Как происходит построение бизнес-процессов

Сегодня предлагаем ознакомиться с темой: "как происходит построение бизнес-процессов". Мы постарались полностью раскрыть тему. Если у вас возникнут вопросы, то вы можете задать их в комментариях после статьи или нашему дежурному юристу.

Главная страница » Блог » Схема бизнес процесса для нетерпеливых

Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=https%3A%2F%2Frzbpm.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F03%2F1426158360_full-1040x539

Схема бизнес процесса отражает его суть и механизм работы. Создать схему, само по себе не очень сложно. Достаточно понимать на какие вопросы должна отвечать схема и придерживаться алгоритма создания. Если вам не терпится приступить к созданию моделей или вы не знаете с чего начать – эта статья для вас.

Хочу напомнить, что перед тем, как начать описывать бизнес процессы, необходимо установить их границы. Список всех бизнес-процессов компании – платформа, с которой необходимо начинать.

Алгоритм, который я здесь привожу, будет полезен тем, кто только собирается описывать бизнес-процессы. Для тех, кто проходил у меня обучение, статья будет отличным повторением пройденного))))

Схема бизнес процесса – инструкция для нетерпеливых

Каждый бизнес процесс начинается и заканчивается с события. Первое, что необходимо сделать, это обозначить события начала и окончания.

Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=https%3A%2F%2Frzbpm.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F03%2F1426159049_thumb

Расположите основные блоки (подпроцессы, операции) бизнес-процесса, в том порядке, в котором они выполняются.

Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=https%3A%2F%2Frzbpm.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F03%2F1426111084_thumb

Не усложняйте схему на данном этапе. Отобразите блоки так, будто процесс выполняется идельно.

А вот теперь пора немного усложнить. Добавьте основные варинты развития процесса и основные промежуточные события. Дополните схему недостающими операциями.

Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=https%3A%2F%2Frzbpm.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F03%2F1426159086_thumb

В бизнес процессах нет должностей или конкретных сотрудников. Вместо этого используется понятие – роль. Одни сотрудник может выполнять множество ролей. Одну роль может выполнять множество сотрудников. Из набора ролей складывается должность.

Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=https%3A%2F%2Frzbpm.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F03%2F1426159104_thumb

По необходимости добавляйте недостающие операции.

Документ, это не обязательно официальная бумага с семью подписями. С точки зрения управления бизнес процессами, документ это информация на любом информационном носителе. Электронное письмо, доклад, презентация, СМС – все это документы.

Видео (кликните для воспроизведения).

Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=https%3A%2F%2Frzbpm.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F03%2F1426159121_thumb

Иногда необходимо отобразить промежуточные продукты. Это заготовки, полуфабрикаты или просто важные части работы, которые переходят из одного блока процесса в другой. Добавьте их на этом этапе. По необходимости.

Процесс должен отражать, какие программы и базы данных в нем используются.

Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=https%3A%2F%2Frzbpm.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F03%2F1426159140_thumb

Если в процессе используются инструменты и/или материалы, это также нужно отобразить. Основные моменты можно обозначить на схеме бизнес-процесса. Детальное описание лучше дать в комментариях и специальных разделах описания. Отличный вариант – составить схему, ориентированную именно на использование инструментов и материалов. В подобной схеме упор делается не на поток работ, а на то, как, в каком количестве и какие материалы используются в бизнес-процессе.

8 – Определите показатели эффективности в бизнес-процессе

Расположите на схеме бизне-процесса показатели эффективности, которые тем или иным способом учитываются в системе.

Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=https%3A%2F%2Frzbpm.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F03%2F1426159185_thumb

Каждый бизнес-процесс, это лишь часть большой системы. Все процессы связаны между собой. По сути, связь является чем то, чем процесс обменивается с другими процессами. Обратите внимание – необходимо указать ппроцессы, с которыми связан текущий процесс и то, чем они обмениваются.

Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=https%3A%2F%2Frzbpm.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F03%2F1426158360_thumb

Связь бизнес-процесса с другими процессами

В принципе, схема готова. Схема бизнес-процесса должна отвечать на следующие вопросы:

  • С чего начинается и чем заканчивается бизнес-процесс?
  • С какими процассми он связан? Чем обменивается?
  • Какие операции выполняются? В каком порядке?
  • Кто выполняет операции в процессе?
  • Какие документы используются и появляются в процессе? В каких операция эти жокументы используются/появляются?
  • Какие интсрументы, материалы, ПО и базы данных используются в процессе и в каких операциях?
  • Какие показатели эффективности и где именно фиксируются в бизнес-процессе?

В качестве нотации моделирования, я рекомендую использовать BPMN

Качественно подготовленная схема должна быть проста для восприятия и достаточно информативна.
Схема бизнес-процесса должна быть понятна «человеку с улицы».
Схема бизнес процесса, на этапе описания, должна отражать то, как процесс выполняется в реальной жизни.

Данный алгоритм, позволит вам довольно просто и быстро описать необходимые бизнес-процессы. Далее я буду подробно рассказывать об описании бизнес-процессов. Оставайтесь на связи.

В марте и апреле, в Москве, я буду проводить несколько обучающих курсов по моделированию и управлению бизнес процессами. Приглашаю присоединиться.

  • Правила моделирования процессов в BPMN Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=https%3A%2F%2Frzbpm.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2016%2F08%2FBasic-Rules-Regarding-Recruitment-and-Compensation-of-Lateral-Partners-150x150 30.06.16 Правила моделирования процессов в нотации BPMN не так уж сложны и, в основном, базируются на логике и простоте восприятия. Правила…
  • Моделирование бизнес процессов. Нотация BPMN – базовые элементы Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=https%3A%2F%2Frzbpm.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2016%2F03%2Fbpmn 29.03.16 Нотация BPMN — лучший язык моделирования бизнес процессов. Эта нотация стала результатом анализа всего опыта моделирования и других нотаций, за…
  • Как правильно определить границы процесса Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=https%3A%2F%2Frzbpm.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F12%2Fborders02-150x150 10.12.18 По моим наблюдениям, порядка 90% компаний, приступающих к управлению бизнес процессами, сталкиваются с одной проблемой – они могут составить список…

А где определяются зоны ответственности?

Зона ответственности в процессе = роль. Зона ответственности должности = совокупность всех ролей, которые предписаны должности.

Читайте так же:  Как рассчитать стоимость осаго самому (самостоятельно) в 2019 году

Роман, добрый день.

Вы используетет BPMN нотацию. А как Вы отображаете процессы верхнего уровня? Если не секрет, какой инструмент Вы используете для описания?

С уважением,
Михаил Сыров.

Михаил здравствуйте. Да действительно, за основу я беру BPMN. На мой взгляд, данная нотация имеет ряд существенных преимуществ перед остальными.
Процессы верхнего уровня отображаются в виде карты. Она может создаваться как посредством обычного графического редактора, наподобие Visio, так и в ПО для моделирования процессов. Для работы я использую 2 ПО – BizAgi и Visual Paradigm.

Роман, большое спасибо за ваши материалы. Сейчас учусь по ним и пробую делать описания для своей компании.

Вопрос скорее к более свежему посту про способы описания, но там закрыты комментарии почему-то.

Скорее всего для описания БП потребуется не только схема, но и инструкции для исполнителей. Как лучше комбинировать эти документы?

Например, создать текстовый документ – регламент БП, в котором встроить схему и дополнить её текстовыми инструкциями. Но что делать, если у процесса несколько исполнителей на разных этапах? Разбивать на отдельные документы по каждому исполнителю?

Поясню немного, почему этот вопрос. У нас раньше были инструкции для сотрундиков по ролям. Например, рабочая инструкция менеджера по продажам. И там описаны действия сотрудника в разных процессах. Такая инструкция а) получается громоздкой б) неудобна в обновлении при изменениях процесса в) не показывает сотруднику общую картинку – он видит только свой участок и не понимает задачи процесса.

Как вы рекомендуете переходить от описаний процессов к инструкциям для сотрудников?

Спасибо за ответ и еще раз за блог. Пишите еще обязательно – невероятно редкие и полезные вещи.

Стас, спасибо за теплые слова.
1. Какие именно инструкции вы имеете ввиду? Если рабочие инструкции – то это такая же часть описания как и все остальное. Рабочие инструкции это просто крайне детализированный уровень. Т.е. вы можете описать любой процесс до уровня инструкций.
2. Если вы имеете ввиду должностные инструкции, то они создаются по следующему принципу: в бизнес процессах определены роли – совокупность ролей в БП составляет должность – должности уже назначаются людям. Именно так связываются ДИ и описание процессов.
3. Сотрудники разных уровней получают разные уровни описания процесса. Но описание всегда содержит основные моменты (цели, задачи, границы и т.д.), чтобы сотрудник не терял связи процессов.

мммм… немного запутано объяснил. По хорошему, ответ на этот вопрос займет целый пост))) Давай так, отправь мне письмо, обменяемся контактами и созвонимся. Быстро все объясню.

Бизне начинается не со звонка клиента, а с его привлечения, ведь самое главное – это сделать так, что бы клиент позвонил, у Вас этого не указано, так что это теория, начав работать по которой можно (а скорее всего так и будет) прогареть. Можно сделать схему, продающие скрипты, все организовать и….. сидеть у молчащего телефонного аппарата и гордиться своей гениальной схемой. Так что к статье ссрьезно не отнесся, ибо это теория и популизм…. Как говорят в рознчной торговле три главных составляющих: место, место и место…

Видео (кликните для воспроизведения).

Процесс привлечения предшествует данному. Вы видимо не знакомы с принципами управления БП. Как воспринимать материал – ваше право.

Вполне возможно, я очень поверхностно сужу, а есть аналогичная схема по привлечению клиентов?

Построение бизнес процессов компании и этапы разработки бизнес процесса

Построение бизнес-процессов компании начинается с разработки схемы, отражающей его суть и механизм работы. Создание подобной схемы позволит вам наглядно представить, как работает или должен работать ваш бизнес.

Этапы разработки бизнес процесса будет успешным, если вы хорошо разбираетесь в специфике своего бизнеса и понимаете, какие цепочки действий для чего необходимы. Для начала вам нужно установить границы всех процессов. Вам потребуется полный список, в котором подробно перечислены все протекающие на предприятии бизнес-процессы.

Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=http%3A%2F%2Fbizprocess.by%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F10%2FShema-sozdaniya-biznes-protsessov-kompanii

Схема создания бизнес-процессов компании

Построение должно быть простым и логичным: длинные заголовки, сложные описания процессов отнюдь не способствуют эффективному понимаю. Необходимо задавать такое название и описание, которое дают содержательную, но краткую характеристику. В описании процесса можно указывать цель или особенности использования. Лаконичные названия и емкое описание упростит и ускорит навигацию, что особенно актуально при большом количестве процессов.

Общий подход к работе по построению бизнес-процессов компании

Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=http%3A%2F%2Fbizprocess.by%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F10%2Fderevo_bp

Работать с бизнес-процессом, а также выполнять его, будет намного проще при продуманной и логичной структуре. Прежде чем начать построение, убедитесь в том, что структура оптимизирована, для чего необходимо выполнить важные рекомендации:

  • Создавайте небольшие бизнес-процессы, по возможности разбивая их на логические блоки. На одну диаграмму не стоит помещать более десятка-полутора элементов. Если процесс сложный, лучше реализовать отдельные элементы как подпроцессы и настроить связи между ними;
  • Основной поток бизнес-процесса выстраивайте на одном уровне, альтернативные пути, нейтральные и отрицательные события – в ответвлениях;
  • Во время построения процесса следите, чтобы наибольшее количество потоков было размещено в одном направлении. Вы можете выбрать один из двух популярных подходов к построению: сверху вниз или слева направо;
  • Обеспечьте параметры процесса бизнеса понятными, логичными названиями. Если параметр процесса нигде не используется – удалите его.

Построение можно выполнять по следующему алгоритму:

Читайте так же:  Как отозвать заявление на увольнение по собственному желанию

Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=http%3A%2F%2Fbizprocess.by%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F10%2Fetapy-razrabotki-biznes-protsessa

Чтобы лучше построить процесс, его изначально лучше визуализировать. Для этого есть ряд программ.

Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=http%3A%2F%2Fbizprocess.by%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F10%2FELMA-BPM

  • Визуализация с помощью диаграмм;
  • Не требует навыков программирования;
  • Возможность контроля отслеживать выполнения задач;
  • Интеграция с платформой 1С Битрикс
  • Назначения ролей;
  • Присутствует полна документация по работе с ELMA BPM

Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=http%3A%2F%2Fbizprocess.by%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F10%2FBusiness-Studio

  • Позволяет сформировать наглядную организационную структуру компании;
  • Ведение штатного расписания;
  • Возможность моделирования бизнес-процессов;
  • Визуализация и контроль системы KPI.

Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=http%3A%2F%2Fbizprocess.by%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F10%2FVisual-Paradigm

  • Построение любых моделей
  • Проверка моделей на жизнеспособность
  • Авто-генерация документов
  • Точная настройка моделей бизнес-процессов
  • Модели можно перевести в код
  • Выгрузка модели в графическом виде
  • Версия для Mac OS X

Какими качествами должна обладать готовая схема бизнес-процессов?

Построение бизнес-процессов должно окончиться наличием четкой и продуманной схемы. Глядя на нее, вы должны получить представление о следующих вещах:

  • чем процесс начинается и заканчивается;
  • с какими другими процессами и чем он связан;
  • какие операции, кем и в каком порядке выполняются;
  • какие документы используются и в каких операциях;
  • какие требуются инструменты и материалы;
  • насколько высокие показатели эффективности необходимо получить, чтобы процесс считался успешным.

Качественная схема, подготовленная с учетом всех рекомендаций по построению, должна быть информативной и простой для восприятия. Из нее должно быть очевидно, каким образом процесс выполняется в реальной жизни.

Бизнес будет прибыльным лишь при условии, что своевременно созданы важные бизнес-процессы. По сути, они представляют собой стратегию, которая помогает достичь желаемых результатов. Поэтому построение бизнес-процессов, выделение самых важных и их моделирование должно стать обязательным этапом развития компании.

Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=http%3A%2F%2Fbizprocess.by%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F10%2Fbizz-process-primer

Пример схемы бизнес-процессов

Работа по созданию процессов занимает немало времени, однако приносит эффективные результаты. Выделяют следующие цели построения:

  • Описание. Формирование модели поможет вам изучить процесс от начала до завершения, оценить его сильные и слабые стороны.
  • Нормирование. Любой вид деятельности осуществляется по правилам, поэтому важно регламентировать разработку бизнес-процессов.
  • Взаимосвязи. Создание бизнес-процессов помогает установить взаимосвязь между отдельными элементами.

Однако одного построения модели мало – нужно также установить логические связи между разными процессами. Формирование процессов выполняется в определенной последовательности:

  • Подготовка: определение сроков выполнения проекта, а также состава участников.
  • Разработка: анализ инициирующих событий, оценка примерных результатов и возможных рисков.
  • Проверка: сравнение полученных результатов с ожидаемыми.

Построение бизнес-процессов компании выполняется с использованием современных компьютерных технологий и программного обеспечения.

Этапы составления бизнес-процессов:

  1. Установка границ. Обозначение событий, которые является началом и окончанием процесса.
  2. Схематичное изображение блоков процесса. Расположение блоков подпроцессов, операций в порядке выполнения.
  3. Усложнение схемы. Добавление в нее различных вариантов развития событий и промежуточных операций.
  4. Распределение ролей. Для построения бизнес-процесса не требуется вводить в схему конкретные должности или определенных сотрудников — используется понятие роли. Один исполнитель не обязательно выполняет только одну роль.
  5. Размещение документов (докладов, сообщений, писем), учет промежуточных продуктов.
  6. Уточнение используемых программ, систем и баз данных.
  7. Расположение материалов и инструментов, применяемых в бизнес-процессах предприятия.
  8. Определение показателей эффективности.
  9. Связывание схемы с прочими процессами.
  10. Проверка структуры полученной модели.

Четкая, продуманная и понятная схема – ценный результат, к которому нужно стремиться, создавая бизнес-процессы компании. Построение, выполненное по всем правилам, должно давать представление о следующих вещах:

  • чем процесс начинается и заканчивается;
  • с какими другими процессами чем он связан;
  • какие операции, кем, в каком порядке выполняются;
  • какие документы применяются в различных операциях;
  • какие требуются инструменты и материалы;
  • насколько высокие показатели эффективности необходимо получить, чтобы процесс считался успешным.

Качественная схема всегда является информативной, простой для восприятия. Она дает представление, как процесс выполняется в реальных условиях.

Построение бизнес-процессов для организации может приобретать две формы. Первая выглядит как совокупность определенных алгоритмов выполнения поставленных задач. Вторая – это составление должностных инструкций и регламентов, которые смогут обеспечить надлежащее качество реализации процессов работы организации.

Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=http%3A%2F%2Fipinform.ru%2Fwp-content%2Fplugins%2Flazy-load%2Fimages%2F1x1.trans

Сам бизнес создается, в первую очередь, для получения прибыли. Чтобы любимое дело работало «как часы» и приносило ожидаемую прибыль, необходимо иметь четкое представление о том, как функционирует предприятие. Для этого нужно прибегнуть к методике построения планов и бизнес-процессов.

Элементы бизнес-процессов являются основой выработки стратегии компании. Непосредственное формирование бизнес-процессов происходит в такой последовательности:

  1. Подготовка. Определяется состав участников и сроки начала и окончания процесса.
  2. Разработка. Выделяется инициирующее событие, приблизительный результат, возможные риски и составляется диаграмма бизнес-процессов.
  3. Проверка или валидация. На данном этапе происходит сравнение диаграммы с результатами, выявляются исключения.

Для создания бизнес-процесса используют современные компьютерные технологии и специальное программное обеспечение.

Конечной целью написания бизнес-процессов является улучшение работы фирмы. Поэтому во время проведения базового анализа особое внимание нужно уделить повышению ценности будущих плодов труда и сокращению затрат и времени, необходимых для выполнения процесса.

Читайте так же:  Возможен ли бизнес за 500 000 рублей

Качественное создание бизнес-процессов занимает достаточное количество времени и преследует такие цели:

  • Описание. При помощи формирования моделей можно тщательно рассмотреть процесс от его начала и до самого завершения. Модель дает возможность со стороны оценить процесс и выявить его слабые и сильные элементы.
  • Нормирование. Любая деятельность должна осуществляться в соответствии с определенными правилами. Поэтому и разработка бизнес-процессов должна регламентироваться специальными правилами.
  • Установление взаимосвязей между элементами, а также между процессами. Мало построить качественную модель, необходимо также предусмотреть логическую связь между процессами.

Чем рациональней будет взаимодействие между процессами, тем эффективней будет конечный результат.

Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=http%3A%2F%2Fipinform.ru%2Fwp-content%2Fplugins%2Flazy-load%2Fimages%2F1x1.trans

Разработка и внедрение модели бизнес-процессов проходит несколько этапов. Вся работа направлена на конечный результат, поэтому модель рассматривается и с проектной, и с практической стороны.

Вновь созданные и проверенные модели выстраиваются в определенной иерархической последовательности. Эта последовательность именуется деревом бизнес-процессов. Это схематическое изображение процессов, происходящих в организации, в наиболее наглядной форме.

Такая структура имеет много общих черт с деревом целей и является одним из элементов стратегического управления. Дерево целей строится, начиная от миссии (главнейшей цели) организации и заканчивая выполнением оперативных задач. Последние же реализуются именно с помощью бизнес-процессов.

Элементы дерева бизнес-процессов (БП) подразделяются на:

За счет применения данной классификации значительно упрощается структура бизнес-процесса, что позволяет не упустить важные моменты.

Проанализируем этапы разработки БП.

Чтобы что-то улучшить, для начала необходимо тщательно изучить строение, принцип работы, а также окружение бизнес-процесса в данный момент времени. На этом этапе необходимо определить предельные сроки реализации БП, выявить главные его стороны, собрать необходимые данные о работе и т. д. Эта стадия еще называется черновым или набросочным вариантом в том виде, как есть.

На этом этапе, имея черновой вариант, можно выявить ненужные связи или повторяющиеся процессы с целью их исключения. Вновь пересматриваются сроки реализации БП. Конечный итог этапа – полностью сформированная модель в том виде, какая она есть.

На основании имеющегося варианта в виде, как это есть на самом деле, можно сформировать модель в виде, как хотелось бы. В реальную картину добавляются элементы, которые тем или иным способом могут повлиять на конечный результат. Иными словами, создается модель будущего состояния БП.

Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=http%3A%2F%2Fipinform.ru%2Fwp-content%2Fplugins%2Flazy-load%2Fimages%2F1x1.trans

После разработки нового варианта БП его необходимо апробировать. Для этого он временно внедряется в работу организации и на основании полученных результатов делаются выводы о его соответствии заявленным требованиям. Если процесс оправдает надежды, то БП внедряется в организацию на постоянной основе. Если в ходе апробации были выявлены значительные неточности или ошибки, то эта модель отправляется на доработку.

Жизненный цикл бизнес-процесса тесно связан с жизненным циклом организации. И он не может быть ограничен только разработкой, внедрением и апробацией БП. Он также включает в себя период, когда процесс совершенствуется, трансформируется в соответствии с разработанной стратегией предприятия.

Создание моделей БП может иметь различный характер. Все зависит от того, на какой стадии жизненного цикла находится организация, какие проблемы на данном этапе должны быть решены при помощи построения БП. Однако учесть все детали зачастую не получается, поэтому процессы моделирования разделяют по видам. Таким образом можно получить наиболее простой и наглядный вариант модели.

Поделиться “Построение модели бизнес-процесса”

Артур Хедж

Первый шаг к повышению эффективности процесса: определите, где вы сейчас находитесь.

Краткое описание процесса построения модели бизнес- процесса

Этап подготовки.

  • Определить границы процесса
  • Определить конечного потребителя процесса
  • Установить состав участников

Этап разработки модели процесса.

  • Определить инициирующее событие
  • Определить результат процесса
  • Создать диаграмму процесса
  • Определить исключения

Этап проверки (валидации).

  • Проверить соответствие диаграммы процесса действительности
  • Определить исключения

Ранее я уже представлял несколько статей об управлении бизнес-процессами (BPM) и об инструментальных средствах, что служат для управления бизнес-процессами. Эти инструментальные средства предназначены для разработки приложений, необходимых для решения бизнес-задач. Первым шагом в процессе создании ВРМ- приложений является разработка модели бизнес-процесса. Полученные модели в дальнейшем будут использованы для построения диаграмм, отражающих текущее состояние той или иной задачи, и подсказывающих, какие имеются возможности для усовершенствования, а также, что нужно сделать, чтобы оптимизировать и автоматизировать данную задачу. Эта статья призвана ознакомить читателя с процессом построения диаграмм бизнес-процесса (BPD), которые, в конечном счете, являются руководством при создании приложения.

В этой статье обсуждается построение модели с помощью нотации графического представления бизнес-процессов (BusinessProcessModelingNotation — BPMN). Стандарт BPMN представляет собой типовой набор символов и правил для описания бизнес- процессов. Стандарт поддерживается консорциумом Object Model Group (OMG), спецификацию стандарта можно найти на сайте консорциума OMG. BPMN — хороший вариант для применения, ибо многие разработчики программных средств для данной отрасли уже поддерживают этот стандарт. Кроме того, BPMN позволяет производить преобразование в дополнительный набор стандартов, который называется языком для выполнения бизнес-процессов BPEL (BusinessProcessutionLanguage). Этот командный язык позволяет серверу процессов выполняет код, генерируемый непосредственно из BPMN. Для организации, инвестирующей значительные средства в BPM, использование открытых стандартов для разработки имеет долгосрочное стратегическое преимущество. Со временем такой подход позволит создавать модель процесса при помощи одного инструмента, а выполнять при помощи другого, исходя из того, что все они поддерживают указанные стандарты.

Читайте так же:  Что делать, если автомобиль врезался в автобус

Кроме того, в предлагаемой вашему вниманию статье построение модели бизнес- процесса описывается с точки зрения аналитика, планирующего построить модель существующего процесса. Будучи составленной, диаграмма бизнес-процесса (BPD) может быть использована для анализа процесса, его оптимизации, а впоследствии и для создания оптимизированной модели процесса, уже включающей в себя элементы автоматизации. Специфика разработки требуемого приложения в данной статье не рассматривается, вместо этого для наглядности особое внимание будет уделено моделированию существующего процесса. А в качестве примера мы рассмотрим построение модели «Поступление в колледж», приведем упрощенное представление этого процесса, и опишем, какие шаги должны быть сделаны.

Моделирование процесса делится на три основных этапа. Первый этап называется этапом подготовки, здесь определяются границы моделируемого процесса и собираются все основные данные о нем. Второй этап — это этап непосредственно создания модели, здесь идет работа в группе главных участников проекта, работа по подтверждению собранной на первом этапе информации, а после этого составляется и сама подробная диаграмма процесса. Третий этап — этап проверки (или валидации), на котором происходит наблюдение за реальным процессом, проводятся различные интервью с целью выяснить, соответствует ли построенная модель действительности, а также обрабатываются все исключения, выявленные на втором этапе.

Первый шаг подготовительного этапа — это описания процесса от начала до конца с точки зрения бизнеса. На этой стадии важно очертить границы процесса настолько широко, насколько это возможно. Впоследствии гораздо проще детализировать границы процесса, если они заданы для процесса чересчур широко, чем расширять описание, когда границы изначально узкие.

И это важно по нескольким причинам. Во-первых, если описание процесса неполное, то можно запросто упустить из виду какие-нибудь важные взаимодействия между подразделениями организации. Именно из-за этого решения часто бывают неэффективными. Верный способ убедиться в правильности видения процесса — определить его конечного потребителя. Например, приемной комиссии университета требуется помощь в повышении эффективности процесса приема абитуриентов. В этом случае важно помнить, что конечным потребителем данного процесса является абитуриент, а не приемная комиссия. Правильный вопрос, требующий ответа, звучит так: «Для кого непосредственно это все делается?».

После корректного описания бизнес-процесса необходимо определить все задействованные в нем стороны. В BPMN они называются «участниками» («participants»). Те, кто знаком с UML, могут рассматривать их как «actors» (исполнители, субъекты). Термин «участник» при описании процесса относится к лицу или системе, а термин «область» («pool») — к существующей диаграмме. Участники — это люди или вещи, принимающие участие в процессе, который моделируется. Людей лучше идентифицировать не по именам, а по ролям, которые они играют. Например, если декан Роберт Смит, отвечающий за набор студентов, хочет принять всех абитуриентов, находящихся в списке ожидания, то соответствующая дорожка («swimlane») диаграммы будет называться «декан, отвечающий за набор студентов», а не «Роберт Смит». Абитуриенты на BPD представлены в виде областей, и к областям можно обращаться так же, как к дорожкам.

Одной из причин для формирования предварительного списка задействованных в процессе участников является необходимость убедиться в том, что интервьюируются «правильные» люди. Хорошее знание участников гарантирует, что все они будут включены в процесс построения модели процесса. Разумеется, что на этапе создания модели может выявиться какая-то группа участников, участвующая в процессе в порядке исключения, и которая вследствие этого была упущена из внимания.

С помощью выбранного аналитиком программного средства начинаем составление диаграммы бизнес-процесса, формируя область или дорожку для каждого из участников. Как показывает опыт, имеет смысл разработать цветовую схему, чтобы выделить различные типы участников, например, сотрудников, клиентов, внешних поставщиков и системы. Описав процесс и составив список участников, можно переходить к этапу моделирования.

Моделирование обычно происходит в группе, состоящей из представителей каждого участника. Это, как правило, менеджеры или супервайзеры, имеющие представление, как и куда движется бизнес. Аналитик обеспечивает организацию совещаний и отвечает за реализацию проекта. При групповом обсуждении обязательно возникнут разногласия по поводу описания процесса. Не следует тратить на них много времени, пока отложите, все разрешится на этапе проверки.

Начинать работу следует с анализа границ процесса. Затем нужно определить событие, которое инициирует процесс, и событие, которое говорит о нормальном (штатном) завершении процесса, то есть, необходимо выяснить, как начинается и как заканчивается процесс. Еще раз хочется заострить внимание: очень важно обозначить стартовую и конечную точки именно с точки зрения пользователя. Например, в том же случае с поступлением в колледж нужно начать того, с чего начинает абитуриент (в данной ситуации к нему сначала возникает интерес как к потенциальному участнику спортивной команды колледжа). Для того чтобы это учесть, необходимо выделить отдельный процесс («подбор кандидатов в спортивную команду»). Также важно иметь четкое определение процесса, для которого создается модель еще до начала работы.

Читайте так же:  Оплата страховых взносов в пфр для ип

Если инициирующих событий несколько, попробуйте разбить событие на части и разработать новую высокоуровневую модель, включающую все инициирующие события. Конечно, это может оказаться коварной задачкой, с которой не так просто справиться. Например, в нашем примере с процессом поступления в колледж, возможно, будет необходимо доработать нашу модель, чтобы она предусматривала подачу заявления абитуриентом через Web или по обычной почте, и, таким образом, могла отслеживать процесс рассмотрения заявления с наступлением любого из вышеприведенных событий. Закономерно возникает вопрос: это два разных инициирующих события или одно, имеющее две разновидности? При построении модели существующего процесса, скорее всего, нет необходимости решать эту частную задачу, ибо цель данного этапа — определение критических областей существующего процесса, явно нуждающиеся в усовершенствовании. Однако, на этапе создания оптимизированной модели, которая уже будет использоваться в управлении производственными процессами, решение все же надо будет принять.

Итак, смыслом вышеупомянутого совместного обсуждения является определение основных стадий или, иначе говоря, «шагов» процесса. Сделать это можно при помощи нескольких итераций. Сначала отбросьте все исключения и попробуйте быстренько набросать план всех шагов, которые, в общем и целом образуют процесс, для случая, если все идет «по плану». Далее, оставьте место на доске или на листе бумаги, куда будете записывать самые невероятные вещи, которые, по мнению участников, могут произойти. После того, как описание нормального выполнения процесса будет закончено, имеет смысл вернуться и проанализировать данный список чрезвычайных событий. Вот пример подхода для составления списка задач: нужно пройти шаг за шагом весь «нормальный» процесс, тщательно выделяя все точки принятия решений и артефакты [1], производимые в ходе процесса. Как правило, каждое действие представляется в виде прямоугольника с закругленными краями, содержащего описание задачи в формате «глагол- существительное». Например, описание «Рассмотреть заявление» означает, что приемная комиссия должна рассмотреть заявление абитуриента.

Составив черновой набросок модели бизнес-процесса, следует зафиксировать на бумаге вариант исполнения существующего процесса. На практике же при выполнении процесса, далеко не все организации в точности следуют его описанию. Для этого есть несколько причин. Во-первых, работники группы, реализующей последовательность ручных операций, скорее всего, нашли свои собственные методы выполнения заданий. Во-вторых, менеджеры отделов, представившие информацию на этапе моделирования, могут не знать о том, что их подчиненные при выполнении заданий отступают от заданных процедур. Во многих случаях такое поведение абсолютно приемлемо, так как после формализации процесса произошло изменение условий. Например, требования и привычки клиентов изменились, и соответственно поменялось и поведение работников.

В завершение, выполните этап проверки. Цель данного этапа — выполнить оценку существующего процесса и удостовериться, что собранная информация соответствует действительности. Одна из ситуаций, когда у организаций появляются различия в выполнении процессов, это когда сходные процессы в разных точках (отделах, филиалах и т.п.) выполняется по-разному. Не принимая во внимание глобальные соображения (которые добавляют еще один уровень сложности), это как раз тот случай, когда разные офисы одной организации в процессе развития стали предоставлять одни и те же услуги или выполнять одну и ту же функцию по-разному.

Разумеется, если бы все было одинаковым и постоянным, этот этап, возможно, и не понадобился бы. Кроме того, как уже было сказано, существуют различные исключения в выполнении процесса. Сначала проанализируйте исключения, выявленные в ходе моделирования, и проверьте, насколько они учтены. Затем составьте список исключений, обнаруженных на этапе проверки.

После завершения этапа проверки вы должны получить диаграмму бизнес- процесса, сопровождаемую его кратким описанием и списком выявленных исключений. Эта информация впоследствии позволит организации проанализировать происходящее и сделать рекомендации по оптимизации существующего процесса. Данная диаграмма послужит руководством при анализе информации о затратах, определении узких мест и точек задержки. Что, в конечном счете, способствует развитию существующей системы управления бизнес-процессами и принесет ощутимую прибыль от инвестиций.

Перевод компании DIRECTUM

Источник: AIIM (Developing a Business Process Model)

Поделиться “Построение модели бизнес-процесса”

Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов 2699956
Автор статьи: Павел Кудинов

Здравствуйте! Меня зовут Павел. Я уже более 6 лет работаю в сфере юридических консультаций. Считая себя профессионалом, хочу научить всех посетителей сайта решать возникающие вопросы. Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны с целью донести в доступном виде всю требуемую информацию. Однако чтобы применить все, описанное на сайте всегда необходима  консультация с профессионалами.

Обо мнеОбратная связь
Оцените статью:
Оценка 4 проголосовавших: 9

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here