Бухгалтерия на аутсорсинг с чего начать, и как не ошибиться при выборе подрядчика

Сегодня предлагаем ознакомиться с темой: "бухгалтерия на аутсорсинг с чего начать, и как не ошибиться при выборе подрядчика". Мы постарались полностью раскрыть тему. Если у вас возникнут вопросы, то вы можете задать их в комментариях после статьи или нашему дежурному юристу.

Бухгалтерия на аутсорсинг: с чего начать, и как не ошибиться при выборе подрядчика?

Изображение - Бухгалтерия на аутсорсинг с чего начать, и как не ошибиться при выборе подрядчика proxy?url=https%3A%2F%2Ffingu.ru%2Fupload%2Fiblock%2F5f3%2Fcontable-con-una-calculadora-ejemplo-del-vector-54598695

Малый и средний бизнес в России активно ищет возможность экономить средства, и это можно сделать, сложив с себя непрофильные виды деятельности. Фингуру поможет.

Аутсорсинг (от англ. out source – внешний источник) – передача сторонней фирме функций, не относящихся напрямую к основному бизнесу. Чаще всего к аутсорсингу прибегают, когда речь заходит об обеспечении функционирования офиса, поддержке работы компьютерной сети и информационной инфраструктуры, безопасности и рекламных услугах.

Таким образом, это известный и широко практикуемый способ оптимизации деятельности предприятия. Чего делать категорически не рекомендуют, так это передавать на аутсорсинг те виды деятельности, которые обеспечивают ваше лидерство на рынке.

Говоря откровенно, аутсорсинг бухгалтерских задач можно отнести к одной из самых сложных форм передачи бизнес-процессов. Тем более, что речь идет о самом сокровенном для любого предпринимателя – о деньгах.

Вместе с тем только за 2015 г. объемы аутсорсинга в сфере бухгалтерского обслуживания в России выросли от 5 до 15 %. Получается, что постепенно этот тренд прокладывает себе дорогу в нашей стране.

Согласно данным Американской ассоциации управления, за 1997 год 20 % из числа 600 опрошенных фирм передали на аутсорсинг хотя бы некоторую часть финансовых и бухгалтерских операций.

Видео (кликните для воспроизведения).

В основу качественного аутсорсинга можно положить пять принципов:

Прежде чем приступить к активным поискам подрядчика, решите для себя, что вы хотите получить? Аутсорсинг бухгалтерских услуг не разовая акция, а серьезный стратегический шаг. Не стоит совершать опрометчивых движений только по дружескому совету или подчиняясь сиюминутному порыву. Если вы хотите застраховать себя от проблем с надзорными органами, но сами при этом не готовы полностью соответствовать текущему законодательству, то стоит еще раз взвесить все за и против.

Обозначьте для себя, какого результата хотите добиться от сотрудничества. Важно, чтобы аутсорсер понял и смог обеспечить реализацию выбранной стратегии. Учитывая большое количество факторов, в начале работы могут возникнуть определенные сложности, которые должны решать обе стороны исходя из первоначально определенных приоритетов.

Вот лишь некоторые из возможностей, которые может дать передача бухгалтерских функций:

  • защита от ошибок штатного персонала;
  • контроль применения денежных, человеческих и материальных ресурсов фирмы;
  • внедрение электронного документооборота;
  • расчет налоговой базы всех форм;
  • обеспечение безопасности расчетов;
  • подготовка и передача отчетности в ИФНС;
  • подготовка и передача отчета по зарплате в налоговые органы, пенсионный фонд и фонд социального страхования.

Перечень может быть продолжен, но не факт, что вам потребуются все преимущества сразу – четко обрисуйте границы своих запросов.

При поиске и выборе компании-аутсорсера можно ориентироваться на несколько позиций.

Компании этой отрасли чаще всего ищут клиентов за счет продвижения в интернете. Посмотрите сайт компании, корпоративный блог и страницы в социальных сетях. Насколько активно компания ведет себя в сети? Отвечает ли на комментарии, как негативные, так и позитивные? Вовлекает ли аудиторию, чтобы заинтересовать своей работой?

Если вы работаете в какой-то специфичной отрасли, например, торговле или оказываете медицинские услуги, то наличие у компании опыта обслуживания подобных клиентов хорошее преимущество, на которое стоит обратить внимание.

  • Мнения реальных клиентов.

Не постесняйтесь связаться с кем-то из реальных клиентов и обсудить, насколько они довольны сотрудничеством с действующим подрядчиком.

Все ваши требования и условия будут прописаны и зафиксированы на бумаге, и всегда велик соблазн переложить всю вину и ответственность на подрядчика, но учтите – этот простой путь далеко не самый эффективный. Компания-аутсорсер в свою очередь будет пристально смотреть на вашу компетентность, чтобы понять насколько она сможет справиться со своими обязанностями.

Ответственность понятие обоюдное: если вы или ваши сотрудники не имеете привычки хранить необходимые первичные документы, то никто не спасет вас от собственной халатности.

Среди объективных трудностей при составлении договора на первом месте отсутствие нормативной базы. Руководствоваться придется общероссийским законодательством, так что читайте каждый пункт и не стесняйтесь спрашивать и консультироваться. А заключив соглашение, регулярно проверяйте состояние документов и предоставляемых отчетов.

Изучив разные отзывы о бухгалтерии на аутсорсинге, можно заключить, что российские предприниматели зачастую делают выводы, не имея опыта сотрудничества с компаниями этой сферы. Однако не стоит сгущать краски. На данный момент это довольно развитая ниша бизнес-услуг, так же, как юриспруденция или деловые консультации: компании, которые не станут прибегать к аутсорсингу только из-за того, что таково последнее увлечение топ-менеджмента, смогут превратить его в эффективный инструмент.

Впервые опубликовано на ipinform.ru

Свежие статьи про то, как экономить на полезных сервисах и получать удовольствие от ведения бизнеса

Бухгалтерия на аутсорсинг: с чего начать, и как не ошибиться при выборе подрядчика?

Дата публикации: 21 мая 2018 .

Мало кто знает о такой услуге как аутсорсинг. Она заключается в помощи ведения бухгалтерской отчетности, одноразовой консультации по юридическим вопросам, может помочь в подборе персонала или в пиаре компании. Но как найти достойного подрядчика и как его проверить

В переводе с английского out source – это внешний источник. Смысл аутсорсинга в том, чтобы передать сторонней компании полномочия, которые не относятся напрямую к ведению бизнеса. Чаще всего это работы вроде рекламных компаний, поддержки сетевого оборудования, обеспечение работы офиса и прочее.

Аутсорсинг – помощник в ведении бизнеса. Он максимально оптимизирует деятельность предприятия, не забирая у бизнесмена драгоценное время. Стоит учесть, что не нужно передавать функции, которые обеспечивают компании лидерство на рынке, несмотря даже на договор о конфиденциальности информации.

Читайте так же:  Пособие по безработице в 2019 году в россии

Передача бухгалтерских полномочий компаниям-аутсорсерам позволит не нанимать штатного сотрудника, которому нужно ежемесячно выплачивать зарплату и платить за него долги. Но при этом отчетность будет вестись высококвалифицированными сотрудниками из аутсорсинговой фирмы.

4 основных принципа надежного и качественного аутсорсинга:

  1. Понять свои желания. Перед тем, как начать искать подрядчика, нужно разобраться с желаниями. Необходимо четко осознавать, что передача бухгалтерской функции – не одноразовая услуга, а постоянное ведение. А страхование от возможных рисков с налоговой системой может быть только в том случае, если ваша компания придерживается законодательства.
  2. Конкретизация результатов. Обращаться к подрядчику нужно с обозначенной для себя целью, например, поднять рентабельность или повысить рейтинг компании. Иначе при передаче определенных полномочий аутсорсеры не смогут добиться ваших целей, а будут двигаться к другим.
  3. Проверка компании аутсорсера. Перед тем, как выбрать ту или иную фирму подрядчика, его нужно проверить:
    • отзывы в интернете – самый простой способ узнать о фирме от людей;
    • кейсы – наличие определенных навыков работы в вашей специфике бизнеса, отличный показатель для выбора данного подрядчика;
    • отзывы клиентов – самый лучший метод узнать о возможностях подрядчика.
  1. Контролирование процесса – вы в любой момент можете потребовать информацию о проведенных манипуляциях с переданной функцией. Контроль – ваше право.

Выбрать подрядчика – дело непростое. Во время заключения договора будьте внимательными, читайте мелкий шрифт, уточняйте пункты, если вам не понятно. Именно от выбранной компании аутсорсинга будут зависеть результаты.

Нет видео.
Видео (кликните для воспроизведения).

Передача бухгалтерии на аутсорсинг: 6 вопросов, чтобы не ошибиться при выборе партнёра

Вадим Зарецкий – о том, что необходимо выяснить в первую очередь у возможного аутсорсинг-подрядчика по ведению бухучёта

  • 1С:Бухгалтерия
  • 1С-Коннект
  • Битрикс24
  • Пакет Microsoft Office

Многие небольшие компании для ведения бухгалтерии предпочитают не нанимать собственного бухгалтера, а передавать эту функцию на аутсорсинг специализированной фирме. Если подрядчик выбран правильно, то это экономит время, нервы и деньги. Но если вы ошиблись в выборе, то это может принести компании множество проблем. О том, как не ошибиться в выборе партнёра-аутсорсера и какие вопросы ему обязательно нужно задать до заключения договора, рассказал директор фирмы «ЗУБР Текнолоджис» Вадим Зарецкий.

Вадим Зарецкий, владелец и директор компании «ЗУБР Текнолоджис» , специализирующейся на внешнем бухгалтерском обслуживании и автоматизации предприятий на базе программных продуктов фирмы «1С». В IT-бизнесе с 1992 года. Начинал карьеру как инженер-программист, руководил отделами в Центре информационных технологий и программных средств Министерства экономики Республики Беларусь, в Республиканском вычислительном центре концерна «Белресурсы». После переезда в Москву в 2004 году работал руководителем проектов в одной из крупнейших компаний-партнеров 1С, 2,5 года руководил департаментом в компании-разработчике. В 2010 году запустил собственный бизнес.

Изображение - Бухгалтерия на аутсорсинг с чего начать, и как не ошибиться при выборе подрядчика proxy?url=https%3A%2F%2Fbiz360.ru%2Fupload%2Fmedialibrary%2Fd29%2Fd29704f50f7371b256b910f0ac348c56

Во многих аутсорсинговых компаниях зачастую всю работу с компанией-клиентом ведёт один-единственный человек. Он принимает «первичку» у клиента, он же её ввводит и сам себя проверяет, он считает зарплату, готовит кадровые приказы, формирует и сдаёт отчетность. Этакий «универсал восьмидесятого уровня». Понятно, что работающих бизнес-процессов, обеспечивающих приемлемые стандарты качества, при таком подходе создать не получится. Регламенты, обеспечивающие порядок в делах, в таких компаниях даже если и существуют, то контролировать их выполнение некому.

В какие сроки, кто и как будет принимать у вас первичные документы? В какие сроки и кем эти документы будут обрабатываться? Когда нужно будет предоставлять данные для расчёта сумм аванса и заработной платы? Кто и в какой день будет согласовывать с вами отчётность и суммы отчислений в бюджет? К кому можно обращаться с возникающими вопросами и за помощью?

Если аутсорсер сможет для вас формировать такие графики на каждый месяц, и вы будете знать ответы на эти вопросы – прекрасно! Если же нет – задумайтесь, как он собирается обеспечивать своевременность выполнения всех работ?

Да, есть руководители компаний, которым вся эта «внутренняя кухня» совершенно не интересна: главное, чтобы в бухгалтерской базе был порядок и не было штрафов, а как подрядчик этого добивается – его проблемы. Как показывает наш опыт, такой подход может принести директору много неприятных неожиданностей. Если не получить ответы на приведённые выше вопросы, с высокой долей вероятности можно прогнозировать, что ваша «первичка» будет теряться, зарплата выплачиваться с опозданием, а бухгалтер аутсорсера будет преподносить не очень приятные «сюрпризы». Например, одним прекрасным утром вам сообщат сумму налога к уплате, к которой ни вы, ни остаток на вашем расчётном счету, не готовы. Как следствие всего этого – штрафы, пени за просрочку и неприятные разбирательства с налоговым органом или с пенсионным фондом.

Кстати, о бухгалтере, который один ведёт ваш учёт. Ему приходится выполнять работы, требующие разной квалификации. Например, с вводом данных в базу справится и оператор, знакомый с основами бухучёта и работы в программе. Его услуги должны обходиться гораздо дешевле, чем работа квалифицированного главного бухгалтера с 10-летним опытом работы.

Но оплачивать все работы вам придётся по самой высокой ставке, т.е. по расценкам работы опытного бухгалтера. Кроме того, с тем количеством задач, которые необходимо решать, одному человеку справиться бывает очень сложно: очень часто кроме вашей компании этот человек ведёт ещё десятка полтора фирм.

Замечательно, если подрядчик берет на себя риски, связанные с оплатой возможных штрафных санкций, которые случились по его вине. И то, что он готов компенсировать вам расходы за свои ошибки, обязательно должно быть зафиксировано в договоре. На практике это означает, что заказчик имеет дело с высокопрофессиональными специалистами, работающими по определённой технологии, которые сознательно берут на себя подобные риски – чтобы клиент был уверен в качестве их работы.

Если вам ответят, что она будет находиться в компьютере бухгалтера или в сети компании-аутсорсера, то это значит, что – как минимум – у вас не будет оперативного доступа к базе и контроля реальной работы аутсорсера.

Читайте так же:  Бесконтактное дтп и его оформление

Если компания без дополнительных просьб и вопросов со стороны заказчика предоставляет ему доступ в базу, то это может считаться определённым «знаком качества» и признаком надёжности.

Понимаю, что многие начинающие руководители добровольно откажутся от возможности доступа к своей базе, дескать, я в этом всё равно ничего не понимаю, чего впустую тратить время. Но доступ всё-таки необходимо иметь, поверьте моему опыту. Это позволит отслеживать хотя бы сдачу отчётности – ведь никто не снимает с директора ответственности за ведение учёта в его компании. В противном случае может возникнуть ситуация, когда по заверениям аутсорсера «всё хорошо, прекрасная маркиза», но на самом деле в вашу базу вообще не вводятся данные, а недобросовестный аутсорсер сдаёт в налоговые органы «нулевую» отчетность.

Рано или поздно это выплывает наружу, но только тогда, когда органы начинают присылать требования и блокируют счета, т.е. когда предотвратить такую ситуацию уже поздно.

Если такой пункт не указан в договоре, вероятнее всего, вам предстоит дополнительно потратить приличные суммы на то, чтобы новый бухгалтер или аутсорсер вводил остатки по счетам или даже определенный объём документов в новую базу. Бывали случаи, когда увольняющийся приходящий бухгалтер требовал отдельную сумму за предоставление клиенту его базы. Поэтому если вам говорят, что по окончании договора вам передадут только оборотно-сальдовые ведомости – подумайте, что вы с ними будете делать дальше и стоит ли пользоваться услугами такой компании?

Понятно, что ценообразование должно быть прозрачным. Но как эта самая прозрачность должна выглядеть в реальности? Заказчик должен чётко понимать, как формируется стоимость услуг аутсорсера, от каких показателей она зависит – например, от числа обрабатываемых документов, сотрудников в штате, хозяйственных операций и т.д. Если аутсорсер не может быстро и внятно объяснить, сколько будет стоить его работа при изменении тех или иных условий – вероятно, он в начале разговора просто на глазок оценил толщину вашего кошелька. Проблема такого подхода в том, что вы не сможете прогнозировать свои затраты на ведение учёта при изменении вашей деловой активности. Если же в договоре чётко прописано, что и сколько будет стоить – такой проблемы не возникнет.

Разумеется, срок работы компании на рынке не является определяющим фактором при выборе. Но работать с компанией-аутсорсером, которая только вчера сделала себе печать, значит, с большой долей вероятности сознательно увеличивать риски. Даже если в ней работают очень хорошие специалисты, им нужно время, чтобы, как минимум, сработаться друг с другом.

Конечно, никто не гарантирует, что выбранная вами на основе наших рекомендаций компания будет качественно выполнять работу и останется партнёром на долгие годы. Но то, что вы значительно уменьшите свои риски при выборе – это абсолютно точно.

Аутсорсинг и аутстаффинг – в чем разница, и как эти понятия соотносятся с российским законодательством?

Изображение - Бухгалтерия на аутсорсинг с чего начать, и как не ошибиться при выборе подрядчика proxy?url=http%3A%2F%2Fblog.ucmsgroup.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F10%2F%25D0%2590%25D0%25B4%25D0%25B8%25D1%2586%25D0%25B0-%25D0%2593%25D0%25B8%25D1%2586%25D0%25B1%25D0%25B0_avatar_1507214272-60x60

Эти два термина уже давно и прочно вошли в нашу жизнь, но до сих пор иногда возникают вопросы – что именно эти термины обозначают, какой из этих двух форматов выбрать организации и насколько это законно с точки зрения российских законов?

Оба слова – аутсорсинг и аутстаффинг – это кальки с английских слов.

Аутсорсинг – от англ. outsourcing (outer-source-using) использование внешнего источника и/или ресурса, термин появился в деловом обороте на Западе в начале 90-х годов. Это ситуация, при которой организация передает часть своего функционала внешним исполнителям. Такое делегирование позволяет оптимизировать работу, экономить ресурсы, концентрировать внимание на основной деятельности.

На аутсорсинг, как правило, передаются непрофильные функции, относящиеся к обеспечивающим бизнес процессам. В России это бухгалтерский учет, кадровое администрирование, услуги переводчиков и ИТ-специалистов.

Кроме того, существуют ситуации, когда закон требует от определенных организаций передать часть своих функций внешним исполнителям. Например, паевые инвестиционные фонды обязаны передать на сторону учет, контроль и управление собственными активами (см. Федеральный закон от 29.11.2001 N 156-ФЗ «Об инвестиционных фондах»).

Часто к аутсорсингу прибегают в тех случаях, когда организации необходим Центр обработки данных (ЦОД). Собственный ЦОД – это дорогой, ресурсозатратный проект, гораздо выгоднее заключить договор с коммерческим ЦОДом и получить все необходимые услуги.

Аутстаффинг – от англ. outstaffing (out-staffing) использование персонала другой компании для выполнения ряда функций. Как явление аутстаффинг возник еще в 60-70-х годах прошлого века. В Японии это основной вид оформления отношений с сотрудниками – там в штате компаний, как правило, не более 1/3 от всех работников. Остальные числятся в рекрутинговых агентствах.

Также такая форма найма персонала распространена в США. Это связано с тем, что там довольно сложные процедуры оформления работников, и чтобы не тратить на это время, на работу берут сотрудников, уже оформленных в так называемых Professional Employer Organization (с англ. организация — профессиональный наниматель).

Таким образом, при аутстаффинге получается обратная картина – не функции передаются внешним исполнителям, а в организацию приглашаются работники других фирм для выполнения каких-то работ. Очевидно, что этот вариант нужен в тех случаях, когда функционал невозможно передать (он физически «привязан» к организации), либо это профильные задачи.

В России жизнь обоих явлений не очень проста. Прежде всего, оба термина отсутствуют в российском законодательстве. При этом аутсорсинг как явление существует в правовом поле гражданских отношений. Для его оформления между двумя юридическими лицами, как правило, применяется договор возмездного оказания услуг.

Никакого запрета – ни прямого, ни косвенного – для использования аутсорсинга в России нет, несмотря на отсутствие законодательно закрепленного термина для этого явления. Гражданское право допускает широкое применение в деловом обороте обычая в тех случаях, когда он не противоречит закону. Именно это и происходит с аутсорсингом. Так что, если организация не хочет распалять ресурсы на непрофильные функции, она легко может их передать на сторону.

А вот ситуация с аутстаффингом сложнее. Это понятие оказалось в сфере действия трудового законодательства и получило в российском правовом поле название «заемный труд» и запрет на существование, кроме нескольких жестко ограниченных Трудовым кодексом Российской Федерации случаев.

Читайте так же:  Жалоба в генеральную прокуратуру

Такая судьба аутстаффинга в России не уникальна. В США изначально тоже не принимали это явление. Связана такая нелюбовь с тем, что при аутстаффинге «пришлые» сотрудники оказываются часто в невыгодном и менее защищенном положении. Однако в Америке постепенно были выработаны правила, при которых использование персонала сторонних компаний выгодно организациям и не нарушает права самих работников.

В России сейчас есть возможность либо нанять сотрудников частных агентств занятости (ЧАЗ), либо заключать с другими организациями договоры на оказание услуг, в рамках которых сотрудники этих организаций будут выполнять какой-то функционал. Однако второй вариант более рисковый и требует очень аккуратного подхода к формулировкам в документах.

Оба эти явления сейчас неотъемлемая часть рыночной экономики. В том или ином виде они необходимы бизнесу. Остается надеяться, что ситуации с пробелами в законодательстве и в России будут решены, и появится возможность полноценного использования удобных инструментов.

Бухгалтерский аутсорсинг: кто и как несет ответственность

Эта статья предназначена для руководителей, которые уже решили передать бухгалтерию своей компании на аутсорсинг, или только оценивают перспективы такого подхода. В ней мы подробно расскажем о том, кто в случае аутсорсинга бухучета будет нести ответственность за допущенные ошибки и некачественно выполненную работу.

Изображение - Бухгалтерия на аутсорсинг с чего начать, и как не ошибиться при выборе подрядчика proxy?url=http%3A%2F%2Frsf-corp.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2016%2F04%2Fshutterstock_206579761_1

Передача бухучета на аутсорсинг дает компании значительные преимущества. Такой шаг позволяет ощутимо сократить расходы на содержание бухгалтерии, обеспечить профессиональный подход к организации и ведению бухучета, снять с повестки дня проблему своевременной подготовки и сдачи отчетности.

Однако многих руководителей терзают сомнения по поводу ошибок, которые может допустить аутсорсер, и расходов, к которым эти ошибки могут привести. Попросту говоря, руководителей волнует, кто за эти ошибки будет платить. Давайте разберемся в этом вопросе.

Заказчик несет юридическую ответственность за следующие моменты:

Изображение - Бухгалтерия на аутсорсинг с чего начать, и как не ошибиться при выборе подрядчика proxy?url=http%3A%2F%2Frsf-corp.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2016%2F04%2Fshutterstock_327174593_1

Что говорит закон

Ответственность за законность хозяйственной деятельности, организацию учета и исполнение функций налогоплательщика возлагается на руководителя экономического субъекта на следующем основании:

  • Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»(вступил в силу с 1 января 2013 года)
  • Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности вРоссийской Федерации Утверждено Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29 июля 1998 г. N 34н
  • Налоговый кодекс Российской Федерации, глава 15. Общие положения обответственности за совершение налоговых правонарушений.

За что несет ответственность исполнитель при полном аутсорсинге

Полный аутсорсинг – это, когда вы целиком и полностью передаете бухучет своей компании сторонней организации. Оказание таких услуг обычно делится на три этапа: первичная обработка информации, аналитика, расчет налоговых обязательств. Именно верный расчет налоговых обязательств можно считать основным результатом оказания услуг по аутсорсингу.

На каждом из этих этапов исполнитель несет фактическую ответственность за:

  1. ошибки и сроки, то есть за ошибочное выполнение, невыполнение или несвоевременное выполнение закрепленных за ним функций
  2. недостоверность, то есть за недостоверное отражение фактов хозяйственной жизни на счетах бухгалтерского учета (в случае неверной квалификации смысла данного факта)
  3. нарушение сроков сдачи отчетности в контролирующие органы
  4. нарушение сроков предоставления документов, то есть за несвоевременное предоставление в органы ФНС документов в рамках камеральных налоговых проверок
  5. сохранность документации – первичной, бухгалтерской, налоговой и отчетной,которая находится у исполнителя по условиям договора.

Поэтому если аутсорсер нанес вам своими действиями материальный ущерб, он обязан этот ущерб компенсировать. Компенсации подлежат все санкции – штрафы, пени, которые возникли у вас по вине исполнителя.

Например, аутсорсер допустил ошибку во время обработки первичных документов. Это привело к ошибке в отчетности. Ошибка повлекла за собой штрафные санкции. Эти потери исполнитель вам и должен возместить.

Одним словом, если ваша бухгалтерия полностью отдана на аутсорсинг, и вам неожиданно позвонили с претензиями из налоговой, то вы имеете полное право тут же позвонить с претензиями в свою аутсорсинговую компанию.

За что исполнитель несет ответственность при частичном аутсорсинге

Аутсорсинг отдельных участков бухгалтерии или процессинговый аутсорсинг – это, когда часть бухучета ведете вы сами, а часть передаете сторонней организации. Обычно компании передают сдачу отчетности, начисление зарплат, обработку первичной документации.

В этом случае, если вам позвонили из налоговой с претензиями, то сразу переадресовать эти претензии исполнителю не получится. Сначала надо разобраться по чьей вине возникла проблема.

Дело в том, что при обслуживании в рамках процессингового аутсорсинга в обязанности исполнителя не входит аналитическая функция. Он не обязан проверять законность и правильность оформления ваших хозяйственных операций, осуществлять квалификацию фактов хозяйственной жизни вашей компании, сопоставлять экономический смысл этих фактов с первичными учетными документами.

Например, вы поручили аутсорсеру подготовку и сдачу отечности. Обработкой первички вы занимаетесь самостоятельно. В отчетности обнаружилась ошибка. Когда вы начали разбираться в ситуации, то поняли, что причиной ошибки в отчетах послужила ошибка при обработке первичной документации. Исполнитель тут не при чем. Он, можно сказать, воспринимал предоставленную вами информацию за чистую монету. А, повторимся, проверять эту информацию в его обязанности не входило.

Другое дело, если при абсолютно правильных исходных данных аутсорсер что-то напутал в отчете или нарушил сроки его сдачи. Тогда вы имеете все основания призвать его к ответственности.

Если же исполнитель все-таки оказался виновен, то он, как и в случае полного аутсорсинга, должен компенсировать вам весь материальный ущерб.

Может ли аутсорсер отказаться нести ответственность

Исполнитель, дорожащий своей профессиональной репутацией, обязательно предпримет все меры, чтобы не нанести ущерба заказчику. Но, к сожалению, как и в любой другой сфере деятельности, в аутсорсинге не исключены случаи недобросовестности.

Как правило, виновный исполнитель добровольно соглашается на компенсацию штрафных санкций заказчику. Если этого не происходит, то эти суммы заказчик может взыскать в порядке гражданского судопроизводства.

Не исключены спорные ситуации, когда каждая сторона отстаивает свою правоту. В таких случаях вопрос тоже решается в судебном порядке.

При аутсорсинге вы несете ответственность де-юре, а исполнитель – де-факто. Это значит, что в случае возникновения претензий в, допустим, налоговой или трудовой инспекции, ее представитель будет разговаривать с вами. Отправить инспектора разбираться с аутсорсером напрямую не получится. Конечно, он может представлять ваши интересы в контролирующих органах, но с претензиями придется разбираться только непосредственно руководителю компании. Однако после этого неприятного разговора, вы можете вызвать аутсорсера на ковер и спросить с него по всей строгости заключенного между вами договора.

Читайте так же:  Открыть юридическую фирму в чем секреты успешного старта

Договор – очень важный момент. В нем должны быть отражены все тонкости ваших взаимоотношений с исполнителем. Максимально конкретно пропишите в договоре все услуги и степень ответственности за их исполнение. Это поможет вам избежать ситуации, когда никто ни в чем не виноват.

На что надо обращать внимание при выборе аутсорсера бухгалтерских услуг

Изображение - Бухгалтерия на аутсорсинг с чего начать, и как не ошибиться при выборе подрядчика proxy?url=http%3A%2F%2Fndsonline.ru%2Fwiki%2Fwp-content%2Fuploads%2Fpbu_10-150x150

По поводу правильной классификации видов бухгалтерского учета вполне можно вести научные споры, однако, в реальной жизни прописаны четкие законы и разработаны жесткие правила ведения учета на предприятии любой формы собственности.

Юридические лица часто состоят из одного или нескольких сотрудников, которые просто не в состоянии физически справиться с большим объемом обязанностей, а ведение бухгалтерии предприятия требует максимально грамотного подхода и быть в курсе регулярно появляющихся нововведений. Надо обязательно иметь в виду, что цена ошибки или даже неточности в ведении бухгалтерского учета на предприятии, как правило, высока или даже разрушительна для бизнеса.

Бухгалтерские услуги юридическим лицам оказываются многими фирмами, однако, при выборе партнера, который возьмет на себя важнейшую задачу — вести учет бизнеса, стоит придерживаться позиции неспешности. Ведение бухгалтерии подразумевает работу с особо конфиденциальной информацией.

Руководителю, решившему воспользоваться услугами фирм, оказывающих бухгалтерские услуги, стоит присмотреться к выбранным вариантам и поинтересоваться мнениями партнеров либо знакомых, когда-либо воспользовавшихся услугами той или иной фирмы. В данном случае любая информация предпринимателю важна, не стоит торопиться и прибегать к услугам случайных фирм. Особо надо помнить о том, что, открывая доступ к конфиденциальной информации своего бизнеса, вы вооружаете оппонента, кем бы он ни был. Присмотритесь к тому, как выбранная фирма по оказанию услуг ведения бухгалтерии работает с информацией, уделите внимание способам защиты от утечек.

Стоит также воспользоваться советами профессиональных юристов, чтобы при составлении договора на ведение бухгалтерии предприятия максимально (насколько это вообще возможно) защитить свое дело от действий злоумышленников, которые, увы, бывают во всех сферах жизни.

Что лучше и дешевле: бухгалтерский аутсорсинг или штатный специалист?

Первый вопрос, который возникает у предпринимателя сразу же после регистрации компании: как вести учет — самому, взять бухгалтера в штат или воспользоваться бухгалтерским аутсорсингом? Выбор наиболее выгодного и удобного варианта зависит от множества факторов, которые следует учесть на начальном этапе.

Каждый вариант — самостоятельное ведение учета, штатный бухгалтер и бухгалтерский аутсорсинг — имеет как плюсы, так и минусы. Но минусы, как правило, возникают только в одном случае — когда ваши ожидания не совпадают с результатом, который вы хотите получить. Чтобы такой ситуации не возникало, стоит разобраться в особенностях каждого варианта.

Сразу стоит отметить, что маленьким фирмам бухгалтерскую работу можно отдавать на аутсорс. Что касается среднего бизнеса и крупного, то без отдельно выделенного человека им не обойтись. Если у небольшой компании в среднем 300 операций проходит в месяц, то в крупной столько операций проходит в день. Поэтому им нужен человек, который будет держать руку на пульсе и решать проблемы здесь и сейчас.

Обычно такую роль выбирают себе предприниматели со статусом ИП. Они понимают, что обороты у их бизнеса будут небольшие, и хорошо оценивают свои возможности. Например, ИП на УСН 6% без работников заниматься учетом несложно: информация об уплате налога и сдаче отчетности есть на всех специализированных сайтах, в том числе на официальном сайте ФНС.

В целом у небольших предпринимателей есть три возможности, как заниматься бухгалтерией самостоятельности, без помощи отдельного специалиста:

Подобные онлайн-сервисы специально создавались для людей, которые не разбираются в бухгалтерии. Электронные бухгалтеры готовят отчетность, считают налоги и помогают с выставлением счетов и других необходимых документов. Сейчас на рынке их достаточно много. Внимательно изучайте возможности каждого, чтобы сделать правильный выбор.

Поможем справиться с любой бухгалтерской рутиной в несколько кликов

2. Выбрать бухгалтерское сопровождение от банка

Ведение бухгалтерии сейчас берет на себя множество банков, но при условии, что вы откроете у них счет. Обратите внимание на Эльба Банк с предложением «Банк + бухгалтерия за 0 рублей в месяц». В зависимости от потребностей бизнеса разработано несколько тарифных планов с различными опциями.

Олдскульный вариант в виде расчетов в Excel и на калькуляторе подходит тем, кто хорошо разбирается в механизме подсчета налогов, готов отслеживать сроки сдачи отчетности и не боится ошибиться при заполнении декларации. В отличие от ведения бухгалтерии онлайн, которое подразумевает в том числе напоминания о сроках сдачи отчетности и различные подсказки, в этом случае вам придется надеяться только на свою память.

Многие предприниматели вообще не хотят работать с цифрами и браться за расчеты. Кроме того, некоторые из них изначально рассчитывают на большие обороты и планируют нанимать много сотрудников. В их случае лучше сразу привлечь к работе бухгалтера, который поддержит это развитие и будет разбираться в тонкостях бизнеса и отслеживать законодательные изменения, связанные с системами налогообложения.

Таким предпринимателям неважно, сколько стоит делегирование бухгалтерской функции, главное для них — самим не заниматься бухгалтерией. Закрыть эту потребность они могут двумя способами:

  • нанять бухгалтера в штат или привлечь удаленного бухгалтера;
  • воспользоваться аутсорсингом бухгалтерских услуг.

Искать бухгалтера — это примерно то же самое, что выбирать ноутбук. Обычно ориентируешься на несколько внешних параметров, не особо погружаясь в детали. Если не особо разбираешься во внутренних процессах, то выберешь скорее самый дешевый вариант. Но такой подход неверный.

Некоторые домысливают те параметры, которые хотят увидеть в специалисте. Например, предприниматели могут обращать внимание на возраст человека: немолодой — значит опытный или молодой — значит прогрессивный.

Тем не менее есть перечень основных обязанностей бухгалтера, которые могут варьироваться в зависимости от специфики бизнеса.

  • ведение бухгалтерского учета в соответствии с российским законодательством;
  • оформление всех хозяйственных операций в бухгалтерских документах;
  • ведение кассовых операций, контроль за кассовой дисциплиной;
  • расчет и начисление заработной платы, пособий, отпускных, командировочных, больничных, удержаний;
  • расчет и уплата страховых взносов;
  • составление и отправка финансовой отчетности;
  • составление и отправка налоговой отчетности, а также отчетности по сотрудникам и страховым взносам, уплаченным в фонды;
  • предоставление наиболее полной информации о финансовом состоянии, результатах деятельности и движения денежных средств компании;
  • выбор учетной политики предприятия, формы учета, технологии обработки данных, выбор бухгалтерских программ и сервисов;
  • иногда — кадровый учет, финансовый анализ и предложение методов более эффективного использования ресурсов, а также взаиморасчеты с контрагентами.
Читайте так же:  Повышение зарплаты бюджетникам в 2019 году в алтайском крае

Иногда компании проще привлечь удаленного сотрудника. Но здесь возникает сложность в выборе специалиста, особенно если цены, казалось бы, за одну и ту же услугу заметно разнятся. Когда на рынке несколько бухгалтеров предлагают ведение учета за разную цену, важно в каждом отдельном случае уточнять, что именно входит в услугу.

О чем нужно договориться с удаленным бухгалтером на начальном этапе:

  • Об объеме работы

Важно обговорить, что он будет делать, какие операции осуществлять. Будет ли он в случае возникновения каких-либо проблем общаться с налоговой? Понесет ли ответственность за свою работу? Или вам нужен бухгалтер, который будет помогать только консультациями?

Зачастую предприниматели не обговаривают объем услуг, который собираются спрашивать с бухгалтера. Не все заключают соответствующий договор, чтобы зафиксировать обязанности и ответственность исполнителя и заказчика. Для этого достаточно использовать даже шаблонный договор о бухгалтерских услугах. Даже переписка буде имеет юридическое значение в случае возникновения проблем.

  • О порядке ведения учета

Поинтересуйтесь у бухгалтера, где будет вестись учет? Будет ли у вас доступ к учетной системе? Передаст ли бухгалтер базу клиенту или оставит себе?

Делегируя ведение бухгалтерского учета, некоторые предприниматели никогда не видят и не знают, как ведутся дела, какая отчетность сдается. Еще реже они задумываются о том, что будет в случае расторжения договора с бухгалтером.

  • О бухгалтерских ИТ-программах

В каком сервисе будет работать бухгалтер? Сможете ли вы контролировать его работу? Как вы будете передавать первичные документы?

Предприниматель не сразу может сообразить, что для контроля удаленного бухгалтера ему нужно работать с ним в одном бухгалтерском сервисе. Кроме того, он может забыть заранее обговорить удобный формат передачи первичных документов — проще всего делать это через бухгалтерский сервис с электронным документооборотом.

Порядочный бухгалтер всегда на начальном этапе сотрудничества предупредит, что и как правильно делать с точки зрения законодательства. Поэтому важно, чтобы предприниматель доверял своему бухгалтеру и рассказывал ему о своих планах. Например, если вы планируете выдавать заработную плату, то бухгалтер должен объяснить, что сначала необходимо оформить трудовой договор и подготовить соответствующие документы. Он посчитает, столько будет уходить на страховые взносы и в какие сроки нужно их уплачивать. Наконец, он предупредит об ответственности за задержку зарплаты.

Ищете бухгалтера? Найдем специалиста под специфику бизнеса и бюджет

Есть такая поговорка: хороший бухгалтер стоит дорого, а плохой еще дороже. Она как раз о том, что ориентироваться только на цену при выборе специалиста не стоит. Возможно, опытный бухгалтер обойдется вам дороже, но зато вам не придется платить штрафы за его ошибки.

На начальных этапах развития бизнеса часто имеет смысл обратиться в фирму, которая предоставляет бухгалтерские услуги на аутсорсе. Поскольку у малого бизнеса небольшие обороты, бухгалтер может подключаться к работе раз в неделю или даже раз в месяц. Ему не нужно вовлекаться в процесс с утра до вечера каждый день, поэтому вариант с аутсорсингом в этом случае подходит лучше всего.

Однако стоит сразу учесть специфику бухгалтерского аутсорсинга:

В документе ведомство напоминает о том, что нормы Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ обязывают бухгалтеров информировать компетентные органы о подозрительных сделках своих клиентов. Сведения нужно передавать на сайте Росфинмониторинга после регистрации личного кабинета.

Таким образом, Росфинмониторинг обязывает аутсорсинговые фирмы контролировать всех клиентов, доступ к данным которых они имеют. Если они заподозрят, что их клиент причастен к экстремистской деятельности или терроризму или отмывает доходы, то они должны об этом сообщить в Росфинмониторинг, не уведомляя клиента.

Информационное сообщение наделало много шума. Оказалось, что далеко не все аутсорсинговые компании рады такому нововведению. В большинстве своем они и раньше отказывались работать с фирмами, которые ведут отмывочную деятельность, потому что беспокоятся о своей репутации.

Штатный бухгалтер, в отличие от аутсорсинговой фирмы не обязан регистрироваться на сайте Росфинмониторинга и передавать какую-либо информацию.

Аутсорсинговая компания, как правило, стоит намного меньше, чем трудоустройство бухгалтера в штат. Но штатный бухгалтер, в отличие от аутсорсингой фирмы — это всецело ваш человек, которого можно нагрузить дополнительными функциями.

Большие организации иногда совмещают два формата: штатный бухгалтер + аутсорсинговая бухгалтерия. Им нужен профессионал, который может дать оценку деятельности штатного бухгалтера, с этой целью они покупают на аутсорсе функцию главного бухгалтера. Таким образом, все механические операции (получение документов, внесение этих документов в систему и др.) делает штатный бухгалтер, а сведением информации и проверкой занимается главный бухгалтер на аутсорсе.

Такой подход позволяет компании экономить. Бухгалтер в штате получает хорошую зарплату, а за дополнительную услугу главбуха компания платит порядка 15 000 руб. в месяц. Если бы компания брала на эту должность отдельного человека, то затраты были бы гораздо больше. Передавая на аутсорс только эту важную часть работы, компания в итоге получает не только главбуха, но и юридическую ответственность за его работу.

Татьяна Евдокимова, ведущий эксперт в области бухгалтерии в СКБ Контур

Изображение - Бухгалтерия на аутсорсинг с чего начать, и как не ошибиться при выборе подрядчика 2699956
Автор статьи: Павел Кудинов

Здравствуйте! Меня зовут Павел. Я уже более 6 лет работаю в сфере юридических консультаций. Считая себя профессионалом, хочу научить всех посетителей сайта решать возникающие вопросы. Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны с целью донести в доступном виде всю требуемую информацию. Однако чтобы применить все, описанное на сайте всегда необходима  консультация с профессионалами.

Обо мнеОбратная связь
Оцените статью:
Оценка 4.4 проголосовавших: 7

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here