Как списать депонированную заработную плату

Сегодня предлагаем ознакомиться с темой: "как списать депонированную заработную плату". Мы постарались полностью раскрыть тему. Если у вас возникнут вопросы, то вы можете задать их в комментариях после статьи или нашему дежурному юристу.

Автор: М. Зарипова

Каким образом списывается депонированная заработная плата с учета? Как долго следует учитывать ее на счете 304 02 «Расчеты с депонентами»?

В соответствии с п. 6.5 Порядка ведения кассовых операций[1] не полученные в срок заработная плата, стипендии, пособия должны быть депонированы.

В силу этой нормы в последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплаты заработной платы и осуществления других выплат, кассир в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «Депонировано» напротив фамилий и инициалов работников, которым не выданы наличные деньги. Он подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию, сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости), проставляет свою подпись на расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) и передает ее для подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю). На фактически выданные суммы наличных денег оформляется расходный кассовый ордер.

Согласно п. 270 Инструкции № 157н[2] депонированная заработная плата отражается с использованием счета 304 02 «Расчеты с депонентами». Таким образом, кредиторская задолженность по сотрудникам, имеющаяся на счете 302 11 «Расчеты по заработной плате», не должна превышать месячную задолженность, образовавшуюся за последний месяц текущего финансового года. Суммы превышения должны быть отражены на счете учета депонентов, то есть на счете 304 02 «Расчеты с депонентами».

Как долго учитывать неполученную заработную плату на счете 304 02, учреждение определяет по результатам годовой инвентаризации. Напомним, что в соответствии с п. 371 Инструкции № 157н задолженность учреждения, не востребованная кредитором, принимается к забалансовому учету для наблюдения в течение срока исковой давности в сумме задолженности, списанной с балансового учета. Напомним, что для учета такой задолженности используется забалансовый счет 20 «Задолженность, не востребованная кредиторами».

Видео (кликните для воспроизведения).

Списание суммы кредиторской задолженности, не востребованной кредиторами, отражается по кредиту счета 0 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами» (с одновременным отражением списанной суммы на забалансовом счете 20).

По результатам инвентаризации расчетов, проведенной в бюджетном учреждении, была выявлена не реальная к выдаче кредиторская задолженность, числящаяся на депоненте по О. И. Петровой в сумме 2 273 руб. по коду вида финансового обеспечения 2 «Приносящая доход деятельность». Согласно приказу руководителя учреждения данная задолженность была списана на доходы учреждения.

В соответствии с Инструкцией № 174н[3] в бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

Как правильно депонировать заработную плату, если сотрудник по каким-либо причинам не смог ее получить, и как в дальнейшем списать такую сумму.

Причин депонировать заработную плату может быть немало: отпуск, командировка, больничный сотрудника. Но это касается только случая, когда заработная плата выплачивается из кассы. В большинстве же случаев зарплату сейчас выплачивают через банк. В том случае, если заработная плата выдается на руки и сотрудник ее вовремя не получил, бухгалтеру необходимо депонировать невыплаченную сумму и сдать лишнюю наличность в банк. Данное правило установлено Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П, далее – Положение).

Порядок, место и сроки выплаты заработной платы регулируются статьей 136 Трудового кодекса. Она должна выплачиваться не реже чем два раза в месяц, в дни, предусмотренные правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным либо трудовым договором.

Предназначенная для выплаты заработной платы, стипендий и т. д. сумма наличных денег устанавливается согласно расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости). Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается в ведомости. Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты) (п. 4.6 Положения).

Наличие в кассе денег сверх установленного лимита влечет ответственность в виде штрафа в размере от 4000 до 5000 рублей для должностных лиц и от 40 000 до 50 000 рублей – для юридических лиц.

На форуме сайта www.buhgalteria.ru вопрос депонирования и списания заработной платы стал горячей темой для обсуждения.

С первым вопросом к участникам форума обратилась «Наташка»:

«Наташка» «Подскажите, пожалуйста, какие нужно сделать проводки в случае депонирования не выплаченных сотрудникам сумм?»

На помощь пришел, как всегда, гуру форума «Олег»:

«Олег» «Все просто. В бухгалтерском учете нужно отразить данные операции следующими проводками:

ДЕБЕТ 20, 26, 44 КРЕДИТ 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”

– начислена заработная плата;

ДЕБЕТ 50 “Касса” КРЕДИТ 51 “Расчетные счета”

– поступили в кассу денежные средства на выплату заработной платы;

ДЕБЕТ 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” КРЕДИТ 50 “Касса”

– заработная плата выдана сотрудникам;

ДЕБЕТ 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” КРЕДИТ 76 “Расчеты с разными дебиторами и кредиторами”, субсчет 4 “Расчеты по депонированным суммам”

– депонирована не полученная в срок заработная плата;

ДЕБЕТ 51 “Расчетные счета” КРЕДИТ 50 “Касса”

– депонированная заработная плата сдана в банк».

«Наташка» «Спасибо. А что делать с заработной платой, по которой истек срок исковой давности? Как списывать в таком случае?»

«Мариночка» «Ничего сложного. Депонированная заработная плата, по которой истек срок исковой давности, признается в бухгалтерском учете в составе прочих расходов (п. 7 ПБУ 9/99 “Доходы организации”, утв. приказом Минфина России от 6 мая 1992 г. № 32н). Со счета, на котором находились депонированные суммы (счет 76-4), на счет 91 “Прочие расходы”. Проводка выглядит так:

ДЕБЕТ счета 76 “Расчеты с разными дебиторами и кредиторами”, субсчет 4 “Расчеты по депонированным суммам”, КРЕДИТ 91 “Прочие доходы и расходы”, субсчет “Прочие доходы”

– списана депонированная заработная плата по истечении срока исковой давности».

Читайте так же:  3 примера производственной франшизы в россии

«Олег» «Нет, не нужно ничего писать».

К обсуждению присоединилась «Наталья Петровна»:

«Наталья Петровна» «Для того чтобы получить депонированную заработную плату, сотрудник вправе обратиться как в письменной, так и в устной форме.

Организация должна выплатить ему денежные средства в кратчайшие сроки. Как правило, при наличии денежных средств деньги выдаются в день обращения».

«Наташка» «Какие документы оформляются для выплаты депонированной заработной платы?»

«Наталья Петровна» «Как и в обычных случаях при выплате заработной платы – расчетно-платежная ведомость либо платежная ведомость, если депонентов много».

С новым вопросом к участникам форума обратилась «Катя»:

«Катя» «Как уплачивается НДФЛ с депонированных сумм?»

«Олег» «В общем порядке».

«Наталья Петровна» «Независимо от того, получил сотрудник или нет заработную плату, с нее необходимо начислить и уплатить в бюджет НДФЛ, определяемый в соответствии с пунктом 6 статьи 226 Налогового кодекса».

«Катя» «А как вообще правильно депонировать заработную плату?»

«Наталья Петровна» «В последний рабочий день, предназначенный для выдачи наличных денег, стипендий и других выплат, кассир в расчетно-платежной ведомости проставляет оттиск штампа или делает надпись “депонировано” напротив фамилий работников, которым не проведена выдача наличных денег. Далее необходимо подсчитать и записать в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк. В конце эта сумма сверяется с той, что указана в расчетно-платежной ведомости. Также нужно составить реестр депонированных сумм. Как правило, он оформляется в произвольной форме».

«Катя» «А что именно нужно прописать в реестре?»

«Наталья Петровна» «Реестр депонированных сумм содержит:

– фирменное наименование компании;

Видео (кликните для воспроизведения).

– фамилию, имя, отчество (для ИП);

– дату оформления реестра депонированных сумм;

– период возникновения депонированных сумм;

– номер расчетно-платежной ведомости;

– фамилию, имя, отчество работника, не получившего заработную плату;

– его табельный номер;

– сумму невыплаченных наличных денег;

– итоговую сумму невыплаченных наличных денег по реестру;

– подпись и расшифровку подписи кассира.

Вы также можете установить дополнительные реквизиты в реестре депонированных сумм».

Нумерация реестров депонированных сумм осуществляется в хронологической последовательности с начала календарного года. После того как кассир оформил реестр депонированных сумм, в расчетно-платежной ведомости после общей выданной сотрудникам суммы указывается депонированная сумма и ставится подпись кассира. Затем документ передается на подпись главному бухгалтеру.

На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости оформляется расходный кассовый ордер, номер и дата которого указывается в ведомости.

Непростой вопрос участникам форума задала «Настя»:

«Настя» «В нашей компании образовалась неистребуемая задолженность по заработной плате. Стала читать кодексы и так и не смогла понять, когда ее правильно списать. При этом у меня появились сомнения, какой период считать сроком исковой давности: три месяца или три года. Разъясните, пожалуйста, эту ситуацию».

«Олег» «Минфин России придерживается позиции, что это три месяца. По истечении трех месяцев вы должны списать указанные суммы во внереализационный доход и исчислить с них налог на прибыль».

«Настя» «В данном случае нельзя применять срок исковой давности, установленный Гражданским кодексом России?»

«Олег» «Почему же, можно. Только это может привести к разногласиям с контролирующими органами».

«Настя» «Вы не можете разъяснить почему?»

«Олег» «Существует две позиции, какой период считать сроком исковой давности, а именно:

– задолженность списывается по истечении трех месяцев. Данное правило установлено статьей 392 Трудового кодекса России;

– задолженность подлежит списанию по истечении трех лет. Такое положение закреплено в статье 196 Гражданского кодекса России.

Позиция чиновников Минфина заключается в том, что такой вид кредиторки подлежит списанию по истечении трех месяцев. Их точка зрения выражена в письмах Минфина России от 2 апреля 2009 г. № 03-03-06/1/211, от 7 октября 2009 г. № 03-03-06/1/651. В своих разъяснениях чиновники указывают, что исковой давностью признается срок в три года (ст. 196 ГК РФ). При этом для отдельных видов требований законом могут устанавливаться специальные сроки исковой давности, сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком (ст. 197 ГК РФ). Однако трудовым законодательством определено, что работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал о нарушении своих прав.

Предусмотренный Трудовым кодексом срок более короткий, чем в Гражданском кодексе. Таким образом, по истечении трех месяцев сумма кредиторки по заработной плате списывается в доходы (внереализационные) и с нее исчисляется налог на прибыль. Однако истечение трехмесячного срока не лишает работника права обра-титься за выплатой заработной платы. В таком случае компания должна выплаченную сумму отразить в составе внереализационных расходов».

«Наталья Петровна» «Федеральная налоговая служба России, как всегда, не согласна с решением Минфина и в письме от 6 октября 2009 г. № 3-2-06/109 высказала противоположную позицию. Налоговики отмечают: срок в три месяца не может рассматриваться в качестве срока исковой давности для списания в целях налогообложения прибыли кредиторской задолженности по депонированной заработной плате, поскольку статья 392 Трудового кодекса определяет срок, в течение которого работник вправе обратиться в суд, а не к работодателю, по причине нарушения работодателем его права. Депонирование заработной платы, не полученной работником в кассе в установленный срок, само по себе не является нарушением права работника на получение заработной платы, а обусловлено исполнением работодателем Положения.

Право работника на получение заработной платы будет нарушено, если, обратившись впоследствии к работодателю с требованием о выплате депонированной заработной платы, работник получит отказ. Именно с этого дня, а не со дня возникновения у работодателя кредиторской задолженности по депонированной заработной плате, начнется течение трехмесячного срока для обращения в суд.

На основании изложенного, для целей налогообложения прибыли сумма кредиторской задолженности по депонированной зарплате подлежит включению во внереализационные доходы».

«Олег» «Доход в виде кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, учитывается в составе внереализационных доходов в последний день того отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности (письмо Минфина России от 29 сентября 2009 г. № 16-15/100975)».

Читайте так же:  Отражение больничного в 6 ндфл пример

«Настя» «Получается, что по истечении трехлетнего срока эта сумма автоматически включается в доход компании?»

«Олег» «Ну, практически. Должна быть проведена инвентаризация и подписан приказ (распоряжение) руководителя о списании кредиторской задолженности».

«Маслова Н.О.» «Наша компания совмещает общий режим обложения и ЕНВД. Заработная плата сотрудника, который был занят в спецрежимной деятельности, была депонирована. В течение трех лет сотрудник за ней не явился. Скажите, пожалуйста, можно ли списать такие суммы в доход?»

«Олег» «Компании, применяющие спецрежим в виде ЕНВД, не уплачивают налог на прибыль. Следовательно, облагаемого дохода в данном случае не возникает».

«Маслова Н.О.» «Спасибо за ответ».

Д.В. Сенаторова, ведущий специалист по кадрам

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2019 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Причины, почему работник не получил заработную плату в кассе организации в дни выдачи зарплаты, могут быть разными, например, болезнь, отпуск или нахождение в командировке.

По истечении 5 дней с даты выдачи зарплаты неполученные работниками денежные средства должны быть депонированы, то есть переданы на хранение до тех пор, пока работник не придет за их получением.

Депонировать не выданные средства необходимо по двум причинам:

  • эти деньги уже не принадлежат организации, их нельзя потратить;
  • в соответствии с п. 6.5. Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Где хранить депонированную зарплату — в банке или в кассе

Если в организации установлен лимит кассового остатка, то хранение денежных средств в кассе организации сверх лимита не допускается. В течение 5 дней, начиная с установленного срока выплаты зарплаты, в кассе могут находиться денежные средства, превышающие лимит на сумму, указанную в платежной ведомости.

По истечении этого срока в кассе должна оставаться сумма наличных в пределах утвержденного лимита, включая отложенные средства. Если лимит не превышен, деньги можно хранить в кассе, если превышен, то сумму сверх лимита организация сдает на расчетный счет.

Депонирование денежных средств отличается от простого хранения наличием установленной процедуры. Порядок действий описан в Указаниях Банка России от 11.03.2014 № 3210-У и заключается в следующем:

  1. В последний день выдачи денег кассир делает запись «депонировано» в платежной ведомости напротив фамилий работников, не получивших деньги.
  2. После этого кассир подсчитывает общую сумму выплаченной зарплаты и отложенных средств.
  3. В итоговой строке платежной ведомости кассир указывает суммы выданные и отложенные.
  4. Кассир сверяет итоговые суммы выданной и депонированной зарплат с итоговой суммой по платежной ведомости и при их соответствии ставит подпись.
  5. Далее кассир передает подписанную платежную ведомость своему руководителю.
  6. Депонированные суммы заработной платы оформляют бухгалтерской записью Дт 70 Кт 76.04.

С депонированием денежных средств, предназначенных для оплаты труда, сталкиваются только предприятия, выдающие сотрудникам заработную плату наличными через кассу.

Для учета средств используют такие проводки:

  • получение наличных для выплаты — Дт 50 Кт 51;
  • выдача зарплаты работникам — Дт 70 Кт 50;
  • депонирована заработная плата (проводка) — Дт 70 Кт 76.04;
  • взнос на расчетный счет денег сверх лимита — Дт 51 Кт 50.

Итоговым документом расчета заработной платы можно считать платежную ведомость, в которой указаны суммы причитающихся работнику выплат за вычетом произведенных удержаний.

При оплате труда из кассы платежная ведомость передается кассиру, который определяет, достаточно ли наличности для выплаты зарплаты и если не хватает, то заказывает недостающую сумму в банке.

Проводка по депонированию заработной платы (Дт 70 Кт 76.04) делается только в тех случаях, когда зарплата выдается наличными и не получена по уважительной причине. Невыплата заработанных денег по вине работодателя является нарушением законодательства с обязательной выплатой компенсации за задержку.

Не может быть депонирования при переводе денег с расчетного счета на банковский счет работника.

Отложенные деньги выдаются сразу же, как только работник за ними обратится. Обращение может быть письменным и устным, его порядок устанавливается в каждой организации.

Выдана из кассы депонированная заработная плата, проводка:

Если денежных средств в кассе организации недостаточно, чтобы выдать работникам, то кассир заказывает их в банке и получает наличными в кассу:

Специальным законодательным актом срок хранения депонентов не установлен, поэтому действует общий срок — 3 года. По истечению трех лет отложенная зарплата списывается в прочие доходы, как невостребованная:

Списанные депоненты являются прибылью по основной деятельности и облагаются налогом на прибыль.

Обязаны ли депонировать зарплату малые предприятия

Согласно п. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, индивидуальные предприниматели и субъекты малого бизнеса могут не устанавливать кассовый лимит.

Следовательно, они не обязаны сдавать не выданную зарплату в банк, а могут хранить ее в кассе. Тем не менее, при наличии невыплаченного в срок вознаграждения по трудовому договору проводку по депонированию надо выполнить. Невыплата заработной платы в сроки, установленные трудовым договором, влечет ответственность работодателя вплоть до уголовной. Если в платежной ведомости не проставлена отметка «депонировано» и не сделана проводка Дт 70 Кт 76.04, при проверке это будет квалифицировано как задержка оплаты труда по вине работодателя, и руководитель компании будет привлечен к ответственности и заплатит штраф.

1. Кассир может сообщить об этом бухгалтеру, и он включит эту сумму в планируемую для заявки на получение денег из кассы.
2. Кассир подает заявку, полученную от работника в письменной форме, и передает ее секретарю. Секретарь по всем правилам регистрирует входящий документ в журнале регистрации входящей документации, ставит отметку о получении на заявлении работника, затем передает его главному бухгалтеру.

Бывают ситуации, когда денег в кассе нет или их невозможно получить в банке в срочном порядке. Во избежание споров с работником, срок выдачи выплат депонированной зарплаты лучше закрепить в локальных актах организации (трудовом договоре, положении об оплате труда, коллективном договоре и пр.).

Читайте так же:  Служебное расследование на предприятии

В книге приводят данные о депонированной зарплате за год. Для отметок о выдаче депонированных сумм предусмотрено 12 граф — по количеству месяцев. В каком месяце была произведена выплата депонированной зарплаты, в той графе и ставится отметка. Если к концу года в книге продолжают числиться невыданные суммы, эти сведения переносят в новую книгу.

Взносы на обязательное пенсионное страхование. Уплата авансовых платежей по пенсионным взносам производится ежемесячно. Ее следует произвести в срок или установленный для получения в банке средств на оплату труда за истекший месяц, или в день перечисления денежных средств на оплату труда со счетов страхователя на счета работников, но не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, за который начисляется авансовый платеж. Об этом говорится в пункте 2 статьи 24 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».

Воспользуемся условиями предыдущего Примера, дополнив их. Организация 4 марта 2009 года получила с расчетного счета в кассу деньги для выплаты зарплаты в размере 1 350 000 руб. Необходимо отразить на счетах бухгалтерского учета операции по начислению депонентов и их выдаче.

Оставлять в кассе наличные денежные средства сверх лимита в счет будущих расходов, в том числе и на оплату труда, организации права не имеют. Это касается как денег, снятых с расчетного счета, так и денежной выручки, поступившей в кассу (абз. 2 п. 2.7 Положения № 14-П и абз. 2 п. 7 Порядка ведения кассовых операций).

В налоговом учете сумма кредиторской задолженности включается во внереализационные доходы на основании пункта 18 статьи 250 Налогового кодекса (п. 2 письма Минфина России от 26.08.2002 № 04-02-06/3/61). Сделать это нужно в последний день того отчетного периода, в котором истек срок исковой давности (п. 1 письма Минфина России от 27.12.2007 № 03-03-06/1/894).

Если в течение трех лет работник не обратился за получением зарплаты, ее сумму списывают на основании пункта 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н. В нем сказано, что суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым срок исковой давности истек, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся:

Положения НК. Статьей 89 Налогового кодекса установлено, что обязательства, возникшие по начисленным работникам доходам, определенные в соответствии с пунктом 2 статьи 163 Налогового кодекса, и не удовлетворенные в течение трех лет с даты их возникновения, признаются сомнительными и подлежат включению в совокупный годовой доход налогоплательщика.

Доход по сомнительному обязательству признается в налоговом периоде, в котором истек трехлетний период, исчисляемый — по сомнительным обязательствам, возникшим по начисленным доходам работников, — со дня начисления доходов работников в соответствии с пунктом 2 статьи 163 настоящего Кодекса.

›Автоматическое заполнение. Выполняется при помощи кнопки «Автозаполнение», расположенной на верхней панели формы. При использовании данного варианта программа самостоятельно сформирует список работников и рассчитает суммы к выплате. При этом должны быть завершены расчеты всех начислений и удержаний сотрудников за предполагаемый месяц выплаты. Формирование списка сотрудников осуществляется с учетом отборов по реквизитам шапки документа.

  • Как выплатить заработную плату сотруднику с учетом выданных авансов?
  • Как задепонировать невыплаченную часть заработной платы?
  • Как выплатить часть зарплаты (например, 50%)?
  • Как настроить округление выплачиваемой суммы?
  • Как выплатить всю задолженность по работнику?

Порядок списания депонированной зарплаты, не полученной сотрудником

Поэтому обратиться к работодателю за выплатой причитающихся сумм сотрудник вправе в течение трех лет (общего срока исковой давности). В том случае, если компания откажет сотруднику в выплате зарплаты, он может обратиться в суд в трехмесячный срок. При этом течение этого срока начинается со дня, когда сотрудник узнал (должен был узнать) о нарушении своего права. Это означает, что течение трехмесячного срока для обращения в суд начинается с даты получения отказа (нарушения права сотрудника), а не с даты возникновения у работодателя кредиторской задолженности по депонированной зарплате.

Депонированная зарплата представляет собой кредиторскую задолженность организации перед сотрудником. Письменным обоснованием списания депонированной зарплаты с истекшим сроком исковой давности в бухгалтерском и налоговом учете является приказ руководителя. Он издается по результатам инвентаризации кредиторской задолженности.

Право работника на получение заработной платы будет нарушено, если, обратившись к работодателю с требованием о выплате депонированной заработной платы, работник получит отказ. Именно с этого дня, а не со дня возникновения у работодателя кредиторской задолженности по депонированной заработной плате начнется течение предусмотренного ст. 392 ТК РФ трехмесячного срока для обращения в суд.

Так, ст. 392 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) устанавливает трехмесячный срок, в течение которого работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора, исчисляемого со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права. Предусмотренный указанной статьей трехмесячный срок является более коротким по сравнению с общим сроком исковой давности, установленным гражданским законодательством Российской Федерации.

При кассовом методе сумма депонированной заработной платы попадет в состав расходов только в момент ее выплаты сотруднику (п. 2 ст. 273 НК РФ). В этом случае в месяце, когда зарплата была начислена, возникает вычитаемая временная разница (п. 11 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций»). Она приводит к образованию отложенного налогового актива, который списывается, когда зарплата будет выдана.

Шаг первый: в расчетно-платежной ведомости на выдачу заработной платы по форме № Т-49 (утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) в графе 23 против фамилий сотрудников, которым не выдана заработная плата, поставить отметку «Депонировано». Если в организации для выдачи заработной платы используется платежная ведомость по форме № 53, утвержденной все тем же постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, аналогичная запись делается в графе 5.

Читайте так же:  Особенности работы по совместительству в рф

В соответствии с п. 1.2 Положения НБУ № 637 депонированная заработная плата — это наличные денежные средства, полученные предприятиями (предпринимателями) для выплат, связанных с оплатой труда, и не выплаченные в установленный срок отдельным физическим лицам. Рассмотрим, как оформляется в кассе предприятия и учитывается в бухгалтерском и налоговом учете депонированная заработная плата.

Сначала отметим, что предприятия имеют право хранить в своей кассе полученные из банка для выплаты зарплаты денежные средства, сумма которых превышает установленный лимит кассы, на протяжении трех дней (включая день получения денежных средств из банка) 1 . Это требование п. 2.10 Положения НБУ № 637.

Как депонировать невостребованную заработную плату

Где хранить депонированную зарплату — в банке или в кассе

Если в организации установлен лимит кассового остатка, то хранение денежных средств в кассе организации сверх лимита не допускается. В течение 5 дней, начиная с установленного срока выплаты зарплаты, в кассе могут находиться денежные средства, превышающие лимит на сумму, указанную в платежной ведомости.

По истечении этого срока в кассе должна оставаться сумма наличных в пределах утвержденного лимита, включая отложенные средства. Если лимит не превышен, деньги можно хранить в кассе, если превышен, то сумму сверх лимита организация сдает на расчетный счет.

Учреждение обязано выплачивать работникам заработную плату не реже двух раз в месяц. Причем в конкретный день, определенный правилами внутреннего трудового распорядка, трудовым, коллективным договором. Основание – часть 6 статьи 136 Трудового кодекса РФ. В кодексе трудовой и коллективный договор перечислены через запятую, что подчеркивает их равнозначность.

Следовательно, дни выплаты зарплаты могут быть указаны в любом из них (письмо Роструда от 6 марта 2012 г. № ПГ/1004/6-1). Однако наиболее целесообразно включить такую норму в правила внутреннего трудового распорядка. Ведь трудовой договор регулирует отношения с конкретным сотрудником, а коллективного договора в учреждении может и не быть.

Если документом будут установлены не конкретные дни, а периоды, в течение которых может быть выплачена заработная плата, то учреждение как работодатель не сможет гарантировать соблюдение нормы трудового законодательства. Такого же мнения придерживается и Минтруд России в письме от 28 ноября 2013 г. № 14-2-242.

Оптимальный срок выплаты зарплаты – конкретное число из диапазона дат: с 20 по 25 и с 5 по 10 число месяца. Например, 20 числа выплачивается зарплата за первую половину текущего месяца, а 5 числа – за вторую половину предшествующего. При совпадении дня выплаты заработной платы с выходным или нерабочим праздничным днем выдавать зарплату нужно накануне такого дня (ч. 8 ст.

136 Трудового кодекса РФ). Отметим, что установить срок выплаты один раз в месяц нельзя даже по просьбе самого работника (письмо Роструда от 1 марта 2007 г. № 472-6-0). Что касается отпускных, то их нужно выплатить сотруднику не позднее, чем за три рабочих дня до начала отпуска. Об этом сказано в части 9 статьи 136 Трудового кодекса РФ.

Соответствующие выплаты работник может получить из кассы учреждения, либо они будут перечислены ему в безналичной форме на личный счет в банке (ч. 3 ст. 136 Трудового кодекса РФ). Продолжительность срока выдачи наличных денег из кассы учреждения в отношении заработной платы и других выплат определяет руководитель учреждения.

Он определён статьёй 136 ТК РФ. Работодатель должен выплачивать зарплату не меньше двух раз в месяц в дни, указанные во внутреннем трудовом распорядке в соответствии с коллективным и трудовым договорами.

Трудовое вознаграждение может выплачиваться двумя способами:

  1. Безналично — на банковскую карту;
  2. Наличными — из кассы работодателя в месте выполнения работниками служебных обязанностей.

В последнем случае денежные средства на расчёты с сотрудниками могут находиться в кассе не больше пяти рабочих дней, считая день их получения с расчётного счёта (пункт 6.5 Указания Центробанка от 11 марта 2014 года №3210-У, регламентирующего порядок осуществления кассовых операций организациями, субъектами малого бизнеса и индивидуальными предпринимателями).

И именно из-за ограниченного времени нахождения денег в кассе возникает необходимость депонирования средств. Депонируется зарплата, невыплаченная в установленные сроки.

Списанные депоненты являются прибылью по основной деятельности и облагаются налогом на прибыль.

Депонирование денежных средств отличается от простого хранения наличием установленной процедуры. Порядок действий описан в Указаниях Банка России от 11.03.2014 № 3210-У и заключается в следующем:

  1. В последний день выдачи денег кассир делает запись «депонировано» в платежной ведомости напротив фамилий работников, не получивших деньги.
  2. После этого кассир подсчитывает общую сумму выплаченной зарплаты и отложенных средств.
  3. В итоговой строке платежной ведомости кассир указывает суммы выданные и отложенные.
  4. Кассир сверяет итоговые суммы выданной и депонированной зарплат с итоговой суммой по платежной ведомости и при их соответствии ставит подпись.
  5. Далее кассир передает подписанную платежную ведомость своему руководителю.
  6. Депонированные суммы заработной платы оформляют бухгалтерской записью Дт 70 Кт 76.04.

С депонированием денежных средств, предназначенных для оплаты труда, сталкиваются только предприятия, выдающие сотрудникам заработную плату наличными через кассу.

Для удобства расчетов с сотрудниками наличными денежными средствами заработную плату им могут выдавать специально уполномоченные на это лица – раздатчики. Их список утверждает руководитель учреждения. Для этого издается соответствующий приказ. Как правило, такой способ выдачи зарплаты практикуется в учреждениях, имеющих обособленные структурные подразделения, отдаленные от головного.

Раздатчики выдают деньги сотрудникам по расчетно-платежным (платежным) ведомостям. Ведомости, по которым произведены выплаты, сдаются в кассу учреждения не позднее чем через три рабочих дня по истечении срока, на который выданы наличные деньги. Но порой из-за отдаленности структурного подразделения ответственный за выдачу наличных не может вернуть ведомость в кассу в срок. В таком случае денежные средства выдаются раздатчику под отчет. При этом раздатчика нужно поименовать в приказе учреждения как подотчетное лицо.

Депонентская задолженность — порядок депонирования средств на оплату труда

Трудовое вознаграждение наличными средствами может выдаваться по одному из трёх документов:

  • расходному кассовому ордеру;
  • платёжной ведомости;
  • или расчётно-платёжной ведомости.
Читайте так же:  Выращивание зелени как перспективная бизнес-идея

По окончании последнего дня выдачи зарплаты кассир:

  • ставит в ведомостях оттиск штампа (печати) или пишет «депонировано» напротив ФИО сотрудников, не получивших денежные средства;
  • рассчитывает и указывает в ведомости сумму выплаченных и депонированных средств, сверяет их с итогом по ведомости;
  • подписывает ведомость и представляет её на подпись главному бухгалтеру, а при его отсутствии — директору организации.

Невыплаченная заработная плата на следующий день вносится в банк.

Депонированные средства отражаются в следующих документах:

  1. Реестр депонированных средств (форма 0504047)
  2. Книга учёта депонированных средств (зарплаты, стипендий, денежного довольствия) — форма 0504048.

Эти формы введены приказом Минфина России от 30.03.2015 №52н, утверждающим формы первичного учёта и регистры бухучёта, применяемые органами госвласти и местного самоуправления, госучреждениями, внебюджетными фондами, а также инструкции по их применению.

Для учета средств используют такие проводки:

  • получение наличных для выплаты — Дт 50 Кт 51;
  • выдача зарплаты работникам — Дт 70 Кт 50;
  • депонирована заработная плата (проводка) — Дт 70 Кт 76.04;
  • взнос на расчетный счет денег сверх лимита — Дт 51 Кт 50.

Итоговым документом расчета заработной платы можно считать платежную ведомость, в которой указаны суммы причитающихся работнику выплат за вычетом произведенных удержаний.

При оплате труда из кассы платежная ведомость передается кассиру, который определяет, достаточно ли наличности для выплаты зарплаты и если не хватает, то заказывает недостающую сумму в банке.

Проводка по депонированию заработной платы (Дт 70 Кт 76.04) делается только в тех случаях, когда зарплата выдается наличными и не получена по уважительной причине. Невыплата заработанных денег по вине работодателя является нарушением законодательства с обязательной выплатой компенсации за задержку.

Не может быть депонирования при переводе денег с расчетного счета на банковский счет работника.

Причин, по которым работник может не явиться за деньгами в установленный срок, может быть немало. Например, служебная командировка, временная нетрудоспособность, отпуск, в том числе без сохранения содержания. По окончании последнего дня срока, на который оформлена ведомость, кассир напротив Ф.И.О. работников, не получивших причитающуюся им заработную плату, делает запись или проставляет оттиск печати (штампа) «Депонировано». Кроме того, при необходимости депонирования заработной платы кассир:

  • подсчитывает и записывает в итоговой строке суммы фактически выданных наличных денег и тех, что подлежат депонированию, а также сверяет их с итоговой суммой в расчетно-платежной (платежной) ведомости;
  • ставит в расчетно-платежной (платежной) ведомости свою подпись;
  • подписывает расчетно-платежную (платежную) ведомость у главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии – у руководителя учреждения;
  • составляет расходный кассовый ордер на сумму фактически выданных денег;
  • на основании расходного ордера вносит запись о выданных наличных деньгах в кассовую книгу (п. 4.6 Указания № 3210-У).

Не выданная задепонированная сумма сдается в банк для зачисления на лицевые счета, открываемые в территориальных органах Казначейства России, финансовом органе субъекта РФ, но только в том случае, если депонированная заработная плата превышает лимит остатка наличных денег в кассе учреждения (п. 2 Указания № 3210-У).

Если выплаты работнику производятся через банковскую карту, о депоненте и речи быть не может.

Депонированную ранее зарплату вы выдаете по расходно-кассовому ордеруутв. Постановлением Госкомстата от 18.08.98 № 88; п. 4.1 Положения № 373-П. И данные о выдаче заносите в ту же книгу, в которой были отражены данные о депонировании.

Если депонированную зарплату получает доверенное лицо вашего работника, то вы выдаете деньги также по РКО, в котором указываете ф. и. о. доверителя-работника, а также ф. и. о. и паспортные данные доверенного лица. И всю эту информацию опять отражаете в книге учета депонированных сумм.

Выдачу депонированной зарплаты в бухучете отражаете по дебету счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонированным суммам», и кредиту счета 50 «Касса».

Отложенные деньги выдаются сразу же, как только работник за ними обратится. Обращение может быть письменным и устным, его порядок устанавливается в каждой организации.

Схемы бухгалтерских проводок, применяемые при отражении в учете депонированных сумм и их списание, установлены пунктами 137 и 138 Инструкции № 174н. Суммы заработной платы, пособий и иных выплат по оплате труда, не полученные работником в установленный срок, учитываются на счете 304 02 000 «Расчеты с депонентами». Она отражается:

Депонированная зарплата выдается сотрудникам по расходному кассовому ордеру. При этом в соответствующие графы такого документа нужно вписать данные, удостоверяющие личность работника, который получает причитающиеся ему деньги. Если же получателей несколько, то удобнее будет оформить отдельную платежную ведомость.

Операции по получению и выдаче депонированной зарплаты отражаются следующими проводками:

  • дебет счета 304 02 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами»;
  • кредит счета 201 34 610 «Выбытия средств из кассы учреждения», 201 11 610 «Выбытие денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства».

Для учета выданных раздатчикам денег применяется Книга учета выданных раздатчикам денег на оплату труда, денежного довольствия и стипендий (ф. 0504046). Возврат неиспользованного остатка подотчетной суммы в кассу учреждения оформляется приходным кассовым ордером.

Порядок учета бюджетным учреждением подотчетных сумм, выданных для выплаты заработной платы, рассмотрим на примере.

Из кассы учреждения подотчетному лицу выдано 400 000 руб. на выплату заработной платы работникам отдаленного структурного подразделения. По истечении срока выплаты зарплаты раздатчик сдал в кассу 50 000 руб. Эта сумма оформлена как депонентская задолженность.

Изображение - Как списать депонированную заработную плату 2699956
Автор статьи: Павел Кудинов

Здравствуйте! Меня зовут Павел. Я уже более 6 лет работаю в сфере юридических консультаций. Считая себя профессионалом, хочу научить всех посетителей сайта решать возникающие вопросы. Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны с целью донести в доступном виде всю требуемую информацию. Однако чтобы применить все, описанное на сайте всегда необходима  консультация с профессионалами.

Обо мнеОбратная связь
Оцените статью:
Оценка 5 проголосовавших: 6

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here