График отпусков – порядок составления и утверждения

Сегодня предлагаем ознакомиться с темой: "график отпусков – порядок составления и утверждения". Мы постарались полностью раскрыть тему. Если у вас возникнут вопросы, то вы можете задать их в комментариях после статьи или нашему дежурному юристу.

График отпусков – это локальный нормативный акт, который определяет порядок предоставления отпусков.

График отпусков утверждается руководителем предприятия.

В графике отпусков указываются сведения о времени предоставления оплачиваемых отпусков работникам всех отделов организации на предстоящий календарный год с разбивкой по месяцам.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

График отпусков дает право работникам на ежегодный отдых и помогает работодателю:

заранее оформить отпуск и своевременно выплатить отпускные в полном объеме, которые выдаются в срок не менее чем за три дня до начала отпуска в соответствии с ч. 9 ст. 136 ТК РФ;

в случае необходимости найти подходящую замену уходящему в отпуск работнику;

следить за своевременностью предоставления работникам отпусков и не допускать накопления неиспользованных дней отпуска.

Если у сотрудника есть неиспользованные ежегодные отпуска за предыдущие периоды работы, то за работником сохраняется право использовать эти отпуска.

Такие отпуска нанимателю надо включить в график отпусков на очередной календарный год либо предоставить их по соглашению с работником.

Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников под роспись.

Кроме этого работодатель должен известить каждого работника о времени начала его отпуска в срок не позднее, чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Порядок составления и утверждения графика отпусков

График отпусков составляется по унифицированной форме N Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

График отпусков должен быть утвержден в срок не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Как правило, работодатель получает от работников необходимую информацию о планируемых датах отпусков.

С учетом полученных сведений от работников составляется график отпусков.

Нет видео.
Видео (кликните для воспроизведения).

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом подписью на графике отпусков.

Кроме основных ежегодных оплачиваемых отпусков в графике также указываются дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года и поэтому были перенесены на следующий год.

Если в течение календарного года в организацию принят новый сотрудник, то такого сотрудника также нужно включить в график отпусков на текущий или следующий календарный год. Это можно сделать путем оформления дополнения к форме № Т-7.

При этом отпуска, в которые работники уходят без сохранения заработной платы, в графике отпусков не указываются, так как форма N Т-7 применяется для отражения сведений о времени распределения только ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год с разбивкой по месяцам.

В графике могут также указываться отпуска внешних совместителей.

Для этого работодателю нужно получить от внешнего совместителя информацию о датах отпуска по основному месту работы.

График отпусков оформляется следующим образом.

графа 1 – здесь должно быть указано наименование структурного подразделения.

графа 2 – здесь должна быть указана должность (специальность, профессия) работника согласно штатному расписанию.

В графах 1 и 2 сведения указываются в соответствии со штатным расписанием.

графа 3 – здесь должны быть указаны ФИО работника.

графа 4 – здесь должен быть указан табельный номер. Данная графа заполняется, если в организации работникам присвоены табельные номера.

графа 5 – здесь должно быть указано количество календарных дней отпуска, который полагается работнику.

графа 6 здесь должна быть указана запланированная дата отпуска.

На момент утверждения графика графы 1 – 6 формы N Т-7 надо заполнить.

Графы 7, 8 и 9 заполняются от руки.

В течение года в графе 7 указывают дату фактического начала отпуска.

Графы 8 и 9 заполняются в случае, если отпуск перенесён на другой период с указанием его предполагаемой даты.

В графе 8 надо указать документ, на основании которого отпуск был перенесён (например это может быть, приказ руководителя, если отпуск переносится в связи с производственной необходимостью, заявление работника).

А в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска.

Графа 10 заполняется, если:

в текущем году отпуск работнику не предоставлялся (ч. 3 ст. 124 ТК РФ);

работник был отозван из отпуска, и его часть будет перенесена на следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ);

отпуск был продлён (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

В данной графе указывают также основания для отзыва из отпуска, продления или переноса отпуска.

В графе “Утверждаю” ставится подпись руководителя организации.

График отпусков утверждается на год.

В графе “Номер документа” указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для таких документов.

График отпусков должен быть составлен согласно ч. 1 ст. 123 ТК РФ в срок, не позднее, чем за две недели до наступления календарного года, т.е. в середине декабря текущего года.

Дату составления графика отпусков необходимо указать в графе “Дата составления”.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и заверяется руководителем организации – работодателя.

Читайте так же:  Документальное оформление приема на работу

С утверждённым графиком отпусков нужно ознакомить всех работников организации. Это можно сделать двумя способами:

дополнить форму № Т-7 графой 11 «С графиком ознакомлен (дата, подпись)» или «О времени начала отпуска извещён (дата, подпись)»;

приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Кроме этого, наниматель должен ещё раз в индивидуальном порядке сообщить каждому работнику о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели.

Для этих целей можно завести журнал извещения работников о времени начала отпуска.

Журнал извещения сотрудников составляется, как правило, на один месяц.

График отпусков является тем документом, который всегда проверяет трудовая инспекция, так как отсутствие графика отпусков нарушает права сотрудников и не позволяет работникам организации планировать свой отдых.

Если в организации отсутствует график отпусков, то в этом случае нанимателя могут оштрафовать или приостановить деятельность компании за несоблюдение трудового законодательства.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме “Зарплата и кадры”.

График отпусков – ТК РФ определяет этот документ как обязательный к составлению в целях фиксации информации о периодах ежегодных оплачиваемых отпусков работников на календарный год. Порядок и сроки оформления и утверждения графика отпусков подробно изложены в настоящей статье.

Исходя из содержания ч. 1 ст. 123 ТК РФ, составление графика отпусков — обязанность работодателя, несоблюдение которой подпадает под действие ст. 5.27 КоАП РФ.

Закрепив указанную выше норму, законодатель ставил перед собой цель лишить возможности недобросовестных работодателей оспаривать период временного освобождения от работы для отдыха своих подчиненных.

График подвергается своевременному заверению, следовательно, время убытия и последовательность ухода сотрудников в отпуск, отраженные в документе, представляются неукоснительными для всех сторон. Однако при появлении споров во внимание надлежит брать такое обстоятельство: график отпусков как нормативный документ приобретает юридическую силу непосредственно с момента его утверждения директором компании.

Перед процедурой утверждения графика отпусков директору компании стоит учесть положения, предписанные ст. 123 ТК РФ, к которым относятся:

  • необходимость при разработке графика учитывать пожелания работников относительно времени их отдыха, а также преимущественные права выбора периода убытия в отпуск отдельных категорий сотрудников;
  • обязательность ознакомить с графиком каждого работника (под подпись);
  • необходимость согласовать график с представительным органом сотрудников (при наличии такового);
  • утверждение графика не позднее чем за 2 недели до наступления следующего года.Изображение - График отпусков – порядок составления и утверждения proxy?url=https%3A%2F%2Fnsovetnik.ru%2Ffiles%2Flori-0005972334-smallwww

Вследствие того, что утверждению подлежит уже готовый документ, процедуре составления итогового графика предшествуют сбор и анализ сведений по каждому структурному подразделению, беседы с сотрудниками и пр., инициируемые, как правило, соответствующим указанием работодателя.

Нет видео.
Видео (кликните для воспроизведения).

Включению в график подлежат следующие типы оплачиваемых отпусков:

  • ежегодный (ст. 114 ТК РФ);
  • дополнительный (ст. 116 ТК РФ);
  • нереализованный в предыдущем периоде;
  • при совмещении трудовой деятельности (ст. 286 ТК РФ).

После утверждения графика в него могут вноситься коррективы (по причине отзыва или переноса отпуска работником) или дополнительная информация (сведения о вновь принятых в текущем году сотрудниках).

При разработке графика следует учитывать следующие факторы, влияющие на определение очередности предоставления работникам отпусков:

  1. Пожелания сотрудников. К наиболее благоприятным условиям для отдыха в нашей стране следует относить период с июня по сентябрь включительно. За счет того, что преимущественное количество пожеланий отражает именно этот временной промежуток, ответственным лицам необходимо учитывать положения действующего законодательства, продолжительность отпусков и льготы каждого работника, а также специфику трудовой деятельности организации.
  2. Действующее законодательство, а именно положения, касающиеся установления трудового стажа.
  3. Очередность предоставления отпусков. Определение этой важной составляющей обязывает работника кадровой службы составлять перечень сотрудников, имеющих право преимущественного выбора времени отдыха. Таким категориям льготы предоставляются на основании ТК РФ и прочих нормативно-правовых актов, например закона «О ветеранах» от 12.01.1995 № 5-ФЗ.
  4. Продолжительность отпусков. Этот показатель формируется на основе выслуги лет и особенностей трудовых функций по каждому сотруднику.
  5. Оптимальное распределение отпусков. Для эффективной работы компании важно отслеживать количество персонала, находящегося в отпуске одновременно. Оптимальное распределение сотрудников при разработке графика — нахождение в отпуске единовременно не более 30% от общей численности личного состава.
  6. Специфика трудовой деятельности и потребность в обеспечении эффективной работы компании.

Как распределять отпуск работникам, не имеющим преимущественного права выбора?

При значительной численности персонала, обладающего правом выбора периода отдыха, у остальных сотрудников отсутствует возможность выбрать наиболее подходящий для себя временной интервал. В такой ситуации для данной категории «нельготников» целесообразно самостоятельно устанавливать очередность убытия, например, чередовать время отдыха летом раз в два года или предусматривать предоставление отпуска по составным отрезкам.

Оформление графика отпусков в организации: как сделать правильно?

В большинстве случаев вопрос о порядке проведения мероприятий по оформлению графика отпусков закрепляется во внутренних распорядительных документах компании, например в положении о порядке предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, в инструкции по делопроизводству и пр.

В тех условиях, когда исследуемый вопрос не освещен в организационных руководящих документах предприятия, следует обращаться к трудовому законодательству и брать за основу сложившуюся практику.

Читайте так же:  Увольнение директора

Процедурам разработки и оформления графика отпусков должна предшествовать предварительная подготовка, которая может выполняться следующими способами:

    По причине того, что график содержит информацию о периодах нахождения в отпусках сотрудников всех структурных подразделений, то рациональнее первоначально разрабатывать графики отпусков в каждом из таких подразделений. Представленная схема актуальна для крупных предприятий. В таком порядке управляющие отделов, участков, бригад и пр. первоначально составляют графики на вверенный им трудовой коллектив.

В дальнейшем названные проектные документы направляются в кадровую службу, работники которой осуществляют их анализ и вносят поправки, поскольку начальник бригады может в полной мере не владеть обстановкой в вопросах предоставлениях отдельным категориям подчиненных сотрудников установленных законодательством льгот.

Впоследствии представленная схема разработки графика отпусков предусматривает проведение бесед с соответствующими сотрудниками и руководителями их подразделений по каждому изменению в представленных проектах. При этом не стоит ограничиваться обсуждением предполагаемых периодов отдыха исключительно с работниками, поскольку начальники при составлении проекта этого документа осуществляют планирование деятельности подразделения, а смещение временных интервалов отпусков льготников может коснуться промежутков отдыха других сотрудников и нарушить эффективность трудового процесса.

Закончив работу с каждой структурной единицей, кадровый сотрудник приступает к разработке единого графика отпусков предприятия.

  • Второй способ предварительной подготовки заключается в проведении бесед со всеми сотрудниками компании. Наибольшую актуальность такой подход приобретает в организациях с небольшим количеством персонала. В том случае, если фирма включает в себя структурные подразделения, первому руководителю нецелесообразно перекладывать на себя задачу выяснения и учета пожеланий сотрудников — оптимальным вариантом будет возложить это на начальников структурных единиц. Дополнительные опросы могут проводить и работники кадровой службы, но полностью исключать начальников подразделений из процедуры составления графика отпусков нелогично, поскольку именно они отвечают за четкую организацию деятельности вверенного им отдела.
  • Изготавливать график отпусков допускается по самостоятельно разработанной руководителем компании форме или по унифицированному образцу (форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1). Представленный на нашем сайте образец содержит графы для отражения надлежащей информации, а также предусматривает возможность увеличения бланка дополнительными столбцами и строками в случае необходимости.

    Обязательными реквизитами графика отпусков являются дата составления документа и подпись работодателя об утверждении. Исходя из этого, необходимость дополнительного закрепления исследуемого нормативного акта отсутствует. Однако в ряде организаций действующие системы документооборота четко регламентируют данную процедуру, предусматривая обязательное издание отдельного приказа. Как правило, целесообразность такого распорядительного документа оправдывается в случае отражения в нем каких-либо сведений, касающихся исполнения графика, например закрепление ответственных лиц, на которых возлагается контроль за его соблюдением.

    Когда должен быть утвержден график отпусков на очередной год: в какой срок, не позднее чем за какой период?

    С учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии такового) график отпусков должен быть утвержден не позднее 2 недель до начала календарного года.

    Как утверждается и подписывается ежегодный график отпусков работников. Утверждение приказом руководителя и другими способами

    После соблюдения всех необходимых процедур готовый график отпусков подлежит утверждению первым руководителем организации или другим сотрудником, на которого такое право возложено на основании соответствующего приказа или доверенности.

    Способы утверждения графика отпусков руководителем организации:

    • утверждающая резолюция на самом графике (фактическое проставление утверждающей подписи и дополнительные распоряжения руководителя относительно исполнения графика отпусков);
    • издание приказа (характерно для крупных предприятий; наряду с утверждением графика издается дополнительный приказ организации, в котором отражается закрепление ответственных исполнителей документа, выделение денежных средств на отпуска и пр.).

    В таком случае важно учитывать, что дата издания распорядительного документа, как и дата утверждения, должна укладываться во временные ограничения, установленные ст. 123 ТК РФ. При этом действующим законодательством проставление печати, заверяющей подпись работодателя на графике, не зафиксировано.

    Из наиболее распространенных просчетов при составлении графика отпусков можно выделить:

    • Отсутствие графика как такового, то есть предоставление времени отдыха исключительно по заявлению работников без составления и утверждения графика отпусков (утвержденный график отпусков — обязательный документ в любой организации).
    • Нарушение сроков утверждения графика (позднее чем за 2 недели до начала календарного года, в противоречие ст. 123 ТК РФ).
    • Несвоевременное извещение о начале отпуска и невыплата (просрочка выплаты) отпускных (в случае пропуска срока уведомления о начале отпуска или невыплате отпускных руководитель обязан перенести время отдыха работника по его заявлению на другой период, как того требует ст. 124 ТК РФ).
    • Игнорирование требования ч. 1 ст. 125 ТК РФ, согласно которой при дроблении отпуска хотя бы одна его часть не может быть менее 14 дней.
    • Отсутствие при составлении графика учета пожеланий работников, а также несоблюдение прав некоторых категорий сотрудников, обладающих преференциями в виде возможности выбора любого времени отпуска и т. д.

    Подобные нарушения закона подпадают под действие ст. 5.27 КоАП РФ, а также могут повлечь подачу работником жалобы с перспективой судебного разбирательства. В свою очередь, судебный порядок разрешения трудовых споров предполагает затребование от работодателя соответствующей документации. В случае с отпусками таковой является график отпусков, расписки сотрудников, подтверждающие своевременное оповещение их о начале отдыха, заявления работников и т. д.

    Читайте так же:  Принудительный размен муниципальной квартиры. документы и стоимость

    В этой связи при приеме от начальников структурных единиц проектов графиков отпусков следует обезопасить себя тем, чтобы пожелания сотрудников были оформлены в письменном виде и подтверждены подписями. Если по каким-либо причинам мнения работников не учтены, то необходимо потребовать от них письменного подтверждения того, что они не имеют возражений по предложенным им периодам для отдыха, например на этапе ознакомления с утвержденным графиком. Кроме того, в крупных организациях целесообразно назначить отдельного специалиста ответственным за составление графика отпусков и контроль за соблюдением норм закона этой сферы.

    Возможно ли внесение корректировок в составленный график?

    Внесение любых корректировок в график отпусков возможно лишь при согласии на это каждой из сторон.

    Используя при разработке итогового документа унифицированную форму № Т-7, важно учитывать, что фиксация переносов времени отдыха в утвержденном календарном году должна выполняться в графах 7–9. Однако, если переносы отпусков производятся на основании ч. 3 ст. 124 ТК РФ (когда при согласии работника возможен перенос отпуска на следующий рабочий год) и ч. 2 ст. 125 ТК РФ (отзыв работника), отметки об этом делаются в графе 10.

    По кругу лиц, устроенных на работу после процедуры согласования и утверждения итогового документа на текущий год, практикой определено 2 способа внесения изменений:

    • поправки в действующий график (на основании соответствующих приказов руководителя организации);
    • разработка и утверждение приложения, приобщаемого к первоначальному графику.

    Разработка и утверждение графика отпусков — обязательные процедуры в любой организации. Относительно издания и своевременного утверждения графика отпусков ТК РФ строго закрепляет данную обязанность руководителя в ст. 123 ТК РФ.

    За нарушения предписанных норм трудового законодательства предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Согласно ч. 1 указанной статьи представленные нарушения влекут предупреждение или наложение штрафа на работодателя, ведущего трудовую деятельность без оформления юридического лица в размере от 1 000 до 5 000 руб., а на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

    График отпусков: правила составления, нормативное регулирование и категории льготных специалистов в 2019

    График отпусков является обязательным документом для составления. Эта необходимость продиктована фиксацией в нем информации об оплачиваемых отпусках специалистов за один календарный год.

    Необходимость вести график отпусков закреплена в 123 статье трудового кодекса Российской Федерации. При этом, данная обязанность ложиться на плечи работодателя и в случае нарушения он будет подпадать под действие статьи 5,27 КоАП РФ. Эти нормы в первую очередь необходимы государству, для того чтобы защитить специалистов от недобросовестного руководства, которое намеренно оспаривать законное право сотрудников на отдых.

    После составления график должен быть заверен – это означает последовательность выхода специалистов в отпуск должна быть исполнена обеими сторонами неукоснительно обеими сторонами. Но при возникновении споров можно взять во внимание следующее обстоятельство – данный документ приобретает юридическую силу с момента утверждения его директором компании.

    Перед тем как утвердить график, руководителю организации необходимо учесть положения, перечисленные в статье 123 трудового кодекса РФ. К ним, в частности, относятся:

    • При составлении данного документа необходимо учитывать просьбы сотрудников, касающихся времени выхода в отпуск, а также преимущества в выборе предоставляемые определенным категориям специалистов;
    • Каждый сотрудник должен в письменном виде ознакомиться с содержимым графика;
    • Потребность согласовать данный документ с представительным органом работников, если он есть;
    • График должен быть утвержден не позже чем за четырнадцать дней до наступления нового года.

    Из-за того, что утверждается уже заполненный документ, то процедура его составления – это анализ и предварительный сбор информации по всем подразделениям, а также частные беседы с каждым сотрудников. Все эти действия будут инициироваться приказом руководителя.

    В данный документ можно будет включить следующие виды отпусков:

    • Ежегодный (114 статья ТК);
    • Дополнительный (116 статья ТК);
    • Неиспользованный за предыдущий год;
    • При работе специалистом по совместительству (286 статья ТК).

    Стоит отметить, что уже после утверждения графика директором, в него все равно будут вноситься правки. Они могут быть связаны с отказом сотрудника выходить в отпуск или же просьбе перенести дату выхода, а также при принятии в компанию новых трудящихся.

    Важно понимать, что во время заполнения графика отпусков – учет желания сотрудников, принадлежащих к некоторым категориям является обязательным. Данный аспект регламентируется положениями статьи 123 ТК РФ. В соответствии им ряд категорий специалистов может выйти в ежегодный оплачиваемый отпуск, когда пожелает.

    Как правило, для того чтобы избежать в последующем постоянно вносимых корректировок в график, кадровики перед составлением специально запрашивают пожелания специалистов, принадлежащих к этим категориям. Это следующие категории:

    • Граждане, которые подверглись радиационному излучению (из-за техногенных аварий и утечек), а также дети родители которых были облучены;
    • Лица, которые участвовали в ликвидации последствий аварии на Чернобыльской атомной электростанции;
    • Герои советского союза и российской федерации, а также кавалеры ордена славы;
    • Ветераны великой отечественной войны и ветераны труда;
    • Супруги военнослужащих лиц;
    • Военный имеющий ребенка инвалида;
    • Специалист имеющий ребенка до 18 лет.
    Читайте так же:  Постгарантийное обслуживание

    Здесь стоит обратить внимание на то, что ТК не обязывает специалистов предоставлять подтверждающие документы своего права на льготы при выборе очередности выхода в оплачиваемый отпуск. Кроме того, законодательно не требуется с таких сотрудников и написания специального заявления для выделения им удобного времени до утверждения графика отпусков. При этом необходимые документы и заявление работнику могут отправить руководящему лицу в любое время, на этом часто настаивают инспекции труда.

    Пример графика отпусков

    Наиболее часто порядок мероприятий, связанных с составлением графика отпусков будет закрепляться во внутренних распорядительных документах организации. Например, он может отображаться в инструкции по делопроизводству и т.д. В тех случаях, когда данный вопрос не зафиксирован во внутренней документации организации необходимо обратиться к положениям трудового кодекса.

    Перед непосредственным оформлением графика отпусков, необходимо провести меры по предварительной подготовке. Она в свою очередь может выполняться так:

    • Для крупных компаний следует завести отдельные графики отпусков для каждого структурного подразделения. Оперируя такими документами отделу кадров будет легче составить единый график для всего предприятия;
    • Второй момент — это проведение бесед с сотрудниками и выяснение их пожеланий касательно выхода в отпуск. В особенности стоит учитывать мнение льготных категорий работников.

    Удобнее всего при составлении графика использовать общепринятую форму бланка Т-7. Так в случае необходимости оттуда можно удалить лишние графы и добавить необходимые. Стоит обратить внимание, что законодательно разрешается разработать и собственную форму.

    Основными обязательными реквизитами такого документа являются дата составления и подпись директора организации при утверждении. Надобность в других мерах для закрепления этого нормативного акта отсутствует. Но, в некоторых организациях требуется издание специального нормативного приказа.

    Образец заполнения бланка графика отпусков

    Если за прошлый год остались неиспользованные дни отпуска в 2019

    Если из-за каких-то обстоятельств специалист не использовал все дни своего отпуска, то эта часть будет перенесена на следующий год. Неиспользованный отпуск не будет сгорать, однако таким образом накапливать выходные дни можно не долго.

    Перенести свой неиспользованный отпуск можно только на следующий год. Если же прошло два года – то этот период учитываться не будет. Так неиспользованные дни можно перенести на текущий год. Если же это проигнорировать, то работодатель не сможет предоставить их позднее. Тогда лучшим вариантом станет выбор денежной компенсации за не отгулянные выходные дни.

    Также данное положение регулируется 124 статьей ТК РФ. А именно в соответствии ее положениям необходимо:

    • Специалист должен использовать сначала прошлогодний отпуск, после чего он может взять текущий;
    • Отделу кадров при составлении графика отпусков следует учитывать неиспользованные дни отдыха в этом году;
    • В заявлении работника на предоставление ему отпуска можно не указывать что берется неотгулянный прошлогодний – оно в любом случае будет юридически правильным.

    Как составить график отпусков? Рассказывает это видео:

    Изображение - График отпусков – порядок составления и утверждения proxy?url=https%3A%2F%2Fglavkniga.ru%2Fimages%2Fdigit%2F_articles%2Fimages%2Fpreview_250_X%2Fgrafik_otpuskov_obrazets

    График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника. Он утверждается не позднее чем за две недели до наступления года, на который этот график составляется (ст. 123 ТК РФ), т.е. не позднее 17 декабря. График отпусков на 2019 год необходимо было утвердить не позднее 17.12.2018.

    Некоторые бухгалтеры задаются вопросом: как составить график отпусков? На самом деле, оформление данного документа не должно вызвать особых трудностей. Но при составлении графика отпусков нужно учесть некоторые нюансы.

    График отпусков: правила оформления и внесение изменений

    При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.

    К таким категориям работников, в частности, относятся:

    • мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
    • совместители. Дело в том, что данной категории работников отпуск должен быть предоставлен в то же время, что и отпуск по основному месту работу (ст. 286 ТК РФ);
    • несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
    • почетные доноры России (пп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ );
    • супруги военнослужащих, планирующие отпуск одновременно с супругом (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ );
    • чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1 ).

    С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время. Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника.

    Разобраться с тем, как составляется график отпусков и что в нем отражается, поможет наша таблица:

    Работодатель вправе разработать собственную форму графика отпусков. Данную форму нужно закрепить, как приложение к учетной политике. А можно воспользоваться унифицированной формой Т-7 «График отпусков» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

    Читайте так же:  Отпуск на испытательном сроке

    Если вы все-таки решили не разрабатывать собственную форму графика отпусков, то унифицированную форму графика отпусков можете скачать здесь.

    Приказ об утверждении графика отпусков отдельным документом оформлять необязательно. Ведь подпись руководителя организации/ИП, утверждающая график отпусков на очередной год, ставится на самом графике.

    Правда, работодатель может издать, например, приказ, обязывающий руководителей подразделений собрать и представить данные об отпусках подчиняющихся им сотрудников для подготовки единого графика отпусков.

    Данный приказ может быть оформлен следующим образом:

    ООО «Солнечный зайчик»

    о составлении графика ежегодных отпусков

    г. Москва 19.11.2018

    Для подготовки и утверждения графика отпусков на 2019 год

    1. Руководителям подразделений не позднее 07.12.2018 представить в письменном виде начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. информацию для составления графика отпусков на 2019 год.

    При подготовке информации необходимо учесть:

    – пожелания работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время;

    – пожелания работников относительно разделения ежегодного основного оплачиваемого отпуска на части, одна из которых в соответствии со ст. 125 ТК РФ должна составлять не менее 14 календарных дней;

    – период отпуска совместителей по их основному месту работы.

    2. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. подготовить график оплачиваемых отпусков и представить его на утверждение не позднее 12.12.2018.

    3. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. довести настоящий Приказ до следующих лиц:

    – главного бухгалтера Кустодиевой А.В.;

    – начальника отдела продаж Егорова В.Т.;

    – начальника отдела закупок Трунова Н.Н.

    4. Контроль за исполнением Приказа возложить на начальника отдела кадров Елизарову К.И.

    Генеральный директор Солнышков В.С.

    С Приказом ознакомлены:

    Начальник отдела кадров______________К.И. Елизарова

    Главный бухгалтер___________________ А.В. Кустодиева

    Начальник отдела продаж_____________ В.Т. Егорова

    Начальник отдела закупок_____________Н.Н. Трунов

    Лица, ознакомленные с таким приказом, помимо своей подписи, должны указать и дату ознакомления.

    График отпусков утверждается руководителем организации или ИП. Причем при наличии профсоюза работодатель должен учесть его мнение при утверждении графика отпусков на очередной год (ст. 123 ТК РФ).

    После того, как график отпусков будет утвержден руководителем, с этим графиком нужно ознакомить работников. Иначе данный документ не будет являться обязательным для них (ст. 22, 123 ТК РФ). Ознакомить работников с графиком отпусков лучше под роспись. Для этого график можно дополнить графой «С графиком ознакомлен (дата, подпись)».

    При подготовке графика отпусков вы можете воспользоваться нашим образцом графика отпусков.

    Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.

    Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7 ):

    • в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
    • в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ);
    • в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
    • в графе 10 отражаются различные примечания.

    Кстати, график отпусков имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в ЛНА. Опять-таки, чтобы бухгалтерия смогла вовремя рассчитать и выплатить отпускные работнику.

    Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.

    Правда, никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.

    Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):

    • от 30000 руб. до 50000 руб. для самой организации, от 1000 руб. до 5000 руб. – для ее должностных лиц;
    • от 1000 руб. до 5000 руб. для ИП-работодателей.

    Конкретный код отпуска в табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или форма № Т-13, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 ) указывается в зависимости от вида отпуска:

    Изображение - График отпусков – порядок составления и утверждения 2699956
    Автор статьи: Павел Кудинов

    Здравствуйте! Меня зовут Павел. Я уже более 6 лет работаю в сфере юридических консультаций. Считая себя профессионалом, хочу научить всех посетителей сайта решать возникающие вопросы. Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны с целью донести в доступном виде всю требуемую информацию. Однако чтобы применить все, описанное на сайте всегда необходима  консультация с профессионалами.

    Обо мнеОбратная связь
    Оцените статью:
    Оценка 4 проголосовавших: 9

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here