махинаций со стороны работодателя путем давления на работников отдела кадров. В конце года журнал распечатывается с нумерацией, прошивается, опечатывается и сдается на хранение.

Смотрите видео о том, что делать если пришла трудовая инспекция

Сотрудник, ответственный за ведение журнала, может сам выбрать удобную форму ведения в зависимости от информации, которая будет учтена в данном журнале. При увольнении такого сотрудника в книге делается запись о новом ответственном лице. Также в журнале имеется название организации, начало и конец периода учета.

По книге регистрации определяется количество заключенных трудовых договоров. Имеется возможность проконтролировать исполнение каждого. Эти данные упрощают составление статистической отчетности на предприятии.

Причины изменения договора могут быть различными:

  • перевод на другую работу;
  • смена собственника;
  • отстранение от работы;
  • изменение условий труда.

При существенных изменениях в договорах составляется дополнительное соглашение, которое вносится в журнал регистрации в соответствующую графу. Для удобства доп соглашению присваивают номер, состоящий из номера договора / порядкового номера соглашения с конкретным сотрудником.

В случае ведения общего журнала для договоров и соглашений нумерация дополнительных соглашений ведется с 1 номера по каждому трудовому договору с отдельным сотрудником.

В таком случае удобно завести для каждого сотрудника отдельную страницу, где будет указан трудовой договор и дополнительные соглашения по порядку заключения (№ 1, 2, 3 и т.д.).

Если работник не согласен с изменениями условий труда, то работодатель должен сделать предложение (в письменном виде) другой работы по квалификации, а при ее отсутствии предложить нижеоплачиваемую работу или нижестоящую должность. При письменном согласии сотрудника составляется дополнительное соглашение к трудовому договору с новыми условиями труда. Все требования по оформлению и учету дополнительных соглашений такие же, как и для трудовых договоров.

Для удобства ведения учета и быстрого поиска нужного дополнительного соглашения на крупных предприятиях с большим списочным составом сотрудников ведут отдельную книгу – журнал регистрации дополнительных соглашений.

Пример заполнения журнала дополнительных соглашений:

Как вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

В делопроизводстве все пригодится, а особенно, если кадровик не хочет потерять такие важные документы, как трудовые соглашения, которые заключаются обычно при приеме на работу сотрудников. Для этих целей, чтобы сохранить компактно всю информацию, применяется специальный журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений, который позволяет быстро найти договор по тому или иному человеку.

Чтобы подробнее ознакомиться с таким документом, необходимо изучить общие понятия, как выглядит журнал, его образец заполнения, понять сам порядок обращения с журналом, как его использовать в практике.

Что такое журнал регистрации договоров и зачем его вести

Изображение - Как вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений proxy?url=https%3A%2F%2Ftrud.expert%2Fwp-content%2Fplugins%2Fa3-lazy-load%2Fassets%2Fimages%2Flazy_placeholder

Журнал трудовых договоров и дополнительных соглашений к трудовым договорам – это специальный документ, выпущенный в виде книги типографским способом, который предназначен для того, чтобы фиксировать краткую информацию о заключении и расторжении трудовых соглашений с работниками предприятия.

Каждый контракт, регулирующий трудовые отношения подчиненного и работодателя, должен быть вписан в основные разделы журнала по строкам и столбцам, которые содержат всю необходимую информацию. Вести учет трудовых договоров должен специалист по кадровым вопросам, уполномоченный это делать регламентом своей должностной инструкции.

Неплохим бонусом в таком журнале являются приложения:

  • Третий Раздел Трудового Кодекса РФ.
  • Перечень документов управленческого характера, их выписки, которые фигурируют по предприятию, его деятельности, со всеми сроками их хранения.

Регистрация – это специальная процедура, которая должна осуществляться по установленной ГОСТом форме (ГОСТ Р 51141-98) и фиксировать в текстовой записи факт создания договора или дополнения к нему, а также факт отправления, получения, либо расторжения. Благодаря такой процедуре документ, собственно, и получает юридическую силу – ему присваивается порядковый номер, указывающий на ввод в делопроизводство по предприятию договора, указывается дата такого ввода и прочая ключевая информация. Все порядковые номера принято присваивать в пределах одного календарного года, что обозначает обнуление номеров на следующий год.

Отвечая на вопрос, зачем вести такую книгу учета, можно отметить следующие несколько важных причин: Изображение - Как вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений proxy?url=https%3A%2F%2Ftrud.expert%2Fwp-content%2Fplugins%2Fa3-lazy-load%2Fassets%2Fimages%2Flazy_placeholder

  • При конфликте с подчиненным журнал сможет подтвердить официально оформленные трудовые отношения с работником.
  • При возникновении чрезвычайных ситуаций, книга помогает быстро найти информацию.
  • Справка. При помощи журнала кадровику легко выдавать практически любую справочную информацию.
  • Удобство. Лучше искать нужный договор по реестру в книге, чем рыться в папках на столе.
  • Особенности такого документа, как книга учета трудовых договоров
Читайте так же:  Книжный магазин с нуля бизнес для увлеченных и креативных

Внешний вид каждого такого журнала обязательно должен соответствовать типовому стандарту, который показывает, какое оформление обложки, толщины листа, внутреннее содержание таблиц и прочего должно быть в документе. Его сроки хранения неукоснительно должны соблюдаться такими, как это принято Перечнем типовых управленческим архивных документов, который утверждался Минкультуры РФ 25.08.10 года.

Поэтому все особенности, присущие регистрационному документу, можно выделить следующим перечнем:

  • Обложка светлого желтого цвета плотного картона, покрытая съемной прозрачной клеенчатой обложкой.
  • Журнал должен иметь стандартные отверстия для подшивки в архив.
  • Сроки хранения. Сроки ограничиваются 75 годами нахождения журнала в архиве (п.«в» ст.695 Перечня типовых управленческих документов архива).
  • Контрольное пломбирование. Для пломбирования страничек используется специальная индикаторная пломба с оригинальным номером (правительственное Постановление России №225 от 16.04.03г.).
  • Без заполнения титула и внесения в специальную строчку номерного знака пломбы журнал будет юридически недействительным, не опломбированным.

Индикаторная пломба – это специализированное устройство, защищающее бланк журнала, его листы от выявления несанкционированного доступа, которое применяется одноразово. Такое понятие закреплено ГОСТом 31282-2004.

Прежде чем начинать работать с журналом, его следует подготовить:

  • аккуратно заполнить титульный лист;
  • заполнить заверительную надпись;
  • в специально отведенную для этих целей строку вписать номер пломбы.

После того как кто-либо сорвет пломбу, журнал регистрации дополнительных соглашений и договоров с сотрудниками уже будет считаться непригодным для использования. Его можно, конечно же, восстановить, но сделать это потребуется вновь с привлечением такой же технологии, которая была использована в процессе первичного изготовления журнала.

Можно обратиться в типографию, где его изготавливали, чтобы снова приклеили пломбу, добавили листы, если они были вырваны. Только теперь уже номер на пломбе будет другим и его потребуется занести в специальный протокол по предприятию, указав, что документ строгой отчетности подвергался существенным изменениям.

Журнал учета трудовых договоров: порядок заполнения

Чтобы не испортить журнал учета договоров и дополнений к ним необходимо четко знать, в каком порядке его заполнять. Для этого изучаем структуру сначала его титульного листа, Изображение - Как вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений proxy?url=https%3A%2F%2Ftrud.expert%2Fwp-content%2Fplugins%2Fa3-lazy-load%2Fassets%2Fimages%2Flazy_placeholder

которая заключается в следующих информативных блоках:
  • Полное наименование книги посреди титула.
  • В верхней части поле, где прописывается полное наименование предприятия.
  • Под названием книги находится блок, который отражает:
  1. начало и конец ее ведения;
  2. сколько записей произведено;
  3. номер тома журнала;
  4. сроки хранения.

Ссылка на законодательный документ обязательно должна располагаться в правом верхнем углу под названием предприятия.

Теперь – структура обратной стороны, где заверяется и опечатывается учетная книга:

  • Блок для заверения руководителем организации.
  • Печать следует располагать строго в том месте, где стоит для этого буквенный указатель – «М.П.».
  • Печать должна захватывать фиксирующую страницы ленту и голографическую наклейку пломбы.
  • Структура внутренней части журнала:
  • Страничка ответственных за заполнение лиц: Ф.И.О; должность; период, когда ответственное лицо выполняет свои обязанности по заполнению учетной книги; распорядительный документ, на основании которого назначается ответственный; подпись ответственного кадровика.

Основные табличные листы, являющиеся ключевым содержанием журнала, которые должны заполняться по мере появления такой необходимости.

В конце журнала всегда будет приводиться справочная информация, выдержки из нормативных документов предприятия, законодательных актов.

Для того чтобы визуально иметь представление о том, как правильно следует заполнять колонки такого журнала, можно посмотреть пример такого заполнения. Шаблон можно скачать бесплатно или просто подробнее изучить.

Журнал заполняется внутри в специально разработанной табличке, которая содержит 10 столбиков: Изображение - Как вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений proxy?url=https%3A%2F%2Ftrud.expert%2Fwp-content%2Fplugins%2Fa3-lazy-load%2Fassets%2Fimages%2Flazy_placeholder

  1. Номер записи для трудового договора, который одновременно служит и регистрационным знаком для подтверждения совершенного акта соглашения между работником и работодателем.
  2. Дата, когда договор был заключен.
  3. Номер порядковый трудового соглашения.
  4. Персональные данные сотрудника – фамилия, имя, отчество.
  5. Специальность, должность подчиненного.
  6. Отдел, структурное подразделение, куда принят на работу сотрудник.
  7. Срок действия соглашения.
  8. Тип работы – основная, по совместительству, сезонная и т.д.
  9. Есть ли дополнительные соглашения.
  10. Примечания.

Иногда в книге делают еще одну колонку, в которой каждый работник будет проставлять свою подпись, удостоверяющую факт получения своего экземпляра трудового соглашения. Такой образец скачать несложно на нашем сайте или на любом другом. Существует также журнал регистрации трудовых договоров, скачать который можно здесь, в электронной версии типографского варианта. Но некоторым кадровикам удобно вести этот журнал в электронной версии программного варианта – в MS Excel. Туда можно добавлять любые другие колонки, которые посчитает необходимым использовать кадровый исполнитель.

Законодательных норм, обязывающих всех кадровых ответственных должностных лиц заниматься ведением такого журнала, нет. Скорее это больше делается для удобства и аккуратности ведения делопроизводства по предприятию, организации. Сначала книга учета тщательно изучается, затем заполняется титульный и последний, заверительный листы, а уж потом лист, где указывается ответственный кадровик, назначенный какое-то время вести учет договоров. После этого книга готова к использованию и можно вносить в нее все договора, создающиеся по мере поступления работников на предприятие, их увольнения либо внесения изменений в трудовые отношения.

Изображение - Как вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений 2699956
Автор статьи: Павел Кудинов

Здравствуйте! Меня зовут Павел. Я уже более 6 лет работаю в сфере юридических консультаций. Считая себя профессионалом, хочу научить всех посетителей сайта решать возникающие вопросы. Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны с целью донести в доступном виде всю требуемую информацию. Однако чтобы применить все, описанное на сайте всегда необходима  консультация с профессионалами.

Обо мнеОбратная связь
Оцените статью:
Оценка 3.9 проголосовавших: 10

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here