Как прошить книгу учета движения трудовых книжек

Сегодня предлагаем ознакомиться с темой: "как прошить книгу учета движения трудовых книжек". Мы постарались полностью раскрыть тему. Если у вас возникнут вопросы, то вы можете задать их в комментариях после статьи или нашему дежурному юристу.

Оформление книги учета движения трудовых книжек. Срок хранения

Трудовая книжка представляет собой документ, в который вносятся все сведения относительно трудовой деятельности лица. Этот документ является основным подтверждением стажа и места работы гражданина.

Согласно пп. 40, 41 правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, для учета и контроля движения книжек в компании необходимо оформление журнала учета.

В указанный журнал надлежит вносить информацию:

  • о поступивших трудовых книжках, а также вкладышей к ним на предприятии;
  • оформленных новых книжках для работников, трудоустраиваемых впервые.

Оформление указанного журнала должно соответствовать всем предъявляемым к нему требованиям, таким как:

  • наличие твердого переплета (иными словами, недопустимо оформление этого документа в обычной тетради);
  • обязательная нумерация всех страниц;
  • наличие прошивки с указанием количества листов, подписью руководителя;
  • обязательное скрепление журнала либо пломбой, либо сургучной печатью.

Приказом Министерства труда РФ от 10.10.2003 № 69 утверждена унифицированная форма этой книги.

Согласно п. 695 списка, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, срок хранения книги учета составляет 75 лет. При этом компания должна придерживаться правил организации и хранения в соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013, а также правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Все листы в книге должны быть пронумерованы по-порядку, начиная с первого.

Книга учета должна быть прошита. Делается это для того, чтобы избежать замены листов при ее дальнейшем использовании.

Видео (кликните для воспроизведения).

Определенного порядка прошивания на законодательном уровне не закреплено, поэтому сотрудники кадровой службы при возникновении вопроса, как прошивается книга учета движения трудовых книжек, пользуются следующим алгоритмом:

  1. На книге с левой стороны шилом или другим инструментом делаются проколы. Расстояние между проколами должно быть не меньше 3 см, и располагаться они должны строго по вертикали для того, чтобы не повредить читабельность книги при перелистывании.
  2. Капроновая нить либо иная другая, сложенная в несколько раз, продевается в отверстия. Для прочности сшивания необходимо сделать это несколько раз.
  3. Концы нитки должны быть выведены на оборотную сторону книги и завязаны в узел. При этом необходимо оставить 6–7 см нитки.

Поскольку нет специальных норм, регулирующих порядок внесения исправлений в книгу учета, при совершении указанных действий следует руководствоваться пп. 4.2, 4.3 положения «О документах и документообороте в бухгалтерском учете» (утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105).

Это объясняется тем, что в книге учета движения трудовых книжек отражаются сведения о поступивших документах, а также средствах, затраченных на первичное оформление трудовой (при трудоустройстве впервые), а значит, указанный документ может быть признан первичным учетным документом и исправлять в нем ошибки следует по указанным правилам.

Так, ошибочную информацию следует зачеркнуть одной линией, оставив при этом текст читаемым. Над зачеркнутым текстом следует записать верную информацию. Далее сотрудник, совершающий указанные действия, должен поставить отметку: «Исправленному верить», а также дату и свою подпись.

Как уже говорилось выше, ответить на вопрос, как опломбировать книгу учета трудовых книжек, можно на основании подп. 4 п. 41 правил ведения и хранения трудовых книжек. Она должна быть скреплена одним из способов:

На практике скрепление сургучной печатью используется мало, поскольку при этом может возникнуть ряд проблем:

  1. Необходимо изготовление специальной печати, чаще всего латунной.
  2. Необходимо приобретение сургуча и его растопка.
  3. Непрочность печати. Сургуч имеет свойство со временем разрушаться.
  4. Листы, расположенные под самой печатью, будут иметь неровную поверхность, что может привести к неаккуратности при заполнении журнала.

Чаще всего используется опломбирование бумажной пломбой с использованием заверительной надписи руководства. Но этот способ тоже неверный, так как пломба должна соответствовать параметрам согласно ГОСТ 31282-2004.

Самым удобным способом пломбирования будет использование пленочной пломбы. На поверхности такого носителя нанесены уникальные знаки, при желании заказчика возможно нанесение соответствующих логотипов и пр. При попытке отклеить такую пломбу на ней появится соответствующая запись, которая будет свидетельствовать о несанкционированном вскрытии.

Книга учета движения трудовых книжек в обязательном порядке должна быть прошита, ее страницы пронумерованы. Более того, указанный документ должен быть скреплен либо сургучной печатью, либо пломбой.

Как правильно прошить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним?

Как правильно прошить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним? Вопрос 1. Нумеруются не страницы, а листы, в правом верхнем углу простым карандашом? Вопрос 2. Прошиваются только листы книги без обложек? Вопрос 3 Сколько должно быть отверстий 2 или 3, на каком расстоянии друг от друга? Вопрос 4. Нитки с узлом приклеиваются на внутреннюю сторону обложки или на последний лист книги? Вопрос 5. Узел можно завязать непосредственно между отверстиями и на хвосты ниток клеить листок или сам узел должен обязательно попасть под приклеиваемый листок? Вопрос 6. На этом листе должна только стоять только печать организации? Или же на нем также пишется “Прошито, пронумеровано 5 (Пять) листов. Генеральный директор Иванов” + дата+ печать? Вопрос 7. Где делается заверительная надпись: на листке, который клеим на нитки и узел или на последней странице книги? Вопрос 8. У меня есть пломбиратор и металлические пломбы. Куда конкретно прикрепить пломбу? На узел? До наклейки с печатью или после? А может можно и без пломбы? Вопрос 9. Журнал учета движения трудовых книжек, начатый в 2004 году разлетелся. Обложка оторвалась от листов. Нитки, которыми был прошит журнал, перетерлись и порвались. Я могу перепрошить, но будет видно, что делалась перепрошивка. Что делать?

Читайте так же:  Трудовой договор ип

Ранее действовал ГОСТ 18677-73 “Пломбы. Конструкция и размеры”, утвержденный Постановлением Госстандарта СССР от 28.04.1973 N 1115. Им устанавливалось 7 типов пломб, один из которых – пломбы бумажные. Именно от этого документа пошло применение бумажных наклеек в виде пломбы. Однако ГОСТ уже не действует! Поэтому одной бумажной наклейки для подтверждения выполнения требований по оформлению книг учета недостаточно.

Вопрос 1. Нумеруются не страницы, а листы, в правом верхнем углу простым карандашом?

Номер ставится на тех листах, которые прошиты. Если обложка журнала не прошита, то нумерацию начинайте с первого прошитого листа.

Надо запомнить, что нумеруются именно листы, а не страницы документа.

Нумерация проставляется в правом верхнем углу. Заполнение ручкой не является ошибкой.

Вопрос 2. Прошиваются только листы книги без обложек?

Возможны 2 варианта прошивки: прошивка только внутреннего блока с выводом концов прошивочной нити на внутреннюю сторону обложки или прошивка всей книги вместе с обложкой и наклейка пломбы-наклейки уже на внешнюю сторону последнего листа обложки.

Государственным стандартом не определены главные правила прошивки книг учета, и все кадровые сотрудники пользуются стандартной процедурой. Вначале на книге необходимо сделать три (иногда делают два) отверстия, в которые будет вдета нитка (шнурок). Для этого можно воспользоваться широким дыроколом или же простым шилом. Проколы отверстий следует делать с левой стороны, на полях книги (в основном отверстия прокалываются в центре полей, для того чтобы не навредить читабельности книги учета в момент перелистывания страниц).

Расстояния между отверстиями для прошивки книги не должны быть больше трех сантиметров, а располагаются они по строгой вертикали. После того, как дырки были сделаны, необходимо приступить к самой прошивке. Для этого берется капроновая или же обычная, сложенная в несколько раз, нитка и продевается сквозь отверстия. Для того, чтобы прошивка была надежная, прошить книгу ниткой желательно несколько раз. По завершении прошивки концы нитки выпускаются из центрального отверстия на задней стороне книги учета и завязываются в узел. В итоге на обороте книги должно остаться приблизительно 6-7 см нитки. Концы нитки приклеиваются с внутренней стороны обложки книги учета пломбой-наклейкой, (если не проставляется сургучная печать) с последующим нанесением заверительной надписи.

Видео (кликните для воспроизведения).

Вопрос 3 Сколько должно быть отверстий 2 или 3, на каком расстоянии друг от друга?

Обычно делают два или три прокола на одинаковом друг от друга расстоянии. Расстояния между отверстиями для прошивки книги не должны быть больше трех сантиметров.

Вопрос 4. Нитки с узлом приклеиваются на внутреннюю сторону обложки или на последний лист книги?

Может быть вывод концов прошивочной нити на внутреннюю сторону обложки или прошивка всей книги вместе с обложкой и наклейка пломбы-наклейки уже на внешнюю сторону последнего листа обложки.

Нить должна быть завязана узлом и закреплена сургучной печатью или опломбирована.

Вопрос 5. Узел можно завязать непосредственно между отверстиями и на хвосты ниток клеить листок или сам узел должен обязательно попасть под приклеиваемый листок?

При опломбировании книг учета пломба-наклейка должна быть наложена на концы нити, с помощью которой прошита книга, после снятия защитного слоя на пломбе становится виден ее уникальный номер (например, 98765498).

Поскольку сургучные печати достаточно хрупкие и не выдерживают долговременного срока использования и хранения, а традиционная бумажная наклейка с заверительной надписью не может свидетельствовать об опломбировании, на практике для опломбирования книг учета широкое распространение получили контрольные индикаторные пломбы. Это пломбы-наклейки одноразового применения, которые обычно используются в конфиденциальном делопроизводстве и при вскрытии которых на пленке появляется надпись «вскрыто», фиксирующая факт несанкционированного доступа. Данные пломбы имеют уникальные номера, которые присваиваются промышленным способом в процессе их производства.

Вопрос 6. На этом листе должна только стоять только печать организации? Или же на нем также пишется “Прошито, пронумеровано 5 (Пять) листов. Генеральный директор Иванов” + дата+ печать?

В заверительной надписи, которая при опломбировании может оформляться на самой книге (на тыльной или внешней стороне последнего листа обложки книги), указываются следующие сведения:

То есть в заверительной надписи должны отражаться те действия, которые выполнены для того, чтобы книга обеспечивала свою охранную функцию и функцию доказательства, причем в той последовательности действий, которая на практике выполняется с ней: сначала прошивка, потом нумерация листов, далее опломбирование, а последнее действие – оформление заверительной надписи с удостоверением печатью организации подписи руководителя.

Вопрос 7. Где делается заверительная надпись: на листке, который клеим на нитки и узел или на последней странице книги?

Может оформляться на самой книге (на тыльной или внешней стороне последнего листа обложки книги).

Вопрос 8. У меня есть пломбиратор и металлические пломбы. Куда КОНКРЕТНО прикрепить пломбу? На узел? До наклейки с печатью или после? А может можно и без пломбы?

Сургучная печать должна захватывать часть листа бумаги, выступающие из-под него концы шнура и обложку.

При опломбировании книг учета пломба-наклейка должна быть наложена на концы нити, с помощью которой прошита книга

Вопрос 9. Журнал учета движения трудовых книжек, начатый в 2004 году разлетелся. Обложка оторвалась от листов. Нитки, которыми был прошит журнал, перетерлись и порвались. Я могу перепрошить, но будет видно, что делалась перепрошивка. Что делать?

Читайте так же:  Алименты на мать в декретном отпуске

Если книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, заведенная в организации, не соответствует установленным требованиям, то ее следует по возможности привести в корректное состояние (дополнить графы, внести необходимые сведения и т. п.). Если это невозможно, то заведенную книгу закройте, пояснив после последней записи причину прекращения регистрации сведений о принимаемых книжках, а также укажите общее количество зарегистрированных трудовых книжек сотрудников. Старую книгу уничтожать нельзя. Затем начните учет трудовых книжек по установленной (корректной) форме. Переписывать в новую книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них сведения из прежней книги не нужно. Такой вывод следует из пунктов 40, 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Старая книга нужна для выдачи трудовых книжек, которые в ней зарегистрированы увольняющимся работникам.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Как заверить книги учета трудовых книжек, если в организации нет сургучной печати. Можно ли использовать для этого мастичную печать

Если в организации нет сургучной печати, то книги учета трудовых книжек можно опломбировать. Использовать мастичную печать нельзя.

По закону книги учета трудовых книжек нужно прошнуровать, а затем опломбировать или скрепить сургучной печатью (абз. 4 п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Цель такого опломбирования или опечатывания заключается именно в «скреплении» прошитых листов книги учета. Такое скрепление может быть осуществлено с помощью сургучной печати. В отличие от нее, мастичная печать позволяет лишь краской нанести на бумагу оттиск печати (п. 2.4 ГОСТ Р 51511-2001 «Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования»). То есть мастичная печать не может обеспечить «скрепление» прошитой книги учета.

Таким образом, организация не может скреплять книги учета другими видами печати, помимо сургучной.

Если в организации нет сургучной печати, книги учета трудовых книжек можно опломбировать (абз. 4 п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Пломбу изготовить просто. Выведите концы скрепляющей нити, которой вы прошивали журнал, к внутренней стороне его задней обложки. Поместите их между двумя квадратиками белой бумаги и склейте эти квадратики. Прикрепите пломбу к внутренней стороне обложки. Если организация применяет печать в своей работе, то поставьте на пломбу обычную круглую печать организации или кадровой службы так, чтобы часть оттиска заходила на обложку. И не забудьте сделать заверительную надпись о том, сколько страниц в данной книге прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью, если организация применяет печать. Рядом поставьте подпись и дату.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

Как правильно прошить и опломбировать журнал учёта движения трудовых книжек

Изображение - Как прошить книгу учета движения трудовых книжек proxy?url=https%3A%2F%2Fnaim.guru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F10%2Fhr-manager_big-Custom-400x249

Все записи, вносимые в книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним, являются предельно важными.

В соответствии с номенклатурным производством, в контексте которого обозначен алгоритм производства документации, устанавливаются своего рода правила защиты информации, содержащейся в журнале.

К ним относится соответствующее его оформление, которое не допускает постороннего вторжения в его данные со стороны третьих лиц, а также противодействует противоправным действиям со стороны недобросовестных сотрудников или лиц, которые имеют доступ к документам учёта.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – просто позвоните, это быстро и бесплатно !

Кроме того, что журнал надлежит хранить в месте, находящемся вне свободного доступа, его необходимо прошить и опломбировать определённым образом.

Изображение - Как прошить книгу учета движения трудовых книжек proxy?url=https%3A%2F%2Fnaim.guru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F10%2Fd38dff073e97-Custom

В первую очередь для журнала необходимо подготовить твёрдый переплёт, если в приобретённом образце тонкая обложка.

Книга учёта будет служить достаточно долго, но при этом она должна иметь надлежащий вид.

После прошивки и опломбирования, заменить обложку будет невозможно. После того как бланк журнала готов, нужно пронумеровать все имеющиеся страницы порядковыми номерами, далее можно начинать прошивать её.

Однако некоторые кадровые работники, особенно молодые, могут столкнуться с дилеммой по поводу выбора материала. Банковский шпагат или тонкую ленту использовать можно, хотя в таком случае прошивка будет грубовата на ощупь, что несколько затруднит пользование журналом.

Можно использовать обычные нитки, например № 10. Но в этом случае нарушается внешний вид журнала и для прошивки нужно сделать достаточно много стежков. В некоторых случаях используют тонкий длинный шнурок, что многим кадровикам представляется вполне удобным. Безупречно подходящим для прошивки материалом является суровая или прошивная нить ЛШ-210. Она пользуется преимуществом при выборе средства для прошивки журнала (и в аналогичных случаях).

Далее осуществляется процедура прошивки с одновременным опломбированием книги учёта. После её завершения Книга будет надёжно защищена от постороннего вмешательства в её записи. А удалённый из журнала лист можно сразу определить по нарушению нумерации листов.

Стандартная процедура, использующаяся наиболее часто, заключается в следующем:

  1. Дыроколом (шилом) проделываются три отверстия.
  2. Отверстия должны быть расположены слева, на полях журнала, приблизительно посередине.
  3. Нить (шнур) вводится в крайние отверстия со стороны задней обложки журнала и продевается вперёд, на его лицевую сторону.
  4. Спереди края нити вытягиваются до предела и выравниваются.
  5. Оба края одновременно вводятся в отверстие посередине и вытягиваются назад. Если нить недостаточно прочная – процедура повторяется несколько раз.
  6. Края нити завязываются в узел по задней стенке журнала, захватывая центральную нить, проходящую между крайними отверстиями.
Читайте так же:  Отзывы о компании жасо

Изображение - Как прошить книгу учета движения трудовых книжек proxy?url=https%3A%2F%2Fnaim.guru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F10%2Fmaxresdefault-Custom

Главное, чтобы завершить прошивку, нужно вытянуть края нити или шнура, который использован, приблизительно на 6-8 сантиметров, и закрепить его на внутренней задней стенке журнала.

Для этого конец нити приклеивается обычным канцелярским клеем к стенке журнала, а поверх него наклеивается небольшой квадрат обычной плотной бумаги, с печатью и подписью ответственного лица, а также – с указанием даты прошивки.

Кадровые работники или бухгалтера, ведущие учёт записей, сами выбирают вариант проведения процедуры. Они опираются на Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые Правительством РФ от 16.04.2003 года за № 225, которые в пунктах 40-41 указывают, что журнал учёта должен быть:

  • пронумерован;
  • прошит;
  • подписанным руководителем организации.

После надлежащей подготовки, журнал нужно скрепить сургучной печатью или опломбировать. В последнее время наиболее актуальна опломбировка, так как сургучные печати недостаточно прочные и материал для них (сургуч) утратил свою популярность.

Пломба может иметь различные разновидности, которые могут быть продиктованы перечнем, утверждённым для типов пломбировочных устройств. Они утверждены Правилами ГОСТ 31282-2004. К ним относятся средства возможной идентификации одноразового использования, которые способны осуществить защиту от несанкционированного вскрытия объекта защиты.

Изображение - Как прошить книгу учета движения трудовых книжек proxy?url=https%3A%2F%2Fnaim.guru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F10%2Fimages-1-Custom3

Наиболее актуальны плёночные пломбы, которые могут использоваться только в делопроизводстве, так как они не обладают силой сдерживания, а лишь идентифицируют отсутствие (наличие) вторжения.

Они достаточно удобны и имеют вид плоской многослойной плёнки, достаточно плотной и выполненной в форме небольшого круга или другой фигуры. Желательно, чтобы она напоминала печать не только по форме, но и по свойствам. Для этого она должна обеспечиваться:

  • уникальным номером;
  • логотипом организации;
  • наименованием организации.

Можно использовать более прочный материал, вплоть до применения свинцовой пластинки, а также выбрать кодовый идентификатор по своему усмотрению. Можно обеспечить пломбу электронной памятью. При желании вместо пломбы можно использовать сургучную печать.

Опломбирование журнала – закрепление пломбы на его задней внутренней стенке. Пломба должна крепиться на концах нити или шнура, которыми прошивался журнал. Прикреплённая должным образом, она вместе с кончиком нити крепится на обложку журнала в обозначенном месте, захватывая одновременно:

  1. Бумажку, которой крепилась (клеилась) нить на обложку журнала.
  2. Часть обложки за пределами наклеенной бумажки.

Таким образом, формируется защита, которая состоит в одновременном скреплении нити, бумаги с печатью и обложки журнала. Идентификатор покажет, если производилось вторжение в записи. В этом случае придётся срывать листочек, которым крепилась нить и снимать пломбу, что сразу будет обнаружено работником, уполномоченным на ведение журнала.

Изображение - Как прошить книгу учета движения трудовых книжек proxy?url=https%3A%2F%2Fnaim.guru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F10%2Fimages-Custom5

При использовании сургучной печати нужно растопить сургуч, налить его в определённое место на внутренней стороне обложки, захватив одновременно шнуровку, часть листа и часть обложки.

Пока сургуч не успел остыть, на него нужно поставить специальный оттиск. Именно отсутствие оттиска, который готовится специально для опечатывания, становится причиной непопулярности использования сургучной печати и предпочтения использования пломбы.

При отсутствии опломбирования, руководитель организации или частный предприниматель будет оштрафован комиссией из трудовой инспекции.

По положениям, указанным в Правилах (№ 25), а также в соответствии с требованиями Государственной трудовой инспекции, Книга учёта ТК и вкладышей должна быть оформлена надлежащим образом. Так как ТК – документ повышенной отчётности, то и журнал их учёта должен обеспечить защиту записей. Поэтому журнал прошнуровывается и опломбируется или скрепляется сургучной печатью.

Как прошить книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Как правильно прошить и опломбировать журнал учёта движения трудовых книжек

Пломба может иметь различные разновидности, которые могут быть продиктованы перечнем, утверждённым для типов пломбировочных устройств. Они утверждены Правилами ГОСТ 31282-2004. К ним относятся средства возможной идентификации одноразового использования, которые способны осуществить защиту от несанкционированного вскрытия объекта защиты.

Кадровые работники или бухгалтера, ведущие учёт записей, сами выбирают вариант проведения процедуры. Они опираются на Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые Правительством РФ от 16.04.2003 года за № 225, которые в пунктах 40-41 указывают, что журнал учёта должен быть:

Шаг 1. В двенадцатый столбец вписываем дату последнего рабочего дня работника. Если работник в этот день отсутствует, пишем ему уведомление с просьбой явиться либо дать свое согласие на пересылку трудовой книжки почтой. В случае почтового отправления копию письма с копией платежного поручения подкладываем в журнал. Записываем реквизиты уведомления карандашом (если явится сам, заносим фактическую дату ручкой; если пришлет письмо со своим согласием на пересылку, опять же, внесем реквизиты сопроводительного письма; если от работника ни ответа ни привета, оставляем сделанную карандашом запись и храним его трудовую книжку в сейфе 75 лет, в соответствии с пунктом 43 Правил, утвержденных Постановлением правительства от 16.04.2003 № 225, и пункта 664 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

  1. Пронумеровать все страницы от первого листа до последнего.
  2. Сделать два отверстия рядом с линией изгиба страниц (от первой страницы до задней обложки включительно).
  3. В отверстия вставить нитку (лучше шелковую в диаметре приблизительно миллиметр, чтобы не порвалась), концы нитки вывести сзади обложки.
  4. Концы нитки необходимо завязать и закрепить на обложке таким образом, чтобы их нельзя было извлечь, этот процесс называется опломбированием.

Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек? Пломбы-наклейки СКР® 2

Правила предусматривают обязанность работодателя по ведению и устанавливают требования к оформлению еще одной учетной формы — приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (пп. 40 и 41 Правил). Эта книга тоже должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации опломбирована пломбой-наклейкой СКР® и скреплена печатью. А вот вести ее обязана бухгалтерия, а не кадры!

Читайте так же:  Бизнес-план по разведению овец

Удобство использования подобного вида пломбы заключается еще и в том, что она плоская, поэтому не создает помех при заполнении книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и по сравнению с сургучной печатью или свинцовой пломбой более устойчива к повреждениям.

Как прошить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Очередную запись вносят следующим порядковым номером. В ней отражают сведения о дате приема, Ф.И.О. владельца трудовой книжки, серию и номер трудовой книжки или вкладыша в нее. А также должность, место работы, реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника, и др.

Когда работник будет увольняться, ему придется расписаться сразу в двух строках книги учета – в том, что он забрал и трудовую книжку, и вкладыш в нее, если последний оформляли в период работы (п. 41 Правил № 225). Соответствующие строки могут располагаться на разных листах книги учета, ведь даты приема на работу и оформления вкладыша в трудовую книжку могут не совпадать.

Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек

Согласно данному стандарту к пломбировочным устройствам относятся одноразовые персонально идентифицируемые устройства. Они предназначены для защиты объекта от несанкционированного доступа посредством индикации вмешательства, а также для сдерживания от проникновения. Эти задачи определены положением о защите персональных данных сотрудников. Пломбировочные устройства могут быть изготовлены из металла либо пластика. Возможно оснащение этих устройств электронной памятью. Может применяться различная силовая нагрузка, в зависимости от типа пломбируемого объекта.

Действующим законодательством предусмотрена обязанность работодателя вести книгу по учету движения трудовых книжек, а также установлены требования по ее оформлению. Приходно-расчетная книга по учету бланков трудовых книжек, их дубликатов и вкладышей в них должна храниться в пронумерованном и прошнурованном виде. Ее необходимо заверить подписью руководителя учреждения или предприятия и опломбировать либо скрепить сургучной печатью. Ведение книги возложено не на отдел кадров, а на бухгалтерию.

Как прошить книгу учета трудовых книжек: правила и нюансы

  • Принятый размер листа-наклейки 4 на 3 сантиметра, он должен закрывать как сам узел, так и большую часть ниток.
  • На листок-наклейку наноситься печать ответственного работника кадрового отдела, также принято ставить подпись. Примечательно, что сама печатка должна захватывать не только лист-наклейку, но и часть книги, на слушай произвольного вмешательства в прошивку.
  • В заверительной надписи должно быть указано количество страниц в книге (как цифрами, так и прописью).
  1. Нужно раздобыть пленочную пломбу или же заказать индивидуально у производителя, в случае, если на пломбе должны быть указаны дополнительные данные.
  2. Пломба накладывается поверх узла ниток, она должна частично закрывать печать, для большей надежности.
  3. Такую пломбу нельзя извлечь безвредно, любое несанкционированное вмешательство сразу станет заметным. Поэтому после наклейки пленочной пломбы процесс опломбирования заканчивается на внесении нужных данных на саму пломбу.

Как правильно прошить и заполнить книгу учета трудовых книжек

На титульной странице книги учета трудовых книжек необходимо написать наименование предприятия, которое соответствует названию фирмы. Также наименование предприятия прописано в уставе организации или в любом другом учредительном документе. Если организационно-правовая форма компании является индивидуальным предпринимательством, то следует указать личные данные человека, который зарегистрирован в качестве индивидуального предпринимателя.

Прошивка документов – это один из способов привести в порядок некоторые важные бумаги и уменьшить их общий объем, который необходим для правильного хранения. Однако бывают такие ситуации, когда в работе какой-либо организации требуется защитить документы от произвольного изъятия или замены листов. К таким документам относится и книга учета трудовых книжек. В этом случае необходимо применять стандартную технологию прошивки, которая некоторым образом предохранит книгу учета от постороннего вмешательства.

В настоящее время сургучную печать найти проблематично, поэтому в большинстве организаций вместо этого наклеивают на обратной стороне книги на концы шнура, которым она прошита, листок с печатью организации на записи «Прошито и пронумеровано столько-то листов. Дата». К сожалению, это не является гарантией отсутствия претензий у проверяющих.

  • регистрация трудовых книжек, принятых от вновь трудоустроенных работников;
  • регистрация книжек, заведенных работодателем трудоустроенным работникам, для которых это место работы является первым (ранее не имевшим трудовой книжки);
  • фиксация факта хранения трудовой книжки (нахождения у работодателя);
  • отражение факта выдачи трудовой книжки при прекращении трудового договора.

Как вести журнал учета трудовых книжек: правила, бланк и образец

  • подтверждать поступление трудовой книжки может накладная, товарные чек или любая другая документация;
  • подтвердить выбытие трудовой книги могут такие документы: заявление сотрудника кадровой службы в письменной форме о том, что они будут выданы, акт об уничтожении испорченных книг.

Сотрудника бухгалтерии, ответственного за трудовые книги и их первичный учет, уведомляют приказом о своей ответственности за данный вид документации, указывают перечень лиц, которым они могут быть выданы и с какой целью. В последние дни каждого месяца работник отдела кадров, получивший трудовые книги, должен отчитаться об их сохранности.

Как и для чего производится опломбировка журнала учёта трудовых книжек (ТК)

Для опломбировки потребуется сургучная печать или пломба, которые полностью перекроют возможность вмешательства в записи журнала и будут подтверждением признака целостности записей или указывать на нарушение. То есть пломба – это защита от несанкционированного вмешательства.

Кроме этого многие используют шпагат или обычные хлопчатобумажные нити № 10. Это две крайности, которым следуют некомпетентные и неинформированные кадровики или лица, у которых нет возможности приобрести качественный материал для прошивки.

Читайте так же:  Бизнес в деревне как начать и не прогореть

Изображение - Как прошить книгу учета движения трудовых книжек proxy?url=https%3A%2F%2Fclubtk.ru%2Fupload%2Favatara%2Fuser_383_20161011075113

  1. Для порядка в работе с трудовыми книжками.
  2. Для определения ответственности при утрате трудовых книжек и вкладышей к ним.

Действующее законодательство обязывает работодателей иметь, вести и хранить данный документ (Раздел VI Правил, утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

Заполняет и ведет книгу сотрудник, осуществляющий документальный прием и увольнение работников.

Чаще всего в организации это:

Любой другой сотрудник может назначаться приказом работодателя как лицо, ответственное за ведение, заполнение и хранение этого документа.

  • полное наименование организации;
  • дата начала и окончания ведения.

Этих сведений достаточно.

Все записи внутри книги учета вносятся только в двух случаях: при приеме и увольнении работников.

Пошаговый образец заполнения книги учета трудовых книжек:

Шаг 1. В первый столбец вносим порядковый номер

Шаг 2. Во второй, третий и четвертый столбцы записываем число, месяц и год внесения записи

Шаг 3. В пятый записываем фамилию, имя и отчество владельца трудовой книжки

При этом не надо ничего сокращать и заниматься творчеством, если бы разработчик формы журнала имел в виду фамилию и инициалы, так бы и было записано. В противном случае есть риск получить замечание по ведению журнала от контролирующих организаций.

Шаг 4. В шестой вносим сведения о серии, номере трудовой и вкладыше в нее (при наличии)

Шаг 5. В седьмой пишем должность, профессию или специальность работника в формулировках, взятых из приказа о приеме. Даже если работник будет перемещаться по служебной лестнице, в дальнейшем никакие изменения в книгу учета вносить не требуется

Шаг 6. В восьмой вписываем наименование структурного подразделения (опять так же, как в приказе о приеме на работу)

Шаг 7. В девятый пишем реквизиты приказа о приеме на работу

Шаг 8. В десятом расписывается ответственное лицо

Одиннадцатый столбец пропускаем, потому что сейчас уже никто не получает наличные деньги на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Шаг 1. В двенадцатый столбец вписываем дату последнего рабочего дня работника. Если работник в этот день отсутствует, пишем ему уведомление с просьбой явиться либо дать свое согласие на пересылку трудовой книжки почтой. В случае почтового отправления копию письма с копией платежного поручения подкладываем в журнал. Записываем реквизиты уведомления карандашом (если явится сам, заносим фактическую дату ручкой; если пришлет письмо со своим согласием на пересылку, опять же, внесем реквизиты сопроводительного письма; если от работника ни ответа ни привета, оставляем сделанную карандашом запись и храним его трудовую книжку в сейфе 75 лет, в соответствии с пунктом 43 Правил, утвержденных Постановлением правительства от 16.04.2003 № 225, и пункта 664 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Шаг 2. В тринадцатом столбце сотрудник должен расписаться за получение своей трудовой книжки.

Если отказывается, составляем акт, прикладываем его к журналу и храним как зеницу ока ровно столько, сколько хранится сам журнал, то есть те же 75 лет.

Книга учета трудовых книжек сначала прошивается, а затем пломбируется перед ее заполнением ответственным сотрудником. Для этого надо:

  1. Пронумеровать все страницы от первого листа до последнего.
  2. Сделать два отверстия рядом с линией изгиба страниц (от первой страницы до задней обложки включительно).
  3. В отверстия вставить нитку (лучше шелковую в диаметре приблизительно миллиметр, чтобы не порвалась), концы нитки вывести сзади обложки.
  4. Концы нитки необходимо завязать и закрепить на обложке таким образом, чтобы их нельзя было извлечь, этот процесс называется опломбированием.

Опломбировать можно несколькими способами, например, использовав специальную пломбу-наклейку, которую можно заказать в любом интернет-магазине по цене от 2 рублей за штуку, или изготовить ее самостоятельно из бумаги: достаточно вырезать прямоугольник размером 3 на 7 сантиметров и заклеить им концы нитки. Основное требование, чтобы нить была зафиксирована “намертво”, и вытащить ее без разрыва пломбы было невозможно.

  1. На месте крепления концов нитей, непосредственно на пломбе-наклейке, необходимо сделать запись о количестве листов в книге, ФИО ответственного лица и подпись.
  2. Заверяем пломбу оттиском печати организации.

Порядок внесения исправлений в книгу учета трудовых

Книга учета заполняется вручную, естественно, что при этом иногда допускаются ошибки. Соблюдайте основные принципы:

  1. Все записи должны вноситься аккуратно и разборчиво.
  2. Некорректные сведения следует зачеркнуть (по линейке), ниже ввести корректные.
  3. Далее, на оборотной стороне первого листа обложки вносятся сведения о том, что запись за таким-то номером исправлена, ставится дата, подпись и расшифровка.

Книга учета должна храниться 75 лет с даты завершения ее ведения, после чего может быть уничтожена (смотри пункт 695 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Купить данный документ можно в любом канцелярском магазине за наличные деньги, его стоимость – несколько десятков рублей. Можно заказать через офис-менеджера по безналичному расчету или по договору в интернет-магазине.

В случае отсутствия Книги учета трудовых книжек работодателю грозит штраф в размере до 70 000 рублей в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ.

Изображение - Как прошить книгу учета движения трудовых книжек 2699956
Автор статьи: Павел Кудинов

Здравствуйте! Меня зовут Павел. Я уже более 6 лет работаю в сфере юридических консультаций. Считая себя профессионалом, хочу научить всех посетителей сайта решать возникающие вопросы. Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны с целью донести в доступном виде всю требуемую информацию. Однако чтобы применить все, описанное на сайте всегда необходима  консультация с профессионалами.

Обо мнеОбратная связь
Оцените статью:
Оценка 4.4 проголосовавших: 7

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here